薛仙鳳

（廣東電網(wǎng)茂名化州供電局 廣東 茂名 525100）

摘 要：電力文書檔案作為企業(yè)檔案管理的關鍵部分和核心部分，在企業(yè)檔案整體管理中的作用舉足輕重，其詳細記載了企業(yè)發(fā)展歷史以及發(fā)展進程中出現(xiàn)的各類問題，是指導企業(yè)正確決策與實踐的重要依據(jù)。本文分析了現(xiàn)階段我國企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新工作的現(xiàn)狀，并就如何使企業(yè)電力檔案管理工作更加標準化、規(guī)范化以及如何樹立電力檔案文化提出了幾點意見和建議。

關鍵詞：創(chuàng)新；文書檔案管理；電力檔案文化

近年來，隨著我國信息化進程的不斷加快，企業(yè)檔案管理工作中電力檔案文化的內(nèi)涵得到進一步外延。在新的時代背景下，我國電力企業(yè)應當積極順應時代發(fā)展的需求，結(jié)合自身實際情況不斷優(yōu)化創(chuàng)新、推動企業(yè)的文書檔案管理工作的開展，創(chuàng)新文書檔案管理、樹立電力檔案文化，力求獲取最大化的文書檔案管理價值。

1電力檔案管理的重要意義

檔案是隨著經(jīng)濟、社會發(fā)展而逐漸形成的，以記錄社會生活實踐情況為目的的文檔。近年來，隨著我國電力企業(yè)的不斷發(fā)展和擴大，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展和運營中發(fā)揮著越來越突出的作用。電力檔案可涉及電力企業(yè)設備情況、一般運作情況、日常營運情況等關鍵信息，涵蓋面較廣，對于企業(yè)的發(fā)展和完善有著強勁的引導作用；同時也是形成完整有效的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建健全的電力檔案數(shù)據(jù)庫，提高電企工作效率和質(zhì)量的關鍵手段。

2電力檔案管理現(xiàn)狀

2.1對于文書檔案管理的重視度不高

現(xiàn)階段，我國大部分電力企業(yè)的中高層領導還未能樹立正確的檔案管理意識，未能真正意識到企業(yè)文書檔案管理的重要性，對于文書檔案管理工作的重視度普遍較低。據(jù)調(diào)查，約有68%的中高層領導認為企業(yè)文書檔案管理不過是無關緊要的工作，既不會影響到企業(yè)日常運行，更不會設計到企業(yè)核心利益。但研究證實，企業(yè)文書檔案的管理不僅可直接關系到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品市場，同時也直接關系到企業(yè)的長期發(fā)展，為此，加大對于文書檔案管理工作的重視度，對于企業(yè)高效發(fā)展意義重大。而目前，我國大部分電力企業(yè)在文書檔案管理中的投入比例很少，導致檔案室設施還不健全，文書檔案資料缺失、損壞情況時有發(fā)生，企業(yè)發(fā)展嚴重受阻。

2.2文書處理與檔案管理分離

文書檔案管理工作指既包括文書處理工作，同時也包括檔案管理工作的有機整體，實踐中不能把二者簡單的分開或者對立，應當將其視為事物的兩個方面，協(xié)調(diào)發(fā)展。但現(xiàn)階段，受到認識水平差異等因素的影響，我國電力企業(yè)在進行文書檔案管理工作時，普遍存在文書處理與檔案管理分離的現(xiàn)象，大多數(shù)文書檔案管理工作人員認為文書的處理應當分屬于企業(yè)各部門辦公室，認為其職責所在不過是整理、匯總由辦公室上交的文書資料。但實際上，企業(yè)文書檔案管理是具有一定的職業(yè)性和專業(yè)性，辦公室相關人員雖能夠按照規(guī)定對文書進行相應的處理，但對于沒有規(guī)定或規(guī)定不全的、但同時又有記錄和保存價值的工作內(nèi)容卻不能形成標準文書。

2.3文書檔案軟件落后、硬件匱乏

近年來，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國企業(yè)大多得到深化發(fā)展，電力企業(yè)檔案資料數(shù)量也呈現(xiàn)逐年增多的趨勢，但電力企業(yè)檔案管理的軟件和硬件卻未能很好的跟上時代的發(fā)展，企業(yè)文書檔案的管理大多存在軟件落后、硬件匱乏的現(xiàn)象，硬件方面，檔案室定點不當、檔案柜老舊稀少、微機匱乏；軟件方面，檔案信息自動化系統(tǒng)不健全、數(shù)據(jù)庫不完善，企業(yè)文書檔案管理受到嚴重制約。

2.4文書檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，電力企業(yè)普遍缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員，檔案管理人才匱乏、人員素質(zhì)有待加強和提高，大部分工作者均未接受過系統(tǒng)的學習和培訓，未達到專業(yè)管理水準，導致檔案管理工作常常出現(xiàn)失誤問題；此外，大部分的檔案管理人員年齡較大，人員結(jié)構(gòu)老齡化趨勢明顯，進一步擴大了文書檔案管理效率不高、質(zhì)量低下的問題；最后，由于企業(yè)對于文書檔案管理工作的重視度不夠，使得多數(shù)管理工作人員均為兼職上任，人員變動頻繁，造成文書檔案管理工作開展進程中遭遇重重消極阻礙。

2.5文書檔案管理機制體系不完善

電力企業(yè)檔案管理制度不完善，未能建立有效的文書檔案管理機制體系，檔案管理機制不健全，導致了管理信息缺失、檔案不能及時歸檔等問題。此外，還造成了文書檔案管理者在實際工作中由于理解偏差或理解程度不高，而在進行管理的過程中常出現(xiàn)不依法循章辦事的違規(guī)現(xiàn)象。

2.6信息化程度低

電力檔案信息化管理程度低，處于相對落后的發(fā)展階段，相較于我國企業(yè)行業(yè)，電力企業(yè)文書檔案管理的硬件、軟件以及信息化程度均較落后，遠遠跟不上發(fā)展步伐。電力企業(yè)對于檔案軟件的研究與開發(fā)缺乏缺適用性和通用性，而硬件設備又難以充分實現(xiàn)有效運用，直接導致了資料信息分類編碼籠統(tǒng)，網(wǎng)絡系統(tǒng)管理薄弱，數(shù)據(jù)安全風險大。

3創(chuàng)新文書檔案管理、樹立電力檔案文化的措施

3.1創(chuàng)新主動參與機制

建立企業(yè)內(nèi)部各部分之間對于文書檔案管理的互動協(xié)調(diào)機制，形成良好的發(fā)展互動。采取“年度—組織機構(gòu)—保管期限”分類模式對文書檔案進行管理，即各部門單獨立卷，將傳統(tǒng)繁瑣的管理過程簡化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡單裝訂的方式，并使用計算機直接錄入相關文件和內(nèi)容，實現(xiàn)文書檔案管理工作的高效化、簡潔化和快速化，全面提高文書檢索效率和服務效率，促進文書檔案管理工作充分發(fā)揮服務職能和指導功能。

3.2創(chuàng)新檔案業(yè)務流程

創(chuàng)新、規(guī)范文書檔案管理工作業(yè)務流程。近年來，隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息技術(shù)的支持和引導下，我國企業(yè)辦公效率得到了大幅度提高，企業(yè)依托網(wǎng)絡信息技術(shù)規(guī)范文書檔案管理工作流程，不僅可為應用系統(tǒng)的發(fā)展提供良好的基礎條件，同時也可顯著提高企業(yè)辦公效率，增加企業(yè)市場競爭力。企業(yè)在對電力文檔管理工作流程進行創(chuàng)新時，應當利用網(wǎng)絡信息技術(shù)，重新調(diào)整組卷流程，即首先按照“以我為主”的原則，由各部門根據(jù)相關依據(jù)性文件及立卷模板進行預立卷；其次，由專職的文書檔案管理人員對預立卷內(nèi)容進行檢查和核實，同時專職文書檔案管理人員對各部門所提交的預立卷進行調(diào)整、修改、著錄、掛接電子文件以及組卷裝訂；最后，專職鑒別、審核、把關。

3.3加強人員素質(zhì)建設

首先，糾正企業(yè)中高層管理人員對于文書檔案管理工作的認識，提高其對文書檔案管理工作的重視程度，為該項工作的順利實施給予全面有力的強勁支持。其次，強化對于文書檔案管理工作的培訓，全面提升和優(yōu)化管理人員的業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務水平，要求其在做好內(nèi)部本質(zhì)工作的同時，加強與其他部門的溝通與聯(lián)系，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決文書檔案管理工作中存在的問題，確保電力檔案管理工作的順利開展。

4結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作對于電力企業(yè)的發(fā)展意義重大，電力企業(yè)應當將其作為企業(yè)日?；顒又械囊豁椈A性工作，加強對于文書檔案管理工作的重視力度、改善文書檔案管理的基礎設施建設，創(chuàng)新文書檔案管理，樹立電力檔案文化，進而有效發(fā)揮文書檔案管理工作在促進企業(yè)發(fā)展方面的作用。

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