王玉鵬　陳媛

摘 要 企業(yè)辦公室管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。雖然企業(yè)辦公室管理已經(jīng)形成比較成熟的理論，但隨著技術(shù)的革新，時(shí)代的變化，原先的管理方式會(huì)越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要。若想持續(xù)發(fā)展下去，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生長(zhǎng)久的價(jià)值，除了產(chǎn)品、商業(yè)模式、營(yíng)銷(xiāo)等需要跟上時(shí)代的步伐外，企業(yè)辦公室的管理方式、理念及制度也需要不斷更新升級(jí)。因此，在新環(huán)境下，需要對(duì)企業(yè)辦公室管理不斷地進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 辦公室 管理

很多人希望自己能處理好辦公室員工之間的各種關(guān)系和問(wèn)題，讓企業(yè)的工作效率倍增，提高公司效益。但在管理時(shí)總會(huì)苦于難以解決很多問(wèn)題。下面針對(duì)辦公室管理中的七個(gè)主要環(huán)節(jié)：“招聘、制度、辦公室氛圍、文化、激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)、使命和愿景”做簡(jiǎn)要的論述，希望能對(duì)處于新環(huán)境的企業(yè)有所啟發(fā)。

1人才招聘

為一流的人才花錢(qián)是值得的。一般而言，不能因?yàn)楣陀萌瞬诺馁M(fèi)用太高而放棄，因?yàn)槿瞬趴倳?huì)創(chuàng)造比其工資高得多的價(jià)值。相反，不要花小錢(qián)去雇對(duì)公司幾乎沒(méi)用甚至產(chǎn)生惡劣影響的人，因?yàn)榧幢氵@些人再廉價(jià)，也是公司的多余成本。 雇用與公司價(jià)值觀一致的人，即便雇來(lái)的人不會(huì)一開(kāi)始就贊同公司所有的制度、使命和價(jià)值觀，但至少進(jìn)入公司的人在最主要的價(jià)值觀上應(yīng)該和公司一致，否則即便他能力再?gòu)?qiáng)，早晚都會(huì)出問(wèn)題。要雇用人品和道德良好的人，否則當(dāng)公司和他的利益發(fā)生沖突時(shí)，他的行為不知道將會(huì)對(duì)公司造成多大的傷害?？傊?，按照招聘制度嚴(yán)格篩選，雇用最適合團(tuán)隊(duì)而不是最厲害的人。

2辦公室制度

公司的制度一般存在三個(gè)問(wèn)題：（1）制定時(shí)，管理層在桌子上拍拍腦袋就決定了，并沒(méi)有充分結(jié)合公司最前線(xiàn)的實(shí)際情況來(lái)制定。這樣的規(guī)章制度往往停留在書(shū)面上，員工很難執(zhí)行，沒(méi)法落實(shí)；（2）制度寫(xiě)的很好，停留在嘴和紙面上，沒(méi)有花足夠的功夫或用科學(xué)的方法將其貫徹和落實(shí)；（3）制度寫(xiě)的很好，落實(shí)的也很好。但是沒(méi)有隨著時(shí)代的改變?nèi)ジ律?jí)?，F(xiàn)在市場(chǎng)風(fēng)云莫測(cè)，幾乎沒(méi)有任何一家成功公司的規(guī)章制度能在幾年之內(nèi)保持絲毫不變的，制度應(yīng)該隨著市場(chǎng)的變化而更化。當(dāng)然也不能輕易改變，應(yīng)該通過(guò)科學(xué)的方式來(lái)做出決策，否則很容易被市場(chǎng)淘汰。

3辦公室氛圍

一個(gè)好的辦公室應(yīng)該是一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該有一個(gè)或幾個(gè)“教練”帶領(lǐng)大家，將大家凝聚到一起。教練需要將企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念、使命、團(tuán)隊(duì)文化用很好的方式傳授給大家，使大家運(yùn)用它來(lái)工作。我的個(gè)人建議是：?jiǎn)T工個(gè)人利益應(yīng)與公司的總目標(biāo)保持一致，實(shí)現(xiàn)雙贏。讓大家一起經(jīng)歷完成任務(wù)過(guò)程中的困難和成功時(shí)的喜悅，增強(qiáng)大家的凝聚力和歸屬感。當(dāng)然也可以巧妙地利用演講、活動(dòng)以及培訓(xùn)來(lái)達(dá)到這個(gè)目的。做到不讓團(tuán)隊(duì)里的任何一個(gè)人失敗，不落下任何一個(gè)人。在辦公室營(yíng)造一種沒(méi)有一件事小到不值得去做，沒(méi)有一個(gè)細(xì)節(jié)應(yīng)該被忽略的氛圍。要時(shí)時(shí)刻刻細(xì)致再細(xì)致，認(rèn)真再認(rèn)真。真正做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在自己手中延誤，不讓需要辦理的事情或文件在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同事在我這里受到冷落。讓每個(gè)員工都明白自己的工作內(nèi)容、擁有的權(quán)利、能夠得到的資源支持和應(yīng)盡的義務(wù)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。讓每一個(gè)員工都意識(shí)到，在最艱難的時(shí)候，大家會(huì)相互支撐，不必?fù)?dān)心自己會(huì)孤立無(wú)援。

4企業(yè)文化

企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的靈魂，通過(guò)企業(yè)文化能充分調(diào)動(dòng)員工積極性和創(chuàng)造性。先進(jìn)和優(yōu)秀的企業(yè)文化應(yīng)該具有方向性，能夠提供思想指導(dǎo)、價(jià)值觀、道德和行為準(zhǔn)則、文化知識(shí)、精神養(yǎng)分。既遵循企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展的方向，又承載企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力因子；具有凝聚作用，可以向員工提供一種共同的價(jià)值觀；具有約束力，能使辦公室人員正確地支配和控制自己的行為；具有激勵(lì)作用，激勵(lì)大家為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而奮斗；具有輻射作用，使大家明白只有集體有發(fā)展，員工才能得到更多的利益，讓大家為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)而攜手奮進(jìn)；具有品牌功能，有助于樹(shù)立良好的企業(yè)形象，進(jìn)而對(duì)供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商、投資人、人才、消費(fèi)者形成引力作用。

5激勵(lì)

團(tuán)隊(duì)激勵(lì)能提高大家工作的積極性，能開(kāi)發(fā)員工巨大潛能。研究發(fā)現(xiàn)，一般情況下，人只需要發(fā)揮20%～30%的潛能就能完成工作。如果給予充分的激勵(lì)，就能發(fā)揮到80%～90%，并保持高昂的激情；能起到示范作用，通過(guò)對(duì)優(yōu)秀員工和先進(jìn)事件的表?yè)P(yáng)及獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不良行為的批評(píng)和懲罰，激發(fā)成員的榮譽(yù)感和羞恥感。引導(dǎo)企業(yè)成員樹(shù)立正確的價(jià)值觀、是非觀；能提高大家對(duì)企業(yè)要求的認(rèn)識(shí)，用來(lái)約束和監(jiān)督自己的行為，同時(shí)培養(yǎng)大家的進(jìn)取心和堅(jiān)強(qiáng)的意志，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

6領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)

企業(yè)想做大、做得長(zhǎng)久，必須有企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)幾乎是每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的必修課。領(lǐng)導(dǎo)必須有很高的威望、令人信服的判斷力、對(duì)部下關(guān)懷備至、善于鼓舞人心、能用通俗易懂的語(yǔ)言解釋需要做的事，從而得到他們的信賴(lài)。領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)有一定的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有能預(yù)測(cè)未來(lái)技術(shù)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的能力。應(yīng)培養(yǎng)出自己的一種超越現(xiàn)實(shí)的特殊感覺(jué)。

7企業(yè)使命和愿景

當(dāng)一個(gè)公司沒(méi)有足夠的資源、物質(zhì)、金錢(qián)的時(shí)候，要靠公司的使命和愿景領(lǐng)導(dǎo)大家；要給大家跟你堅(jiān)持干下去的理由，讓大家看到未來(lái)的希望，覺(jué)得現(xiàn)在一切的付出都是值得的；當(dāng)一個(gè)公司發(fā)展穩(wěn)定時(shí)，若想長(zhǎng)久地發(fā)展下去，除了薪資福利之外，還要靠公司的使命和愿景領(lǐng)導(dǎo)大家；當(dāng)一個(gè)公司迷失方向的時(shí)候，依然需要靠企業(yè)的使命和愿景來(lái)找到方向，回歸初心。什么是愿景？愿景是最高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)未來(lái)的設(shè)想，是對(duì)企業(yè)長(zhǎng)的期愿望及未來(lái)的藍(lán)圖。什么是使命？使命是企業(yè)對(duì)社會(huì)發(fā)展做出的承諾，對(duì)自己的定位，是企業(yè)存在的理由。除了現(xiàn)實(shí)之外，還應(yīng)該讓員工對(duì)自己的未來(lái)有想象空間。因此，要給出切實(shí)的升職路線(xiàn)，讓大家朝著這個(gè)方向努力。

綜合來(lái)講，企業(yè)辦公室的管理不僅需要招聘、制度、工資、獎(jiǎng)懲機(jī)制等硬實(shí)力來(lái)約束和管理，還要結(jié)合企業(yè)愿景、使命、文化、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)等軟實(shí)力來(lái)引導(dǎo)和鼓勵(lì)。只有這樣，才能讓辦公室管理高效地為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)和價(jià)值。

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