文/武玉瑩

檔案信息化建設(shè)途徑與實踐

文/武玉瑩

醫(yī)院要實現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展，就需要對檔案資源進行合理利用，并全面推進醫(yī)院檔案管理的信息化。文章以江蘇省吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院作為研究重點，闡述了加強檔案信息化建設(shè)的具體途徑，希望為檔案信息化建設(shè)提供有價值的參考。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院中的重要作用

在科技快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是勢在必行的，醫(yī)院檔案信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院管理質(zhì)量的全面提升。醫(yī)院檔案信息化對于醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展也十分關(guān)鍵。醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平是對醫(yī)院自身發(fā)展規(guī)模及醫(yī)學(xué)水平進行衡量的重要指標(biāo)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院在自身宣傳方面的關(guān)鍵性營銷策略。由此可見，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院經(jīng)營與發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實意義。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實際需求解構(gòu)

在信息時代背景下，醫(yī)院管理工作一定程度上提高了自動化辦公的水平。OA辦公系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中，全面增強醫(yī)院的辦公效果，節(jié)省了支出的成本。然而，醫(yī)院檔案信息化水平不高，對醫(yī)院檔案開發(fā)和利用產(chǎn)生了不利影響。由此可見，積極推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)十分重要，同樣也是適應(yīng)檔案工作發(fā)展的重要途徑。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)正逐漸成為醫(yī)院檔案管理工作開展的必然要求，醫(yī)院要予以高度重視。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體途徑

1.強化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建理想的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分重要，同時也是構(gòu)建諸多體系的重要條件。現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運用，能夠建立健全局域服務(wù)網(wǎng)與公眾服務(wù)網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，對于發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)窗口的重要作用。與此同時，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)確保硬件設(shè)施的完整性配置，包括安全防護設(shè)備，以免受到電磁干擾致使信息內(nèi)容的泄漏。在軟件方面，不僅要采購經(jīng)常使用的信息軟件，而且要對軟件進行自主性地研發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院特色數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫。需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺，對信息技術(shù)進行合理運用，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案口徑的統(tǒng)一性，實現(xiàn)對電子檔案集中統(tǒng)一性管理。

2.提高數(shù)據(jù)處理速度，以全面增強醫(yī)院檔案工作效率?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案種類，主要可以劃分成紙質(zhì)與電子兩種形式。在檔案資源數(shù)量不斷增加的背景下，一定要提高數(shù)據(jù)處理的速度，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的有效轉(zhuǎn)化，以保證檔案信息資源存儲的質(zhì)量，確保檔案在收集、鑒定與整理等方面提高工作效率。但是，因為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理工作難度較大，所以必須要設(shè)置專業(yè)崗位，為其提供資金與技術(shù)等方面支持，進一步推動檔案工作的有效性開展。

3.重視電子歸檔，提高檔案信息的存儲力度。在檔案信息化管理資源方面，電子文件發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。所以，必須要對電子文件的存儲、管理與分類進行嚴(yán)格規(guī)范，以保證電子文件的歸檔實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與程序化。在醫(yī)院各科室形成電子文件以后，需要對其進行整理，并且以標(biāo)準(zhǔn)化的文檔格式轉(zhuǎn)交至檔案室。通過技術(shù)處理措施形成只讀性文件，對文件原始結(jié)構(gòu)進行全面保護，提高電子文件自身的可靠性，進而被當(dāng)作醫(yī)院的檔案信息。另外，在標(biāo)示出歸檔以后，檔案管理工作人員需要將其轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式，確保檔案信息內(nèi)容具有明顯的通用性，最終將其輸入到檔案數(shù)據(jù)庫中。

4.加強檔案工作隊伍的建設(shè)。在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)能力的作用十分關(guān)鍵。所以，醫(yī)院需要針對檔案管理工作人員開展教育培訓(xùn)工作，并且組織其參與到交流研討及進修班活動當(dāng)中，為其提供更多的機會接觸現(xiàn)代化檔案知識和檔案信息軟件。建立并健全激勵機制，采用薪資激勵等多種方式來鼓勵檔案管理工作人員實現(xiàn)自我完善，全面提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識與信息素養(yǎng)，進而更好地滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實際需求。

檔案信息化建設(shè)在我國正處于起步階段，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也正處于摸索階段，要保證醫(yī)療界的檔案信息化建設(shè)更加完善，就展開深入地研究。

（作者單位：江蘇省蘇州市吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院）