延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調(diào)研組

全州社區(qū)檔案管理工作調(diào)研報(bào)告

延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調(diào)研組

為深入貫徹落實(shí)《城市社區(qū)檔案管理辦法》（國(guó)家檔案局、民政部第11號(hào)令），進(jìn)一步推進(jìn)全州社區(qū)檔案管理工作，州檔案局組成調(diào)研組，通過(guò)州縣（市）聯(lián)動(dòng)、聽(tīng)取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)查看和座談?dòng)懻摰确绞?，圍繞社區(qū)總體概況、社區(qū)檔案工作在社區(qū)總體工作中的擺位和組織推進(jìn)情況，以及社區(qū)檔案收集整理、保管利用、信息化、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等方面進(jìn)行了專題調(diào)研。

一、社區(qū)檔案工作基本情況

全州8縣（市）共有34個(gè)街道，1個(gè)社區(qū)管理委員會(huì)，157個(gè)社區(qū)。社區(qū)主要承擔(dān)民政、計(jì)生、衛(wèi)生、殘聯(lián)、司法、勞動(dòng)保障、婦聯(lián)、老關(guān)協(xié)等與群眾生活密切相關(guān)的工作職能。在推進(jìn)社區(qū)各項(xiàng)工作過(guò)程中，形成了大量具有保存價(jià)值的文件材料，也就形成了社區(qū)檔案，即城市社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

全州社區(qū)檔案建檔工作，是依據(jù)吉林省民政廳、吉林省檔案局聯(lián)合印發(fā)《吉林省城市社區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》，于2003年啟動(dòng)實(shí)施。州檔案局將其作為一項(xiàng)重要工作，專題研究貫徹落實(shí)方案，協(xié)調(diào)州民政局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的意見(jiàn)》，在全州積極開(kāi)展社區(qū)檔案建檔工作。同時(shí)，以延吉市新興街道民安社區(qū)為社區(qū)檔案建檔試點(diǎn)，通過(guò)社區(qū)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的形式，以點(diǎn)帶面，有力推進(jìn)了全州社區(qū)檔案建檔工作。截止到2004年年底，全州各個(gè)社區(qū)建檔工作基本完成，社區(qū)檔案工作逐漸步入了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

從2005年開(kāi)始，各縣（市）檔案局（館）以全面鞏固社區(qū)檔案工作階段性成果和進(jìn)一步提升其管理水平為目標(biāo)，將其擺在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作同等位置，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，密切同民政、街道、社區(qū)的聯(lián)系，形成工作合力；強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員素質(zhì)；主動(dòng)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取集中立卷等方式，保證了全州社區(qū)檔案工作健康有序發(fā)展。

2015年，國(guó)家檔案局、民政部《城市社區(qū)檔案管理辦法》出臺(tái)后，全州各級(jí)檔案部門、街道和社區(qū)都非常重視，及時(shí)組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，社區(qū)檔案管理人員在原有收集基礎(chǔ)上，能夠?qū)Q屆檔案和推進(jìn)工作類等檔案，放在一個(gè)重要位置進(jìn)行收集整理?！冻鞘猩鐓^(qū)檔案管理辦法》進(jìn)一步推動(dòng)了全州社區(qū)檔案工作，社區(qū)檔案的收集力度不斷加大，歸檔材料日趨齊全，管理工作進(jìn)一步規(guī)范。社區(qū)檔案管理為社區(qū)工作的順利開(kāi)展提供了有力保障。

二、社區(qū)檔案工作存在的主要問(wèn)題及原因

一是檔案收集整理工作不規(guī)范。社區(qū)業(yè)務(wù)窗口各自收集、整理、保管分管口形成的檔案，多數(shù)社區(qū)既沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)，也沒(méi)有形成專門的檔案管理制度，為檔案集中統(tǒng)一管理埋下了隱患。二是檔案管理人員變動(dòng)頻繁。導(dǎo)致檔案工作無(wú)法有固定的人員去做，直接影響檔案工作各環(huán)節(jié)的連續(xù)性和規(guī)范化。三是檔案工作資金保障不充裕。制約了檔案安全保管、數(shù)字化等項(xiàng)工作的開(kāi)展，嚴(yán)重影響檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)、新變化、新發(fā)展的步伐。四是檔案裝具用具不統(tǒng)一。不利于社區(qū)檔案的存放管理，檔案的安全保管存在極大隱患。五是檔案培訓(xùn)工作延伸不到位。多數(shù)社區(qū)檔案工作人員未能接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)掌握不夠，既不熟悉《城市社區(qū)檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)流程，造成檔案收集、整理、保管、利用不規(guī)范。

社區(qū)檔案工作存在問(wèn)題的原因是多方面的，綜合起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：一是責(zé)任意識(shí)較弱。部分社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，沒(méi)有把檔案工作列入重要議事日程和崗位目標(biāo)責(zé)任制，加之社區(qū)工作千頭萬(wàn)緒，人員少、任務(wù)重、壓力大，造成檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬局面。二是人員配備缺少硬機(jī)制。目前看，全州社區(qū)檔案管理人員絕大多數(shù)是兼職，加之檔案行政管理部門缺乏經(jīng)常性培訓(xùn)和指導(dǎo)，對(duì)社區(qū)檔案人員配備缺乏有效、規(guī)范性要求，導(dǎo)致社區(qū)檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)。三是經(jīng)費(fèi)保障缺預(yù)算。社區(qū)檔案工作的正常開(kāi)展，需要一定的資金投入。特別是檔案工作向電子化、數(shù)字化方向邁進(jìn)的現(xiàn)階段，更需要一定的資金支持。但從目前情況看，各級(jí)財(cái)政預(yù)算安排的社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)普遍不足，無(wú)法安排檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，直接影響了社區(qū)檔案工作的正常開(kāi)展。四是部門重視程度不夠。盡管近幾年民政、檔案、街道等相關(guān)部門都為社區(qū)檔案工作做出了各自的努力，但由于編制、財(cái)力等方面限制，各部門在忙于自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，很難向社區(qū)檔案工作傾斜更多的力量。

三、加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的幾點(diǎn)建議、

社區(qū)檔案工作是社區(qū)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，已成為社區(qū)建設(shè)的重要組成部分，社區(qū)檔案工作水平將直接影響社區(qū)建設(shè)的整體水平。社區(qū)和各相關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的重要性和緊迫性，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，切實(shí)抓好社區(qū)檔案工作，更好地為社區(qū)全面健康發(fā)展服務(wù)。

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，納入日程。街道、社區(qū)要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，依法將檔案工作列入重要議事日程，并在人、財(cái)、物等方面給予檔案工作充分的保障，確保社區(qū)檔案工作正常開(kāi)展。一是要建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制。街道、社區(qū)要建立與民政、社保、司法等各入駐部門的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，明確各部門派出機(jī)構(gòu)工作人員的檔案工作職責(zé)，定期分析和解決問(wèn)題，推動(dòng)檔案工作順利開(kāi)展。二是要明確檔案工作人員。按照《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等法規(guī)要求，社區(qū)檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，選派素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)，相對(duì)穩(wěn)定的正式職工負(fù)責(zé)檔案管理工作。如社區(qū)因工作人員太緊張無(wú)法安排檔案人員，政府要從檔案事業(yè)發(fā)展大局著想統(tǒng)一給每個(gè)社區(qū)配備一名檔案協(xié)理員，以滿足檔案工作的需要。三是要合理設(shè)置檔案庫(kù)房。檔案是不可再生的重要信息資源。按照相關(guān)規(guī)定，各社區(qū)都要想方設(shè)法設(shè)置大小適中且能夠滿足工作需要的檔案庫(kù)房，購(gòu)置檔案柜，落實(shí)檔案管理“八防”措施，以確保檔案實(shí)體的安全。四是要及時(shí)解決檔案工作經(jīng)費(fèi)。按照《城市社區(qū)檔案管理辦法》的規(guī)定，社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)從社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)中列支。各社區(qū)在安排辦公經(jīng)費(fèi)時(shí)，一定要保證檔案工作必要的經(jīng)費(fèi)，以滿足檔案工作正常開(kāi)支。有條件的社區(qū)還應(yīng)給檔案工作人員配備計(jì)算機(jī)，購(gòu)買檔案管理軟件，建立目錄及全文數(shù)據(jù)庫(kù)和電子查詢系統(tǒng)，開(kāi)展社區(qū)檔案信息化工作，促進(jìn)社區(qū)檔案管理現(xiàn)代化。

第二，加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)意識(shí)。開(kāi)展社區(qū)檔案工作要堅(jiān)持從提高社區(qū)干部的思想意識(shí)入手，開(kāi)展形式多樣、廣泛持久的檔案普法教育活動(dòng)，大力宣傳《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)規(guī)范，增強(qiáng)社區(qū)工作人員對(duì)檔案及其法律法規(guī)的認(rèn)知意識(shí)，使社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員充分認(rèn)識(shí)社區(qū)檔案在社區(qū)建設(shè)中的重要意義，以及社區(qū)檔案在社區(qū)發(fā)展中的重要地位和作用。要取得社區(qū)工作人員對(duì)檔案工作的支持，并為社區(qū)居民提供多種形式的現(xiàn)行文件和檔案信息服務(wù)，使人民群眾了解檔案，支持檔案工作，能夠利用檔案解決工作生活中遇到的問(wèn)題，營(yíng)造人人關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。要充分利用檔案工作平臺(tái)，增強(qiáng)社區(qū)各項(xiàng)政策的透明度，維護(hù)廣大居民的合法權(quán)益。

第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。開(kāi)展社區(qū)檔案工作，發(fā)揮檔案作用，關(guān)鍵在于提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)社區(qū)檔案管理人員存在層次復(fù)雜、受教育程度和能力參差不齊等實(shí)際問(wèn)題。縣（市）檔案局（館）要有計(jì)劃、有步驟地對(duì)社區(qū)專、兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案工作能力，增強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感，完成檔案管理工作；要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量，深入社區(qū)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，尤其要指導(dǎo)在社區(qū)服務(wù)大廳各業(yè)務(wù)部門（如民政、社保、司法等）的檔案人員及時(shí)收集、分類、整理和歸檔，以確保社區(qū)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

第四，加強(qiáng)指導(dǎo)，提升水平。檔案行政管理部門要加強(qiáng)與街道、社區(qū)的聯(lián)系、溝通與協(xié)調(diào)，齊抓共管，形成合力，共同提升社區(qū)檔案管理整體水平。一要協(xié)助社區(qū)建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，依法管理檔案；二要指導(dǎo)社區(qū)檔案的收集、整理、保管，做到統(tǒng)一規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)；三要督促社區(qū)檔案工作人員注重各種文件材料收集的齊全完整，確保檔案的依據(jù)和參考作用；四要積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，改革傳統(tǒng)的檔案整理和管理方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化；五要對(duì)社區(qū)建檔情況進(jìn)行定期檢查，針對(duì)問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，促進(jìn)社區(qū)檔案工作健康、穩(wěn)步發(fā)展。

第五，服務(wù)為本，突出特色。要找準(zhǔn)檔案工作為社區(qū)建設(shè)服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，構(gòu)建新形勢(shì)下檔案服務(wù)社會(huì)新體系，切實(shí)突出為社區(qū)管理工作服務(wù)和為社區(qū)居民服務(wù)這兩個(gè)著力點(diǎn)。只有這樣，社區(qū)檔案工作才能得到認(rèn)可和快速發(fā)展。在開(kāi)展社區(qū)檔案工作中要注重突出社區(qū)特色，深入調(diào)查研究，對(duì)有關(guān)本社區(qū)范圍內(nèi)的民俗風(fēng)情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷的檔案，發(fā)生過(guò)的重要事件、重大活動(dòng)的檔案，出現(xiàn)過(guò)的著名人物、新鮮事物的檔案等，要加大收集、整理、歸檔力度，以提高社區(qū)檔案的含“金”量，強(qiáng)化利用效果。要著重抓好下崗職工、特困家庭、孤寡老人、殘疾人、居民健康、社區(qū)名人等檔案。要根據(jù)各社區(qū)自身特點(diǎn)，多提供居民最需要的社區(qū)信息服務(wù)。

課題負(fù)責(zé)人：秦洪葉

課題組成員：李范俊、高威、王兆偉

執(zhí)筆人：李范俊、高威