蔡柳陽

[摘要]互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理具有挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景增強了檔案管理的復雜性，本文通過對大數(shù)據(jù)概念及技術的闡述，結合檔案管理與服務的現(xiàn)狀，分析了在大數(shù)據(jù)背景下構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，從而提升檔案管理能力和服務效率。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)；檔案管理；服務；信息安全

一、引言

隨著網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術、信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡化、信息化和數(shù)字化成了這個時代發(fā)展的主流，尤其是新媒體時代，只要有網(wǎng)絡和終端就可以隨時隨刻上網(wǎng)，打破了時間和空間的局限。因此互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都必須適應時代的發(fā)展，同樣，檔案管理服務也需要在互聯(lián)網(wǎng)平臺上發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代是一個充滿機遇和挑戰(zhàn)的時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不再適合檔案管理工作的深度和高度，未來的檔案管理工作必將是以大數(shù)據(jù)作為背景的具有深度和廣度的檔案管理工作，互聯(lián)網(wǎng)時代要求檔案管理工作要與時俱進。要適應知識經(jīng)濟時代的要求。互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理工作需要有效的整合和科學的規(guī)范，大數(shù)據(jù)也為檔案管理工作帶來了便捷和科學合理的管理，能夠進一步提高管理水平和服務能力。互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理具有挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景也增強了檔案管理的復雜性對檔案管理的科學性有更高的要求。

2015年9月，國務院印發(fā)《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》（以下簡稱《綱要》），系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作?！毒V要》明確提出，推動大數(shù)據(jù)發(fā)展和應用.在未來5至10年打造精準治理、多方協(xié)作的社會治理新模式，建立運行平穩(wěn)、安全高效的經(jīng)濟運行新機制，構建以人為本、惠及全民的民生服務新體系，開啟大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的創(chuàng)新驅動新格局，培育高端智能、新興繁榮的產(chǎn)業(yè)發(fā)展新生態(tài)。

《綱要》部署三方面主要任務。一要加快政府數(shù)據(jù)開放共享，推動資源整合，提升治理能力。大力推動政府部門數(shù)據(jù)共享，穩(wěn)步推動公共數(shù)據(jù)資源開放，統(tǒng)籌規(guī)劃大數(shù)據(jù)基礎設施建設，支持宏觀調控科學化，推動政府治理精準化，推進商事服務便捷化，促進安全保障高效化，加快民生服務普惠化。二要推動產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，培育新興業(yè)態(tài)，助力經(jīng)濟轉型。發(fā)展大數(shù)據(jù)在工業(yè)、新興產(chǎn)業(yè)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等行業(yè)領域應用，推動大數(shù)據(jù)發(fā)展與科研創(chuàng)新有機結合，推進基礎研究和核心技術攻關，形成大數(shù)據(jù)產(chǎn)品體系，完善大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)鏈。三要強化安全保障，提高管理水平，促進健康發(fā)展。健全大數(shù)據(jù)安全保障體系，強化安全支撐。

二、大數(shù)據(jù)的應用

（一）概念

大數(shù)據(jù)（big data），指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。

（二）特征

在維克托·邁爾一舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機分析法（抽樣調查）這樣捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）。

（三）應用

目前階段，大數(shù)據(jù)概念主要應用到IT操作工具產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中，大數(shù)據(jù)可以使IT管理軟件供應商解決大而廣泛的業(yè)務決策。IT系統(tǒng)、應用和技術基礎設施每天每秒都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)非結構化或者結構數(shù)據(jù)都代表了所有用戶的行為、服務級別、安全、風險、欺詐行為等更多操作的絕對記錄。同時以網(wǎng)絡爬蟲的抓取技術，使得網(wǎng)絡平臺和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)快速被獲取，以此進行利用、分析和決策，并提高相關工作的作業(yè)效率。

三、檔案管理與服務的現(xiàn)狀

服務是檔案工作的本質屬性和目的，各級檔案館的社會價值也是通過提供檔案服務來體現(xiàn)的。

（一）檔案管理服務存在的問題

檔案部門要想完善服務功能，提高檔案部門社會認可度，就必須不斷提高其服務質量和水平，目前我國檔案服務過程中存在的問題主要表現(xiàn)為：

1.利用手續(xù)繁雜。受檔案保密性質及我國長期以來形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關檔案信息，需向相關部門提交申請、等待批復等繁雜手續(xù)，影響檔案信息的及時獲取和用戶對檔案利用的積極性。

2.服務內(nèi)容簡單。目前我國檔案館提供的服務很大程度上局限于檔案實體服務，忽視檔案深層次開發(fā)。這種提供原始檔案信息的簡單服務很難滿足信息社會條件下檔案用戶高層次、個性化的需求。

3.服務方式落后。多數(shù)檔案機構仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案數(shù)字化進程緩慢，網(wǎng)絡環(huán)境下軟硬件設施不完備，檔案網(wǎng)站建設不完善，用戶獲取檔案信息受時間、空間因素影響，傳統(tǒng)的手工檢索方式也制約著檔案服務水平的提高。

（二）問題產(chǎn)生的原因分析

1.服務理念滯后。檔案部門在服務觀念上“重管理，輕利用”，將檔案工作重點放在檔案資料的收集、整理上，被動提供檔案服務。檔案服務的內(nèi)容也主要以業(yè)務指導、監(jiān)督檢查、咨詢、培訓館內(nèi)接待等方式進行。缺乏“以人為本”的服務理念，沒有將最大限度滿足檔案用戶個性化需求作為檔案工作的重要目標，檔案部門在深度發(fā)掘檔案信息、主動提供服務、創(chuàng)新服務方式等方面亟待改善。

2.管理體制陳舊。由于我國檔案部門長期以來受形成的封閉性管理體制制約。多數(shù)檔案館在制定和實施管理制度過程中都只是在原有的框架里做文章，在規(guī)范管理制度、簡化利用程序方面沒有實質性的進展。利用者對改變檔案館部分現(xiàn)有制度的愿望遲遲得不到回應，檔案服務中種種限制影響了利用者對檔案資源的使用熱情，造成檔案資源的閑置和浪費，最終阻礙了檔案館的發(fā)展。

3.現(xiàn)代化水平低。受觀念、技術、資金等方面限制，計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化管理設備和手段在檔案管理和服務過程中利用率較低，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案服務很大程度上還依賴于用戶跟檔案工作人員“面對面”的交流。用戶想獲取檔案信息必須親自到檔案部門查閱。且各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態(tài)，不能實現(xiàn)共享，造成人力、物力、財力及資源的巨大浪費。

四、機遇與挑戰(zhàn)

（一）信息資源就是生產(chǎn)力、強化服務思維

信息資源就是生產(chǎn)力，主要體現(xiàn)在高度智能化與網(wǎng)絡化相結合，使得信息資源得以快速的傳輸和查詢獲取。信息生產(chǎn)力階段，信息技術的發(fā)展使勞動工具變成了自動化、智能化的機器體系，其效用的發(fā)揮需要現(xiàn)代信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的支撐，以數(shù)據(jù)庫為基礎，各種信息資源連成了一個具有正負反饋功能的、網(wǎng)絡化節(jié)點式的、有機的互動網(wǎng)絡體系；各類檔案信息從各種有形的實物，如歷史檔案、書籍、報刊等轉變成數(shù)字信號在磁盤中轉化、存儲、處理和顯示，并以極快的速度在光纖網(wǎng)絡中超越時空障礙地傳輸。與傳統(tǒng)手工查詢形成鮮明相比，不僅提高了檔案調閱和查詢的效率。同時也加強了檔案利用的客戶體驗。

（二）利用APP加強檔案利用.打造檔案口袋社區(qū)

隨著智能手機的普及，政府部門、企事業(yè)單位、其他盈利部門不斷地利用微信公眾號、APP客戶端進行宣傳和推送。各級檔案館可以嘗試利用APP客戶端的形式提供各類檔案服務。

（三）搭建平臺整合資源

以數(shù)據(jù)網(wǎng)絡為支撐搭建檔案管理系統(tǒng)平臺，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理。包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能。也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

（四）信息安全與挑戰(zhàn)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。不同的檔案對應著不同的保密檔案密級。網(wǎng)絡時代的檔案利用更需要注重檔案信息的安全。大數(shù)據(jù)背景下，涉密的部門極易受到網(wǎng)絡攻擊和入侵，因此，各級檔案部門在進行網(wǎng)絡信息化運作的同時，需要重點考慮網(wǎng)絡的信息安全。

（編輯/李舶）