米軍

（遼寧中醫(yī)藥大學 沈陽 110032）

高?？萍紮n案管理存在的問題與對策

米軍

（遼寧中醫(yī)藥大學 沈陽 110032）

高?？萍紮n案是高?？萍既藛T通過科學實驗和調(diào)查而形成的各種技術(shù)性資料和研究成果，是高校智力成果的集中體現(xiàn)，也是衡量高校綜合科研發(fā)展水平的重要標準。本文對高?？萍紮n案管理存在的主要問題進行了剖析，并從提高歸檔率、強化科技檔案管理人員素質(zhì)以及提高科技檔案管理質(zhì)量方面進行了相應的對策思考。

高校檔案 科技檔案 對策

隨著十八大以來我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的深入實施，科技創(chuàng)新成為我國經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展和綜合國力提升的重要支撐力量，重大科研成果推陳出新，推動了我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。目前，我國科研成果中超過60%是由高?？蒲袡C構(gòu)承擔的，高?？蒲兴匠蔀橥苿游覈萍妓桨l(fā)展的重要力量?？萍紮n案是高校檔案管理中的核心內(nèi)容，是對高校科研活動的真實客觀的記錄，是高?？蒲谐晒募蟹从?，高校科研檔案的發(fā)展可以不斷滿足高?？蒲袃r值成果的綜合利用。當前，我國高校對科技檔案管理的重視逐步加強，教育部出臺了相關(guān)法規(guī)來強化高校科技檔案的建設(shè)管理，但高?？萍紮n案的服務性和創(chuàng)新性發(fā)展仍嚴重不足，無法滿足信息化時代和大數(shù)據(jù)條件下對高?？萍紮n案發(fā)展的需要，無法充分發(fā)掘高?？萍紮n案的價值優(yōu)勢。因此，如何充分解決高?？萍紮n案發(fā)展中的“瓶頸”問題，提升高?？萍紮n案管理的水平是值得認真探討的問題。

一、高?？萍紮n案管理存在的主要問題

1.集中歸檔保管難度大。高?？萍紮n案是高校進行各種課題研究后所形成的技術(shù)檔案，按照目前高?？萍紮n案的管理辦法要求，科研部門負責對科技檔案進行統(tǒng)一的立卷，并將有價值的科研信息進行分類并交由檔案管理部門統(tǒng)一管理。由于高?？萍紮n案中包括了大量科研成果和實驗數(shù)據(jù)，負責課題研究的專家或教師擔心研究成果在交給檔案管理部門后，存在保管不善而導致的科研數(shù)據(jù)被泄露或者科研成果被剽竊的問題，因而不愿意主動上交自己所承擔的科研項目的檔案信息，甚至部分科研人員將技術(shù)成果據(jù)為己有，移為他用，為個人謀取私利。這種現(xiàn)象不僅對高?？蒲袡n案規(guī)范管理帶來了較大的影響，而且也容易導致高?？萍假Y源的流失，造成高校無形資產(chǎn)的損失，嚴重影響高?？萍脊ぷ鞯恼w利益。從硬件角度來看，高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備較為落后，儲存空間嚴重不足，特別是一些管理條件較差的高校，難以對各種電子檔案進行長期的保存。同時，檔案管理部門在高校屬于非重點管理部門，難以有效地協(xié)調(diào)各個學院和科研部門及時進行歸檔。

2.科技檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一?？萍紮n案管理人員不僅需要較高的檔案管理專業(yè)水平，更需要具有一定的科研管理水平。由于高校的科研單位分門別類，較為繁雜，學科的覆蓋面較廣，跨學科聯(lián)合課題研究較多，這些特點都使得高校的科研檔案具有一定的復雜性和綜合性。以地質(zhì)行業(yè)為例，科技檔案就包括了底圖、巖石標本、地形圖等，需要檔案保管人員能夠進行基本的識別，并進行基本的信息歸類，進而才能有效進行檔案的保管和利用。從現(xiàn)有的科技檔案管理的人員結(jié)構(gòu)來看，文科出身的科技檔案管理人員具有較為扎實的檔案管理經(jīng)驗，但缺乏科研工作的積累，而理科出身的科技檔案管理人員，具有一定的科研工作的能力和水平，但缺乏專業(yè)的檔案管理能力。因此，需要綜合平衡檔案管理人員的技術(shù)特長，進行相應的培訓，提高其科技檔案管理的能力。但目前從高校實際情況來看，普遍對檔案管理重視不足，檔案管理人員的后續(xù)教育培訓開展較為滯后，各種培訓和科研交流的機會往往傾向于重點學科的專業(yè)教師，造成了目前高校科研檔案的管理人員學歷層次普遍較低，知識結(jié)構(gòu)水平較為單一，面對較為復雜的科技檔案管理往往力不從心。因此，對高?？萍紮n案管理人員進行多層次和雙重知識結(jié)構(gòu)培訓勢在必行。

3.科技檔案質(zhì)量不高。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作和一般檔案管理工作區(qū)別不大，往往認為能夠及時全面地將科技檔案資料進行歸檔，科技檔案工作就達到了應有的質(zhì)量水平。因此，高校往往只重視對科技檔案的收集和管理，注重檔案的完整性，提高檔案的歸檔率。雖然這些措施可以從一定程度上滿足科技檔案管理的完整性要求，但科技檔案量的提升難以實現(xiàn)質(zhì)的提高。這也造成了我國高校科技檔案的一般性技術(shù)資料較多，而關(guān)鍵性技術(shù)資料較少，資料過于強調(diào)全面性，占用了大量的檔案管理資源，特別是高?？萍紮n案沒有進行分類管理的情況下，一般性技術(shù)資料過多只能是導致“檔案垃圾”的累積。例如：在一些科研研究過程中，一些研究人員將大量的基礎(chǔ)性資料都上交了檔案管理部門，從表面上看，科技檔案的收集率較高，一些科研人員將最核心的技術(shù)保留或者私藏，造成了科技檔案核心資料不完整，缺乏了關(guān)鍵的技術(shù)內(nèi)容，無法反映出科研工作的核心成果，影響了高?？萍紮n案的質(zhì)量，影響了科技檔案的后續(xù)價值開發(fā)。

二、完善高?？萍紮n案的對策

1.強化高?？萍紮n案的歸檔率。高校的學科帶頭人以及各個課題項目負責人往往更為重視科研開發(fā)工作，在日?？蒲谢顒又校瑢n案管理重視程度不夠，甚至對基本的科技檔案的常識都缺乏了解，這個也是高?？萍紮n案歸檔率不高的主要原因。因此，應強化對高校檔案管理制度的宣傳和落實，強化科技檔案管理的主體責任，明確科研活動的負責人為檔案管理的第一責任人，讓項目負責人能夠在科研活動的過程中，對科研檔案的形成和歸檔進行全方位的管理，在科研項目工作人員和檔案管理人員之間進行相互的協(xié)調(diào)，減少科技檔案的流失率，減少檔案管理人員督促歸檔的工作量，集中精力去做好科技檔案的歸檔管理工作。

2.提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的廣泛運用，高?？萍紮n案管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案管理單純對科技資料的收集和文本、圖片資料的歸檔，需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對各種科技檔案信息進行合理的分類，進行精準化管理和信息化管理。這些都需要高校科技檔案的管理人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅需要精通基本的檔案管理知識，還需要具備信息化條件下對檔案的綜合處理能力，并按照多學科發(fā)展的要求，進行相應的科技知識的掌握。當前，大量的數(shù)據(jù)來源使得高?？萍紮n案管理難以應對，需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對高?？萍紮n案的每一個節(jié)點進行信息的挖掘，并對各種高?？萍紮n案進行對接，進行相應的數(shù)據(jù)整合。通過數(shù)據(jù)信息技術(shù)的使用，將高?？萍紮n案進行價值轉(zhuǎn)化，并最終提升高校科技檔案的綜合利用水平。同時，需要在強化檔案管理責任制的過程中，落實相應的激勵措施，特別是對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予更多的外出培訓機會和職稱上的評聘傾斜，充分調(diào)動科技檔案管理人員的工作積極性和主動性。高校之間也應加強科技檔案管理人才的交流使用，讓科技檔案管理人員在不同的學科和不同的學校進行全方位的綜合鍛煉，提升其綜合工作的能力和水平，不斷提高其駕馭新形勢下高?？萍紮n案管理的能力，不斷完善高?？萍紮n案管理的水平。

3.不斷提高高校科技檔案管理工作的質(zhì)量。高?？萍紮n案的水平提升需要綜合考慮到數(shù)量和質(zhì)量兩方面的因素，缺一不可，在數(shù)量方面，要提高對于科技檔案的收集率，做到應收盡收，并采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行相應的分類管理，對于一般的科技檔案進行普通的管理，而對于一些核心科技檔案應重點管理。在質(zhì)量方面，進行核心科技檔案的管理，并注重保密性，防止核心技術(shù)的流失，也可以減少科技人員對關(guān)鍵技術(shù)資料流失的擔心。同時，要做好科技檔案的立卷管理工作，根據(jù)高?？萍紮n案的特點，加強歸檔驗收管理，嚴格把好科技檔案的質(zhì)量關(guān)，確?？萍紮n案資料的完整性和系統(tǒng)性。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.12

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2017-02-09