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        淺談專(zhuān)項(xiàng)工作檔案的整理

        2017-03-15 18:57:35冷海鷗李冬梅
        科學(xué)與財(cái)富 2017年2期
        關(guān)鍵詞:檔案整理專(zhuān)項(xiàng)

        冷海鷗++李冬梅

        摘 要:在各方面都不斷發(fā)展的今天,人們事業(yè)在發(fā)展,祖國(guó)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展,各方面的檔案也逐漸增多,所以我國(guó)在檔案的統(tǒng)一管理中也順應(yīng)時(shí)代的潮流,擴(kuò)大了檔案收集的范圍,做到檔案收集的每一個(gè)領(lǐng)域都全面發(fā)展,內(nèi)容種類(lèi)齊全,專(zhuān)項(xiàng)檔案就是在這種環(huán)境下慢慢成型,專(zhuān)項(xiàng)檔案就是指在社會(huì)發(fā)展中發(fā)生的一些大事,比如在政治、文化、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域發(fā)生的特大活動(dòng),其中也涵蓋一些社會(huì)性突發(fā)情況事件,比如突然爆發(fā)的傳染性疾病,發(fā)生時(shí),處置中,解決后整合在檔案中都給我們的今后發(fā)展起到了前車(chē)之鑒的作用,不過(guò)在我們身邊的日常工作生活中的還是以一些節(jié)日宣傳活動(dòng)為主。本文淺談專(zhuān)項(xiàng)工作檔案的特點(diǎn),及如何進(jìn)行高效的整理進(jìn)行討論。

        關(guān)鍵詞:專(zhuān)項(xiàng);檔案;優(yōu)化;整理

        專(zhuān)項(xiàng)工作的檔案是在社會(huì)大發(fā)展中衍生出來(lái)的新種類(lèi)檔案,因?yàn)樯鐣?huì)進(jìn)步快了,每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多,這些事情的發(fā)生并不是無(wú)用之談,有些政府舉行的重要活動(dòng),不可能只辦一次,每次進(jìn)行中的記錄檔案整合,就對(duì)下一次的活動(dòng)有著部分經(jīng)驗(yàn)的作用,所以專(zhuān)項(xiàng)工作的檔案整理工作存在著必要性。

        1 專(zhuān)項(xiàng)工作檔案整理的必要性

        應(yīng)時(shí)代的新發(fā)展,社會(huì)中的各項(xiàng)工作進(jìn)展也如日中天,同時(shí)開(kāi)展的一些特殊會(huì)議、活動(dòng)也不斷增加,其中一些活動(dòng)中的記錄,召開(kāi)會(huì)議時(shí)下發(fā)的文件,都是非常重要的社會(huì)資源,對(duì)于突發(fā)的疾病和社會(huì)事件進(jìn)行詳細(xì)記載,歸入檔案,如果以后發(fā)生同樣的情況,調(diào)出相關(guān)檔案進(jìn)行整合即可,專(zhuān)項(xiàng)檔案要做到,分門(mén)別類(lèi)的將專(zhuān)項(xiàng)工作檔案做到條理清楚,借調(diào)查找方便,檔案歸類(lèi)一目了然,方便在資料中吸取經(jīng)驗(yàn),在問(wèn)題之初得出最優(yōu)的處理辦法,為了今后社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步起到前車(chē)之鑒的作用。

        2 專(zhuān)項(xiàng)檔案整理存在的問(wèn)題

        2.1 專(zhuān)項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問(wèn)題

        在某一些專(zhuān)項(xiàng)工作整理成為檔案之后,隨著時(shí)間的推移,科技發(fā)展,人們進(jìn)步,已經(jīng)不是比較特別的案例,或者已經(jīng)被沖破,成為日??梢越鉀Q的范圍,比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感,已經(jīng)國(guó)家編輯傳染病的檔案進(jìn)行管理,那么這一類(lèi)型的檔案該如何整理,是否應(yīng)該從專(zhuān)項(xiàng)檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中,還沒(méi)有明確的規(guī)定。

        2.2 專(zhuān)項(xiàng)檔案有名無(wú)實(shí)

        在檔案的整理過(guò)程中,專(zhuān)項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段,它不像其他檔案類(lèi)別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理,檔案整理人員的不熟練,對(duì)專(zhuān)項(xiàng)檔案范圍的不熟悉,造成了專(zhuān)項(xiàng)檔案整理的有名無(wú)實(shí),往往只整理記錄了,各項(xiàng)會(huì)議中的文件,領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà),一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié),而忽略了一寫(xiě)與社會(huì)相關(guān)事件的,影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件,這樣專(zhuān)項(xiàng)檔案文件的整理,就存在價(jià)值來(lái)說(shuō)與普通檔案毫無(wú)區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)更多的幫助。

        2.3 管理人員工作懈怠

        正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同,具有一定的特殊性質(zhì),環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài),所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠,對(duì)檔案整理工作的懈怠,會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整,整理時(shí),眾多有用的檔案資源被棄用,在信息化飛速發(fā)展的今天,檔案的整理方式也在不斷改變,員工一直保持著老舊的整理,不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法,技能跟不上時(shí)代的腳步,這會(huì)給我國(guó)的檔案帶來(lái)檔案資源滯后的危機(jī)。

        3 專(zhuān)項(xiàng)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

        3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

        目前,許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個(gè)比較清閑的地方,沒(méi)有什么壓力的,甚至有的館員也有這樣的看法,工作機(jī)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的激烈和就業(yè)的壓力對(duì)其構(gòu)不成多大威脅,在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理,忙閑不均,致使有些人工作中無(wú)事閑聊,不思進(jìn)取,這樣就會(huì)極大地挫傷愛(ài)崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干館員的工作積極性。只有壓力才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)力,適當(dāng)?shù)膲毫?huì)產(chǎn)生意想不到的效果,所以,應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會(huì)而臨可能被淘汰的后果,讓其改善工作不思進(jìn)取的局而,同時(shí),也要加大對(duì)工作中的積極肯干、愛(ài)崗敬業(yè)的館員的獎(jiǎng)勵(lì),營(yíng)造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍,使他們能夠看到自己工作的價(jià)值,產(chǎn)生一種成就感和對(duì)樹(shù)立做好本職工作的信心。

        3.2 環(huán)境激勵(lì)

        由于檔案館工作的特殊性,有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換,可使檔案館員保持好奇心和新鮮感,并且崗位的變換,有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象,這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

        3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制

        擁有一支愛(ài)崗敬業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是高校發(fā)展的根本保證,學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入,通過(guò)尊重、信任、關(guān)心檔案人員,并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍,以激發(fā)檔案人員的工作熱情,使他們愉快地為實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo),積極主動(dòng)地工作。

        3.4 為專(zhuān)項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

        站在綜合檔案館的立場(chǎng)上,也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過(guò)程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的,實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過(guò)程的中心,而不是主體?!叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng),就可以專(zhuān)門(mén)設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗,將該項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去,就是說(shuō),即使可以把不少活動(dòng)過(guò)程中形成的文件的核心看成是客體,在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?!边M(jìn)而,筆者認(rèn)為不妨直接為專(zhuān)項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗,如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

        3.5 確檔案收集的范圍和重占,每種形式的檔案分別整理歸檔

        一是必須以本級(jí)文件為主,同時(shí)兼顧上下級(jí)文件;二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表的收集歸檔,其中文書(shū)檔案的整理,原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

        3.6 文件的分類(lèi)

        在整理專(zhuān)項(xiàng)工作檔案時(shí),需注意以下三點(diǎn):第一,原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外,比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案,就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類(lèi);第二,專(zhuān)項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi),一是因?yàn)閷?zhuān)項(xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定,即使分工明確,后來(lái)人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來(lái)諸多不便;二是因?yàn)樵趯?zhuān)項(xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同,干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi),甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來(lái)劃分整理檔案。

        結(jié)束語(yǔ)

        專(zhuān)項(xiàng)檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,具有一定的必然性,它可以結(jié)合社會(huì)的需求,幫助社會(huì)更好的發(fā)展,從多方面整理出的檔案,為今后的相關(guān)活動(dòng)開(kāi)展提供了經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)也因?yàn)閷?zhuān)項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來(lái)更加系統(tǒng)性的升級(jí),在社會(huì)發(fā)展中,專(zhuān)項(xiàng)檔案的整理與群眾息息相關(guān),做好專(zhuān)項(xiàng)檔案的整理,提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭,認(rèn)真的對(duì)待每一件專(zhuān)項(xiàng)檔案,保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性,才能讓社會(huì)發(fā)展更加和諧,更加有條理,為國(guó)家的發(fā)展盡一份力。

        參考文獻(xiàn)

        [1]楊嬋.高校專(zhuān)項(xiàng)檔案管理模式探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(03).

        [2]胡鵬飛.對(duì)高校重大活動(dòng)檔案歸檔工作的思考[J].黑龍江史志,2013(19).

        [3]吳春霞.做好企業(yè)專(zhuān)項(xiàng)工作檔案的收集整理[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2012(06).

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