劉靜

摘要：本文從公司底圖管理的角度，分析信息化手段在檔案管理中的應(yīng)用。提出檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；底圖管理；數(shù)字化

近年來，隨著社會信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，大量數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也在檔案管理中得到推廣應(yīng)用。從存檔為史到用檔為企，數(shù)字檔案成為企業(yè)生產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是企業(yè)發(fā)展重要的無形資產(chǎn)和寶貴資源，是服務(wù)油田和社會的重要保障。

一、底圖管理工作的現(xiàn)狀與問題

底圖是一種原始檔案，其重要性非比尋常，但底圖工作一直以來卻很低調(diào)，究其原因，不外乎以下兩條：

（一）人們長期以來形成的偏見

底圖的工作繁忙而瑣碎，項(xiàng)目常常是一個接一個地來，時(shí)間要求一個比一個地急，而從驗(yàn)收、裁邊、登記，工序卻一點(diǎn)都不能少。為了滿足項(xiàng)目要求，常常還要放棄休息，加班加點(diǎn)地趕時(shí)間，十分辛苦，所以很多人不愿干這項(xiàng)工作。再由于原來簡單的“收、藏、管”的工作模式，導(dǎo)致了“底圖工作是人都能干”這樣一種普遍的認(rèn)識與看法，讓人覺得干底圖工作沒出息、沒出路，這恐怕也是底圖工作難以走出低谷的重要原因。

（二）底圖工作本身發(fā)展的不平衡

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和公司CAD技術(shù)的應(yīng)用，底圖已進(jìn)入了電子存檔時(shí)代，與此形成巨大反差的是，傳統(tǒng)的底圖存檔卻基本沒有脫離原始的手工操作階段。公司檔案管理中心自二十世紀(jì)七十年代成立以來，底圖工作一直在折邊、扎邊這樣一些原始的工序中消耗著大量的人力和時(shí)間，四十年后的今天，底圖工作依然陷于這些原始的繁重之中。這種原始的操作占據(jù)了底圖工作者大量可用以學(xué)習(xí)提高的時(shí)間，從而使底圖工作疲于應(yīng)付繁重生產(chǎn)任務(wù)的需要而不能進(jìn)入更精致的服務(wù)層面。

那些常用的嚴(yán)重破損的透明圖搶救是底圖工作中一個亟待解決的問題。一般破損的透明圖是用透明膠粘貼修復(fù)的，方便快捷又不妨礙閱讀，缺點(diǎn)是時(shí)間一長會脫落，甚至留下痕跡，影響檔案壽命。那些因工作需要而被反復(fù)抽曬的透明圖，經(jīng)過曬圖機(jī)的多次烘烤加上不可避免的人為因素，早已是傷損累累，如果不抓緊時(shí)間利用現(xiàn)代化的數(shù)字掃描技術(shù)把這些珍貴的、瀕危的原始檔案集中起來存入光盤加以保護(hù)，我們的損失可能在不遠(yuǎn)的將來就會體現(xiàn)出來。

二、信息化手段介入對底圖管理的益處

（一）使底圖庫的入庫工作更完整、更準(zhǔn)確

企業(yè)綜合管理一體化平臺上電子文檔的交接與實(shí)物圖紙交接同步進(jìn)行，登記、簽收多次確認(rèn)，可以有效地避免底圖的漏存、多存現(xiàn)象，從源頭上對入庫圖紙進(jìn)行有效的控制。使底圖的利用更方便快捷。因?yàn)榈讏D圖紙是非裝訂保存，圖紙保存進(jìn)密集架以后再抽取利用比較麻煩。但是把所有底圖信息都保存進(jìn)數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查找定位，能迅速準(zhǔn)確的定位所需圖紙所在的庫房位置，節(jié)省了時(shí)間、人力、物力等資源。能更準(zhǔn)確及時(shí)的統(tǒng)計(jì)底圖庫的現(xiàn)有庫存量和有效庫容量，使底圖庫信息更系統(tǒng)，更有層次，為底圖庫的及時(shí)調(diào)整提供準(zhǔn)確的參考。

（二）實(shí)現(xiàn)底圖管理的信息化不可能簡單的一蹴而就，而是需要做大量的工作，比如歷史庫存的登記清理工作

以前沒有電子版本的底圖圖紙，有掃描條件的要及時(shí)掃描入電子庫，沒有掃描條件的要登記目錄入數(shù)據(jù)庫。底圖檔案庫歷史庫存數(shù)量繁多，清理起來比較困難，但歷史庫存圖紙的數(shù)字化、信息化，既有利于圖紙的再利用，又有利于對歷史庫存的系統(tǒng)化。

底圖管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要跟上。信息化就意味著標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，底圖檔案業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，基礎(chǔ)差，這也制約了底圖檔案信息化發(fā)展的水平。因此要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從圖紙規(guī)格、入庫保存程序以及抽取利用方式都要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行。

（三）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案管理信息電子化了。

三、底圖管理信息化所面臨的挑戰(zhàn)

（一）電子文件歸檔管理問題

電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)用相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

（二）數(shù)字化庫房的建設(shè)問題

要想對圖紙進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，就必須建立數(shù)字化庫房。這對底圖庫現(xiàn)有的保存條件是一種挑戰(zhàn)。因?yàn)榈讏D圖紙歸檔和各項(xiàng)工程的進(jìn)度緊密相關(guān)，沒有可以預(yù)知的順序，而底圖存在利用問題，歸檔必須及時(shí)，這樣就導(dǎo)致圖紙存放庫位無序的問題，影響了數(shù)字化庫房的建設(shè)。必須通過每隔一段時(shí)間對庫位的調(diào)整實(shí)現(xiàn)圖紙的有序存放。而這需要進(jìn)一步總結(jié)摸索才能實(shí)現(xiàn)。