王忠香

摘 要：根據(jù)目前學生檔案的重要性和現(xiàn)階段學生檔案工作管理中的不足。從三個方面詳細闡述個人的觀點，主要是增強師生的檔案意識、設立專人管理學生檔案、利用計算機來管理學生檔案等來使學生檔案正規(guī)化，并且得到有效地利用。

關(guān)鍵詞：學生檔案管理

學生檔案是學校檔案的重要組成部分，是必不可少的一種門類檔案。學生檔案中的每份材料都必須保證是真實地、完整地記載學生個人基本情況、學習經(jīng)歷、學習成績、在校表現(xiàn)、社會實踐、體育達標，它是學生今后考學、就業(yè)、晉升、晉級、增資、退休等提供可靠基礎的依據(jù)。學生檔案不僅對本人很重要對用人單位也很重要。本人結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，就學生檔案工作中的管理談幾點體會。

1 學校學生檔案工作中管理上存在的不足

1.1 思想認識不足，重視程度不到位

學校綜合檔案室共有八門類檔案，如文書檔案、教學檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案、學生檔案、人事檔案、教師業(yè)務檔案。而學生檔案是其中一種門類的檔案，由于單位性質(zhì)的不同，學生檔案只有學校才會產(chǎn)生，因此市檔案局在每年的檢查驗收中，對學生檔案不作要求和檢查，也沒有檢查的具體標準。因此，學校對學生檔案在管理上就比較松懈。首先校領導在思想上就不重視學生檔案，因為檔案的整理和保管都是為了利用，而學生檔案不像文書、教學等其他檔案直接是為學校的教育教學提供服務的，而學生檔案是為學生今后所利用的。所以學校領導看不見學生檔案的利用效果和給學校產(chǎn)生的價值，因此得不到領導的重視，作為領導認為只要學校有學生檔案就行了，反正學生畢業(yè)后就取走了。其次，老師對學生檔案認識上不足，老師只注重學生的學習成績、思想品德等，就忽視了將學生在學校學習生活中所產(chǎn)生的材料進行登記收集保管，在學生檔案材料的收集上處于被動狀態(tài)，收集學生檔案資料時有怨言，不能夠積極配合，每次都是學生檔案員在期末時不斷地催追要，才能勉強填全上交，卻保證不了材料的完整和質(zhì)量。最后，作為學生本人未能正確認識學生檔案的重要作用，對學生檔案缺乏足夠的認識，重視程度不夠，只知道畢業(yè)后考取高校必須攜帶學生檔案，卻不知學生檔案的重要性和學生檔案袋中有哪些材料以及學生檔案對今后本人的發(fā)展有什么重要。因此學生在填寫各類表格時不認真，敷衍了事，態(tài)度不正確，沒有意識到學生檔案將要伴隨一生。

1.2 學生檔案材料收集不全

由于學生檔案的管理人員與班主任學生沒有進行有效的溝通，所以導致學生檔案材料不齊全。就近幾年來校補學生檔案材料的情況看，主要缺失以下幾種材料：（1）、高中畢業(yè)生登記表中的基本情況與高中學籍卡片中填寫不一致，有的就壓根沒有填，高中畢業(yè)生登記表是學生經(jīng)過三年高中學習畢業(yè)后所填寫的，而學籍卡片的基本情況是學生一進校填寫的，所以出路比較大，前后不一致，學習經(jīng)歷沒有填到月，致使材料不完整。（2）、入團材料，主要缺少入團申請書。（3）、入黨材料，學生畢業(yè)后到了高校，由預備黨員轉(zhuǎn)為正式黨員時，發(fā)現(xiàn)缺少業(yè)余黨校的材料。（4）、獎懲材料，主要是學生在校三年獲得各類榮譽的登記表缺失。

1.3 歸檔材料填寫不規(guī)范

學生檔案管理人員每年只是將班主任教師交來的學生檔案進行保管，沒有對每份材料的填寫進行嚴格審查，以至于填寫不真實、前后不一致或者內(nèi)容填寫不完整，造成學生檔案不規(guī)范、質(zhì)量不高。如學生填寫的出生地和籍貫基本一樣，說明學生沒有弄清楚二者的不同。出生年月中月份填寫不一，有的表中填農(nóng)歷，有的表中填公歷，所以一份學生檔案中出現(xiàn)幾個出生年月。有些學生的體育合格登記卡、社會實踐表、家庭調(diào)查表沒有蓋章或者班主任沒有簽字甚至蓋錯等現(xiàn)象。

1.4 學生檔案的裝具不統(tǒng)一

由于學生檔案只有學校才會有，所以市檔案局對學生檔案的裝具沒有統(tǒng)一規(guī)定，每個學校自行裝，甚至有的學校連裝具都沒有，只是把每個學生檔案袋排列在檔案柜里，時間長了，學生檔案袋上都落有灰塵，再有就是學生檔案袋容易破損，易丟失材料。

5、學生檔案管理方法落后

現(xiàn)在各個學校對學生檔案的管理至今都停留在傳統(tǒng)的手工操作，沒有適合學生檔案管理的配套軟件，這樣既不利用學生檔案的管理，又降低了工作效率。

2 做好學生檔案管理工作的幾點建議

2.1 大力宣傳學生檔案的重要性，增強師生的檔案意識

學生檔案從形成、收集各類材料來管理、傳遞要經(jīng)過十幾個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)，因此學生檔案整理和管理是管理性、規(guī)范性、原則性極強的一項系統(tǒng)工程。首先領導重視是做好學生檔案工作的基本前提，作為領導要意識到學生檔案的重要性。必須要讓全校師生在思想認識上提高，學校應該采取專題講座、知識宣講、校園網(wǎng)等方式廣泛宣傳、講解學生檔案管理的重要意義。共同促進學生檔案管理工作。每年可以利用在新學期來到時，專職檔案員都要提前提醒學校領導在新學期大會上一定要強調(diào)學生檔案的重要性，特別是在班主任大會上要著重強調(diào)學生檔案的重要性，要時刻牢記留存檔案資料，在本學期結(jié)束后移交檔案室，并把此項工作納入學校工作計劃中去。其次，對教師進行學生檔案重要性的宣傳，與年度考核獎勵掛鉤。我校每年在新學期教師大會上都要進行學生檔案材料的收集、整理的培訓，特別是對班主任進行培訓，由專職檔案員對兼職學生檔案員進行業(yè)務上的指導和監(jiān)督，兼職檔案員專門組織班主任進行學生檔案中各類表格規(guī)范化的填寫做逐一講解，并進行實地操作。最后，由班主任在新生入學教育中，專門增加學生檔案基本知識的教育和學生檔案對每位學生重要性的教育，增加學生對學生檔案和學生檔案工作的認識，強化學生檔案意識和檔案法規(guī)的教育，促使學生積極配合學校檔案部門做好學生檔案工作。剛開始大多數(shù)學生缺乏檔案意識，不重視基本信息的填寫，隨意填寫，隨意涂改，姓名與身份證上的姓名不符，父母情況填寫不真實。當我們發(fā)現(xiàn)這種情況后，我們首先找班主任，讓班主任在班上給學生講解學生檔案的重要性，并對每個表格的填寫做逐一講解，學生檔案員逐項檢查，對不合格的，必須要求重新填寫，直到達到要求，經(jīng)過幾年的努力，班主任也有了經(jīng)驗有了方法，因此出錯率很低，材料收集很到位，歸檔率百分之百，每年學生畢業(yè)后都能及時取走學生檔案，并得到高校的表揚。

2.2 設立專人管理學生檔案

設立專人管理學生檔案有利于強化學生檔案信息的管理，對搞好學生檔案的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)送及提供利用等工作起到積極作用。我校有一名專職檔案員，負責全校八門類檔案。因此學校特專門設立了一名兼職的學生檔案員，兼職檔案員必須明確崗位職責、工作紀律。雖然是兼職，也要合理科學的安排好工作時間，保證學生檔案管理工作能夠得到有效開展。具體做法是首先兼職檔案員定期參加學生檔案的專業(yè)培訓，并與兄弟學校交流工作經(jīng)驗來增強對學生檔案基礎業(yè)務知識和對現(xiàn)代化管理新技術(shù)的學習和掌握，努力提高學生檔案工作的管理水平。其次兼職檔案員必須嚴格執(zhí)行上級教育部門下發(fā)的《學生檔案歸檔范圍》的規(guī)定和要求，在規(guī)定的時間內(nèi)及時、全面地收集學生檔案材料。學生檔案的材料是每學期都產(chǎn)生一部分，最后是三年積累下來的。因此針對學生檔案材料收集時間長的這一特性，學生檔案員就要嚴格根據(jù)材料產(chǎn)生的時間及時收集歸檔。例如學籍卡是記錄學生在校三年的六個學期的期末成績，因此學生檔案員就要按照六個學期考試結(jié)束后及時給學生填寫成績和鑒定，這樣才能保證成績的真實性。最后在學生填制各類檔案材料時，應事先講明要求，讓學生明白具體的填寫要求事項，必要時給予指導和幫助，在學生檔案的形成環(huán)節(jié)避免不規(guī)范材料的產(chǎn)生。對于填寫不規(guī)范的材料，拒絕接收歸檔，督促班主任和學生及時改正。高中畢業(yè)生登記表對每個學生來講都是至關(guān)重要的，表中每一欄填寫都必須認真、真實，與其他表的內(nèi)容要相符。但是在每年的填寫過程中這個表出錯率最高，如出生年月只填到年，沒填月，籍貫填的是出生地，本人學習經(jīng)歷不連續(xù)，直系和社會關(guān)系情況填寫模糊等等情況。針對此類情況，我們就要求學生重新填寫，不停地對學生進行講解，直到填正確為止。

2.3 利用計算機來管理學生檔案

隨著校園信息化建設，學生檔案管理也隨著先進技術(shù)的手段進行科學管理。積極推動了檔案數(shù)字化建設，以信息化促進學生檔案管理的現(xiàn)代化。使學生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準確，并能起到規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化的作用。我校教務處老師專門編制了學生學業(yè)管理軟件，新生入學時，就將每位同學的基本信息錄入計算機里，每學期期末再將考試成績錄入，經(jīng)過三年的積累，六個學期的成績都將錄入微機，最后，到高三畢業(yè)時自動生成學籍卡，實現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上檢查。近幾年學生出國人數(shù)不斷增加，來學校調(diào)取高中三年學習成績的學生也不斷增加，無形中就給檔案員增加不少工作量，自從我校實行數(shù)字化管理后，大大提高了工作效率，也減少了對紙張的磨損，只要學生提供姓名，我們就可以在學生管理軟件上快速的將學生三年高中成績和學生基本信息調(diào)出，并打印給本人。

3 學生檔案材料整理上的規(guī)范化

1.高中學生檔案材料須按《高中學生檔案材料目錄》中的順序進行整理先是高中學籍材料（包括畢業(yè)登記表、學籍卡、三年體檢表、家庭情況調(diào)查表、社會實踐表等），然后是黨團材料（包括入團申請書、志愿書、入黨申請書、志愿書、業(yè)余黨校等），最后是高考材料（包括高考報名登記表、高考報名體檢表、志愿表等）。

2.學生檔案的所有材料都是經(jīng)過三年積累下來的，所以每年都要實事求是的填寫，班主任簽字處一定是當時就任的班主任簽，學校的公章、校長章都有加蓋，學校意見處要按照要求填寫。

3.高中三年的材料按規(guī)定全部整理齊全后，裝入學生檔案袋里，檔案袋必須用學校特制的密封條密封，按照班級順序進行排列，便于查找，必須放入檔案柜中上鎖，保證學生檔案的安全。

4.學生檔案袋上的文件目錄都必須是用藍黑墨水、碳素墨水、碳素簽字筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及復寫紙書寫，一般不得用復印件代替原件存檔。

5.無論畢業(yè)或未畢業(yè)的學生都應建立學生學籍檔案，對休學、復讀、退學、轉(zhuǎn)學的學生，不但保留其學籍檔案，還有學籍處理文件的文字記載。

6.學生領取學生檔案時，必須憑高校錄取通知書，并認真填寫學生檔案轉(zhuǎn)出登記表，保證不丟失，不遺漏，使每位學生的學生檔案出入清楚，有據(jù)可查。

作為檔案工作者，關(guān)注學生檔案的收集和管理，來確保學生檔案的嚴肅性、完整性和規(guī)范性，是我們的職責。我們應該為了學生就業(yè)為了單位選拔、培養(yǎng)、使用人才提供依據(jù)，這是我們學生檔案工作的應盡之責。