文/王 慧

檔案管理信息化的創(chuàng)新與思考

文/王 慧

檔案管理信息化，是指檔案管理從紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲(chǔ)模式過(guò)渡和轉(zhuǎn)變的過(guò)程。包括應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等。就要不斷推動(dòng)檔案管理改革創(chuàng)新進(jìn)程，切實(shí)提高檔案管理工作水平，探究檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

一、檔案管理信息化的重要性和必要性

檔案管理信息化是在遵循相關(guān)部門(mén)規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，對(duì)信息的管理十分嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。與傳統(tǒng)的手工操作、紙質(zhì)檔案管理相比，檔案管理信息化可使檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、檢索和查閱更為便捷，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量大幅提高，便于檔案信息傳遞和共享，促進(jìn)檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)和利用。對(duì)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化的模式可以對(duì)電子檔案、電子文件進(jìn)行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。

二、檔案管理信息化的創(chuàng)新

首先，要從創(chuàng)新服務(wù)理念著手。不能僅用固有的模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，要不斷提升自身和部門(mén)的創(chuàng)新能力，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要適時(shí)建設(shè)滿足信息化時(shí)代的創(chuàng)新人才隊(duì)伍，使相關(guān)檔案管理人員具備足夠的理論知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)和掌握新時(shí)代信息化管理手段，積極總結(jié)管理工作經(jīng)驗(yàn)，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案材料在信息時(shí)代的使用價(jià)值。

其次，要從創(chuàng)新管理方式著手。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)需要明確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的發(fā)展方向。建設(shè)數(shù)字檔案并不是單一的某個(gè)檔案，而是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)若干檔案群體進(jìn)行連接，將所有檔案群體的信息進(jìn)行緊密結(jié)合，從而形成有機(jī)的整體，能夠有效地完成信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化和管理過(guò)程的一體化。在進(jìn)行檔案工作時(shí)，要以網(wǎng)頁(yè)或網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)站對(duì)電子文件實(shí)施管理與利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、自動(dòng)化、法制化和規(guī)范化。

最后，要從拓展服務(wù)領(lǐng)域著手，真正實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)社會(huì)化、檔案管理產(chǎn)業(yè)化和信息資源共享化。信息化的進(jìn)步推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的服務(wù)面也逐漸擴(kuò)大，由原來(lái)的單一對(duì)象服務(wù)逐步趨于社會(huì)化。隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，逐步形成了一條以檔案信息收集、處理、存儲(chǔ)、檢索和服務(wù)為一體的產(chǎn)業(yè)化道路。為更有效地發(fā)揮檔案信息的作用，各企業(yè)要相互配合、共同努力，建立一個(gè)聯(lián)合目錄，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享和信息交流。

三、推進(jìn)檔案管理信息化的對(duì)策

1.完善檔案管理制度體系。一是制定檔案管理制度。按照國(guó)家檔案管理工作的有關(guān)法律規(guī)定，緊跟科技信息化發(fā)展，引入專業(yè)的檔案管理軟件，運(yùn)用信息化檔案管理方式，制定出符合本部門(mén)實(shí)際的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理人員在信息化建設(shè)管理工作中有法可依、有章可遵。二是制定信息監(jiān)督制度，從而規(guī)范員工工作行為，提高工作責(zé)任心，建立起安全、高效、完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題，并督促工作人員進(jìn)行改正。

2.提升檔案管理責(zé)任意識(shí)。要加強(qiáng)檔案管理重要性的普及教育，不斷提高職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度和積極性，進(jìn)一步提升工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。定期開(kāi)展檔案管理知識(shí)、檔案管理規(guī)章制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)不斷地補(bǔ)充學(xué)習(xí)來(lái)提高工作人員的整體意識(shí)。與此同時(shí)，還要增強(qiáng)部門(mén)其他工作人員的責(zé)任意識(shí)，不能僅靠檔案管理人員的一人之力，要使全體工作人員都認(rèn)識(shí)到檔案存儲(chǔ)的重要性，從檔案產(chǎn)生最原始的環(huán)節(jié)提高重視，應(yīng)存盡存，確保無(wú)遺漏。

3.確保檔案系統(tǒng)安全運(yùn)行。部分檔案具有一定的保密性，檔案信息是具有一定歷史價(jià)值的記錄，有些可以作為法律依據(jù)，一旦被篡改或者丟失，對(duì)國(guó)家、對(duì)集體和個(gè)人都會(huì)出現(xiàn)很大損失。這就要求我們，必須要保證電子檔案信息在檔案封裝過(guò)程、傳輸過(guò)程、整理和歸檔過(guò)程、保管和利用的整個(gè)過(guò)程中的信息安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案安全級(jí)別的嚴(yán)格劃分和明確標(biāo)識(shí)，對(duì)用戶采用制定不同級(jí)別、享有不同權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)，以便更好地進(jìn)行安全控制。對(duì)于重要信息，要及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵、硬件損壞或自然災(zāi)害等因素對(duì)檔案信息造成損壞。

（作者單位：公主嶺市外派勞務(wù)服務(wù)中心）