嚴雪

摘 要：在經(jīng)濟不斷快速發(fā)展的背景下，人們對檔案管理工作的要求越來越高，在這項工作上也逐漸摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，檔案管理工作開始傾向于信息化和多媒體化。檔案的管理工作對于社會發(fā)展而言有著重要的作用，檔案管理的規(guī)范化在很大程度上影響著人才的調(diào)動和企業(yè)的管理，并且對于經(jīng)濟效益的實現(xiàn)也有一定的影響，本文就新形勢下的檔案管理工作的規(guī)范化進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

從日常的生活中，可以了解到檔案管理工作對于國家政府、學校、企事業(yè)單位都有著十分重要的影響。這就意味著在各行各業(yè)的發(fā)展中一定要重視檔案管理工作，并且不斷的提升檔案管理工作的效率。隨著我國漸漸步入高科技的新形勢下，做好檔案管理工作的關(guān)鍵就是實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

一、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的重要性

檔案是某一單位或者企業(yè)各種信息的積累，是單位發(fā)展過程中重要的信息來源。檔案對于一個單位來說，是一種無形的資產(chǎn)，可為單位的經(jīng)營決策提供重要的科學的依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，人們對檔案管理的要求也逐漸增加，檔案管理工作要和目前信息化現(xiàn)代化建設相一致，因此，檔案管理工作規(guī)范化可以使管理工作更標準，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。

二、檔案管理工作存在的問題

1.沒有充分的發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢

在信息技術(shù)日新月異的前景下，有效的進行學習與使用是當前的檔案管理人員的首要任務，這也是提升其工作效率的必然途徑。但是這對于檔案管理工作人員自身及配套的設施的要求都是比較高的。雖然目前各單位對于檔案的信息化建設有了一定的重視，但是配套設備的更新仍然無法滿足當前的工作需求，需要不斷的加以改進。因而在具體的管理中無法充分的發(fā)揮出先進技術(shù)的優(yōu)勢，致使單位自身的信息化管理水平無法得到有效的提高，這對于實現(xiàn)其規(guī)范化的管理也是有一定的影響的。

2.檔案管理人員自身的綜合能力有待提高

工作效率的提升與工作人員自身的綜合能力也是有較大關(guān)系的，在當前快節(jié)奏的社會背景下，對于檔案管理工作的效率也是有較高的要求的。但是大部分企業(yè)并沒有將檔案管理作為一個重要的管理內(nèi)容予以重視，因而在人員的招聘與培訓中比較隨意，這就極大的影響了單位內(nèi)部的檔案管理工作的規(guī)范性。在綜合能力較弱的情況下，檔案管理人員無法發(fā)揮出檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢，從而極大的降低了其工作的有效性。需要管理者從意識上予以重視，這樣才能招攬更多專業(yè)性較強的檔案管理人員，這樣才能確保其規(guī)范性與實用性的實現(xiàn)。

3.管理水平有待提高

檔案管理意識在近年來有了一定的提升，但是這種前期的不重視對于其檔案工作的系統(tǒng)性是有較大影響的。雖然建立了一些政策與制度進行管理與約束，但是其日常的管理也需要有序的進行，明確的責任監(jiān)督機制也需要得到落實。但是這些都在檔案管理的工作中沒有得到實現(xiàn)，因而其工作效率無法得到保障，直接影響到其參考價值的實現(xiàn)。

三、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略

1.加強檔案工作人員的綜合能力

新技術(shù)的引用與設備的更新，需要操作人員具備相應的能力才能實現(xiàn)其價值與作用。這就要求檔案管理工作人員不斷的提高自我的要求，并且定期的進行新技術(shù)的學習這樣才能更好的投入到實際的工作中去。同時需要檔案管理工作者意識到自身工作的重要性，然后盡可能的在較短的時間內(nèi)掌握相應的操作技術(shù)，并且不斷的進行自我完善，加強與同事之間的交流，這樣可以很好的實現(xiàn)自我能力的提升。

2.依法管理，建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎，也是實現(xiàn)檔案管理工作科學規(guī)范化的保證，要做好檔案管理工作，就必須嚴格以依法治檔，實現(xiàn)檔案管理制度化。隨著社會的發(fā)展，檔案工作也在不斷進步，尤其是隨著檔案管理設備的提高，設施的進一步優(yōu)化，檔案種類載體的多樣化等特點，要求檔案管理方法必須不斷改革，與時俱進，全面創(chuàng)新。每個檔案工作者必須要有高度的憂患意識，樹立緊迫感，在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面要不斷加強學習，不斷提高，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應有的社會作用。

3.重視檔案管理方式的創(chuàng)新

隨著信息時代的來臨，計算機網(wǎng)絡技術(shù)的進一步發(fā)展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，使檔案管理工作逐步走上良性發(fā)展的軌道？這要求檔案管理人員準確把握檔案管理工作的特點，想方設法，提高檔案管理者的服務意識，掌握豐富的業(yè)務知識和現(xiàn)代化管理技能，充分發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，更好的服務于社會。俗話說，前途是美好的，道路是曲折的，落實到檔案管理的具體工作上，還是腳踏實際，從頭做起，從繁瑣枯燥、重復機械的工作做起，把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類，利用計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化手段科學分類，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設法降低人為因素，發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。尤其是在檔案的查找檢索中發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高庫藏資源的利用率。凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在軟件功能上周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術(shù)，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。同時，為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

4.科學規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經(jīng)濟建設服務。檔案利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強對檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。對檔案庫房的設施建設，要不斷進行加強，盡量減少外界條件對檔案造成不必要的損害。隨著社會的發(fā)展，還要積極尋求檔案管理服務的新途徑，提高檔案利用質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理不僅可以提升管理部門的自身水平，合理開發(fā)利用檔案，還提升檔案管理工作者的自身價值，為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展做出新的貢獻?，F(xiàn)在，我們必須搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國社會制度特有的管理優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化，與時俱進，開拓創(chuàng)新，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面。

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