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        淺談我市重大活動(dòng)檔案的建設(shè)

        2017-03-17 11:31:13張志遠(yuǎn)李劍波
        卷宗 2017年1期
        關(guān)鍵詞:乳山檔案資料檔案管理

        張志遠(yuǎn)+李劍波

        通過(guò)幾年的努力,乳山市檔案局在開(kāi)展重大活動(dòng)檔案管理工作方面取得了一些成績(jī),但是存在的問(wèn)題也不少,主要體現(xiàn)在征集體制、長(zhǎng)效機(jī)制及開(kāi)發(fā)利用等方面,許多工作亟須加強(qiáng)。

        1 重大活動(dòng)重要活動(dòng)檔案概述

        (一)重大活動(dòng)檔案的含義。重大活動(dòng)指的是本行政區(qū)內(nèi)發(fā)生的具有重要意義、重大影響以及典型特征的活動(dòng)。而重大活動(dòng)檔案,顧名思義,就是在重大活動(dòng)發(fā)生過(guò)程中或發(fā)生之前產(chǎn)生的原始記錄,具體是指在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

        (二)重大活動(dòng)檔案的寶貴價(jià)值。重大活動(dòng)檔案具有重要價(jià)值,是研究歷史的第一手的憑證性資料,它記錄了國(guó)家和民族歷史上的重大活動(dòng)發(fā)生的軌跡,記錄了國(guó)家相關(guān)的外交活動(dòng)并作為重要證據(jù)保存下來(lái),重大活動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)和利用對(duì)于構(gòu)建社會(huì)和國(guó)家記憶具有不可替代的重要作用。重大活動(dòng)檔案是重大活動(dòng)歷史的第一手資料,具有很高的研究?jī)r(jià)值,能夠?yàn)榫幨沸拗?、?gòu)建社會(huì)共同記憶提供豐富的資料,同時(shí)也是特定的社會(huì)群體共同社會(huì)經(jīng)歷和社會(huì)意識(shí)形態(tài)的記憶承載者,具有重要的文化價(jià)值。

        2 我市重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

        (一)重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀。近年來(lái),乳山市檔案館在重大活動(dòng)重要活動(dòng)檔案工作方面取得了一定的成果,例如7.25水災(zāi)檔案。2011年7月25日,一場(chǎng)突如其來(lái)的強(qiáng)降雨襲擊乳山,2小時(shí)降雨285mm,因?yàn)?zāi)死亡8人,受災(zāi)人口35萬(wàn)人,71座塘壩、水庫(kù)、平塘不同程度受損、毀壞大小橋函329座,倒塌、損壞房屋5.7萬(wàn)多間,進(jìn)水房屋8萬(wàn)多戶,淹沒(méi)莊稼1.64萬(wàn)公頃,全市受災(zāi)損失嚴(yán)重,據(jù)初步統(tǒng)計(jì),經(jīng)濟(jì)損失高達(dá)11.62億多元。水災(zāi)發(fā)生后,乳山市檔案館迅速行動(dòng),對(duì) 7.25特大洪災(zāi)檔案進(jìn)行了收集整理,共整理5卷、光盤(pán)2張、照片314張。還有乳山母愛(ài)文化節(jié)活動(dòng)檔案。檔案收集了乳山舉辦的歷屆中國(guó)(乳山)母愛(ài)文化節(jié)資料,搭起了連接友誼、展示形象、交流合作的平臺(tái)和橋梁,為乳山擴(kuò)大對(duì)外交流,廣交天下朋友,促進(jìn)經(jīng)貿(mào)合作,以節(jié)會(huì)活動(dòng)推動(dòng)旅游、文化、開(kāi)放、城建、經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展,提供了助力。7.25水災(zāi)和母愛(ài)文化節(jié)是乳山令人矚目的大事,對(duì)于今后類似重大活動(dòng)的開(kāi)展具有重要的參考意義,同時(shí)也為今后重大活動(dòng)檔案工作的開(kāi)展提供了借鑒,為乳山的編史修志提供了重要素材。

        (二)問(wèn)題分析

        1.征集力度不夠。乳山市重大活動(dòng)檔案接收范圍有限,征集對(duì)象以政府機(jī)關(guān)為主,缺乏有效的社會(huì)移交機(jī)制;社會(huì)民眾的檔案意識(shí)比較薄弱,很多散存在民間的重大活動(dòng)檔案資源得不到很好的征集。我市檔案征集工作仍舊以檔案部門(mén)收集為主,社會(huì)群體主動(dòng)捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案的情況極少,說(shuō)明公眾檔案意識(shí)欠缺,宣傳教育力度不夠。

        2.開(kāi)放利用程度低。在檔案工作中不能充分發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的社會(huì)價(jià)值,數(shù)字化建設(shè)落后。一方面,重大活動(dòng)檔案的保密機(jī)制不能適時(shí)變通,一些已經(jīng)不需要保密的重大活動(dòng)檔案不能開(kāi)放于公眾進(jìn)行利用,鮮有群眾利用重大活動(dòng)檔案解決切身問(wèn)題的報(bào)道;另一方面,公眾不能方便地利用互聯(lián)網(wǎng)找到所需的相關(guān)重大活動(dòng)檔案相關(guān)資料,數(shù)字化建設(shè)方面,有著重現(xiàn)行、輕過(guò)往的傾向,以致很多重要的重大活動(dòng)檔案暫時(shí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

        3.突發(fā)性重大活動(dòng)檔案的管理機(jī)制不夠完善。我市近年來(lái)發(fā)生的一些突發(fā)性自然災(zāi)害或事故的檔案資料收存不完整,不能很好地歸檔發(fā)揮參考價(jià)值。例如2013年乳山合和食品有限公司發(fā)生的液氨泄漏重大事故,造成13人中毒,其中7人經(jīng)搶救無(wú)效死亡,1人危重,3人傷勢(shì)較重,2人輕傷。但是在事故處理過(guò)程中和事后,檔案部門(mén)沒(méi)有機(jī)會(huì)收集整理事故發(fā)生的檔案資料,以備今后預(yù)防類似重大事故的發(fā)生,此次突發(fā)事故體現(xiàn)了政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重大事故檔案的重視程度不足,突發(fā)性重大活動(dòng)檔案的管理仍不夠完善。

        3 改善重大活動(dòng)檔案管理策略分析

        (一)統(tǒng)籌完善重大活動(dòng)檔案管理工作體制。重大活動(dòng)檔案管理工作遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中管理的原則。在檔案征集過(guò)程中,要采取接收和征集相結(jié)合的辦法,克服接收檔案的被動(dòng)狀況,積極主動(dòng)出擊,挖掘?qū)ふ抑卮蠡顒?dòng)檔案資源,號(hào)召民間個(gè)人或團(tuán)體積極上交留在手中的重要活動(dòng)檔案;在收集過(guò)程中,要科學(xué)確定收集范圍,一是收集工作要集中,二是隨時(shí)收集,三是定期收集,四是熱點(diǎn)材料要及時(shí)收集。

        (二)建立登記備案制度。檔案工作人員應(yīng)及時(shí)參與到重大活動(dòng)檔案工作中去。之前由于檔案工作人員無(wú)法參與重大活動(dòng)致使許多重要檔案資料無(wú)法保存下來(lái)的情況不在少數(shù),可以說(shuō)是重大活動(dòng)檔案資料和史料編纂的一大損失。落實(shí)重大活動(dòng)備案制度,檔案行政管理部門(mén)接到重要活動(dòng)備案后安排專人對(duì)重要活動(dòng)資料整理、歸類、建檔等進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建立登記備案制度,使檔案工作人員及時(shí)參與重大活動(dòng)各項(xiàng)檔案工作中去,有助于重大活動(dòng)檔案及時(shí)被收集入檔,提高效率。

        (三)建設(shè)重大活動(dòng)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)際上對(duì)于重大檔案活動(dòng)的管理開(kāi)發(fā),典型的做法的就是專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。我們可以在將相同類型的重大活動(dòng)檔案形成專題,建立數(shù)據(jù)庫(kù)和重大活動(dòng)檔案專題目錄,加強(qiáng)檔案信息化,提高重大活動(dòng)檔案的利用水平,這樣人們就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道方便地查考所需的重大活動(dòng)檔案資料,提升重大活動(dòng)檔案的社會(huì)價(jià)值。

        (四)做好重大活動(dòng)檔案開(kāi)發(fā)利用工作。一是界定好保密與開(kāi)放的界限,統(tǒng)一提升重大活動(dòng)檔案的保管期限,對(duì)于一些已經(jīng)過(guò)了保密期限的重大活動(dòng)檔案要及時(shí)公開(kāi),以便公眾查考使用。二是借助現(xiàn)代化渠道宣傳開(kāi)放,將重大活動(dòng)檔案資源組織起來(lái),在檔案信息網(wǎng)站上開(kāi)辟“歷史上的今天”專欄,或者做成電視紀(jì)錄專題片或文字專欄在報(bào)刊雜志上連載,以喜聞樂(lè)見(jiàn)的形式開(kāi)放于公眾。例如青島市檔案信息網(wǎng)開(kāi)辟的“青島大事”專欄,都是通過(guò)對(duì)重要?dú)v史活動(dòng)以圖片展覽或文字介紹的方式公布展覽珍貴的重大活動(dòng)檔案資料,以最直觀的方式讓瀏覽者細(xì)致了解當(dāng)?shù)貧v史,增強(qiáng)歷史印象;另外現(xiàn)在部分電視頻道的檔案欄目和紀(jì)實(shí)紀(jì)錄片等都很好地做到了對(duì)重大活動(dòng)檔案的宣傳與利用,也為我們開(kāi)發(fā)利用重大活動(dòng)檔案資源提供了新思路。

        作者簡(jiǎn)介

        張志遠(yuǎn)(1960-),男,山東省威海乳山人,大專,畢業(yè)于山東省委黨校,館員,研究方向:檔案管理。

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