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        淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

        2017-03-22 11:15:33李高飛
        商情 2017年2期
        關(guān)鍵詞:辦公規(guī)范化管理人員

        李高飛

        (山東省鄒平縣高新街道辦事處)

        在社會不斷發(fā)展過程中,檔案管理工作處在新形勢下,對檔案管理工作的要求越來越高,其中規(guī)范化管理就是對新形勢下檔案管理工作的基本要求,也只有實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理才能有效的保證管理效率,提高檔案的保密性,為相關(guān)單位的長遠發(fā)展做出努力,基于此,本文在分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出幾點針新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略。

        新形勢檔案管理工作規(guī)范化策略

        前言

        檔案管理工作是很多單位一項日常工作,在檔案管理工作中不僅包含了對人才檔案的管理,更包含了經(jīng)濟活動、人才管理計劃等相關(guān)內(nèi)容,科學的檔案管理工作,不僅能夠提高管理的效率,而且能夠促進相關(guān)單位的進步,但是由于在檔案管理工作過程中缺少一定的規(guī)范,造成檔案管理工作不能為相關(guān)單位的發(fā)展提供支持,制約其發(fā)展,為此在新形勢下,應(yīng)積極探索實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的方法,為相關(guān)單位的發(fā)展提供動力。

        1檔案管理工作現(xiàn)狀

        在新形勢下,對檔案管理工作提出了新的要求,然而在當前檔案管理工作過程中還存在著很多問題,其主要體現(xiàn)在以下幾方面:一是缺少完善的檔案管理制度,導致工作人員在工作過程中沒有可以遵照的條例,造成管理人員在工作過程中很容易出現(xiàn)失誤和操作錯誤等問題,檔案的真實性和準確性也有待考證,降低了檔案管理的規(guī)范化;二是缺少對工作人員的管理培訓,造成管理人員管理水平相對較低的問題,降低了管理工作效率;三是現(xiàn)階段,仍采用筆記的方法記錄相關(guān)的檔案調(diào)取和查閱記錄,導致在管理過程中不能快速的查找出該檔案相關(guān)的記錄,同時在使用筆進行記錄的過程中,還容易出現(xiàn)遺漏和記錄錯誤的問題,影響到管理工作的有效性。以上幾方面問題,影響到檔案管理工作的規(guī)范化,因此相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該加以注意。

        2新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略

        從上文的分析我們能夠更加清楚當前檔案管理工作沒有實現(xiàn)規(guī)范化的主要原因,基于上文的分析,下面提出幾點規(guī)范化檔案管理策略。

        2.1建立完善的檔案管理制度

        由于檔案管理工作中涉及的工作內(nèi)容相對繁雜,其中既包含了經(jīng)濟活動內(nèi)容、單位人員管理制度,又包含了人員的個人檔案,因此在管理過程中,工作人員很容易出現(xiàn)管理遺漏、歸檔錯誤等問題,要想更好的實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理,首先就應(yīng)該建立一套完善的檔案管理制度,使工作人員能夠在完善檔案管理工作規(guī)章制度的約束下,做好每一項管理工作,提高自身的責任感與使命感,從而確保檔案管理工作的規(guī)范性。檔案管理制度中應(yīng)該重點包括以下幾方面內(nèi)容:一是明確的檔案管理工作人員制度,使每一名工作人員都能夠明確自己的責任范圍,從而實現(xiàn)高效管理;二是檔案管理工作獎懲制度,提高工作人員工作積極性和規(guī)范性;三是檔案管理工作詳細內(nèi)容,避免工作人員出現(xiàn)遺漏的問題。

        2.2加強培訓,提高工作人員管理水平

        工作人員管理能力直接影響了管理工作開展的效率,由于每一名管理人員專業(yè)能力不同,在管理過程中,工作人員勢必會出現(xiàn)管理水平參差不齊的情況,因此為了實現(xiàn)規(guī)范化管理,就要提高管理人員管理能力,使管理人員管理水平盡可能在同一水平線上,這就要求做好管理人員培訓工作,在培訓過程中,重點應(yīng)該注意以下幾方面內(nèi)容:在選擇培訓單位時,應(yīng)該選擇一個知名度較高的檔案管理培訓單位,從而使管理人員在培訓過程中能夠?qū)W習到更多有用的知識;二是在培訓形式上,應(yīng)該以交流會的形式開展培訓會,從而使管理人員能夠更好的與其他管理人員進行溝通,從另一個角度認識到自身管理工作中存在的不足,規(guī)范自身的管理工作,為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化做出努力。

        2.3積極引入信息化管理辦公軟件

        當前我們處于信息化的大背景下,很多領(lǐng)域都應(yīng)用了信息化辦公軟件,為了提高檔案管理工作效率,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,應(yīng)該積極的引入信息化管理辦公軟件。但是在引入過程中,應(yīng)該做好以下幾方面工作,從而使信息化管理辦公軟件能夠發(fā)揮出更大的作用。第一,在引入信息化管理辦公軟件后,應(yīng)該在第一時間為工作人員進行講解,從而使工作人員能夠在了解辦公軟件功能、使用方法、使用技巧的基礎(chǔ)上,做好后期信息化管理工作;第二,應(yīng)該設(shè)置出配套的檔案放置區(qū)域,在歸檔時,不同類別的檔案應(yīng)該放置在不同區(qū)域,從而通過辦公軟件能夠查找出檔案放置的準確位置,提高檔案管理工作的規(guī)范化與有效性。

        2.4加強監(jiān)督,改進管理不規(guī)范之處

        由于在檔案管理工作過程中,即便工作人員再認真、仔細,也難免出現(xiàn)管理不妥之處,為此檔案管理部門就應(yīng)該加強對自身的監(jiān)督,從而在監(jiān)督的支持下,能夠及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中存在的不規(guī)范之處,并加以改正。此外,檔案管理部門內(nèi)部可以執(zhí)行監(jiān)督輪崗制,一周或兩周輪一次崗,這樣每一名工作人員都能夠在輪崗的過程中發(fā)現(xiàn)別人存在的工作失誤,從而在自己開展檔案管理工作時,能夠有效避免類似錯誤的發(fā)生,滿足在新形勢下對檔案管理規(guī)范化的要求。

        3總結(jié)

        綜上所述,檔案管理工作的規(guī)范化十分重要,要想在新形勢下實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,應(yīng)該建立完善的檔案管理制度、加強培訓、積極引入信息化管理辦公軟件以及加強監(jiān)督,從而在需要檔案時,更加快速的找出所需檔案,為相關(guān)單位的發(fā)展以及后期人員管理工作做出貢獻。

        參考文獻:

        [1]黃喆.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究,2014(07).

        [2]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(07).

        [3]顧雅麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)營管理者,2015(07).

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