[摘 要]電子文件具有真實(shí)性、完整性和有效性。電子文件的歸檔，是指將具有參考價(jià)值和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件?，F(xiàn)如今，辦公自動(dòng)化正在進(jìn)一步擴(kuò)展和不斷地深化，電子文件檔案的管理越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，兼于此，全方面規(guī)范和處理好電子文件檔案的管理工作，就顯得及其重要。

[關(guān)鍵詞]電子文件檔案管理；重要性；方法

建立健全電子文件檔案管理機(jī)制，是檔案部門(mén)和檔案工作者一項(xiàng)責(zé)無(wú)旁貸的任務(wù)。管理好電子文件檔案關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)歷史記憶的長(zhǎng)期保存，極具重要意義。面對(duì)電子文件檔案的大量形成，研究和規(guī)范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長(zhǎng)久保存，這就需要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代，把電子文件檔案管理工作做得更好。

一、歸檔方法

1.保證電子檔案的質(zhì)量。明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等。

2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

3.在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)。

4.適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

二、收集、積累方法

1. 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

3. 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

5. 電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。

三、電子文件的整理

1. 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

2. 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

3. 歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。

四、電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行保管。v1. 檢驗(yàn)。檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

2.檢驗(yàn)項(xiàng)目。 載體有劃痕，是否清潔，有無(wú)病毒。核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

3.移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門(mén)在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

4.保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫度選定范圍： 14℃— 24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

5.存效性保證。每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時(shí)使用拷貝件，利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

8. 統(tǒng)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

五、電子文件檔案管理的重要性

檔案工作者應(yīng)做到對(duì)于流動(dòng)不定的電子文件，掌握它的來(lái)龍去脈，證實(shí)它的真實(shí)可靠，告訴利用者如何在鋪天蓋地的信息中淘出知識(shí)的真金。只有這樣，檔案職業(yè)的地位和檔案工作者的作用才會(huì)獲得應(yīng)有的社會(huì)認(rèn)可。同時(shí)，要結(jié)合工作實(shí)際需要和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，培養(yǎng)電子文件檔案化管理人才，注意招聘一支有檔案管理知識(shí)，有檔案管理專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍，以提高檔案工作人員的整體業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。

確保電子文件檔案安全保管，以便開(kāi)展正常工作。根據(jù)有關(guān)要求，對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工、著錄、確定閱讀范圍并上傳給審核員進(jìn)行審核。文件審核員一般由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任、秘書(shū)科長(zhǎng)擔(dān)任，對(duì)文件報(bào)送員上報(bào)的文件進(jìn)行審核把關(guān)，

在強(qiáng)化電子文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)方面，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定文件報(bào)送員和審核員，由他們具體負(fù)責(zé)本單位電子文件檔案的審核和報(bào)送，做好本單位電子文件檔案的管理、維護(hù)等日常工作。