豆亞飛

(晉中師范高等專科學校，山西 晉中 030600)

【教育管理】

高校檔案數(shù)字化建設的問題與對策探析

豆亞飛

(晉中師范高等?？茖W校，山西 晉中 030600)

檔案數(shù)字化建設是檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。目前，高校檔案數(shù)字化建設存在人才短缺，重視不夠，不規(guī)范、不健全等不足。高校檔案數(shù)字化建設應該采取引進人才、加強在職人員技能培訓，投入資金、檔案與教學共存，制定方案、管理規(guī)范制度化等對策，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

高校；檔案；數(shù)字化建設

檔案數(shù)字化建設是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢,中國檔案學會理事長段東升在《海峽兩岸檔案數(shù)字化工作學術研討會》指出檔案數(shù)字化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、適應社會發(fā)展與檔案很好利用的重要組成部分，也是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一種新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，切實反映高校師生的各種生產活動等方面的詳細信息。紙質檔案管理工作已經落后，數(shù)字化檔案管理勢在必行，盡早實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理才能適應社會發(fā)展，才能大大提高工作效率，更好地為教師服務,為學生服務，為學校服務，為社會服務。

檔案數(shù)字化建設是一種新型的檔案管理模式，它是以數(shù)字化形式存儲，網(wǎng)絡化形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化管理有利于檔案快速便捷查詢，它體積小、容量大、占用空間小、管理成本低、不易損壞、保存時間長、豐富檔案內容、節(jié)約大量的人力物力，能夠真正實現(xiàn)教育資源共享，大大提高檔案的利用率，有利于充分發(fā)揮檔案的利用價值，從而為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造必要條件。但在“轉型”的過程中也有或多或少的問題存在，需要不斷地改進與完善。

一、目前高校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

(一)專業(yè)人員的短缺

專業(yè)檔案管理工作者短缺是高校檔案數(shù)字化建設中一個急需解決的問題。檔案數(shù)字化建設工作的內容和過程相對復雜，需要的工作人員不僅懂得檔案業(yè)務管理，還必須掌握現(xiàn)代信息技術。目前高校檔案管理工作人員短缺(我校檔案管理工作隊伍是由檔案綜合辦公室三個工作人員和其他處室四十多個兼職檔案員組成的)，高校檔案管理普遍拘泥于傳統(tǒng)，習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，計算機操作能力一般，無法適應信息技術的發(fā)展。從事我校檔案管理工作的人員很難滿足檔案數(shù)字化建設需求，從而導致我校檔案管理工作的進程受阻，降低了檔案管理工作的效率和服務質量。人才的短缺已成為影響和制約高校檔案數(shù)字化建設工作的重要問題。

(二)重視不夠

對檔案管理工作不夠重視是高校檔案數(shù)字化建設工作中又一個急需解決的問題。信息時代飛速發(fā)展，高校已經認識到檔案數(shù)字化建設的重要性，但全校上下對檔案管理工作不夠重視，他們認為高校檔案工作是一項基礎性的管理服務工作，普遍存在偏重教學科研，而對于高校最寶貴的信息資源卻沒能給予足夠的重視，這就使人們難以認識到檔案在全校工作中的重要作用，進而導致綜合檔案室的資金、技術和人才資源長期處于匱乏狀態(tài)，也沒有足夠的資金投入檔案數(shù)字化建設的設備與軟件，再加上學校各個部門參與意識薄弱，在檔案工作中未能給予檔案室應有的理解和支持，所以檔案數(shù)字化建設工作也就僅僅是紙上談兵，阻礙了檔案工作的進程。我校檔案數(shù)字化建設工作由于設備與人員的缺乏，只是對個別檔案進行了簡單的掃描與錄入。因此校領導要充分認識到高校檔案數(shù)字化建設的重要性，從全校發(fā)展的高度，積極支持檔案工作，保證經費投入，滿足檔案數(shù)字化建設的硬件要求。

(三)制度不健全、不規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設對制度、標準與規(guī)范提出更高要求。目前各高校根據(jù)自己實際情況制度與標準制定了很多種，逐步形成了多而不統(tǒng)、繁而不范的現(xiàn)象。由于缺乏數(shù)字化建設統(tǒng)一標準使得規(guī)章制度不健全，存在很多漏洞與弊端：軟件缺乏通用、硬件參差不齊、型號各異、分類標準不完善、缺乏系統(tǒng)性等，不能滿足工作需求，對高校檔案數(shù)字化建設產生直接影響。沒有標準化體系就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設的管理，工作標準、制度與規(guī)范是高校檔案數(shù)字化建設的重要手段與依據(jù)，只要有規(guī)范、有標準、有制度，才能保證高校數(shù)字化建設的順利進行。

二、高校檔案數(shù)字化建設問題的對策

(一)引進人才、加強在職人員技能培訓

高校檔案數(shù)字化建設需要引進一批這樣的人才，他們應該具有較全面的知識結構，不但要具有檔案學和文書學方面的專業(yè)知識，還應該具備適當水平的計算機應用知識、英語知識、相關法律和經濟方面的知識等。在引進高素質人才的同時，還應強化意識，高度重視，轉變傳統(tǒng)管理方式，不斷加大在職人員的培訓力度，知識與技能同步，讓他們具有豐富檔案專業(yè)知識和具有熟練的計算機應用能力，使他們能夠與時俱進跟上時代的步伐，使檔案在職人員達到知識互補和能力互補，使他們具有敏銳的檔案管理能力、良好的職業(yè)道德和較強的信息處理能力，使他們具有統(tǒng)籌全局的眼光，將勇于探索的精神、開放包容的態(tài)度貫穿于檔案數(shù)字化建設的實踐之中，只有這樣才能迅速推進檔案數(shù)字化建設。

(二)投入資金、檔案與教學共存

全校上下轉變觀念，重視檔案數(shù)字化建設工作。投入資金以提供有力的物質保障。比如：能夠投入資金購買設備，經常組織在職檔案管理者培訓與講座，經常性派檔案工作人員外地考察與學習，普及提高檔案管理人員利用信息化歸檔技術與水平等，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設順利推進。確保在保證資料完整性的情況下，在全校范圍內逐步開展檔案管理數(shù)字化建設工作，使得高校檔案數(shù)字化建設走向正規(guī)，逐步實現(xiàn)檔案與教學共存共長。

(三)制定方案、管理規(guī)范制度化

必須建立健全科學化、標準化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的各項規(guī)章制度。制度是前提，結合《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，盡快出臺檔案數(shù)字化建設的各項工作標準與規(guī)章，對檔案的業(yè)務工作、技術方法和設備等方面制定統(tǒng)一的標準與規(guī)范，使檔案工作有章可依、有規(guī)可循。在合理的制度、標準指導下分步驟有層次地做好檔案數(shù)字化建設工作，快速高效的推進檔案數(shù)字化建設，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，真正使高校檔案數(shù)字化建設工作有效有序進行。

高校檔案數(shù)字化建設是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，不是簡單的紙質到計算機的轉變，而是現(xiàn)代化的檔案管理手段，需要更多的支持與配合，一定認清不足，克服困難，讓檔案數(shù)字化建設得以充分發(fā)揮，使高校檔案數(shù)字化建設工作健康有序的發(fā)展。

[1]教育部、國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[S]．教育部、國家檔案局令[2008]第27號，2008.

[2]周軍.高校檔案數(shù)字化建設的意義及應注意的問題[J].管理學家，2010(9).

2016-12-18

豆亞飛(1976-)，女，山西晉中人， 晉中師范高等?？茖W校圖書館員，研究方向：高校圖書館管理。

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