文/譚玉瓊

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理研究

文/譚玉瓊

醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院管理及醫(yī)療活動過程中形成的具有保存價值的歷史記錄和生產(chǎn)資料。醫(yī)院檔案的內(nèi)容豐富，種類繁多，涉及醫(yī)院的黨群、行政管理、科教、設(shè)備、基建、人事管理、財務(wù)等，其范圍也由初期的文書檔案、科研檔案、照片檔案等逐步發(fā)展到了病歷檔案、實物檔案、聲像檔案、計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。

檔案數(shù)字化是指應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等各種現(xiàn)代技術(shù)手段，把紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)的介質(zhì)文件和已經(jīng)歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織為有序的檔案數(shù)字信息庫，從而實現(xiàn)對檔案信息資源的收集、管理和利用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院的信息化（HIS）水平顯著提高，各類醫(yī)院廣泛采用了醫(yī)院信息系統(tǒng)，進(jìn)一步推動了醫(yī)院檔案的數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)和管理。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的意義

1.推動了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，大量重要的文件資料、醫(yī)療技術(shù)探索以及反映改革的各項重要成果都成為檔案管理的重要對象，做好這些檔案的收集、整理、編研又會為改革的發(fā)展提供重要的現(xiàn)實參考和智力支持。例如，我國出臺了《醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革近期重點實施方案（2009-2011）》，其中就提出要在全國逐步建立統(tǒng)一的電子健康檔案。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案是電子病歷和電子健康檔案的重要基礎(chǔ)，也是建立全國統(tǒng)一的電子健康檔案的重要憑證和依據(jù)。因此，做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作，能夠多渠道、多角度地全面收集醫(yī)療改革信息，以電子化的方式保存、管理、輸出信息資料，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革決策提供重要的第一手資料，助推醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革向縱深發(fā)展。

2.強(qiáng)化了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理。目前，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗信息系統(tǒng)（LIS）、醫(yī)學(xué)影像管理系統(tǒng)（PACS）以及辦公自動化系統(tǒng)（OA）在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，綜合性醫(yī)療機(jī)構(gòu)的已經(jīng)從傳統(tǒng)的管理模式逐步向數(shù)字化集成管理模式轉(zhuǎn)變。在此發(fā)展過程中會形成大量的以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理滿足了信息化時代醫(yī)院精細(xì)化管理的現(xiàn)實需要。醫(yī)院的檔案數(shù)字化能夠為各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的網(wǎng)絡(luò)交流、人才交流、醫(yī)療技術(shù)信息共享等提供了便利，也使得遠(yuǎn)程會診、實時的病案資料查詢和應(yīng)用成為可能。此外，檔案管理數(shù)字化可以為醫(yī)院的科學(xué)化、精細(xì)化管理提供所需要借鑒的成功經(jīng)驗。在檔案的數(shù)字化編研過程中，優(yōu)秀的編研成果能夠幫助醫(yī)院管理者充分汲取前人的優(yōu)秀管理經(jīng)驗，提升醫(yī)院的管理現(xiàn)代化水平和自身的管理能力。

3.促進(jìn)了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。檔案數(shù)字化管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展的現(xiàn)實需要，對于檔案事業(yè)自身發(fā)展具有積極意義。醫(yī)院的檔案信息量大，涉及的內(nèi)容涵蓋了黨建、行政、科研、醫(yī)療等方方面面。檔案查詢、利用頻繁，數(shù)字化后，記錄在紙質(zhì)上面的信息通過各種格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式，查閱、利用檔案時就會避免對原始檔案損壞，提高使檔案利用效率。醫(yī)院檔案數(shù)字化后，查閱、使用檔案只需要在檔案信息目錄庫中輸入相關(guān)信息，即可查詢到所需要的檔案資料。此外，數(shù)字化還可以實現(xiàn)檔案不同主體之間的相互傳閱，不受原文無法共享的約束，提高了檔案的利用效率和查閱速度。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問題

（1）存儲介質(zhì)對檔案數(shù)字化完整性的影響。從目前醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理來看，常用到的存儲載體主要有光盤、磁盤和硬盤。這些存儲介質(zhì)容易在使用、儲存過程中因外力劃傷、溫度、濕度等環(huán)境因素的影響導(dǎo)致存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)丟失或損毀。此外，光盤、磁盤以及硬盤一旦保存不當(dāng)或存儲的介質(zhì)出現(xiàn)問題，數(shù)字化檔案文件將難以修復(fù)或修補(bǔ)，導(dǎo)致電子文件丟失，影響了數(shù)字化檔案信息的完整性和有效性。（2）信息可操作性對數(shù)字檔案安全性的影響。數(shù)字化檔案的后期利用一般通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，檔案數(shù)字化信息容易被復(fù)制、修改和刪除，增加了信息的安全性的隱患。（3）數(shù)字檔案開發(fā)較為薄弱。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理人員多是分布于各業(yè)務(wù)科室的兼職人員，數(shù)字化檔案管理的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，醫(yī)院檔案開發(fā)和利用效果不理想，醫(yī)院檔案數(shù)字化編研成果較少，也制約了檔案數(shù)字化工作。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對策

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理應(yīng)堅持的原則是：個性多元、交流便捷、簡易包容、獨特交互、受眾準(zhǔn)確、受眾面廣，滿足用戶需求，發(fā)揮醫(yī)院檔案特殊功能。其核心模塊包括醫(yī)院檔案管理、數(shù)字化處理、數(shù)字化認(rèn)證、查詢、檢索、統(tǒng)計、備份、系統(tǒng)維護(hù)和檔案流通等。具體來說，做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理應(yīng)做到：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，推進(jìn)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。做好這項工作的前提是醫(yī)院的管理者高度重視，注重軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要把數(shù)字化檔案管理提上重要議事日程，納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，成立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)日常檔案數(shù)字化宣傳工作，在全院上下營造重視檔案數(shù)字化的濃厚工作氛圍。加大醫(yī)院數(shù)字化檔案的軟硬件建設(shè)，一方面，加大硬件建設(shè)投入力度，為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理提供必備的設(shè)備，如數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)等等，建立專門的辦公場所。另一方面，要為數(shù)字化檔案管理配備先進(jìn)的檔案管理軟件、語言處理軟件以及操作軟件。必要時可以與第三方合作，結(jié)合醫(yī)院自身實際開發(fā)出符合自身發(fā)展需要的專門的檔案管理軟件。如添購條形碼識別軟件、縮微技術(shù)，應(yīng)用ACDSEE.9或10軟件等。最后，要健全醫(yī)院數(shù)字化管理制度，通過科學(xué)、嚴(yán)密的制度保障醫(yī)院數(shù)字化檔案工作的順利開展。例如，要嚴(yán)格遵照2017年3月1日實施的新的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），進(jìn)一步完善《醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度》。

2.嚴(yán)格管理，加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程控制。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理包括了確定檔案收集范圍、前端控制、質(zhì)量管理和安全防范等四個過程。確定鑒定范圍。并非所有的室藏紙質(zhì)檔案都需要進(jìn)行數(shù)字化處理，應(yīng)從醫(yī)院檔案的價值性、破損性、開放性程度以及搶救性原則等綜合考慮，確定醫(yī)院數(shù)字化檔案范圍。前端控制。檔案管理人員要深入各業(yè)務(wù)科室一線，積極主動地介入到文件、檔案的形成時期進(jìn)行管理，追蹤文件的制成、印發(fā)和后期的歸檔，直至檔案的數(shù)字化形成，從歸檔文件的前、中、后所有時期的進(jìn)行質(zhì)量把控，保證數(shù)字化檔案的真實性、完整性和與實體檔案的關(guān)聯(lián)性。質(zhì)量管理，是指做好數(shù)字化檔案流程的質(zhì)量管理，重點是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中要嚴(yán)格遵循檔案號和頁號流程，避免遺漏，保證圖像文件的清晰度，以及文件存儲格式（如圖片常用的是JPGTIFF格式，文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式，音像文件常采用MPEG、AVI格式，聲音文件WAV、MP3格式等）規(guī)范。安全防范，是指做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的檔案安全工作，主要是做好磁盤、光盤、磁帶等數(shù)字檔案載體的安全性。對數(shù)字檔案載體要定期進(jìn)行檢測和拷貝，例如磁性載體的數(shù)字檔案要做到每2年檢測一次，光盤4年檢測一次，光盤上的數(shù)字檔案每10年轉(zhuǎn)錄一次等，防止數(shù)字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入影響，通過數(shù)據(jù)備份、設(shè)置訪問權(quán)限等辦法確保檔案數(shù)字化的信息存儲、傳輸、維護(hù)、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。

3.注重培養(yǎng)，培育數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理能否取得預(yù)期實效的關(guān)鍵因素之一。首先，醫(yī)院檔案管理者要有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建檔、管檔的思維和意識，要把檔案數(shù)字化與醫(yī)療、科研放在同等重要的位置，把電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，列入醫(yī)院信息管理工作總體規(guī)劃中，嚴(yán)格檢查和考核。其次，要對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化培訓(xùn)，重點是加強(qiáng)對各種數(shù)字設(shè)備、軟件的使用培訓(xùn)，提升他們現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平和能力。既要注重培訓(xùn)的廣度，對醫(yī)院的臨床業(yè)務(wù)科室、行政管理崗位以及具體承辦人員進(jìn)行培訓(xùn)，又要注重培訓(xùn)的深度，重點是加強(qiáng)檔案管理人員，尤其是數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計算機(jī)技術(shù)人員的檔案數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)。最后，注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。隨著醫(yī)院規(guī)模越來越大，檔案數(shù)字化人才不足制約了檔案數(shù)字化工作的開展，除了加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的管理、培訓(xùn)外，還要積極引入具有熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和檔案專業(yè)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供源源不斷的智力支持和人才保障。

結(jié)語

檔案建設(shè)與醫(yī)院的發(fā)展是一體的，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理對于推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用。在信息化發(fā)展的大背景下，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員要與時俱進(jìn)，主動融入數(shù)字化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，讓更多的組織和個人在數(shù)字化檔案管理中受益。

（作者單位：廣東醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院）