曹曦月

吉林省殘疾人康復(fù)中心 吉林省長(zhǎng)春市 130000

醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途經(jīng)研究

曹曦月

吉林省殘疾人康復(fù)中心 吉林省長(zhǎng)春市 130000

體現(xiàn)醫(yī)院管理水平穩(wěn)健提升主要為醫(yī)院文書(shū)檔案管理，對(duì)于快速發(fā)展的醫(yī)療水平和逐步完善的醫(yī)療管理體系，對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理至關(guān)重要?；谄湮臋n管理的重要性，本文就發(fā)展趨勢(shì)和管理原則入手，并結(jié)合目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的現(xiàn)狀進(jìn)行有效分析，同時(shí)總結(jié)管理創(chuàng)新有效途徑。

醫(yī)院文書(shū)管理；有效途徑；創(chuàng)新研究

醫(yī)院以往的發(fā)展計(jì)劃、基建項(xiàng)目、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、工作計(jì)劃、會(huì)議記錄、合同、委托書(shū)等資料均為醫(yī)院文書(shū)檔案管理范圍，為見(jiàn)證醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展和證明的主要憑證。隨醫(yī)院的發(fā)展和擴(kuò)大，使得文書(shū)檔案管理成為了醫(yī)院管理的重要項(xiàng)目組成部分，醫(yī)院必須不斷的創(chuàng)新文書(shū)管理模式，以使得管理更為高效化、規(guī)范化和科學(xué)化。查詢相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理的相關(guān)報(bào)道較多，但對(duì)于創(chuàng)新管理有效途徑較少，本文就醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效途徑進(jìn)行詳細(xì)研究，為今后醫(yī)院管理提供有利參考和證據(jù)，現(xiàn)將報(bào)告闡述如下：

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理需遵循原則

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化原則

醫(yī)院的文書(shū)檔案管理主要由日常協(xié)議、委托書(shū)等公文日積月累轉(zhuǎn)化而來(lái)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展的主要基礎(chǔ)和前提，而為了快速提升文書(shū)檔案應(yīng)用的效率，需提高公文書(shū)寫(xiě)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，主要改良內(nèi)容如：書(shū)寫(xiě)紙張應(yīng)采用質(zhì)量?jī)?yōu)良，尺寸符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；公文制發(fā)應(yīng)符合國(guó)家審批權(quán)限，且完全履行公文協(xié)議和真實(shí)注明公文日期；對(duì)于公文草擬和繕印公文、批注應(yīng)書(shū)寫(xiě)清晰、字跡清有利于長(zhǎng)時(shí)間封存；對(duì)于書(shū)寫(xiě)格式應(yīng)采用統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，同時(shí)管理文書(shū)技術(shù)應(yīng)采用現(xiàn)代化管理理念。

1.2 規(guī)范化原則

對(duì)于醫(yī)院收集和保管的文書(shū)檔案應(yīng)建立一套完善、規(guī)范的管理流程。將文檔的立卷實(shí)現(xiàn)完整性和時(shí)效性，充分的分配工作，科學(xué)和實(shí)踐性劃分文書(shū)檔案管理時(shí)間，將各類(lèi)分檔分類(lèi)管理，以及將電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)比，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。且管理人員應(yīng)采用適合自己的工作模式和工作技巧，方便自己更快的完成本職工作。

1.3 保密性原則

傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理主要采用紙質(zhì)方式，對(duì)于保存長(zhǎng)久性存在一定隱患，以及隨著時(shí)代的科技化使得對(duì)于文書(shū)檔案保管更為趨于電子形式，這就涉及到文書(shū)檔案保密。第一，保證文書(shū)檔案的原始性，對(duì)于紙質(zhì)檔案的形成要保證其原始性，具有一定難度，但對(duì)于電子版本均統(tǒng)一模式，所以對(duì)于文件檔案的電子查詢和紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)較為重要；第二，對(duì)于檔案的保密性和電子檔案的加密性應(yīng)有所提高，對(duì)于加密文件的鑰匙和電子密鑰應(yīng)采用雙人輸入制度，確保其安全性，同時(shí)應(yīng)不定期更改密鑰，同時(shí)針對(duì)于檔案室電子設(shè)備傳輸儀器和電纜應(yīng)采取加密措施[1]。

2 目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的現(xiàn)狀

對(duì)于目前的醫(yī)院文書(shū)管理檔案主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題，如：第一，醫(yī)院發(fā)展迅速，使得文書(shū)檔案過(guò)多，在沉積依舊的文件中無(wú)法快速的找到所需的文件，使得對(duì)于文件的重要性分類(lèi)不夠準(zhǔn)確，以及相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定不符合衛(wèi)生部和國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，以及電腦錄入較少，降低了文檔尋找的效率性；第二，部分醫(yī)院對(duì)于文檔管理仍然采用手工管理，對(duì)于文件的檢索、閱覽等均采用人工翻閱，降低了工作效率，與發(fā)展中的現(xiàn)代化時(shí)代背道而馳，未建立廣大的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的文檔服務(wù)平臺(tái)；第三，對(duì)于文檔管理歸還制度尚未完善，使得醫(yī)務(wù)人員借鑒病歷時(shí)，出現(xiàn)遲還資料，到時(shí)為及時(shí)還原檔案而出現(xiàn)檔案缺失，或由于僅采用非專(zhuān)業(yè)人員，使得歸還文檔未歸還遠(yuǎn)處，導(dǎo)致今后使用出現(xiàn)查而無(wú)果的結(jié)果；第四，文檔管理人員為非專(zhuān)業(yè)人員，且職業(yè)素質(zhì)較低，均由其他科室抽調(diào)前來(lái)暫時(shí)工作，而抽調(diào)人員對(duì)于本職工作尚未了結(jié)或了解未透徹及離開(kāi)，導(dǎo)致對(duì)于文檔室的管理無(wú)法完善起來(lái)[2]。

3 創(chuàng)新醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效途徑

3.1 加大對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理設(shè)施的投入

醫(yī)院管理者應(yīng)從醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，加大力度投入文書(shū)檔案管理的的設(shè)施和硬件的投入。第一，對(duì)于文書(shū)檔案管理建設(shè)方面應(yīng)完善辦公室的基礎(chǔ)建設(shè)，如增添閱覽室、辦公室、庫(kù)房等辦公場(chǎng)所，為本科室投入加密計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及制片粉碎機(jī)等，同時(shí)在各區(qū)域內(nèi)安放監(jiān)控器、消防器材等，定時(shí)為文檔室進(jìn)行清掃檢查線路，防止由于線路老化導(dǎo)致電路失火；第二，建立獨(dú)立和完善的文書(shū)檔案管理軟件，同時(shí)應(yīng)定期為系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、更新和維護(hù)，防止信息和檔案丟失[3]。

3.2 增加信息化文書(shū)檔案管理手段

對(duì)于醫(yī)院信息化管理也在伴隨著醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，呈現(xiàn)著進(jìn)行式的變化，醫(yī)院應(yīng)將其他醫(yī)院運(yùn)行和試用較好的系統(tǒng)和管理模式進(jìn)行拓取，根據(jù)本醫(yī)院的特點(diǎn)和不同進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮驼?，提高文?shū)檔案管理工作的效率性[4]。第一，面對(duì)信息化多元化時(shí)代的接近我們，對(duì)于工作也可采用電子信息和計(jì)算機(jī)及時(shí)，將所有工作的資料采用提前準(zhǔn)備的電子磨具進(jìn)行套取、整合、歸檔，方便其他使用者的使用[5]；第二，對(duì)于獲取醫(yī)院資料的人群應(yīng)采用授權(quán)方式進(jìn)行獲取資料，提升獲取資料的難度性，同時(shí)也提升查詢資料的簡(jiǎn)單性和高效性；第三，電子信息化應(yīng)用的保密管理，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門(mén)，對(duì)于醫(yī)院的全部網(wǎng)絡(luò)線路進(jìn)行定期檢測(cè)和測(cè)評(píng)，降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)針對(duì)于文件應(yīng)進(jìn)行異地保存，并且針對(duì)于文件重要級(jí)別進(jìn)行保密分級(jí)保存[6]。

4 總結(jié)語(yǔ)

對(duì)于醫(yī)院的文書(shū)檔案管理為醫(yī)院發(fā)展水平的體現(xiàn)，同時(shí)也是醫(yī)院管理是否穩(wěn)健的基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新理念，同時(shí)學(xué)習(xí)其他先進(jìn)醫(yī)院的管理經(jīng)驗(yàn)。

[1]杜瑩瑩.試析精神病醫(yī)院文書(shū)檔案管理中信息化技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(05)：33-33.

[2]余曉燕.PDCA循環(huán)原理在推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案規(guī)范管理中的初步探索運(yùn)用[J].醫(yī)學(xué)信息,2016,29(20)：13-14.

[3]聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案,2016(03)：57-58.

[4]蘇麗萍.辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新——從信息社會(huì)視角下分析[J].科研,2016(11)：00266-00266.

[5]曾娜.高職院校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案簡(jiǎn)論[J].教育,2016(09)：00055-00055.

[6]宓丹.淺談信息化技術(shù)在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的價(jià)值及創(chuàng)新應(yīng)用作用[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘：連續(xù)型電子期刊,2014(36)：334-334.