文/李 群

國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策

文/李 群

根據(jù)2015年國土資源部與國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《國土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，國土資源業(yè)務(wù)檔案主要包括土地管理、地質(zhì)礦產(chǎn)、地質(zhì)環(huán)境、不動產(chǎn)登記以及國土資源執(zhí)法監(jiān)察、行政復(fù)議訴訟等五大類別。國土資源業(yè)務(wù)檔案，是指在國土資源專項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。為滿足國家檔案信息化建設(shè)需要，國土資源業(yè)務(wù)檔案正在向數(shù)字化改革邁進(jìn)，為國土資源業(yè)務(wù)檔案的管理、查詢和利用提供了便利，更好地發(fā)揮了國土資源檔案在社會發(fā)展中的作用。

一、國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.有效保護(hù)檔案原件。國土資源業(yè)務(wù)檔案調(diào)檔利用頻率高，許多宗地圖紙是采用手風(fēng)琴式折疊保管的，反復(fù)查閱、復(fù)印，容易造成折疊部分?jǐn)嗔?、污損，影響檔案的準(zhǔn)確性和分辨率，對檔案本身造成巨大損害。檔案數(shù)字化后，可以通過調(diào)閱數(shù)字檔案來替代直接借閱檔案原件，減少了對原始檔案的損壞，能夠更好地保護(hù)檔案。

2.提高檔案利用效率。國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)了原始影像信息與業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)一，檔案的利用將不會受到時間、地域以及孤本的限制，真正實現(xiàn)了檔案資源的信息共享，能夠?qū)崿F(xiàn)異地調(diào)閱檔案或者數(shù)個檔案利用主體同時調(diào)閱，擴(kuò)大了檔案的利用空間，提高了利用效率，也極大地提升了國土資源部門的服務(wù)質(zhì)量。

3.整合檔案信息資源。一宗土地要經(jīng)歷選址立項到上報審批，再到后期的掛牌、招標(biāo)、出讓，最后到土地使用權(quán)屬證件的辦理等程序。這使得國土資源檔案歸檔周期較長。因此，只有將不同時間段、不同業(yè)務(wù)部門相互關(guān)聯(lián)的國土業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行有機(jī)整合，才能如實、完整地展現(xiàn)國土檔案信息。國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，將不同時間段的檔案信息通過多媒體、數(shù)據(jù)以及計算機(jī)技術(shù)，形成完整有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，將檔案信息資源有機(jī)整合起來，提高國土資源檔案現(xiàn)實應(yīng)用價值。

二、國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化存在的問題

1.文本檔案數(shù)量大。目前，許多國土資源管理部門的檔案管理還以文本檔案為主，電子檔案只占很少的一部分，并沒有完全實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。一般，市級國土資源檔案管理部門每年地籍檔案的入庫量就有1萬多宗，建設(shè)用地類的卷宗也有四、五百卷，對這些檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，任務(wù)十分艱巨。

2.“軟”、“硬”件需改善。目前，省、市級國土部門紛紛建立了自己的檔案管理信息中心，無論是檔案室?guī)旆?、計算機(jī)、掃描儀等硬件，還是數(shù)字化檔案管理軟件等方面都有較大改觀。但與數(shù)字化要求相比，還有較大差距，數(shù)據(jù)庫、與其他部門的信息共享尚未完全建立，無論是硬件還是軟件方面，都還難以有效滿足國土資源業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化要求。

3.復(fù)合型人才匱乏。目前，很多國土資源業(yè)務(wù)檔案管理還沒有正式的機(jī)構(gòu)編制，從事檔案業(yè)務(wù)工作的大多是從辦公室等綜合部門借調(diào)的，也有部分離退休人員返聘的，真正的檔案專業(yè)性人才少之又少，懂檔案、國土資源業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏，無論是專業(yè)技術(shù)還是綜合素能都難以滿足當(dāng)前國土資源檔案數(shù)字化現(xiàn)實需要。

三、國土資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化對策

1.加快檔案數(shù)字化處理。國土資源部門要高度重視檔案數(shù)字化工作，加快推進(jìn)檔案信息電子化進(jìn)程，尤其是歷史遺留文本檔案較多、任務(wù)較重的國土資源部門，要安排專人負(fù)責(zé)，必要時可以委托社會專業(yè)機(jī)構(gòu)，共同做好檔案數(shù)字化工作，加快對“歷史存量”較多的文本檔案的數(shù)字化，消除“歷史包袱”，為后續(xù)檔案數(shù)字化工作奠定扎實基礎(chǔ)。

2.加快檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化是“數(shù)字國土”的現(xiàn)實需要，有條件的機(jī)構(gòu)要建立專門的數(shù)字檔案室和檔案數(shù)據(jù)庫，給予檔案工作更多的支持，撥付專項資金用于添購先進(jìn)的數(shù)字化儀器設(shè)備。把檔案數(shù)字化與土地申報、審批等主要業(yè)務(wù)進(jìn)行網(wǎng)上銜接，將檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間的數(shù)據(jù)接口對應(yīng)起來，在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后，可以直接形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)信息。強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識，嚴(yán)格執(zhí)行《國土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，進(jìn)一步完善檔案管理的制度化和規(guī)范化，出臺檔案數(shù)字化應(yīng)用和管理制度，積極推進(jìn)依法治檔工作。

3.加快復(fù)合型人才培養(yǎng)。加強(qiáng)國土資源檔案管理人員培訓(xùn)，既要培養(yǎng)他們的檔案專業(yè)知識，也要做好國土資源業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，還要掌握一定的數(shù)字化專業(yè)知識（如GPS、GIS、RS技術(shù)）。此外，還要培養(yǎng)他們?nèi)娜鉃槊穹?wù)意識，甘于平凡、耐得住寂寞、愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識以及勤勉敬業(yè)的創(chuàng)新意識，讓他們牢固樹立安全意識和保密意識。

（作者單位：洮南市國土資源局）