何文麗

摘 要：電梯安全技術(shù)檔案的管理工作是特種設(shè)備使用單位安全管理的重要基礎(chǔ)，檔案的管理是否科學(xué)規(guī)范，是衡量使用單位特種設(shè)備管理水平的重要尺度，做好電梯安全技術(shù)檔案管理工作，有利于提高單位特種設(shè)備安全管理水平。本文主要針對電梯安全技術(shù)的檔案管理的現(xiàn)狀和檔案普遍不全的原因進(jìn)行詳細(xì)的解析，并且提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電梯；安全技術(shù)；控檔案管理

電梯作為垂直運(yùn)輸工具已成為現(xiàn)代物質(zhì)文明的標(biāo)志之一，是綜合機(jī)電一體化應(yīng)用的復(fù)雜運(yùn)輸設(shè)備。每次關(guān)于電梯安全悲痛事故的發(fā)生，都在給使用特種設(shè)備的單位敲響警鐘。因此，電梯安全技術(shù)檔案的管理與企業(yè)安全生產(chǎn)、職工生命以及財產(chǎn)安全均有著密切的聯(lián)系。電梯安全技術(shù)檔案主要包括：《特種設(shè)備使用注冊登記表》、電梯的詳細(xì)資料、年檢報告、維修記錄、電梯運(yùn)行故障及事故記錄、安裝改造重大維修的有關(guān)資料報告等等。完整的電梯安全技術(shù)檔案能在一定程度上控制了使用單位發(fā)生電梯安全事故的發(fā)生，還能在電梯發(fā)生事故后，成為維修方的根本依據(jù)以及相關(guān)部門落實(shí)責(zé)任的根本憑據(jù)。

1 電梯安全技術(shù)檔案管理存在的問題

近年來，隨著我國城鎮(zhèn)化的推進(jìn)及居民生活水平的提高，電梯已成為百姓生產(chǎn)、生活中不可或缺的垂直交通工具。經(jīng)過大量數(shù)據(jù)分析以及深入調(diào)查后發(fā)現(xiàn)電梯檔案普遍不全的主要原因有兩方面。一是法律法規(guī)不完善，二是部門職責(zé)不清。

1.1 法律法規(guī)不完善

現(xiàn)行電梯資料歸檔工作雖有一定程序規(guī)定，但是由于實(shí)際中購買者并非最終用戶，施工單位只有按照《特設(shè)法》規(guī)定將相關(guān)技術(shù)資料和文件移交給組織驗收的機(jī)構(gòu)。然而《電梯使用管理與維護(hù)保養(yǎng)規(guī)則》（TSGT5001-2009）（以下稱《梯管規(guī)》）規(guī)定的大多數(shù)電梯使用單位——具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)的單位或個人并沒有產(chǎn)生，即無立檔單位。盡管《電梯監(jiān)督檢驗和定期檢驗規(guī)則》（以下稱《梯檢規(guī)》）規(guī)定監(jiān)督檢驗時對施工單位提供的資料由檢驗員進(jìn)行逐項審查確認(rèn)，但檢驗員審查的主體對象是施工單位，至于施工單位是否將審查確認(rèn)后的資料全面移交給使用單位，由誰實(shí)施監(jiān)督，法規(guī)及規(guī)范沒有規(guī)定。雖然《梯檢規(guī)》設(shè)置了定期檢驗中由檢驗員審查使用單位電梯檔案條款，但此時施工單位早已退場，施工組織早已拆散，如發(fā)現(xiàn)電梯檔案不完整，由使用單位向施工單位索要，顯然不現(xiàn)實(shí)、也不可能，由使用單位向制造單位索要施工單位安裝資料也不可能，因此檢驗員定期檢驗中對使用單位電梯檔案條款的監(jiān)督檢查確認(rèn)往往成為一句空話，提出的整改要求也無法得到用戶落實(shí)。歸檔程序頂層設(shè)計上存在的這種真空或斷層，導(dǎo)致目前大量電梯的使用單位沒有辦法取得電梯相關(guān)技術(shù)資料和文件、建不了電梯檔案。

1.2 部門職責(zé)不清

特種設(shè)備行政部門辦理電梯安裝告知書時需要施工單位提供5項資料，辦理使用登記時還需要提供5項資料；施工單位向檢驗機(jī)構(gòu)申請監(jiān)督檢驗時要提供《梯檢規(guī)》中規(guī)定的制造、安裝單位資料目錄清單中全套的資料，并且明確要原件或蓋章的復(fù)印件，否則不予確認(rèn)，至于審查確認(rèn)后的資料如何處理，《梯檢規(guī)》沒有做出具體規(guī)定，因此造成電梯大部分原始資料文件都滯留在檢驗員處或檢驗結(jié)束后不返還當(dāng)作廢紙扔掉，一小部分存入檢驗機(jī)構(gòu)電梯監(jiān)督檢驗檔案中；一些施工單位安裝人員為了今后工作方便，將一部分原始資料文件據(jù)為己有；維保單位借用電梯資料不還現(xiàn)象亦非常突出；一些地方城建檔案部門也將電梯作為建筑物的分部分項工程、將電梯有關(guān)資料納入其歸檔范圍，要求施工單位報送多達(dá)30多種電梯資料，并規(guī)定不提交資料者，工程項目不予以驗收；有些地方開發(fā)商、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、物管辦也將電梯的有關(guān)資料納入本部門的歸檔范圍。由于以上相關(guān)部門爭要電梯資料現(xiàn)象嚴(yán)重，造成一套完整的電梯資料被拆解得七零八落。

一種是使用單位自建項目，雖有檔案管理制度、機(jī)構(gòu)、人員，但由于檔案人員不了解電梯檔案完整性要求，施工單位交什么就收什么，常常只能收集到由施工單位移交的電梯制造單位出廠的部分隨機(jī)文件資料。另一種是代建項目，立檔單位在項目驗收時不存在或未明確，電梯資料一般由工程項目部接受，項目部大部分只按建設(shè)項目管理規(guī)定和《物管條例》要求執(zhí)行，實(shí)際工作中因項目部缺乏專業(yè)人員，決不可能按《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》和《梯檢規(guī)》規(guī)定收集電梯檔案并移交給電梯使用單位。

施工單位從規(guī)避自己責(zé)任出發(fā)，有意不移交施工過程中隱蔽項目、各階段檢查、調(diào)試、測試等大量施工驗收資料，怕留下“把柄”，被“秋后算賬”。更有甚者不交技術(shù)文件，目的是霸占、壟斷維修保養(yǎng)市場，形成技術(shù)壟斷，產(chǎn)生不當(dāng)競爭，日后謀取更大利益。

2 提高電梯安全技術(shù)檔案管理的策略

2.1 完善法規(guī)建設(shè)、消除頂層設(shè)計中沖突

針對電梯這類特種設(shè)備，法規(guī)及安全技術(shù)規(guī)范層面上沒有細(xì)化考慮到電梯使用主體多元化特點(diǎn)。因此，筆者在此呼吁：有關(guān)部門在修訂《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》、《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》和《物管條例》等法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范時應(yīng)充分考慮到電梯使用主體的多元化的特點(diǎn)，在法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范中應(yīng)統(tǒng)一電梯使用單位電梯資料歸檔內(nèi)容要求，消除現(xiàn)行法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范中的沖突。

2.2 加大監(jiān)督力度、依法查處各類違法行為

特種設(shè)備監(jiān)督管理部門要認(rèn)真履行《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》賦予的職責(zé)，對電梯制造商未按照安全技術(shù)規(guī)范的要求提供出廠技術(shù)文件資料的，電梯安裝、改造、修理的施工單位在驗收后三十日內(nèi)未將相關(guān)技術(shù)資料和文件移交特種設(shè)備使用單位的，電梯使用單位未建立特種設(shè)備安全技術(shù)檔案或者安全技術(shù)檔案不符合規(guī)定要求的等各類違法行為，加大監(jiān)督力度，依法嚴(yán)懲。

2.3建立移交目錄清單、落實(shí)審查確認(rèn)環(huán)節(jié)

現(xiàn)階段要盡快按梯型建立國家層面統(tǒng)一的電梯施工移交資料目錄清單，此目錄可作為《特種設(shè)備注冊登記與使用管理規(guī)則》的附件，也可以作為《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》的附件，明確其內(nèi)容和要求，讓制造商、施工單位與使用單位交接資料時有章可循；并設(shè)立三個監(jiān)督環(huán)節(jié)、落實(shí)相關(guān)責(zé)任。三個監(jiān)督環(huán)節(jié)為：一是在監(jiān)督檢驗審查確認(rèn)資料時，由檢驗員審查確認(rèn)資料清單并履行簽字程序，推行原件即時審核即時歸還，對數(shù)量較多的、即時審核有困難的，可在明確接收資料目錄的同時、明確返還資料目錄和返還時間要求；經(jīng)檢驗員審查確認(rèn)簽字的資料清單可作為施工單位與使用單位交接資料依據(jù)；二是特種設(shè)備監(jiān)管部門在對使用單位辦理電梯使用登記時，應(yīng)嚴(yán)格審查使用單位的電梯資料清單，發(fā)現(xiàn)不完整時，可作為對施工單位資料移交不齊全的行政處罰的依據(jù)；三是定期檢驗時，檢驗員應(yīng)嚴(yán)格審查使用單位提供的電梯資料清單。

2.4 區(qū)分主體、正確劃分歸檔范圍

我國現(xiàn)有電梯使用主體的多元化的實(shí)際情況，特提出：電梯由產(chǎn)權(quán)單位購置并直接管理使用的，電梯檔案應(yīng)由產(chǎn)權(quán)單位建檔；電梯由產(chǎn)權(quán)單位購置、授權(quán)或委托他人管理使用的，應(yīng)將檔案劃分為靜態(tài)權(quán)益類和動態(tài)管理類兩種，涉及到靜態(tài)權(quán)益類的資料如購置合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、制造出廠技術(shù)資料、安裝、監(jiān)督檢驗、注冊使用登記資料由產(chǎn)權(quán)單位歸檔，此類檔案需長期保存；動態(tài)管理類的資料，如使用、維護(hù)、年檢中產(chǎn)生的資料由具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)者歸檔，此類檔案只需短期保存。

2.5 推廣電子文件備案、節(jié)約社會資源

對制造商、施工單位通用資質(zhì)文件、同一型號有關(guān)技術(shù)文件、質(zhì)量保證體系人員資源文件應(yīng)推廣電子文件備案。國家可明確要求施工單位提供電子文本審查、電子文件備案；使用單位可實(shí)行電子文件歸檔。實(shí)行電子文本審查確認(rèn)和歸檔的，應(yīng)符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定。

2.6 培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才、促進(jìn)主動利用服務(wù)

電梯用戶不僅要求檔案人員要掌握檔案專業(yè)技術(shù)知識，更要學(xué)習(xí)和了解電梯專業(yè)技術(shù)知識，認(rèn)識到電梯檔案在電梯日常安全運(yùn)行、保養(yǎng)、維修、改造、檢驗、報廢及事故處理中的重要性。只有立足于培養(yǎng)檔案工作人員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)電梯檔案工作人員的工作熱情，努力提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能更好地服務(wù)于安全生產(chǎn)工作。

3 總結(jié)

總而言之，電梯安全技術(shù)檔案是企業(yè)特種設(shè)備安全管理的主要依據(jù)，檔案管理是否具備科學(xué)性，是判定使用單位特種設(shè)備管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。因此，必須要扎扎實(shí)實(shí)做好電梯安全技術(shù)檔案管理的工作，若能夠做好管理檔案這項工作，將會使單位各種設(shè)備安全管理的水平得到有效的提升。

參考文獻(xiàn)

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