文/曹 嵩

把握辨證關(guān)系 做好機(jī)關(guān)檔案利用

文/曹 嵩

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。做好機(jī)關(guān)檔案利用工作，機(jī)關(guān)檔案管理部門必須把握好以下五個(gè)辨證關(guān)系。

一、把握好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)與服務(wù)大局的關(guān)系

抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。而圍繞黨委政府的工作大局，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策，為各部門工作，為社會(huì)和人民群眾提供全面、及時(shí)、高效的服務(wù)，是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)與服務(wù)大局辯證統(tǒng)一，互為促進(jìn)。要特別注意克服重建設(shè)、輕使用的傾向，要堅(jiān)持一切基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作圍繞如何提高利用水平，如何積極主動(dòng)地服務(wù)決策、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾來進(jìn)行。為此，機(jī)關(guān)檔案管理部門要一手抓基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，一手抓服務(wù)大局能力提升，為黨和政府的決策服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為人民需要服務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)檔案利用目的。

二、把握好繼承傳統(tǒng)與發(fā)展創(chuàng)新的關(guān)系

在長期的工作實(shí)踐中，機(jī)關(guān)檔案工作形成了一整套行之有效的經(jīng)驗(yàn)做法，必須繼承和長期堅(jiān)持。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案工作還必須不斷改革創(chuàng)新才能永葆青春活力。一方面，多年來我們?cè)跈C(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保護(hù)等方面形成了很多好的管理方式，今后仍將在機(jī)關(guān)檔案管理工作中繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)揚(yáng)。另一方面，以計(jì)算機(jī)為主要手段的現(xiàn)代技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案工作中的使用，減少了工作人員的工作量，提高了工作效率。進(jìn)一步利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，開發(fā)機(jī)關(guān)檔案資源，提高機(jī)關(guān)檔案利用的深度與精度，是以后機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展的必由之路。一手抓傳統(tǒng)管理，一手抓現(xiàn)代化創(chuàng)新管理，是做好機(jī)關(guān)檔案利用工作的基本路徑。

三、把握好被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)的關(guān)系

所謂被動(dòng)服務(wù)，指?jìng)鹘y(tǒng)的接待查詢和咨詢回復(fù)等業(yè)務(wù)工作。所謂主動(dòng)服務(wù)，指機(jī)關(guān)檔案部門主動(dòng)向黨委政府、社會(huì)和本單位人員提供相關(guān)檔案服務(wù)。要做好被動(dòng)服務(wù)工作，這是機(jī)關(guān)檔案室的基礎(chǔ)職責(zé)。要為機(jī)關(guān)檔案利用者創(chuàng)造條件，盡可能地簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，熱情服務(wù)，提供幫助，使查檔者得到滿意的答復(fù)。在被動(dòng)服務(wù)基礎(chǔ)上，要做好主動(dòng)服務(wù)。圍繞黨委政府和本單位中心工作以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，做好機(jī)關(guān)檔案工作的延伸和拓展，最大限度地實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)、對(duì)接服務(wù)、跟蹤服務(wù)。要探索有效管用的服務(wù)形式，包括為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考性、警示性、建議性資料，宣傳機(jī)關(guān)檔案室檔案資料中與當(dāng)前黨委政府及本單位中心工作相關(guān)的、與社會(huì)關(guān)注問題相關(guān)的信息，與機(jī)關(guān)檔案工作優(yōu)秀的兄弟單位開展機(jī)關(guān)檔案工作學(xué)習(xí)交流等。

四、把握好保密與利用的關(guān)系

目前，機(jī)關(guān)檔案管理人員一般都非常重視檔案保密，工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。保密的一個(gè)重要目的是利用，是有時(shí)間、空間限制的利用，光保不用就失去了保的意義。機(jī)關(guān)檔案的利用與保密兩者之間相互對(duì)立，卻又相互統(tǒng)一。一要實(shí)現(xiàn)保密基礎(chǔ)上的利用，利用過程中的保密。要健全和完善檔案查詢、借閱等制度，使檔案利用安全、科學(xué)、規(guī)范。同時(shí)，要根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)收發(fā)、移交、銷毀等各工作鏈條，建立配套的工作措施，加強(qiáng)檢查和考核。二要做好計(jì)算機(jī)環(huán)境下的保密工作。計(jì)算機(jī)環(huán)境下的檔案利用增加了泄密風(fēng)險(xiǎn)，要特別防范。要提高機(jī)關(guān)檔案工作人員的信息技術(shù)水平，特別是計(jì)算機(jī)安全知識(shí)。要健全部門檔案信息系統(tǒng)主體，實(shí)現(xiàn)與外界聯(lián)系渠道的物理隔離和機(jī)制約束。三要加強(qiáng)保密教育。機(jī)關(guān)檔案管理部門既要重視和加強(qiáng)涉密檔案管理，更要注重和強(qiáng)化檔案人員的保密與利用工作思想教育，提高機(jī)關(guān)檔案工作者的政治素養(yǎng)和保密意識(shí)。

五、把握好自我發(fā)展與優(yōu)化外部環(huán)境的關(guān)系

機(jī)關(guān)檔案室常被看作“邊緣部門”。機(jī)關(guān)檔案工作要想有位，重在有為。加強(qiáng)檔案利用就是有效途徑。要處理好自我發(fā)展與優(yōu)化外部環(huán)境的關(guān)系，積極主動(dòng)爭(zhēng)取得到單位領(lǐng)導(dǎo)和單位其他部門的重視和關(guān)心，借助合力推進(jìn)解決檔案工作中存在的困難與問題。要充分利用各級(jí)黨委政府十分重視檔案工作的大好形勢(shì)，利用一切可以利用的宣傳平臺(tái)，大力宣傳檔案工作及其作用，使檔案工作深入人心，形成人人重視檔案、個(gè)個(gè)善用檔案的良好格局。機(jī)關(guān)檔案部門要強(qiáng)化大局意識(shí)，增強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，積極依賴單位內(nèi)外的力量，改變單槍匹馬、孤軍奮戰(zhàn)的境地，通過服務(wù)打造自身發(fā)展大舞臺(tái)。

（作者單位：四平市鐵西區(qū)西鄉(xiāng)衛(wèi)生院）