薛曉峰

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

【教育管理】

檔案管理中云計算的應(yīng)用實踐分析與研究

薛曉峰

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

云計算平臺的構(gòu)建為檔案管理工作的實踐優(yōu)化提供了良好支持。通過研究，將檔案管理中的云計算運(yùn)用作為重點，總結(jié)了基本的概念問題，闡述了具體的實踐運(yùn)用策略，核心目的是通過檔案管理工作的優(yōu)化設(shè)計，促進(jìn)云計算服務(wù)理念在檔案管理工作中的穩(wěn)定提升。

檔案管理；云計算；應(yīng)用實踐；問題分析

“云計算”作為一種創(chuàng)新性的計算理念，依靠因特網(wǎng)中獨(dú)特優(yōu)勢，可以實現(xiàn)服務(wù)型方式的創(chuàng)新，并為檔案管理工作的項目優(yōu)化提供良好支持，而且，在這種全新型檔案管理工作設(shè)計的過程中，云技術(shù)資源內(nèi)容的設(shè)計可以完善檔案項目設(shè)計的基本標(biāo)準(zhǔn)，并通過對檔案管理項目的科學(xué)性分析，完善檔案管理工作基本需求，從而滿足檔案管理中云計算的運(yùn)用理念，為各類管理資源的優(yōu)化提供良好支持。

一、云計算的技術(shù)分析

(一)云計算的基本中心

在云計算技術(shù)運(yùn)用的過程中，其存在著“三個中心”，分別是以數(shù)據(jù)為中心、以用戶為中心、以服務(wù)為中心。對于云計算技術(shù)而言，當(dāng)其運(yùn)用在檔案管理中時，可以進(jìn)行檔案信息資源的數(shù)據(jù)收集及整理，并將用戶需求作為主體，為人們提供多樣化的服務(wù)。在這種檔案管理背景下，原有的人工查找技術(shù)逐漸被取代，而且在很大程度上節(jié)省了人們在資料查找中所消耗的時間，并在某種程度上減少了檔案信息的儲存空間[1]。

(二)云計算的基本特點

在云計算平臺構(gòu)架的過程中，其基本的特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，通過云計算技術(shù)的運(yùn)用，可以為用戶提供自助化的服務(wù)需求，通過對客戶需求的信息分析，系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行檔案的調(diào)取；第二，提高服務(wù)的便捷度。在檔案信息管理工作構(gòu)建的過程中，通過云計算平臺的設(shè)計，可以實現(xiàn)資源的有效獲取，為人們提供便利性的服務(wù)。第三，資源的全面性。由于云平臺數(shù)據(jù)資源存在著范圍廣的特點，將其運(yùn)用在檔案管理中，可以實現(xiàn)多種檔案資源的及時獲取。

二、檔案管理中技術(shù)運(yùn)用的現(xiàn)狀分析

(一)檔案管理缺乏及時性的更新

對于檔案管理工作而言，由于經(jīng)濟(jì)形勢的變化，檔案管理部門在檔案管理工作構(gòu)建的過程中，不能及時順應(yīng)時代發(fā)展的變化，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化發(fā)展受到一定限制。而且，由于檔案管理技術(shù)的限制，在檔案數(shù)據(jù)逐漸增加的背景下，也就出現(xiàn)了檔案資源不能及時儲存及管理的現(xiàn)象，從而為檔案信息的及時更新造成制約[2]。

(二)檔案管理缺乏有效的空間

對于檔案管理部門而言，一些管理者在工作中并沒有認(rèn)識到檔案內(nèi)容設(shè)計的必要性，導(dǎo)致檔案資源管理模式大致相同，而且，在檔案管理中由于缺乏有效的儲存空間，造成了檔案管理數(shù)據(jù)無法得到及時收集。同時，在一些檔案信息儲存中，由于缺乏科學(xué)性的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)了重復(fù)儲存的現(xiàn)象，這種問題的發(fā)生也就造成了檔案管理空間不足的問題。

(三)檔案管理服務(wù)器數(shù)據(jù)受限

對于圖書館電子數(shù)據(jù)而言，在圖書館內(nèi)部服務(wù)器構(gòu)建的過程中，其內(nèi)容的設(shè)計主要是為了防止數(shù)據(jù)資源的流出，因此，服務(wù)器的設(shè)計需要具有保密性。但是，在現(xiàn)階段一些檔案管理部門在檔案管理工作構(gòu)建的過程中，不能及時對服務(wù)器系統(tǒng)進(jìn)行更新，為檔案的管理埋下了安全隱患，更為嚴(yán)重的會造成檔案數(shù)據(jù)資源的丟失。

三、檔案管理中云計算的應(yīng)用實踐

(一)構(gòu)建云計算的信息化檔案管理方式

首先，在檔案管理信息化發(fā)展的背景下，通過云計算平臺的構(gòu)建，可以充分滿足檔案管理平臺設(shè)計的科學(xué)化。由于云計算的信息化檔案管理系統(tǒng)是由硬件設(shè)備、云平臺管理系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)所共同組成的，因此，在基礎(chǔ)性硬件設(shè)施構(gòu)建的背景下，也就可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源中的信息交換，實現(xiàn)檔案信息的分類、分科學(xué)保存。其次，構(gòu)建數(shù)字化的檔案資源整合機(jī)制。由于云計算環(huán)境的發(fā)展，在檔案資源優(yōu)化整合的背景下，需要針對檔案管理的基本現(xiàn)狀，進(jìn)行異構(gòu)服務(wù)平臺的調(diào)整，通過調(diào)整實現(xiàn)檔案管理工作的開放性處理。最后，在檔案管理的過程中，也可以通過對檔案管理工作的基本特點分析，構(gòu)建 C/C 模式，也就是將云端(Cloud)以及客戶端(Client)進(jìn)行充分融合，實現(xiàn)服務(wù)項目的優(yōu)化整合。因此可以發(fā)現(xiàn)，在這種云計算信息化檔案管理工作構(gòu)建的過程中，通過對網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)化設(shè)計，可以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，滿足檔案項目設(shè)計的基本需求[3]。

(二)運(yùn)用云計算理念提升檔案服務(wù)功能

在現(xiàn)階段檔案管理工作構(gòu)建中，信息化檔案信息內(nèi)容的建設(shè)得到了人們的關(guān)注，通過“云計算”檔案服務(wù)平臺的創(chuàng)建，可以實現(xiàn)信息資源管理的多樣化發(fā)展，同時也實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)及技術(shù)運(yùn)用的穩(wěn)定創(chuàng)新。因此，在檔案管理工作云平臺構(gòu)架中，也需要將檔案服務(wù)作為基礎(chǔ)，并在服務(wù)內(nèi)容提升的基礎(chǔ)上做到以下幾點內(nèi)容：第一，積極推進(jìn)檔案管理的信息化平臺建設(shè)。通過大檔案管理理念的提出，避免檔案資源收集中信息重復(fù)運(yùn)用的現(xiàn)象，而且也需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范處理，為檔案管理工作的設(shè)計提供良好的服務(wù)支持。第二，對檔案數(shù)據(jù)資源以及檢索服務(wù)進(jìn)行規(guī)范整理。對于相關(guān)的檔案管理部門而言，在信息數(shù)據(jù)資源整合的過程中，需要將“云計算”平臺作為基礎(chǔ)，通過檔案信息的儲存及優(yōu)化管理，進(jìn)行檔案內(nèi)容的科學(xué)檢索，提升檔案內(nèi)容的查找率。第三，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的整合及托管。在一些檔案管理機(jī)構(gòu)管理工作構(gòu)架中，配備了專業(yè)性的檔案縮微、存貯設(shè)備以及相關(guān)檔案的信息儲備平臺，但是，在這些資源運(yùn)用的過程中存在著資源未飽和的狀態(tài)。因此，通過云平臺的構(gòu)建，可以將資源進(jìn)行合理整合，并實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理，有效提升了檔案管理的整體水平。

(三)運(yùn)用云計算理念提升檔案處理的隱私性

對于檔案管理工作而言，其隱私性是檔案管理工作中的重點。在云計算技術(shù)運(yùn)用的同時，雖然為人們提供了一定的便利性，但是，其服務(wù)平臺的構(gòu)建也存在著一定的限制因素。因此，在現(xiàn)階段檔案管理平臺構(gòu)建中，需要對檔案管理的隱私性進(jìn)行綜合性的分析，構(gòu)建完善的檔案隱私管理機(jī)制，促進(jìn)云計算在檔案管理工作中的穩(wěn)定支持。對于部分的檔案管理部門而言，在其管理平臺構(gòu)建中，需要構(gòu)建專業(yè)性的隱私檔案管理工具，并針對自身檔案管理的裝填，進(jìn)行在線訪問權(quán)限的設(shè)計，避免具有不良想法的用戶進(jìn)行檔案資源的數(shù)據(jù)獲取。而且，在云計算檔案管理工作內(nèi)容設(shè)計的過程中，也需要構(gòu)架積極、可靠的檔案信息管理平臺，通過數(shù)據(jù)資源的系統(tǒng)優(yōu)化，實現(xiàn)檔案信息的合理整合，并對檔案信息資源的信息化、規(guī)范化運(yùn)營提供穩(wěn)定支持，促進(jìn)云計算背景下檔案管理工作的合理完善[4]。

總而言之，伴隨檔案管理工作構(gòu)建的優(yōu)化發(fā)展，通過云計算理念的設(shè)計，可以全面提升檔案資源的整理及查詢能力。因此，在檔案管理部門工作創(chuàng)新的背景下，需要及時調(diào)整原有的檔案管理理念，通過“云計算”管理平臺的構(gòu)建，提升檔案管理工作的整體效率，使人們在檔案信息收集及獲取的同時，實現(xiàn)信息化技術(shù)的運(yùn)用，滿足人們對檔案管理的服務(wù)需求，同時也充分保證了檔案資源查詢中的隱私性，為檔案管理工作整體職能的提升奠定良好基礎(chǔ)，促進(jìn)信息查詢機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展。

[1]鄒潔.基于云計算的高校檔案管理模式探討 [J].河南科技,2014(8):4.

[2]劉椿楓,才華.電力企業(yè)信息化管理中云計算的應(yīng)用分析 [J].科技與創(chuàng)新,2014(7):140+142.

[3]黃錦麗.計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的探討 [J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2014(7):283+285.

[4]畢大鵬.信息化技術(shù)在高校檔案管理行政中的應(yīng)用研究 [J].科技傳播,2016(11):130+155.

2017-03-10

薛曉峰(1978-)，男，山西臨縣人，呂梁教育學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。

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1672-2086(2017)01-0051-02