徐麗文

摘 要：對于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)而言，要想實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，企業(yè)必須要建立起以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為發(fā)展脈絡(luò)的管理系統(tǒng)，以此保障企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)平穩(wěn)健康。檔案管理工作也是如此，檔案管理工作的規(guī)范化，有助于增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)，使企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源進(jìn)行全面的優(yōu)化和整合。本文針對企業(yè)檔案工作規(guī)范的發(fā)展、創(chuàng)新、實(shí)施要求進(jìn)行探究，并結(jié)合自身經(jīng)驗，談?wù)勗谄髽I(yè)檔案工作規(guī)范中得到的幾點(diǎn)體會，供大家借鑒參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案工作；規(guī)范；經(jīng)營；生產(chǎn)；服務(wù)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)建設(shè)中肩負(fù)的責(zé)任越來重大，所產(chǎn)生的社會價值、思想價值、文化價值也越來越重要。要想使企業(yè)在激烈的市場環(huán)境中具備較強(qiáng)的競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化，就必需要建立一個系統(tǒng)、全面、規(guī)范的工作流程。從根本上說，建立企業(yè)檔案工作規(guī)范、強(qiáng)化制度組織建設(shè)實(shí)施能夠進(jìn)增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，更好的體現(xiàn)出企業(yè)檔案工作所發(fā)揮的作用。企業(yè)在搞好硬件設(shè)施的同時，必須要將檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐中的一個重要基礎(chǔ)看待，使企業(yè)檔案工作的保存效率、工作狀態(tài)能夠達(dá)到最佳的狀態(tài)。

1 企業(yè)檔案工作發(fā)展與創(chuàng)新

所謂企業(yè)檔案管理工作，指得是從事檔案整理工作的人員將分散、雜亂、孤立的資料檔案進(jìn)行分類封存、歸納、查閱、集中整理等活動，以此來滿足企業(yè)、社會等不同部門對檔案的使用需求。當(dāng)前形勢下，企業(yè)作為我國社會主義經(jīng)濟(jì)類型的重要組成部分，管理者在對企業(yè)內(nèi)部保持提質(zhì)增速的同時，也逐漸意識到了企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要性。

從企業(yè)檔案工作的發(fā)展脈絡(luò)上看，進(jìn)入21世紀(jì)，國際化經(jīng)營結(jié)構(gòu)的調(diào)整使很多中小企業(yè)得到了崛起，而法律條文及相關(guān)納稅規(guī)章的完善，也使企業(yè)檔案工作的壓力逐漸增大。從企業(yè)檔案工作的具體功能上看，這些檔案已經(jīng)不單單存在于記載、記錄功能，而且還擔(dān)當(dāng)著證明、借鑒、傳承、創(chuàng)新等綜合化的發(fā)展基礎(chǔ)。從企業(yè)檔案的功能創(chuàng)新上看，企業(yè)檔案從二十世紀(jì)初的政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域向著科研領(lǐng)域、文化領(lǐng)域拓展。從使用對象上看，企業(yè)檔案所涉及到的群體不但包括和企業(yè)存在上下級關(guān)系的黨政機(jī)關(guān)、存在勞務(wù)分配關(guān)系的群眾職工，甚至還包括社會上一些特殊的團(tuán)隊和組織。這無疑對企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的創(chuàng)新發(fā)展提出了更高的要求。

2 企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的意義

一方面，企業(yè)檔案工作化管理更加貼近企業(yè)檔案信息開發(fā)、資源收集、技術(shù)傳播和價值共享的發(fā)展需求，同時也更加符合當(dāng)前企業(yè)所面臨的市場化、經(jīng)濟(jì)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時代需求。另一方面，檔案工作對企業(yè)的組織規(guī)章、管理建設(shè)來說，具有基礎(chǔ)性的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展，各個部門對檔案工作的管理、開發(fā)、利用需求都在增大，如果日常的檔案工作規(guī)范化管理遭遇瓶頸，那么相應(yīng)的收集、整理、歸檔、立卷工作也就無法實(shí)現(xiàn)順暢的進(jìn)行，勢必會影響企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)、維權(quán)等方面開展的活動成效。

3 企業(yè)檔案工作規(guī)范化的要求

3.1 企業(yè)檔案工作組織建設(shè)

首先，企業(yè)檔案工作規(guī)范化要求檔案編輯人員根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計出符合企業(yè)事情情況的檔案規(guī)范流程。既可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際的特點(diǎn)，針對企業(yè)內(nèi)部不同項目、不同時間進(jìn)行橫向的剖析，也可以對某個局部和側(cè)面進(jìn)行縱向的分析，要在“科學(xué)規(guī)劃”的基礎(chǔ)上，保持綜合推進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢，以此體現(xiàn)出比較強(qiáng)烈的專業(yè)特點(diǎn)和產(chǎn)品特性。

其次，企業(yè)檔案事業(yè)最初面臨的都是原始形態(tài)的記錄資料，必須要由熟悉編研工作的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行采集、加工和整理。在企業(yè)工作規(guī)范化的發(fā)展要求上，同時還要滿足企業(yè)檔案信息建設(shè)的多項需求，進(jìn)一步提升檔案工作作為現(xiàn)代化檔案組織建設(shè)的重要地位和強(qiáng)化作用。

3.2 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

伴隨著時代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案工作制度的完善是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理等級創(chuàng)建的重要目標(biāo)。企業(yè)管理者高度重視檔案工作制度建設(shè)，對照《企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等評審辦法》的相關(guān)規(guī)定，以省市檔案局提出的規(guī)范制度，集合企業(yè)內(nèi)部的工作特色，設(shè)定出一系列適合企業(yè)特點(diǎn)的創(chuàng)建工作目標(biāo)方案。由不同的業(yè)務(wù)工作人員設(shè)立企業(yè)檔案工作制度建設(shè)小組，由專人安排實(shí)施檔案工作任務(wù)推進(jìn)表，利用《檔案安全保管制度》《檔案查閱利用制度》《企業(yè)檔案保密制度》，為企業(yè)檔案工作的推進(jìn)狀況做好指引。在企業(yè)檔案工作制度建設(shè)上，要根據(jù)具體的方案制度進(jìn)行任務(wù)分解，將不同的檔案工作分配給不同的企業(yè)職工，將檔案工作制度“精確到人，責(zé)任到崗”，確保檔案工作制度建設(shè)更加完善。

3.3 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

在工作業(yè)務(wù)建設(shè)上，企業(yè)針對于檔案工作業(yè)務(wù)的發(fā)展目標(biāo)，實(shí)施不同側(cè)重點(diǎn)的業(yè)務(wù)研討。進(jìn)一步拓寬企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，把檔案工作從被動的、手工式的工作方式中脫離開來，開始沿著主動式、綜合化、信息化的業(yè)務(wù)建設(shè)上發(fā)展。通過教育研討、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面，進(jìn)一步完善檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的體系建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理加工、保存、查閱等方面的聯(lián)合，最終達(dá)到業(yè)務(wù)建設(shè)資源的互通和共享。特別是要認(rèn)真組織檔案工作者對各類文件材料的歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)控，對歸檔時間、要求、安全等工作進(jìn)行明確的規(guī)定，采取各種措施抓好檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)。

3.4 企業(yè)檔案工作設(shè)備建設(shè)

企業(yè)檔案工作設(shè)備建設(shè)是重要的發(fā)展保障。企業(yè)要安排專職檔案管理人員聯(lián)合其他兼職檔案員，根據(jù)檔案工作的發(fā)展流程，實(shí)施檔案鑒定小組、檔案銷毀小組、檔案保密小組等工作建設(shè)。由不同的小組分管不同檔案設(shè)備，包括電腦掃描儀、打印機(jī)、粉碎機(jī)、投影儀、相機(jī)等等。把檔案工作設(shè)備建設(shè)管理納入到企業(yè)中心年度工作計劃和企業(yè)綜合目標(biāo)考核重點(diǎn)內(nèi)容上來。確保企業(yè)工作設(shè)備經(jīng)費(fèi)充足，?？顚Ｓ?，配套設(shè)備齊全，硬件設(shè)施完善。

3.5 企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)

當(dāng)前形勢下，信息化的時代背景使企業(yè)檔案工作處于一個“開放式”的發(fā)展模式中。為此，企業(yè)檔案工作中，需要不斷拓寬企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)的服務(wù)區(qū)域和發(fā)展渠道，為企業(yè)檔案的查詢和研究提供便利，并利用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展優(yōu)勢，進(jìn)一步利用閱覽服務(wù)、電話查詢、QQ咨詢等形式，建立一個信息建設(shè)的發(fā)展平臺。在建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，使企業(yè)檔案室和信息管理部門能夠相互融合。建立“數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理檔案紙質(zhì)文件的存儲和電子文件的收錄，使檔案信息化建設(shè)的發(fā)展更加順暢。

4 企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的若干措施

4.1 結(jié)合測評辦法，細(xì)化精準(zhǔn)工作

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的推進(jìn)，在企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的實(shí)施細(xì)節(jié)上，演變出了一些具體的實(shí)施辦法。其中“因企制宜”就是實(shí)施精細(xì)化測評工作的一項代表。在企業(yè)所涉及的種類和行業(yè)上，存在著較多的綜合性。筆者認(rèn)為在測評工作的推進(jìn)中，應(yīng)該采取最有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的方式和內(nèi)容為最好。企業(yè)管理者應(yīng)該結(jié)合對檔案工作的認(rèn)識，靈活多樣的決定檔案管理的精細(xì)化測評方法。

首先，要明確檔案工作者的具體分工，確定各個職能部門和承包部門，根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模設(shè)計專門的檔案機(jī)構(gòu)，特別是對于一些大型項目設(shè)立專項的檔案室。要在統(tǒng)一精細(xì)化測評方法的基礎(chǔ)上，從檔案服務(wù)、檔案規(guī)范、檔案培訓(xùn)，倡導(dǎo)對企業(yè)檔案工作實(shí)施有針對性的檔案執(zhí)行方法。

其次，企業(yè)行政管理部門要配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員，使各部門和各機(jī)構(gòu)之間的檔案人員相對穩(wěn)定。奠定以檔案部門為核心、各職能和承辦部門為基礎(chǔ)的檔案工作體系，從根本上杜絕生搬硬套和脫離實(shí)際。根據(jù)生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、企業(yè)檔案測評的規(guī)律，分清層次，針對各種企業(yè)提出具體的相對方法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理建設(shè)。

4.2 實(shí)施客觀評價，服務(wù)檔案大局

檔案工作要想獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須要制定一個客觀的檔案工作規(guī)范測評標(biāo)準(zhǔn)。要緊密圍繞檔案工作的方針、目標(biāo)和管理模式，從理論研究方向下手，了解企業(yè)檔案管理測評工作的特色機(jī)制，建立一個客觀合理的評價機(jī)制，進(jìn)一步服務(wù)檔案工作規(guī)范測評的發(fā)展大局。

在評價模式上，要明確企業(yè)歸檔制度，逐步提高檔案利用的效率。在完善檔案工作規(guī)范測評的評價體系上，要從文件的收集、整理、分類、編制檔號、編制目錄等不同的管理手法上，積極建立和保護(hù)檔案的客觀評價制度。企業(yè)行政測評部門要進(jìn)行及時的跟蹤和監(jiān)督制度，以“工分制度”的測評手法，對不同的部門進(jìn)行綜合的評定。一方面要針對于檔案資源的利用價值進(jìn)行改善，加大檔案相關(guān)硬件設(shè)施的資金評分標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，還要制定相應(yīng)的《檔案工作規(guī)范測評評分表》，制定一系列行之有效的規(guī)章制度，讓企業(yè)檔案管理工作有理有據(jù)。

4.3 增進(jìn)多項培訓(xùn)，實(shí)施精準(zhǔn)輔導(dǎo)

為了增進(jìn)企業(yè)檔案工作人員的發(fā)展質(zhì)量，企業(yè)管理者要通過不同形式的培訓(xùn)工作，帶動檔案管理工作的發(fā)展。同時，實(shí)行精準(zhǔn)的輔導(dǎo)。暨把企業(yè)檔案測評工作崗位劃分為不同的類型，然后進(jìn)行相應(yīng)的輔導(dǎo)側(cè)重。例如對于管理類、后勤類和科研類三種檔案工作的考核，要根據(jù)管理類的條理性、科研類的專業(yè)性和后勤服務(wù)類的全面性進(jìn)行測評培訓(xùn)，然后實(shí)施精準(zhǔn)的、再有針對性的檔案業(yè)務(wù)輔導(dǎo)。在鼓勵企業(yè)先進(jìn)檔案工作人員的同時，適度鞭策較為落后的檔案工作人員。

4.4 確立標(biāo)準(zhǔn)一致，做好系統(tǒng)銜接

在檔案工作規(guī)范化測評的實(shí)施上，確立一個公平、平等、合理、科學(xué)的規(guī)范測評十分重要。因此，企業(yè)行政管理部門一方面要加快對企業(yè)內(nèi)部法規(guī)的組織完善，在保護(hù)企業(yè)檔案資產(chǎn)和文化知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，提高檔案工作規(guī)范測評的工作職能，在一定程度上提升企業(yè)檔案的責(zé)任性。要在檔案工作規(guī)范測評的基礎(chǔ)上，將績效考核納入檔案工作規(guī)范測評的整體機(jī)制之中，明確分析檔案工作規(guī)范測評的崗位分值評定辦法，建立適用于企業(yè)檔案工作的競爭機(jī)制，奠定一個系統(tǒng)的考核和銜接基準(zhǔn)。在評定的過程中，要保持考核和被考核之間的激勵作用，通過實(shí)際的交談和溝通，加深員工的競爭力和自信心。

4.5 建立健全確保，維護(hù)檔案安全

要建立一套健全的保護(hù)工作，從檔案工作文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求、收集、保管、堅定、統(tǒng)計等程序上，對檔案工作的安全性和保密性實(shí)行強(qiáng)有力的推動。在做好各項密封留存工作的同時，提出相應(yīng)的責(zé)任追究和處罰措施，從根本上杜絕檔案工作責(zé)任的追究機(jī)制，杜絕發(fā)展檔案泄密、檔案損毀等行為。而對于可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)要在檔案工作的日常中，制定一個良好的管理應(yīng)急預(yù)案，對于可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，要從組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、保障措施、轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等方面，對檔案信息化管理軟件進(jìn)行周期性、階段性的完善，確保紙質(zhì)檔案、電子檔案的存儲、數(shù)據(jù)維護(hù)都保持在可以控制的應(yīng)急范圍上。

5 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)更具自身生產(chǎn)實(shí)際所編研設(shè)計的，它是企業(yè)活動的真實(shí)記錄，表現(xiàn)出了企業(yè)文明程度和發(fā)展方向。隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的理念需要進(jìn)行更新和升級。特別是在當(dāng)前形勢下，很多現(xiàn)代企業(yè)都處于改制分流、重大改革的非常時期，檔案的需求不斷增加。因此，廣大企業(yè)檔案工作人員要進(jìn)一步深化現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展脈絡(luò)，從不同的方面對企業(yè)檔案工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和依法管理。改革創(chuàng)新、開拓進(jìn)取，使檔案工作的規(guī)范化要具備一些必要的發(fā)展特性，以此滿足企業(yè)檔案的發(fā)展和建設(shè)。

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