文/張會秋

檔案信息化建設思考

文/張會秋

檔案信息具有原生態(tài)、系統(tǒng)性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進、發(fā)展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價值。加快檔案信息化建設是社會發(fā)展的客觀需求，是檔案管理的發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)卷宗管理為主，儲存于庫房之中，利用時手工查閱，費時費力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴重限制了檔案作用的有效發(fā)揮。

第一，重視不夠。一些單位對檔案管理投入不足，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件有待進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創(chuàng)新，干部隊伍建設需要進一步提高。

第二，管理難度大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管對保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強度、查閱頻率等都會影響檔案壽命，還有諸如火災、水災、地震等一些自然因素也會嚴重威脅檔案的安全。

第三，利用不便。查檔時，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據(jù)目錄標示到庫房中查找檔案原件，費時費力，增加了利用者等待時間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實現(xiàn)檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級黨委、政府和社會各方面情況的真實記錄，是促進各項社會事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級黨委、政府的重要職責。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：在新的形勢下，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，要把數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

要實現(xiàn)檔案管理信息化，需要全社會共同努力，各級黨委和政府要以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡和平臺，積極推進檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡，開展遠程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務惠及廣大人民群眾。

檔案信息化建設本質(zhì)是檔案管理模式從檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容數(shù)字化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)存儲管理檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案、數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。當前，亟需對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲、分類、查閱等變得方便快捷。

第一，要加強制度建設。各級黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構(gòu)和制度，明確檔案管理人員的職責任務。要定期學習有關(guān)檔案管理的法規(guī)、制度，及時制定、修改適合本地本部門的檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，促進檔案資源建設標準化、規(guī)范化和共享化。加大檔案人才培訓力度，充實穩(wěn)定檔案隊伍，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，更新知識，提高技能，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。

第二，要加強設施建設。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費和設備，建立設備齊全、功能完善的計算機房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務器和數(shù)據(jù)存儲器，建立良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、檔號、密級等進行靈活檢索。還要配備復印機、掃描儀等先進設備，實現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描，為檔案數(shù)字化提供保證。加強對各種系統(tǒng)和軟件的學習和開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)絡建設及信息資源開發(fā)利用的目標。

第三，要加強安全管理。實現(xiàn)以數(shù)字化管理為主要內(nèi)容的檔案信息化管理模式，做好檔案復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。

第四，要建立懲治機制。逐步建立健全對違反檔案法律、法規(guī)行為的懲治機制，對檔案違法違規(guī)行為依法依規(guī)予以懲處，以此強化管理人員及其他違反檔案法規(guī)人員依法管檔、依規(guī)用檔的意識。

總之，實現(xiàn)檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動檔案信息化建設是當前及今后一個時期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當然，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，不會一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時俱進、創(chuàng)新方法，積極推動檔案信息化建設，跟上時代步伐，使檔案工作更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

（作者單位：松原市寧江區(qū)水利局）