文松

（北京聯(lián)合大學(xué)檔案（校史）館 北京 100101）

雜談實物檔案的特點

文松

（北京聯(lián)合大學(xué)檔案（校史）館 北京 100101）

20多年來，伴隨著檔案工作實踐和學(xué)理上的商榷“，實物檔案”的概念已逐漸被檔案界所接受。本文在回顧前人對實物檔案的認(rèn)知的基礎(chǔ)上，對實物檔案的特點進(jìn)行了初步歸納。實物檔案具有檔案的本質(zhì)屬性、直觀性、復(fù)雜多樣性、非獨立存在性，還具有文物的特點。

檔案 實物檔案 特點 本質(zhì)屬性

一、“實物（檔案）”是檔案

實物檔案是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人在不同時期的各項社會活動中形成的，以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位的職能活動和歷史發(fā)展進(jìn)程的原貌（對個人來講，能反映其參與的社會活動和個人的真實經(jīng)歷），具有保管利用、紀(jì)念意義和研究價值的各種特定有形的物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分，是其他形式檔案的延伸和補充。

“實物檔案是檔案”，伴隨著20多年來綜合檔案室（館）完善館藏結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新服務(wù)機制、舉辦展覽的工作實踐和學(xué)理上的商榷，如今已基本被檔案界所接受。但在以往，特別是在20世紀(jì)90年代，曾經(jīng)經(jīng)歷了一個在相當(dāng)長時期、一定程度上的爭論。

1.反對方的主要觀點。2006年赤峰學(xué)院的寶麗同志、2008年云南省公路開發(fā)投資公司的李淼同志分別在自己的文章中，對反對“實物檔案”說的主要觀點進(jìn)行了系統(tǒng)回顧。反對“實物檔案”這種提法的理由，主要有以下三方面。

（1）“實物檔案”這一概念，違背邏輯學(xué)原理，是種、屬概念的混淆?！皺n案”是屬概念，“實物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關(guān)系來看，屬概念的外延比它的每個種概念的外延都要大，每一個種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中。而作為種概念的“實物檔案”的外延，卻比作為屬概念的“檔案”的外延大。作為屬概念的“檔案”的外延，只包括有原始記錄的實物，上面沒有原始記錄的實物不屬于檔案范疇[1]4；[2]160。

（2）“實物檔案”的說法，造成了檔案學(xué)中“檔案”這一概念的不確定性，把“檔案”的外延擴(kuò)大到無法統(tǒng)計的勞動產(chǎn)品之中，把檔案館變成了無所不包的庫房[1]4；[2]160。

（3）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號，記錄了特定社會生活內(nèi)容的文物才是檔案。比如金石檔案被認(rèn)為是檔案，根本上是因為刻在其上的文字，它們構(gòu)成了鑄、刻在實物上的特殊文件。文物成為檔案，其實質(zhì)并不是實物成為檔案，而是附著于實物上的文字材料成為檔案。將實物納入檔案管理范圍，只會擴(kuò)大管理空間，降低管理效益[1]4；[2]160。

2.逐漸被普遍接受的對實物檔案的認(rèn)知。我們研究任何事物，都不能僅從概念（定義）出發(fā)。概念是人們的感性認(rèn)識上升為理性的東西，當(dāng)客觀實踐發(fā)展了，概念定義等人的主觀意識也應(yīng)該發(fā)展，否則它將失去指導(dǎo)實踐的作用，甚至?xí)璧K實踐。檔案部門如果否認(rèn)和排斥實物檔案的存在，等于把自己限制在狹小的圈子里，必然違背檔案工作的宗旨。

同樣是在20世紀(jì)90年代，張輯哲同志在《檔案定義匡謬與透視》一文中，把關(guān)于檔案的上百個定義歸結(jié)為兩大類：第一類“檔案是……文書、文件、文件材料”，第二類“檔案是……歷史記錄、原始記錄、信息”，并提出了第二類定義“具有無法比擬的優(yōu)越性”的觀點[3]33-34。根據(jù)這個思路，“實物”可以納入第二類定義當(dāng)中，即肯定它們是檔案。

確認(rèn)一個事物是此事物而非彼事物的根本標(biāo)準(zhǔn)，是看它是否具有該事物的本質(zhì)屬性。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。所以，鑒于這些已經(jīng)被人們習(xí)慣地稱為“實物檔案”的物質(zhì)具有檔案的屬性，就應(yīng)該認(rèn)定它們是檔案。

“實物檔案”的提法在邏輯上略有瑕疵。檔案和實物兩者之間，在內(nèi)涵上存在部分交叉和重復(fù)。在現(xiàn)實中，檔案往往是以各種形式的文書而存在，但此外還有相當(dāng)數(shù)量的非文書類信息記錄物。它們既是檔案，又具有一些文物的特征——這就是我們關(guān)注的“實物”。所以，有的學(xué)者認(rèn)為，在談?wù)摍n案資源建設(shè)時，用“實物”的概念，可能比“實物檔案”的概念更加合理[1]4；[2]161。這也就是為何本文在標(biāo)題“一”中，把實物檔案中的“檔案”兩字加上括號的原因。事實上，在現(xiàn)實工作中，哪個名稱或名詞對它所概括的對象（客觀存在）的特質(zhì)，抽象、概括得越充分，越簡練，就越容易被接受；哪怕它從純學(xué)理角度上看略有瑕疵。我們不能因為“實物檔案”的概念在學(xué)理建構(gòu)上不甚完善，就在工作實踐中止步不前。

二、實物檔案的特點

1.具有檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。檔案本質(zhì)屬性中的原始性是指檔案內(nèi)容的原生性和固定它的物理載體的原始性，及檔案形成過程的直接性[4]133。檔案本質(zhì)屬性中的記錄性是指檔案用記事符號（原始的記號、文字、聲音、圖像、數(shù)字等）將人類社會活動的原始性數(shù)據(jù)、信息、知識等固定在一定的物理載體上。

一個立檔單位的實物檔案，就是該單位從事自身職能活動而直接形成的最原始記錄，原樣地承載、標(biāo)記了該單位的發(fā)展歷程。比如，企業(yè)實物檔案，原始地記錄了企業(yè)工藝技術(shù)和生產(chǎn)、管理的歷史過程；科研院所的實物檔案，忠實地凝聚著當(dāng)時的科研水平和標(biāo)志性成果；高等院校的實物檔案原始地記錄了高校各教學(xué)單位或職能部門或某個人——即檔案形成者——從事教學(xué)、科研、管理等活動的客觀過程，是形成者當(dāng)時、當(dāng)事使用的原始物品的直接轉(zhuǎn)化物，原樣地保留了本來的面貌，可以成為后人查考?xì)v史事實確鑿可靠的原始憑證[5]158。

實物檔案所記錄的信息，一般包括兩類，一類是人類實踐活動中取得的有價值的自然物，它傳遞同類事物的有關(guān)信息，以及人類認(rèn)識自然、改造自然的信息，比如地質(zhì)巖心檔案、昆蟲標(biāo)本等。另一類是人們實踐活動所創(chuàng)造的實物成果，其中一些實物自身往往還帶有數(shù)量不等的文字，比如工業(yè)企業(yè)所生產(chǎn)的小型樣機，服裝廠制作的服裝，刻有獲獎單位、姓名、時間和主辦單位的獎杯，印有工商企業(yè)字樣的招牌等等，主要表現(xiàn)了創(chuàng)造者的技術(shù)水平和成就，反映了人類創(chuàng)造性的勞動成果和所參與其中的社會活動。

2.直觀性。相對于“千紙一面”的紙質(zhì)檔案來講，實物檔案形狀各異，色彩豐富，很容易給觀眾以直觀、鮮明的感受，往往通過外觀形狀就能凸顯某一主題內(nèi)容，使人一眼就能初步感知某人或某單位擁有某種資格、實力或參加過某項活動。比如某單位的新產(chǎn)品參加全國展覽會并獲獎，拿回一冊獲獎名錄、一幅獎狀和一個獎牌。后來發(fā)現(xiàn)獎狀和獎牌更容易吸引參觀者的注意，宣傳推介效果更好。由于實物的直觀、生動，往往能表達(dá)出文字難以表現(xiàn)的細(xì)微之處，或給人以相對強烈的視覺沖擊，更容易被人感受到并留下深刻印象。

再比如某地一個歷史悠久的火柴廠的檔案室，積累、保存了自20世紀(jì)30年代以來大量火花檔案（火柴盒實物檔案）。這些火花檔案非常直觀地反映了該廠的包裝技術(shù)和工藝水平的發(fā)展過程，也反映了當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情和一定社會階段的文化意識。由企業(yè)多年來生產(chǎn)出的產(chǎn)品所匯聚形成的該廠的實物檔案，可以使人們對該企業(yè)生產(chǎn)的歷史過程、發(fā)展水平和工藝技術(shù)一目了然。

特別值得一提的是，實物檔案中還有一類——印章，非常直觀，又強調(diào)、突出了憑證作用，是一個機構(gòu)的地位、職能、權(quán)限等方面的象征[6]185。它不僅在使用上方便快捷，而且也約定俗成地成為機構(gòu)或個人行使職權(quán)、辦理事務(wù)的鑒證和憑據(jù)。

3.種類和形態(tài)多樣、載體各異，保管和整理、分類的難度大?；赝麢n案的發(fā)展歷史，最初的檔案就是某種三維物品，形態(tài)各異而且種類繁多。我國早期形成的檔案，就是以甲骨、金石、竹簡、木片、絹帛等為載體的。國外則有泥板檔案、石刻檔案、羊皮檔案、蠟板檔案等等[5]158。只是到了紙質(zhì)檔案普及后，實物檔案才退居次要位置。

這里的所謂載體，主要指實物的形式特征和制作材料（材質(zhì)）。實物檔案的制成材料可以是金屬、布帛、木石、塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、紙張、磁帶、膠片、光盤等等。實物檔案的種類，包括各種獎狀、證書、題詞、字畫、錦旗、獎杯、獎牌、實體性科技成果、工裝、設(shè)備，互贈的禮品、紀(jì)念品，等等。實物檔案的形態(tài)更是五花八門，大小和規(guī)格不等。因為載體各異、形狀不一，對裝具、溫濕度等等保管條件的要求各不相同，所以比起文書檔案來講，實物檔案的整理和分類、保管的難度加大了。

實物檔案的分類，可以采取問題、年度、保管期限等分類方法。所謂問題分類法就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征分類，這種方法在開始階段比后兩種方法費神，需要一點兒“頂層設(shè)計”，但從后續(xù)效果來看，它可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用；往往也能減少占用空間、降低保管成本。

參考和借鑒同行們[5]159-160；[7]297-298；[8]87-90的經(jīng)驗總結(jié)，實物檔案問題分類，一般可分為獎品類（榮譽類）、信品類（印章類）、贈品類（禮品類）、作品類（產(chǎn)品類）四大類。獎品類（榮譽類）實物，包括獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等。信品類（印章類）實物，主要有本單位的證件——比如法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證等；還有本單位機構(gòu)變更、撤銷或合并而失效的印章、證書、牌匾等等。贈品類（禮品類）實物包括本單位開展活動中（制作的）有紀(jì)念意義的物品，本單位在對外交往中收受的禮品，比如領(lǐng)導(dǎo)和名人給受贈單位的題字或書畫等等。作品類（產(chǎn)品類）實物，主要有本單位在行使職能活動中形成、制作或收存的模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等實物，如徽標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等；還有學(xué)校在教學(xué)活動中產(chǎn)生并具有較大社會影響的實物作品，高校、科研院所或企業(yè)在科研和產(chǎn)品開發(fā)中有獨創(chuàng)性的小型樣機、重要的工程或建筑模型。

實物檔案的整理，除了要根據(jù)前述的問題檔案分類方法，還應(yīng)遵循保持有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則；遵循盡量節(jié)省空間、存放外觀整齊一致的原則。特別是在場地、館舍缺乏，陳列、擺放設(shè)備緊缺的情況下，在不影響實物的品相、材質(zhì)、壽命的前提下，按照實物的外形特征，以便于歸類、折疊、集約化存放的方法加以分類和整理，往往是實物檔案整理保管的經(jīng)驗之道。

4.具有檔案和文物的雙重性質(zhì)。檔案部門收集的實物，具有檔案和文物的雙重性質(zhì)。文物是指人類在各種實踐活動中形成的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價值的遺留物，其形式多為實物。在現(xiàn)實工作中，有些實物具有文物性質(zhì)，并不影響它的檔案身份。檔案和文物這兩個概念有交叉關(guān)系，即檔案中有一部分是文物，文物中也有一部分是檔案[5]159。實物檔案是檔案工作中的一種文物收藏；而且，具有法律依據(jù)——《中華人民共和國檔案法》第12條規(guī)定：“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理?！?/p>

檔案部門收集的實物檔案，具有的二重性之一，是具有文書檔案共有的特征——有文字，或者即使沒有文字但有明確清晰的記錄內(nèi)容。二重性之二，是具有其他文物的一些特征，但又不是漫無邊際、無所不包。綜合檔案館收藏的實物，大致有以下幾個特點：一是原始記錄性。二是具有直接使用的實用性，比如各級機構(gòu)停用的公章，注明使用人情況、時間和用途的各類票證，館藏近代銀行檔案全宗的紙幣樣張、金屬貨幣等。三是具有全宗性，即與有關(guān)文書檔案和聲像檔案具有同一來源。例如上海市檔案館收藏的工部局旗幟，就是館藏公共租界工部局檔案全宗的一個組成部分[2]162。所以，我們平時在日常工作中，要把握實物的收集范圍，收集與已有館藏檔案在內(nèi)容上相關(guān)聯(lián)的實物，使它們得以相互印證，從源頭上確保與文書檔案相關(guān)的實物不流失。四是具有可保存性，即收藏的實物要便于檔案部門收藏、存放。

5.非獨立存在性。實物檔案因直觀性強等突出特點，以獨特形式存在于檔案家族中，它們與紙質(zhì)材料和其他載體形態(tài)的檔案相輔相成；但實物檔案本身，往往不能單獨存在。從檔案的角度講，作為檔案的實物不便于交流、往往不能單獨存在，必須配有一定的說明或解說詞。實物檔案如果需要廣泛交流，只能交流它所含的信息內(nèi)容，必須轉(zhuǎn)化為照片、錄像或文字描述等材料[9]26。

反過來說，實物檔案往往沒有必要也不可能記載一個事件的全部信息，通常只能與其他相關(guān)文件材料相互補充，共同記錄一個事件的發(fā)生和存在。因此說，它們是檔案記載的特殊表現(xiàn)形式，是文書檔案等其他檔案的延伸和必要補充。

[1]寶麗.對實物檔案管理的探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（漢文哲學(xué)社會科學(xué)版），2006（4）.

[2]李淼.論綜合檔案館的實物檔案收藏 [A].“源于實踐服務(wù)全局——蘭臺工作縱橫”會議論文集，2008.

[3]張輯哲.檔案定義匡謬與透視[J].檔案工作.1993（1）.

[4]卞龍云.試論高校檔案中的實物檔案[J].鹽城師范學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版）.2002（1）.

[5]朱康康.論高校實物檔案的管理[J].中國計量學(xué)院學(xué)報.2003（2）.

[6]鐘茂金.關(guān)于“實物檔案”的幾點思考[A].中南六省區(qū)檔案學(xué)會“新時期檔案工作”學(xué)術(shù)會議論文集，2005.

[7]王子肖.實物檔案的整理[A].“科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的檔案學(xué)理論與實踐”會議論文集，2007.

[8]郝瑞秀.實物檔案的管理及利用[A].“新常態(tài)下的檔案工作新思維”會議論文集，2015.

[9]霍振禮.實物檔案的崛起與檔案定義的表述——兼與李恕德、陳永斌同志商榷[J].檔案學(xué)通訊.1993（5）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.11

文松，北京聯(lián)合大學(xué)檔案（校史）館工作人員，史學(xué)博士，講師。曾從事中國近代史（主要是中國近代海關(guān)史和中國近代高等教育史）研究和“中國革命史”等課程的的教學(xué)；近年主要從事高校檔案及相關(guān)工作。

G275.9

A

2017-03-08