江曉春

(福建商學院，福州 350012)

高校教學秘書在教學管理中的協(xié)調(diào)工作及作用

江曉春

(福建商學院，福州 350012)

高校教學秘書工作是教學管理工作的基礎(chǔ)，作為連接教師、學生以及高校教務(wù)的橋梁，其作用不可忽視。隨著我國高校教學制度的不斷改革，高校教學管理工作的矛盾不斷凸顯，高校教學秘書協(xié)調(diào)工作是保障教學活動有效開展的根本?；诖耍岢龈咝＝虒W秘書協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容，分析其主要特征及其職責、作用，并介紹我國高校教學秘書教學管理工作的現(xiàn)狀及其應對措施，以期促進我國高校教育事業(yè)的快速發(fā)展。

高校教學秘書；教學管理；協(xié)調(diào)工作；作用

引言

高校教學管理中的教學秘書工作在教學活動中起著承上啟下的作用，其重要性不可忽視。一般來說，教學秘書工作主要職責為輔助教學辦公室開展各系或?qū)W院的教學工作。高校教學秘書工作主要包括協(xié)助本院系制定各種教學文件、錄入專業(yè)培養(yǎng)方案和安排教學工作會議等活動；同時負責按照教務(wù)的有關(guān)規(guī)定辦理調(diào)、停課手續(xù)和教學場地的申請和安排；會同輔導員做好學生注冊手續(xù)和學籍檔案建設(shè)；以及學生成績管理、核查工作等。因此，高校教學秘書工作是教學管理中的基層工作，其協(xié)調(diào)功能可保障教學活動的順利開展。

一、高校教學秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容

1. 協(xié)調(diào)學院、辦公室之間的關(guān)系

高校教學秘書的工作職責主要體現(xiàn)在其關(guān)系協(xié)調(diào)方面，通過各學院、辦公室關(guān)系的協(xié)調(diào)，積極組織相關(guān)領(lǐng)導、教師的交流會議，避免工作人員之間的隔閡影響教學活動的有序開展。根據(jù)當前高校管理體制來分析，高校院系工作主要交由書記與專業(yè)領(lǐng)導組織開展，由于其思考問題的角度以及工作重點之間的差異性，對同一教學工作的看法也會存在一定差異，在此情況下，高校教學秘書應當及時發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，起到信息傳遞作用，保障院領(lǐng)導均明確掌握高校教育工作的基本內(nèi)容。在實際的學院、辦公室的溝通工作中，教學工作人員應當保障其信息傳遞的真實性以及可靠性，將團隊的團結(jié)、和諧作為根本出發(fā)點。例如在開展教學管理工作中，教學秘書應當加強與教務(wù)、科研、學生等單位之間的交流，保持密切的聯(lián)系，并積極了解高校教學計劃，根據(jù)實際情況安排教師教學活動[1]。需要提出的是，在教學秘書執(zhí)行協(xié)調(diào)工作的過程中十分容易引發(fā)矛盾，特別是許多細節(jié)需要進一步協(xié)調(diào)，比如課程安排不符合實際教學要求，教材發(fā)放時間存在爭議，甚至存在教師調(diào)補課時間、地點沖突等。在此情況下，如果工作或者活動計劃產(chǎn)生變動，教學秘書應當將學院辦公室的實際情況及時上報，爭取各級領(lǐng)導意見的統(tǒng)一，促進教學活動的有效開展。

2. 協(xié)調(diào)教師、學生之間的關(guān)系

開展教學管理工作是為了實現(xiàn)教學活動高效、合理開展的目標，教師在實際的工作過程中，由于其獨立性、自主性較為突出，因此教師難以及時與學院領(lǐng)導交流各自意見，教學秘書應當實時了解教師個人的意見及其思想，做好學院教師與學院領(lǐng)導之間的協(xié)調(diào)工作，主動將教師思想?yún)R報給學院領(lǐng)導，通過信息的溝通與交流，促進教師同領(lǐng)導之間的和諧關(guān)系，營造良好的教育教學環(huán)境。另外，教學秘書在實際的工作中應當尊重教師的意見，在安排學生課程、安排期末考試時應及時詢問教師意見，避免教師與秘書之間的意見沖突，一旦發(fā)生意見不符的情況應及時溝通，共同尋求解決方法。在實際的教學管理環(huán)節(jié)中，教學秘書的大部分工作與學生有關(guān)聯(lián)，為了保障教學工作的有序開展，教學秘書在處理學生工作時應當事先同學生交流，征詢學生意見，比如處理學籍等應當制定具備針對性的處理方案，應當有序協(xié)調(diào)學生關(guān)系，以此提高學生對學校的滿意度以及學習的依從性[2]。

二、教學秘書協(xié)調(diào)工作的特點及職責

1. 教學秘書協(xié)調(diào)工作的特點

(1)教學秘書協(xié)調(diào)工作的復雜性。由于高校教學管理工作涉及多個方面，且具體內(nèi)容較為復雜。因此，高校教學秘書協(xié)調(diào)工作具有復雜性的特點。

(2)教學秘書協(xié)調(diào)工作的原則性。一般來說，高校在實際的教學管理過程中，有關(guān)工作均有較為清晰的規(guī)定及其制度，這就間接決定教學秘書應當按照高校教學制度執(zhí)行工作，并通過靈活、高效的形式發(fā)揮出教學秘書的協(xié)調(diào)作用，統(tǒng)一相關(guān)工作者意見。

(3)教學秘書協(xié)調(diào)工作的輔助性。高校教學領(lǐng)導的工作覆蓋面較廣，不僅要處理高校行政工作，同時也要處理高校教學以及科研方面的工作，由于領(lǐng)導工作量相對較大，因此教學秘書的輔助作用更加重要。教學秘書在實際的工作過程中應當積極主動地執(zhí)行工作任務(wù)，真實客觀地反映教學活動中的不足，而不應迎合領(lǐng)導思想，出現(xiàn)假報或者謊報的情況。

(4)教學秘書協(xié)調(diào)工作的服務(wù)性。教學秘書的工作要點即服務(wù)，首先服務(wù)于領(lǐng)導，輔助領(lǐng)導處理高校教學事務(wù)；其次，服務(wù)于教師，合理安排教學進度，協(xié)調(diào)教師辦理調(diào)停課手續(xù)以及教材分發(fā)等事務(wù)；最后，服務(wù)于學生，要積極與學生溝通交流，了解學生的實際狀況，并積極主動地解決學生疑問[3]。

2. 教學秘書協(xié)調(diào)工作的職責

高校教學秘書的工作較為分散，工作量相對較大，工作范圍較廣。主要包括以下幾個方面：

(1)協(xié)助院系領(lǐng)導組織制定各種教學文件和安排教學工作會議、學生座談會等各種教學活動。做好教學檢查、教學評估和其他教學管理工作。

(2)負責本院系學生注冊手續(xù)及學生證辦理，會同輔導員做好學生學籍檔案的建立、變更記錄及日常保管工作。辦理學生休、退、復、轉(zhuǎn)學手續(xù)。

(3)負責將本院系專業(yè)培養(yǎng)方案導入教務(wù)系統(tǒng)，下達教學任務(wù)書，負責領(lǐng)取、下發(fā)本單位教師和班級課表。及時、準確核算教師的教學工作量。

(4)按照教務(wù)部門有關(guān)規(guī)定負責辦理調(diào)、停課手續(xù)和教學場地的申請、安排。

(5)組織安排各類學生考試工作，并做好與考試有關(guān)的所有材料的整理、保管、發(fā)放。

(6)組織學生進行選課。負責學生出勤情況的匯總工作。

(7)及時了解、匯總統(tǒng)計有關(guān)教學情況，做好教學管理中統(tǒng)計報表、基本數(shù)據(jù)的整理工作；收發(fā)教學管理文件、通知安排，并做好資料歸檔、保存工作。

(8)協(xié)助教務(wù)部門做好學生重修注冊及教材預定工作。

(9)負責本院系畢業(yè)生成績整理、核查工作，會同輔導員做好畢(結(jié))業(yè)生花名冊的編制和畢(結(jié))業(yè)證書發(fā)放工作。

(10)協(xié)助領(lǐng)導組織好教學、服務(wù)工作。協(xié)調(diào)上下、內(nèi)外、各部門的工作關(guān)系，加強同有關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系。接待、處理教學方面的來訪、來函。

(11)完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

三、高校教學秘書在教學管理中的作用

1. 溝通作用

由于高校教學秘書的工作性質(zhì)較為特殊，決定了教學秘書具有溝通協(xié)調(diào)的作用，高校教學秘書應當良好協(xié)調(diào)上下級工作，積極了解教學進展，及時獲取高校各個專業(yè)教學中的最新情況，并主動向相關(guān)領(lǐng)導反映。作為高校教學秘書必須第一時間了解高校各教學制度，并在日常的教學活動中將高校教學管理的基本理念、高校管理制度等傳達給教師及學生，促進高校的良性發(fā)展[4]。同時，高校教學秘書在工作之余應當主動與高校領(lǐng)導建立良好關(guān)系，積極同高校領(lǐng)導溝通交流，擴展教學管理工作，尤其是各院系間教學秘書可以相互交流工作經(jīng)驗，分析其他人員在工作中值得學習的方法，并且耐心聽取教師以及學生的意見與建議，在最短時間內(nèi)將有效內(nèi)容反饋給上級教務(wù)管理人員。另外，高校教務(wù)管理人員也應當輔助各教學秘書，積極參與教學管理工作。主要包括以下幾點：

(1)與教師溝通交流，合理設(shè)計各個學院中不同專業(yè)課程的開展方案，了解教師工作的實際情況，確保教學活動的有效開展。

(2)在準確制訂課程計劃，安排授課時間后，及時與教材采購單位交流，負責學生教材的制定，保證在正式開課前將教材發(fā)放至學生手中。

(3)在學期末主動與各專業(yè)相關(guān)實習單位或者公司進行溝通，安排學生到相關(guān)部門實習，重視學生的社會實踐鍛煉。

(4)與學生建立友好的關(guān)系，積極主動了解學生意見，并且反饋給相關(guān)領(lǐng)導，及時調(diào)整不合理的教學管理方式。

(5)定期走訪了解教師的教學情況、出勤情況，輔助教師協(xié)調(diào)考試時間，并整理以及保存相關(guān)材料。

總之，教學秘書在教務(wù)管理工作中的重要性不可忽視，其應當良好發(fā)揮聯(lián)系、溝通作用，促進教學管理工作的有效開展[5]。

2. 協(xié)調(diào)作用

高校教學管理工作的關(guān)鍵作用主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)方面，當高校上級主管部門所制訂的教學會議計劃、活動決定等相關(guān)事務(wù)與學院、辦公室等存在沖突，高校教學秘書應當在最短時間內(nèi)與活動有關(guān)人員協(xié)調(diào)、了解活動開展的主要目的以及活動開展的時間等，主動發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用，根據(jù)實際情況制訂合理的計劃，并將當前的困難與矛盾反饋給相關(guān)教務(wù)管理人員，與上級共同商議有效的解決方式，保障高校各項教學重點活動或者工作的落實以及開展[6]。同時，高校教學秘書應當以學生的實際情況作為出發(fā)點，樹立以人為本的處事原則，保障高校各部門之間工作的協(xié)調(diào)開展，有效發(fā)揮其處于教學管理工作中的協(xié)調(diào)作用。一方面，在高校教學管理的過程中，由于高校各個學院的院長、書記以及教研室主任等，各領(lǐng)導的管理觀念存在差異，受工作經(jīng)驗以及個人思想的限制，工作中難免出現(xiàn)意見分歧，導致各個領(lǐng)導對于同一事件的決策存在不同，在此情況下，高校教學秘書應當分別與各個領(lǐng)導交流，了解其實際想法，統(tǒng)一工作意見，提高教學管理工作的效率，保障工作決策的最大效益。另一方面，高校教學秘書在實際的協(xié)調(diào)工作中，應當樹立正確的思想觀念，將有價值的信息反饋給上級領(lǐng)導，在開展協(xié)調(diào)工作之前，應當首先制訂工作計劃，在實際的工作過程中，應當營造和諧的氛圍，真實地反映各領(lǐng)導想法，將教學工作的有效以及教學管理人員的團結(jié)作為協(xié)調(diào)出發(fā)點，以此才能保障高校整體水平的提高[7]。

3. 信息傳遞作用

近年來，我國社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，隨著高校信息管理系統(tǒng)的不斷完善，高校教學管理工作模式同以往相比也有了較大的改觀，具體體現(xiàn)在高校信息量越來越大。隨著信息管理模式的不斷普及，高校教學秘書所需掌握、挖掘以及提供的信息逐漸增多，因此，高校教學秘書在高校教學管理工作中的另一作用即信息傳遞。其一，一般來說，高校各學院、相關(guān)辦公室之間存在大量教學管理文件、學生課程資源等，教學秘書及時傳遞這一類信息是避免教師課程安排出現(xiàn)沖突的主要途徑；同時，在有必要的情況下，高校教學秘書應當積極向領(lǐng)導提供教學管理信息，輔助領(lǐng)導開展其日常教學計劃，并及時傳遞高校職能辦公室，如教務(wù)處、學生處、科研處等的信息，輔助各個學院制訂教學計劃，保障各項教學制度的貫徹以及落實。在高校教學管理過程中，教學秘書良好發(fā)揮其信息傳遞功能能夠促進各院系工作的有序開展。其二，高校教學秘書具有傳遞教師之間以及學生之間信息的責任，一般來說，高校教師在其授課過程中的獨立性較強，缺乏與高校領(lǐng)導之間的思想交流，教學秘書應當充當二者橋梁，積極了解教師實際情況，并及時向領(lǐng)導反映，營造良好的教學環(huán)境，及時改善教學過程中的不足。同時，高校教學秘書也負責高校信息的發(fā)布，對于學校課程安排、教學計劃以及相關(guān)重要事項，教學秘書應當及時發(fā)布到教學管理系統(tǒng)中，保障信息的準確性、有效性，提高教學管理水平，使學生能夠更加便捷地查閱信息。

4. 管理作用

高校教學管理工作性質(zhì)相對復雜，一方面，高校工作環(huán)境相對較為自由輕松，另一方面，高校教師工作獨立性較強，導致在許多教學管理工作中容易遇到諸多問題。在處理教學工作時，教學秘書應當不斷訓練自身思考問題的方式，提高個人工作能力，具備心理學、教育學等方面的知識，能夠熟練進行人際交流，擅于處理教學管理中的矛盾。另外，高校教學秘書應當具備管理以及分析事件的能力，能夠熟悉教學工具的運用方式。所以，高校教學秘書應當不斷學習并主動思考，在實際的管理工作中具備發(fā)散性、創(chuàng)新性思維，保障高校教學管理工作的有效落實。

結(jié)束語

在高校教學管理中，教學秘書的工作系統(tǒng)性較強，覆蓋范圍較廣，其在高校教學管理工作中的角色相對較為特殊，發(fā)揮著承上啟下的關(guān)鍵作用。隨著我國教學改革工作的不斷推進，高校教學管理工作的不斷強化以及深入，高校對教學秘書提出了新的要求，即高校教學秘書應當在教學管理中良好發(fā)揮其溝通、協(xié)調(diào)、信息傳遞以及管理作用，以此逐漸適應高校的發(fā)展，滿足社會的需求，促進我國高校教育事業(yè)的進步。

[1]楊希葳.探討高校教學管理中教學秘書的角色定位、工作任務(wù)及作用[J].赤峰學院學報：自然科學版,2016,10(10):153—155.

[2]王鳳銀.在實踐中創(chuàng)新:高校教學秘書自我提升途徑新探[J].山東農(nóng)業(yè)工程學院學報,2016,01(15):58.

[3]蔣盛巖.高校院系教學秘書的管理素質(zhì)與工作創(chuàng)新淺論[J].黑龍江教育：理論與實踐,2016,07(15):243—247.

[4]徐慶佳.教學秘書在高校教學管理工作中的作用與隊伍建設(shè)分析[J].中國管理信息化,2016,03(15):59—61.

[5]姚微娜.論教學秘書在高校教學管理工作中的作用[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2016,10(25):73.

[6]陸玉發(fā).淺析高校教學管理中的教學秘書[J].第三屆世紀之星創(chuàng)新教育論壇論文集,2016,01(10):145—147.

[7]穆亞榮.高校教學秘書管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對策研究[J].陜西教育(高教),2015,02(15):16—19.

〔責任編輯：李海波〕

Coordination and Function of Teaching Secretary in Teaching Management of Colleges and Universities

JIANG Xiao-chun

(Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

The work of teaching secretary in colleges and universities is the foundation of teaching management. As a bridge between teachers, students and the educational administration in colleges and universities, its role cannot be ignored. With the reform of teaching system in colleges and universities, the contradiction of teaching management is continuously emerging. Therefore, teaching secretary coordination work is fundamental to guarantee efficient teaching activities to carry out. Based on this, this paper puts forward the main content of the teaching secretary coordination, analyzes its main features and its position, function, and briefly introduces the status of the current teaching management work of teaching secretary and its countermeasures so as to promote the rapid development of education undertakings in colleges and universities.

teaching secretary in colleges and universities; teaching management; coordination work; role

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.05.055

2017-04-11

江曉春(1983—)，女，福建福州人，講師，從事教育管理研究。

G473

A

1008-6714(2017)05-0121-03