文/張振義

數(shù)字檔案管理的障礙及對(duì)策

文/張振義

數(shù)字化檔案管理是指將各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片、聲音和影像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等大容量的存貯介質(zhì)上，并通過(guò)各種查詢手段迅速地檢索出所需資料，發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理技術(shù)。如何提高數(shù)字檔案管理的質(zhì)量和效率，使檔案信息價(jià)值最大化，成為檔案管理人員面臨的重大課題。

一、障礙成因

1.觀念滯后。在傳統(tǒng)觀念中，一直存在著為了保管而保管的思想，對(duì)數(shù)字檔案的作用和價(jià)值認(rèn)知不夠，管理方法上也墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。很多單位的信息化程度還處于初級(jí)階段，電子文件完成了運(yùn)轉(zhuǎn)程序后任其自生自滅，認(rèn)為紙質(zhì)文件打印好后保存起來(lái)就萬(wàn)無(wú)一失了，電子文件沒有多大的價(jià)值就不再保存，這樣無(wú)法生成有效的數(shù)字檔案。

2.管理混亂。有的單位雖然意識(shí)到了數(shù)字檔案的重要性，但因?yàn)闆]有切實(shí)有效的管理系統(tǒng)，只是簡(jiǎn)單地將電子文件保存下來(lái)，但完全沒有顧及電子文件的真實(shí)性和可用價(jià)值。有些單位走在信息化的前沿，已經(jīng)設(shè)法探索新的管理方法，但因?yàn)榇鎯?chǔ)格式問(wèn)題，原數(shù)據(jù)格式不夠規(guī)范，數(shù)字檔案統(tǒng)一管理時(shí)，難以轉(zhuǎn)換成規(guī)范統(tǒng)一的格式，轉(zhuǎn)換中會(huì)丟失很多有效數(shù)據(jù)。肩負(fù)保管任務(wù)的檔案管理部門，也常常因?yàn)閿?shù)字檔案的電子化原因而忽略了管理，造成信息遺失。以上出現(xiàn)的數(shù)字檔案不規(guī)范的現(xiàn)象主要根源于檔案管理意識(shí)不足。

3.保管難度大。與紙質(zhì)檔案不同，數(shù)字檔案保存難度較大，環(huán)境和人為因素都會(huì)影響數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性。實(shí)體檔案保存較為簡(jiǎn)便，注意防火、防盜、防蛀、防潮即可，而數(shù)字檔案除此之外還要防磁、防病毒。另外，數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，使用壽命也不同。光盤、磁盤壽命較短，要注意定期轉(zhuǎn)錄、轉(zhuǎn)換介質(zhì)，同時(shí)要做好雙重甚至多重備份。紙質(zhì)檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫(kù)房里，而數(shù)字檔案全天開放，信息資源庫(kù)的安全隱患極大，約有五分之一的新建局域網(wǎng)會(huì)受到病毒的感染和黑客的攻擊。

二、對(duì)策分析

1.轉(zhuǎn)變數(shù)字檔案管理觀念。檔案是對(duì)具有保存和查考價(jià)值的各類文字、圖表、音像的真實(shí)記錄，是重要的基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為中心，以寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)依托的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。數(shù)字檔案最大優(yōu)點(diǎn)是不占空間，將文本直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。容易查詢，在著錄時(shí)不硬性地按照實(shí)體檔案的分類方法人為組卷，不需要檔號(hào)、類目號(hào)，而借助計(jì)算機(jī)技術(shù)虛擬組卷，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在各個(gè)有聯(lián)系的文件目錄和內(nèi)容之間建立聯(lián)系，隨時(shí)自動(dòng)整序，隨意分類組合，省去大量繁瑣的查閱工作。檔案工作者要高度重視檔案工作，了解數(shù)字檔案的意義和價(jià)值，不斷拓展視野，接收先進(jìn)的數(shù)字檔案管理理念，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)及數(shù)字檔案管理對(duì)人類社會(huì)作用的認(rèn)識(shí)，盡快完成從傳統(tǒng)檔案管理到數(shù)字檔案管理的意識(shí)轉(zhuǎn)變。

2.健全完整的管理體系。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣和普及，每個(gè)數(shù)字信息的領(lǐng)域和部門都面臨著數(shù)字資源的安全和保存問(wèn)題，各級(jí)檔案部門應(yīng)該展開合作，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)共享，憑借自身優(yōu)勢(shì)與其他單位和部門合作，充分發(fā)揮聯(lián)動(dòng)效益，并結(jié)合本單位檔案管理體制和人員素質(zhì)水平實(shí)際，制定一套完整實(shí)用的管理方案。為了避免分段和分散管理模式的弊端，應(yīng)將所有電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，由檔案管理部門全程監(jiān)控，統(tǒng)一搭建數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3.對(duì)專業(yè)技術(shù)人才定期培訓(xùn)。很多檔案管理人員并沒有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，大多都是兼職，專業(yè)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，尤其是在管理數(shù)字檔案上，專業(yè)能力上的欠缺就更為凸顯，數(shù)字檔案資料多種多樣，需要分別歸檔，工作龐雜，對(duì)業(yè)務(wù)水平要求較高。這就需要嚴(yán)格篩選專業(yè)性技術(shù)人才，并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技能。尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)和軟件使用等知識(shí)進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案要定期檢查和備份，防止信息損失，定期檢查數(shù)字檔案的保管環(huán)境，添加必要的保存措施，嚴(yán)格控制溫度，避開磁場(chǎng)，對(duì)損毀的數(shù)據(jù)要及時(shí)修復(fù)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。為了保證數(shù)字檔案的信息安全，就需要設(shè)計(jì)出認(rèn)證程序，通過(guò)設(shè)密碼和驗(yàn)證碼來(lái)控制預(yù)覽，并需要設(shè)計(jì)防火墻來(lái)加強(qiáng)保護(hù)。

（作者單位：東遼縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）