文/傅永珍

高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方案與云計(jì)算的運(yùn)用分析

文/傅永珍

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校在實(shí)際檔案管理項(xiàng)目建立和運(yùn)行過程中，傳統(tǒng)陳舊的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目在實(shí)際應(yīng)用過程中，也要充分融合云計(jì)算過程，依托網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立更加有效的系統(tǒng)化處理模式和管理層級(jí)。本文從高校檔案管理項(xiàng)目的運(yùn)行現(xiàn)狀分析入手，簡(jiǎn)要闡釋了基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理的優(yōu)勢(shì)和關(guān)鍵技術(shù)，并對(duì)其運(yùn)行模式展開了討論，旨在為相關(guān)項(xiàng)目管理人員提供有價(jià)值的參考建議。

一、高校檔案管理項(xiàng)目的運(yùn)行現(xiàn)狀

目前，我國多數(shù)高校在檔案管理項(xiàng)目運(yùn)行過程中，始終沿襲傳統(tǒng)的管控模型，主要分為以下三種模式。

其一，主要是利用現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)模式。在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行集中處理的過程中，是檔案管理人員和檔案利用人員進(jìn)行面對(duì)面交流，且管理項(xiàng)目主要在高校檔案館內(nèi)進(jìn)行操作。檔案使用人員要將自己的身份信息以及所需要的檔案申請(qǐng)面對(duì)面直接交與檔案管理者，檔案管理人員則需要依據(jù)申請(qǐng)人員的申請(qǐng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)提供檔案。在這個(gè)過程中，全程都需要申請(qǐng)人親自到場(chǎng)。這也是目前高校檔案服務(wù)的主要模式，這種面對(duì)面進(jìn)行檔案交接的方式優(yōu)勢(shì)在于能直接審核身份信息等基本要素，一定程度上提高了整體項(xiàng)目運(yùn)行以及檔案的安全性。但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中，其缺點(diǎn)也較多，受到空間和時(shí)間的束縛，異地用戶需要大費(fèi)周章地到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)才能進(jìn)行辦理，遠(yuǎn)程需求得不到滿足，直接導(dǎo)致檔案的利用效率下降。

其二，主要是利用電郵商務(wù)模式。其中包括電話確認(rèn)，郵件傳送或者是傳真?zhèn)魉?，需要相關(guān)使用人將基本信息直接通過通信設(shè)備傳遞給檔案管理人員，檔案管理人員在對(duì)信息進(jìn)行核查后，利用相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行信息的及時(shí)回傳。正是基于通信設(shè)備，檔案的實(shí)際管理工作能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程溝通和交流，遠(yuǎn)程用戶的檔案需求能夠得到有效滿足，也一定程度上優(yōu)化了檔案利用效率。但是，這種服務(wù)模式在實(shí)際應(yīng)用過程中，若不能有效進(jìn)行身份認(rèn)證，或者是信息回復(fù)不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致信息的傳遞過程存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

其三，主要是利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，能借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)站資料下載，并且能充分滿足遠(yuǎn)程服務(wù)要求。

二、基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理優(yōu)勢(shì)和關(guān)鍵技術(shù)

1.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理優(yōu)勢(shì)。在高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目建立和運(yùn)行過程中，相關(guān)技術(shù)人員要針對(duì)實(shí)際問題進(jìn)行集中處理，充分發(fā)揮云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和管理效率，確保云計(jì)算的可行性得到有效落實(shí)。正是基于高校檔案管理項(xiàng)目發(fā)展，利用云計(jì)算管理模式能一定程度上滿足節(jié)約成本以及統(tǒng)一規(guī)范的需求，并且能借助相應(yīng)的管控措施放大整體運(yùn)行維度和實(shí)際效果。另外，運(yùn)用云計(jì)算進(jìn)行高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，能實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，充分發(fā)揮云端的力量，為教學(xué)、科研以及高校文化交流方面提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。利用云計(jì)算項(xiàng)目，能有效升級(jí)整體服務(wù)項(xiàng)目的水平，在保證操作程序簡(jiǎn)化的同時(shí)，也減少了繁瑣的登錄和復(fù)制時(shí)間，確保整體信息服務(wù)項(xiàng)目切實(shí)有效。

2.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)關(guān)鍵技術(shù)。在利用云計(jì)算進(jìn)行高校檔案管理項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)技術(shù)人員要針對(duì)具體問題進(jìn)行集中管控，確保管理結(jié)構(gòu)和管理維度的有效性，提高技術(shù)模型的完整度。第一，相關(guān)技術(shù)要保證銜接標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。要對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)庫的整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行深度分析，對(duì)設(shè)計(jì)方案以及檢索語言等基本情況進(jìn)行綜合處理。由于部分學(xué)校會(huì)針對(duì)檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行加密操作或者是用戶身份識(shí)別，所以只有掌握技術(shù)結(jié)構(gòu)和銜接制度，才能保證資源整合的有序性。第二，要提升遠(yuǎn)程服務(wù)技術(shù)的高效性。在建立統(tǒng)一銜接標(biāo)準(zhǔn)后，要對(duì)檢索技術(shù)進(jìn)行整合，借助云計(jì)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和歸納，確保數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同字段以及索引的準(zhǔn)確，要保證云技術(shù)系統(tǒng)能對(duì)各個(gè)檔案館的原檢索系統(tǒng)功能進(jìn)行集中完善。第三，要從網(wǎng)絡(luò)安全入手，提升技術(shù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性。技術(shù)人員要針對(duì)高校檔案網(wǎng)中的實(shí)際操作模型和操作結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)化分析，確保相應(yīng)的腳本結(jié)構(gòu)和CGI程序能實(shí)現(xiàn)有效的頁面交互。尤其是數(shù)據(jù)采集過程，只有保證云計(jì)算安全補(bǔ)丁的有效性，才能及時(shí)檢測(cè)系統(tǒng)中的安全隱患，在提高檔案使用效率的同時(shí)，一定程度上滿足整體項(xiàng)目的安全需求。

三、基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目的運(yùn)行模式

在高校檔案服務(wù)模式建立的過程中，要將云計(jì)算項(xiàng)目作為重要的運(yùn)行維度和管理支點(diǎn)，確保管理模型貼合實(shí)際需求，消除不同區(qū)域高校之間存在的的信息壁壘，一定程度上有效整合和組織不同區(qū)域高校的檔案資源，從而更好地為社會(huì)服務(wù)。用戶需求信息得到有效地傳遞，是整個(gè)項(xiàng)目發(fā)展的基本訴求。借助云計(jì)算的平臺(tái)能夠統(tǒng)一共享互助服務(wù)項(xiàng)目，形成精確的一站式服務(wù)模型。值得一提的是，云服務(wù)模式能有效地將同性質(zhì)或同區(qū)域的高校連接在一起，形成高校信息聯(lián)盟。

1.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之資源平臺(tái)。借助云計(jì)算運(yùn)行機(jī)制，在高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目建立過程中，要對(duì)資源平臺(tái)給予高度重視，其是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，決定了運(yùn)行維度和基本的檔案管理質(zhì)量，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理的基本框架平臺(tái)，也從根本上解決了高校數(shù)字檔案信息增多以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有所缺失的問題。資源平臺(tái)也稱為云資源，能實(shí)現(xiàn)異地檔案存儲(chǔ)和集中管理，在實(shí)現(xiàn)個(gè)性化以及智能化服務(wù)項(xiàng)目的同時(shí)，保證信息的完整度。另外，資源平臺(tái)能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行集中整理和統(tǒng)計(jì)，不僅能實(shí)現(xiàn)有效分類和提取，也能減少重復(fù)性文件的存儲(chǔ)概率，在提高檢索效率的基礎(chǔ)上，有效地升級(jí)了服務(wù)質(zhì)量。

2.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之管理平臺(tái)。管理平臺(tái)是對(duì)云計(jì)算高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行管控的主要媒介，是整個(gè)系統(tǒng)的“大腦”。無論是服務(wù)模式還是溝通路徑，都需要借助云管理的集中調(diào)控，才能確保信息維度和運(yùn)行結(jié)構(gòu)的有序性。首先，要針對(duì)用戶提出的檔案需求進(jìn)行集中分析和審核，確保信息的有效性和完整度；管理平臺(tái)能對(duì)信息的使用頻率進(jìn)行集中的處理和數(shù)據(jù)收集，能有效規(guī)避信息檢索時(shí)多余信息的負(fù)擔(dān)，提升信息查詢的完整度和效率。其次，要對(duì)用戶的信息進(jìn)行集中管理。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)用戶的提取信息進(jìn)行集中的收集，對(duì)其瀏覽喜好和利用方向進(jìn)行綜合管理，確保形成有效的用戶使用信息體系，有針對(duì)性地推送有效信息和檔案。最后，借助管理平臺(tái)對(duì)整體運(yùn)行項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌處理和管控，生成有效的管理報(bào)告，以便于相關(guān)高校對(duì)信息的使用效率和使用維度進(jìn)行集中處理和統(tǒng)計(jì)。

3.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之認(rèn)證平臺(tái)。在云計(jì)算高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目管理過程中，身份認(rèn)證是非常重要的參數(shù)之一，相關(guān)管理人員要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)身份信息進(jìn)行綜合處理，不僅要設(shè)置不同的使用權(quán)限，也要對(duì)涉及個(gè)人信息的檔案進(jìn)行加密處理。例如，高校的內(nèi)部文件，只能是相應(yīng)的學(xué)校部門管理人員進(jìn)行查閱，個(gè)人信息檔案只能個(gè)人查閱，公開性文件需要對(duì)身份進(jìn)行驗(yàn)證后進(jìn)行查閱等。認(rèn)證平臺(tái)是對(duì)信息進(jìn)行保護(hù)和綜合管控的平臺(tái)，需要相關(guān)檔案查閱人員根據(jù)大學(xué)的學(xué)號(hào)、工號(hào)、身份證號(hào)等基本信息條件進(jìn)行驗(yàn)證，從而有效地調(diào)取相應(yīng)信息。也就是說，認(rèn)證平臺(tái)是整個(gè)項(xiàng)目的安全防護(hù)網(wǎng)，能保證信息不會(huì)出現(xiàn)惡性泄露。

4.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之支付平臺(tái)。在對(duì)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行深度管理后，也有部分高校借助支付平臺(tái)形成有效的資源運(yùn)營模式。主要是高校財(cái)務(wù)部門和云服務(wù)的支付部門聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)便捷和快速的結(jié)算方式，有效維護(hù)了檔案查詢過程中用戶和高校自身的利益。

除此之外，還有后續(xù)服務(wù)平臺(tái)，其能對(duì)相關(guān)終端服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。

總而言之，將云計(jì)算項(xiàng)目和高校檔案遠(yuǎn)程管理項(xiàng)目結(jié)合在一起，能充分提升整體管理過程的實(shí)效性，保證檔案資源得到有效利用和集中處理，充分發(fā)揮云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：廣東省廣州市廣播電視大學(xué)）