王宗泉 李建華 林愛華 李 慧 張 輝

（廣州醫(yī)科大學(xué) 廣州 511436）

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地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理模式的構(gòu)建

王宗泉 李建華 林愛華 李 慧 張 輝

（廣州醫(yī)科大學(xué) 廣州 511436）

在高校校院兩級(jí)管理體制改革的背景下，地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理模式需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。從地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理的實(shí)際出發(fā)，對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，提出構(gòu)建校院兩個(gè)級(jí)別，涵蓋綜合檔案室、相關(guān)職能部門、學(xué)院、教研室四個(gè)層次的管理模式。對(duì)校院兩級(jí)管理模式的組織架構(gòu)進(jìn)行梳理，并對(duì)其實(shí)施運(yùn)行提出對(duì)策與建議。

醫(yī)學(xué)院校 教學(xué)檔案 兩級(jí)管理 組織架構(gòu)

隨著我國(guó)高等教育大眾化和招生規(guī)模化，高校傳統(tǒng)的集權(quán)式管理體制面臨越來越多的挑戰(zhàn)。為激發(fā)內(nèi)部辦學(xué)活力，越來越多的高校積極開展校院兩級(jí)管理體制改革。檔案工作是高校管理工作的重要內(nèi)容，教學(xué)檔案是高校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。構(gòu)建權(quán)責(zé)明晰、運(yùn)行順暢的教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理模式，對(duì)高校兩級(jí)管理體制改革具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。地方醫(yī)學(xué)院校在此過程中面臨的狀況更加復(fù)雜。

一、地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作重要性

1.教學(xué)檔案指的是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中直接形成的具有保存價(jià)值的，以文字、圖表、聲像等形式存在的文件和材料的總稱。教學(xué)檔案是地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是學(xué)校教育教學(xué)和發(fā)展歷史進(jìn)程的重要依據(jù)，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。教學(xué)檔案對(duì)改進(jìn)教學(xué)工作，規(guī)范教學(xué)活動(dòng)，強(qiáng)化教學(xué)管理，深化教學(xué)改革本身就具有重要的參考價(jià)值。

2.在教育部開展本科高校教學(xué)水平評(píng)估和審核評(píng)估、采集本科教學(xué)基本狀態(tài)年度數(shù)據(jù)、發(fā)布本科教學(xué)質(zhì)量年度報(bào)告、開展醫(yī)學(xué)類和工程類專業(yè)評(píng)估等工作的背景下，教學(xué)檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用也越來越重要。根據(jù)教育部《高等醫(yī)學(xué)院校本科教學(xué)工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系》涉及的42項(xiàng)指標(biāo)，與教學(xué)檔案直接相關(guān)的就有24項(xiàng)，占比達(dá)57%。準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的教學(xué)檔案將更好地為地方醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展服務(wù)。

二、地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.教學(xué)檔案來源比較分散，相關(guān)部門各自為政缺乏協(xié)調(diào)。根據(jù)國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》對(duì)教學(xué)檔案的二級(jí)類目設(shè)置，高校教學(xué)檔案包括從招生到就業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。地方醫(yī)學(xué)院校受自身定位和辦學(xué)規(guī)模所限，很難獨(dú)立設(shè)置專門的檔案館來統(tǒng)籌相關(guān)工作，大部分同類院校僅通過設(shè)置綜合檔案室來承擔(dān)其部分職能。因此除統(tǒng)一歸檔到學(xué)校綜合檔案室的檔案之外，其他教學(xué)檔案只能散落存放在學(xué)生處、教務(wù)處、科研處以及學(xué)院等職能部門和二級(jí)單位。各相關(guān)職能部門可通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)縱向統(tǒng)籌起二級(jí)單位包含在該部門職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的教學(xué)檔案管理工作，但平行的職能部門之間則各自為政少有協(xié)調(diào)。從醫(yī)學(xué)學(xué)科專業(yè)人才培養(yǎng)過程來看，醫(yī)學(xué)生人才培養(yǎng)包含基礎(chǔ)階段教學(xué)和臨床階段教學(xué)兩個(gè)環(huán)節(jié)?；A(chǔ)階段的教學(xué)檔案產(chǎn)生在校內(nèi)相關(guān)學(xué)院，還較為容易管理；臨床階段的教學(xué)檔案則有可能產(chǎn)生在附屬醫(yī)院、實(shí)踐基地、實(shí)習(xí)基地等校外相關(guān)單位，管理起來更為復(fù)雜。

2.領(lǐng)導(dǎo)層面重視不夠，部分教師檔案意識(shí)淡薄。教育部和國(guó)家檔案局在聯(lián)合印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，明確要求高等學(xué)校應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)保障教學(xué)檔案工作順利開展，但在現(xiàn)實(shí)工作中很難得到落實(shí)。受現(xiàn)行高校評(píng)價(jià)機(jī)制影響，地方醫(yī)學(xué)院校也難免有“重科研、輕教學(xué)”的傾向，在此背景下，教學(xué)檔案工作更難得到應(yīng)有的重視。教學(xué)檔案管理制度雖有制定，但檔案工作的重要性在教學(xué)工作考核上未能凸顯，導(dǎo)致各項(xiàng)管理制度在執(zhí)行上打了折扣，以至于相關(guān)單位僅在專項(xiàng)檢查時(shí)重視一陣子，平時(shí)卻疏于管理。教學(xué)檔案工作涉及教學(xué)活動(dòng)全過程方方面面的內(nèi)容，部分教師認(rèn)識(shí)不足，對(duì)哪些教學(xué)資料該歸檔沒有較為清晰的認(rèn)知，甚至仍舊認(rèn)為教學(xué)檔案工作是教學(xué)秘書和檔案工作人員的事情，與己無關(guān)，最終導(dǎo)致教學(xué)檔案材料收集不完整。

3.教學(xué)檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。地方醫(yī)學(xué)院校學(xué)校綜合檔案室人員編制極為有限，一般僅3-5人，業(yè)務(wù)范圍卻涵蓋學(xué)校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)會(huì)、外事等諸多方面，在教學(xué)檔案管理方面的精力投入較難得到保證。學(xué)生處、教務(wù)處、科研處等職能部門的教學(xué)檔案工作，一般由行政人員兼職負(fù)責(zé)，但行政人員本身就有較多的事務(wù)性工作要做。各學(xué)院教研室層面的教學(xué)檔案工作一般由輪值的教學(xué)秘書兼管，教學(xué)秘書人員較難固定，流動(dòng)性較大。從構(gòu)成來看，地方醫(yī)學(xué)院校檔案管理隊(duì)伍90%以上的是兼職檔案管理員，人員極不穩(wěn)定。兼職檔案員非科班出身，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，在資料收集和管理方面難免有較大的隨意性，而且非本職工作也容易導(dǎo)致主體責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，工作開展過程中依賴性比較大。兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力亟待提高，卻又少有機(jī)會(huì)參加專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

三、地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理模式構(gòu)建

1.理順教學(xué)檔案管理體系組織架構(gòu)。地方醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理涉及學(xué)校綜合檔案室，學(xué)生處、教務(wù)處、科研處等行政職能部門，學(xué)校各學(xué)院、各附屬醫(yī)院，各專業(yè)校外實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)基地等多個(gè)單位或部門。隨著學(xué)校內(nèi)部管理體制改革的推進(jìn)，相關(guān)管理權(quán)限逐漸下放，教學(xué)檔案管理體系組織架構(gòu)也面臨調(diào)整和重新定義。

學(xué)校層面：學(xué)校綜合檔案室是全校檔案工作的業(yè)務(wù)主管部門，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的永久保存和提供利用，對(duì)下屬立檔單位以及各部、處、室、館、所、系的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。學(xué)生處、教務(wù)處、科研處等是學(xué)校的行政職能部門，依據(jù)各自職能開展教學(xué)相關(guān)工作，對(duì)工作過程中所形成的教學(xué)相關(guān)檔案進(jìn)行收集和管理。其中，教務(wù)處作為教學(xué)工作的主管部門，除本部門教學(xué)檔案的收集和整理之外，還承擔(dān)著各教學(xué)單位教學(xué)檔案的指導(dǎo)、管理和監(jiān)督工作。

學(xué)院層面：學(xué)院是學(xué)校下屬的二級(jí)管理組織，在校院兩級(jí)管理體制下，上承學(xué)校各職能部門下啟教研室，在檔案管理工作中，一方面需貫徹落實(shí)學(xué)校各部門的要求，一方面要開展院內(nèi)宣傳和制定二級(jí)工作規(guī)范，是教學(xué)檔案管理工作的主體。教研室是學(xué)校最基層的教學(xué)組織形式，是教學(xué)檔案初始形成場(chǎng)所，是教學(xué)檔案收集與管理的第一環(huán)節(jié)。

其他相關(guān)單位層面：直屬附屬醫(yī)院是地方醫(yī)學(xué)院校的組成部分，在教學(xué)檔案管理中的權(quán)限和職責(zé)與學(xué)院相同。非直屬附屬醫(yī)院、實(shí)習(xí)醫(yī)院、實(shí)習(xí)基地等單位與學(xué)校不存在直接隸屬關(guān)系，僅在教學(xué)等工作上接受學(xué)校的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是醫(yī)學(xué)生培養(yǎng)實(shí)踐教學(xué)階段教學(xué)檔案生成的重要場(chǎng)所，是學(xué)校教學(xué)檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。

綜上，基于自身定位和學(xué)科的特殊性，地方醫(yī)學(xué)院校應(yīng)建立以學(xué)校綜合檔案室為依托、以職能處室為軸心、以學(xué)院為主體，同時(shí)向校外實(shí)踐教學(xué)基地輻射的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。該管理體系包含校、院（含直屬醫(yī)院）兩個(gè)級(jí)別，縱向涵蓋學(xué)校綜合檔案室、各行政職能部門，學(xué)院、教研室四個(gè)層次，橫向延伸至非直屬附屬醫(yī)院、實(shí)習(xí)醫(yī)院等校外實(shí)踐教學(xué)基地。

2.健全教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理模式運(yùn)行機(jī)制。在教學(xué)檔案管理工作中，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)高屋建瓴充分發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督和整體協(xié)調(diào)的作用；教務(wù)處應(yīng)把重點(diǎn)放在規(guī)范制定、教學(xué)檔案專項(xiàng)檢查等方面，充分發(fā)揮自身的主導(dǎo)作用；學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案工作的主體意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部教學(xué)檔案的規(guī)范化管理；教研室應(yīng)充分發(fā)揮自身基礎(chǔ)性作用，加強(qiáng)教師的檔案意識(shí)培養(yǎng)，做好原始檔案材料的收集和整理。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理機(jī)制順暢運(yùn)轉(zhuǎn)需做好以下幾個(gè)方面的工作：

首先，要完善監(jiān)督和保障體系，一方面要系統(tǒng)修訂既有的教學(xué)檔案管理制度，完善教學(xué)檔案各環(huán)節(jié)的管理，同時(shí)加大執(zhí)行力度，將教學(xué)管理制度真正落實(shí)到工作中去；另一方面要把教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作列入學(xué)院年度考核和評(píng)估體系，教學(xué)檔案檢查結(jié)果作為學(xué)院教學(xué)建設(shè)經(jīng)費(fèi)劃撥的重要參考。其次，要把檔案工作明確列入兼職檔案員的職責(zé)范圍內(nèi)，切實(shí)提高兼職檔案人員的責(zé)任意識(shí)。綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助他們掌握專業(yè)的檔案管理技能和方法，真正提升檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。再次，應(yīng)加強(qiáng)宣傳和動(dòng)員，讓一線教師參與到教學(xué)檔案的建設(shè)中來，幫助教師充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作最終目的是為師生提供更好的檔案服務(wù)，真正幫助教師提高自身檔案意識(shí)。最后，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，涉及學(xué)校各個(gè)職能部門、各學(xué)院、校外各實(shí)踐教學(xué)基地之間縱橫交錯(cuò)的關(guān)系，因此在教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)做好各相關(guān)單位的分工與協(xié)調(diào)，學(xué)校綜合檔案室要發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)、教務(wù)處應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，加強(qiáng)與各相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，各相關(guān)單位和部門應(yīng)予以積極配合，從而保證教學(xué)檔案校院兩級(jí)管理模式順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.14

2015年度廣東省高等教育教學(xué)研究與改革項(xiàng)目。

王宗泉，廣州醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處研究實(shí)習(xí)員，研究方向?yàn)楦叩冉逃芾怼?/p>

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2017-01-05