陳皎嬌

（重慶科技學(xué)院 重慶 401331）

高校工會(huì)檔案管理能力提升措施探討

陳皎嬌

（重慶科技學(xué)院 重慶 401331）

為了解決高校工會(huì)檔案管理能力提升的問(wèn)題，采用調(diào)研法和訪談法，分析了高校工會(huì)檔案管理中存在的問(wèn)題，重新挖掘了高校工會(huì)檔案的重要作用，重新完善了高校工會(huì)工作歸檔的主要范圍，得出了提升高校工會(huì)檔案管理能力的四個(gè)有效措施。

高校 工會(huì) 檔案管理

工會(huì)檔案是反映記述工會(huì)活動(dòng)和工作的重要載體，是重要的信息資源，是工會(huì)組織的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。工會(huì)檔案管理水平是工運(yùn)事業(yè)發(fā)展程度的重要標(biāo)志。高校工會(huì)檔案是高校工會(huì)組織直接記述和反映高校工會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)、教代會(huì)各項(xiàng)工作的第一手材料。它涵蓋著工會(huì)組織維護(hù)教職工權(quán)益、推進(jìn)民主管理、推動(dòng)建設(shè)和諧校園、凝聚教職工力量為學(xué)校發(fā)展作出貢獻(xiàn)的各個(gè)方面。它也是學(xué)校全心全意依靠教職工辦學(xué)、落實(shí)民主管理制度、維護(hù)教職工權(quán)益、共享學(xué)校發(fā)展成果的充分佐證和信息印證。因此，高校工會(huì)檔案管理工作具有十分重要的作用，是新形勢(shì)下高校工會(huì)工作的重要組成部分。

通過(guò)調(diào)研法和訪談法，選取了重慶市幾所文、理科普通本科院校工會(huì)組織從檔案收集、整理、保存、開(kāi)發(fā)、利用等環(huán)節(jié)入手進(jìn)行調(diào)研，對(duì)這幾所高校的工會(huì)專兼職干部及分管領(lǐng)導(dǎo)就檔案管理現(xiàn)狀和認(rèn)識(shí)進(jìn)行訪談，發(fā)現(xiàn)目前高校工會(huì)檔案管理普遍存在的一些問(wèn)題。

一、高校工會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題

1. 工會(huì)干部檔案管理意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)和宣傳不夠。工會(huì)作為群眾性工作組織，工會(huì)干部特別是基層工會(huì)干部往往是兼職的，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高校工會(huì)檔案工作直接記述和反映工會(huì)工作，是高校檔案管理工作的重要組成部分，做好高校工會(huì)檔案管理工作，對(duì)高校工會(huì)工作的開(kāi)展和工運(yùn)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。對(duì)此，工會(huì)干部認(rèn)識(shí)不夠，往往覺(jué)得工會(huì)工作不重要，比較不注意保存在平時(shí)工作中產(chǎn)生的原始工會(huì)工作檔案資料，也不甚清楚哪些材料需要?dú)w檔，哪些材料需要移交上級(jí)檔案管理部門(mén)。這就出現(xiàn)了一些問(wèn)題，如教職工節(jié)日慰問(wèn)品發(fā)放、困難補(bǔ)助、福利經(jīng)費(fèi)發(fā)放、會(huì)籍會(huì)費(fèi)等，變成了無(wú)據(jù)可依。因此，必須加強(qiáng)對(duì)工會(huì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，充分認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案工作的重要性[1]41。

2. 工會(huì)檔案歸檔范圍不夠完善，收集力度不夠。根據(jù)調(diào)研，工會(huì)檔案一般都是列入黨群類檔案，工會(huì)一般都是黨群類目錄下的二級(jí)目錄，有明確的三級(jí)類目和對(duì)應(yīng)保管期限。但實(shí)體分類法中工會(huì)檔案類目劃分太籠統(tǒng)，是一個(gè)基礎(chǔ)性的指導(dǎo)意見(jiàn)，可適應(yīng)當(dāng)時(shí)高校的普遍工會(huì)檔案歸檔的基本要求，但并不能完全適應(yīng)新時(shí)期下普通高校工會(huì)工作發(fā)展的特點(diǎn)和需要，一些新的工會(huì)工作內(nèi)容特別是二級(jí)基層工會(huì)的一些內(nèi)容應(yīng)該被包括在歸檔范圍之內(nèi)。且根據(jù)不同高校工會(huì)工作的開(kāi)展情況，歸檔范圍可以有重點(diǎn)和普通的區(qū)別，這需要根據(jù)高校實(shí)際情況進(jìn)行具體規(guī)定，工會(huì)工作開(kāi)展好的高?？梢园褮w檔范圍的覆蓋面增大，從而為充分地開(kāi)發(fā)和利用工會(huì)檔案打下基礎(chǔ)。

3. 工會(huì)檔案管理信息化程度不高，開(kāi)發(fā)利用不夠。信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，編研和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，如何利用信息化的手段，加強(qiáng)檔案的編研和開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，是一個(gè)值得研究的課題。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，工會(huì)檔案管理存在著信息化程度普遍不高的問(wèn)題，表現(xiàn)為工會(huì)電子檔案的保存意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息化工作專業(yè)程度不夠，不利于開(kāi)發(fā)和利用。隨著工會(huì)工作的發(fā)展和高校擴(kuò)招后教職工人數(shù)的增多，工會(huì)工作量激增，再加上現(xiàn)代高校普遍把校務(wù)公開(kāi)、民主管理和依法治校提到一個(gè)很高的層次上，這對(duì)工會(huì)檔案工作提出了新的要求。

4. 工會(huì)檔案工作人員專業(yè)水平不高，作用發(fā)揮不夠。工會(huì)工作人員一般都是兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案工作培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)能力。由于專業(yè)水平不高，可能造成該歸檔的沒(méi)歸，該收集的資料沒(méi)收集，該保存移交的檔案未及時(shí)移交，甚至造成檔案的遺失和損毀。也有的工會(huì)干部責(zé)任心很強(qiáng)，檔案資料保管也很完整，但因?yàn)槿狈χ笇?dǎo)和學(xué)習(xí)，保管不夠科學(xué)，類目交叉重疊，材料重復(fù)繁雜，沒(méi)有經(jīng)過(guò)去粗取精、去偽存真的整理過(guò)程，沒(méi)有及時(shí)與上級(jí)工會(huì)檔案管理部門(mén)對(duì)接，也沒(méi)有及時(shí)向上級(jí)部門(mén)移交，檔案信息資源沒(méi)有得到共享，利用效率低下，作用體現(xiàn)不明顯。

二、完善高校工會(huì)檔案的歸檔范圍

高校工會(huì)有服務(wù)、教育、參與、建設(shè)四項(xiàng)基本職能。在此過(guò)程中形成的文件資料按其重要性經(jīng)過(guò)遴選就形成了工會(huì)檔案。但因?yàn)槎鄶?shù)高校工會(huì)組織是獨(dú)立的法人，工會(huì)有獨(dú)立的財(cái)務(wù)和資產(chǎn)，且新時(shí)期下工會(huì)工作有了新的特點(diǎn)，因此，在國(guó)家教育委員會(huì)發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（教辦〔1993〕429號(hào)）的基礎(chǔ)上，參照2006年國(guó)家檔案局公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)），結(jié)合高校工會(huì)檔案工作的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該增加工會(huì)資產(chǎn)登記冊(cè)、工會(huì)工作年鑒、婦女工作材料、困難職工材料、職工大病保險(xiǎn)資助及醫(yī)療互助基金申報(bào)材料、工會(huì)教代會(huì)下設(shè)專門(mén)委員會(huì)工作材料、工會(huì)所獲獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀實(shí)物檔案等，使高校工會(huì)檔案的歸檔范圍更加完善和適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，便于更加完整科學(xué)地保存各類工會(huì)檔案，為維護(hù)教職工民主權(quán)利和切身利益提供保障，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)。

三、高校工會(huì)檔案的重要作用

1. 高校工會(huì)檔案是高校工會(huì)自身形象和工人組織價(jià)值形態(tài)建設(shè)的依據(jù)參考和歷史借鑒。高校工會(huì)檔案真實(shí)地記述和反映了高校工會(huì)組織在維護(hù)職工權(quán)益、落實(shí)民主管理、凝聚人心力量、共建和諧校園等方面發(fā)揮的重要作用和取得的突出成績(jī)，記錄了高校工會(huì)組織履行“維護(hù)、參與、建設(shè)、教育”四項(xiàng)基本職能的工作情形和發(fā)展軌跡[2]43。通過(guò)工會(huì)檔案，我們可以了解工會(huì)工作的特點(diǎn)、性質(zhì)、規(guī)律及發(fā)展形勢(shì)。通過(guò)研究分析高校工會(huì)檔案，可以比較全面地掌握高校工會(huì)工作的歷史沿革和發(fā)展情況，更好地總結(jié)高校工會(huì)自身形象和工人組織價(jià)值形態(tài)建設(shè)的成敗得失，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和高校工會(huì)組織建設(shè)提供依據(jù)參考和歷史借鑒。

2. 高校工會(huì)檔案是高校工會(huì)組織建設(shè)和作用發(fā)揮的直接反映和載體。高校工會(huì)檔案是隨著高校工會(huì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展和職責(zé)的落實(shí)而形成的，是自然形成的基層材料。高校工會(huì)檔案記錄了高校工會(huì)組織發(fā)展建設(shè)軌跡，體現(xiàn)了高校工會(huì)組織為維護(hù)教職工權(quán)益和助推高校建設(shè)發(fā)展作出的貢獻(xiàn)，為高校工會(huì)自身建設(shè)和不斷完善功能提供各種歷史依據(jù)和線索。工會(huì)檔案工作人員通過(guò)對(duì)工會(huì)信息的多渠道全方位收集和整理形成的工會(huì)基層檔案，成為工運(yùn)研究的基礎(chǔ)來(lái)源材料和工會(huì)工作開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)積累借鑒的重要手段。

3. 高校工會(huì)檔案是教職工參與高校民主管理為學(xué)校建設(shè)貢獻(xiàn)力量的過(guò)程體現(xiàn)和反映。工會(huì)檔案是工會(huì)組織和高校的寶貴精神財(cái)富。工會(huì)在維護(hù)職工合法權(quán)益、宣傳勞模標(biāo)兵先進(jìn)典型、監(jiān)督學(xué)校民主管理、推進(jìn)民主政治建設(shè)等方面發(fā)揮著積極而重要的作用，工會(huì)檔案承擔(dān)著全面完整記述的重要任務(wù)。工會(huì)檔案中有相當(dāng)多的比重記錄了工會(huì)組織團(tuán)結(jié)和動(dòng)員教職工圍繞高校育人工作中心，凝心聚力，開(kāi)拓創(chuàng)新，建功立業(yè)，服務(wù)大局，以主人翁的姿態(tài)參與學(xué)校建設(shè)發(fā)展的過(guò)程中，它是廣大教職工會(huì)員的勞動(dòng)價(jià)值體現(xiàn)和寶貴全力付出，體現(xiàn)和反映了教職工在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮的主力軍作用。

四、提升高校工會(huì)檔案管理能力的有效措施

如何提升高校工會(huì)檔案管理能力，加強(qiáng)工會(huì)檔案的編研和利用，充分發(fā)揮好工會(huì)檔案的作用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，自覺(jué)服務(wù)于高校教職工和高校的教學(xué)科研工作，是值得研究的問(wèn)題。綜合以上分析，本文認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面全面提升工會(huì)檔案管理能力。

1. 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，增強(qiáng)工會(huì)干部檔案管理意識(shí)。高校工會(huì)是高校教職工自愿結(jié)合的工人階級(jí)群眾組織，主動(dòng)接受上級(jí)工會(huì)組織和學(xué)校黨委的領(lǐng)導(dǎo)，高校工會(huì)檔案工作應(yīng)堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持中國(guó)特色社會(huì)主義道路。增強(qiáng)工會(huì)干部檔案管理意識(shí)，通過(guò)網(wǎng)頁(yè)和展板等多種宣傳手段展示工會(huì)工作成績(jī)，展示教代會(huì)代表履職情況，展示學(xué)校民主管理的成果，展示校務(wù)公開(kāi)和依法治校的成果，展示會(huì)員風(fēng)采；組織會(huì)員學(xué)習(xí)工會(huì)檔案管理法律法規(guī)，依法維護(hù)教職工的合法權(quán)益，大力宣傳高校師德、師風(fēng)先進(jìn)事跡和勞模的典型事跡，使高校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到工會(huì)在引導(dǎo)教育職工、凝聚人心、建設(shè)和諧校園方面的作用和重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工會(huì)工作的重視，從而更好地支持工會(huì)檔案工作，發(fā)揮工會(huì)檔案應(yīng)有的作用。

2. 進(jìn)一步完善工會(huì)檔案歸檔范圍，加大收集力度。由于工會(huì)檔案種類繁多，形式多樣。一些有條件的高校，如一些設(shè)立了檔案館的高校，可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定專門(mén)的工會(huì)檔案實(shí)體分類法和工會(huì)檔案工作規(guī)范。特別是要重視二級(jí)基層工會(huì)的檔案工作指導(dǎo)和收集，加大基層工會(huì)檔案工作考核力度。一些高校每年都召開(kāi)二級(jí)教代會(huì)或工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)，辦理二級(jí)教代會(huì)提案，建有二級(jí)教職工之家，開(kāi)展二級(jí)分工會(huì)教職工慰問(wèn)活動(dòng)，開(kāi)展二級(jí)分工會(huì)和工會(huì)小組教職工文體活動(dòng)，形成基層工會(huì)特色和亮點(diǎn)，形成了基層第一手的工會(huì)工作材料。這些工作資料直接反映了基層工會(huì)工作情況，應(yīng)該引起足夠的重視。

3. 加強(qiáng)工會(huì)檔案信息化建設(shè)，做好編研與開(kāi)發(fā)利用工作。我們?cè)跈n案收集齊全完整的基礎(chǔ)上，應(yīng)著力加大信息化建設(shè)力度，特別注意保存圖片資料，與一些重要的工會(huì)文體活動(dòng)和晚會(huì)視頻一起，可攝制刻錄成光盤(pán)，永久保存?？梢园压?huì)會(huì)員管理系統(tǒng)和高校人事管理部門(mén)的人事管理系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)起來(lái)，進(jìn)行會(huì)籍確認(rèn)和會(huì)費(fèi)核算；又如建有職工醫(yī)療互助基金的高?？砂鸦ブ鸬穆毠⒓永U費(fèi)情況與人事數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接，方便查詢和管理。積極開(kāi)展編研活動(dòng)，結(jié)合專題工作，編輯各種專題匯編檔案，對(duì)工會(huì)檔案進(jìn)行深層次的發(fā)掘和加工，包括編輯《教工》雜志和工會(huì)大事記、工會(huì)會(huì)員會(huì)籍檔案、工會(huì)年鑒材料、工會(huì)困難職工檔案、工會(huì)組織及會(huì)員榮譽(yù)檔案、勞模檔案等，為檔案利用者提供便捷、實(shí)用、便于查閱和傳輸?shù)臋n案信息資源。

4. 提升工會(huì)檔案工作人員的專業(yè)水平，發(fā)揮好工會(huì)檔案的作用。工會(huì)檔案工作人員在收集整理好工會(huì)檔案后，應(yīng)集中交學(xué)校檔案管理部門(mén)管理。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工會(huì)檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平[3]107。如工會(huì)財(cái)務(wù)檔案和資產(chǎn)檔案非常重要，工會(huì)作為獨(dú)立法人，有自己的財(cái)務(wù)賬戶，有自己的工會(huì)資產(chǎn)，一般都設(shè)有自己的會(huì)計(jì)和出納。財(cái)務(wù)工作獨(dú)立，資產(chǎn)賬目也是獨(dú)立的，必須依照相關(guān)的財(cái)會(huì)和資產(chǎn)檔案管理辦法和制度來(lái)管理好這兩類特殊而重要的檔案。因此，在進(jìn)行工會(huì)檔案管理時(shí)必須依照學(xué)校及上級(jí)工會(huì)組織的相關(guān)管理規(guī)定，務(wù)必使工會(huì)檔案工作規(guī)范有序，做到“有檔必歸、有文必檔”，加強(qiáng)工會(huì)檔案管理制度建設(shè)，加強(qiáng)工會(huì)檔案隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，發(fā)揮好工會(huì)檔案應(yīng)有的作用和功能。

[1]陳國(guó)卿.淺議工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]山西檔案，2013（07）.

[2]趙桂香，董艷輝.工會(huì)檔案在工會(huì)工作中的應(yīng)用[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2011（04）.

[3]王耀萍，王麗娟.淺談如何加強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理工作[J]管理研究，2013（07）.

G271

A

2016-12-08

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.19

重慶科技學(xué)院工會(huì)2015年重點(diǎn)科研課題“高校工會(huì)檔案管理研究”（GJ2015001）。

陳皎嬌，碩士，重慶科技學(xué)院工會(huì)辦公室主任，館員，研究方向?yàn)闄n案學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)、教育學(xué)。