延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調研組

全州社區(qū)檔案管理工作調研報告

延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調研組

為深入貫徹落實《城市社區(qū)檔案管理辦法》（國家檔案局、民政部第11號令），進一步推進全州社區(qū)檔案管理工作，州檔案局組成調研組，通過州縣（市）聯動、聽取匯報、現場查看和座談討論等方式，圍繞社區(qū)總體概況、社區(qū)檔案工作在社區(qū)總體工作中的擺位和組織推進情況，以及社區(qū)檔案收集整理、保管利用、信息化、業(yè)務監(jiān)督指導等方面進行了專題調研。

一、社區(qū)檔案工作基本情況

全州8縣（市）共有34個街道，1個社區(qū)管理委員會，157個社區(qū)。社區(qū)主要承擔民政、計生、衛(wèi)生、殘聯、司法、勞動保障、婦聯、老關協等與群眾生活密切相關的工作職能。在推進社區(qū)各項工作過程中，形成了大量具有保存價值的文件材料，也就形成了社區(qū)檔案，即城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務機構、社區(qū)社會組織（以下簡稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

全州社區(qū)檔案建檔工作，是依據吉林省民政廳、吉林省檔案局聯合印發(fā)《吉林省城市社區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》，于2003年啟動實施。州檔案局將其作為一項重要工作，專題研究貫徹落實方案，協調州民政局聯合印發(fā)了《關于加強社區(qū)檔案管理工作的意見》，在全州積極開展社區(qū)檔案建檔工作。同時，以延吉市新興街道民安社區(qū)為社區(qū)檔案建檔試點，通過社區(qū)檔案工作現場會的形式，以點帶面，有力推進了全州社區(qū)檔案建檔工作。截止到2004年年底，全州各個社區(qū)建檔工作基本完成，社區(qū)檔案工作逐漸步入了規(guī)范化、標準化軌道。

從2005年開始，各縣（市）檔案局（館）以全面鞏固社區(qū)檔案工作階段性成果和進一步提升其管理水平為目標，將其擺在機關、企事業(yè)單位檔案工作同等位置，加強組織領導，密切同民政、街道、社區(qū)的聯系，形成工作合力；強化業(yè)務培訓，提升檔案人員素質；主動提供業(yè)務指導，采取集中立卷等方式，保證了全州社區(qū)檔案工作健康有序發(fā)展。

2015年，國家檔案局、民政部《城市社區(qū)檔案管理辦法》出臺后，全州各級檔案部門、街道和社區(qū)都非常重視，及時組織相關人員認真學習。通過學習，社區(qū)檔案管理人員在原有收集基礎上，能夠將換屆檔案和推進工作類等檔案，放在一個重要位置進行收集整理?！冻鞘猩鐓^(qū)檔案管理辦法》進一步推動了全州社區(qū)檔案工作，社區(qū)檔案的收集力度不斷加大，歸檔材料日趨齊全，管理工作進一步規(guī)范。社區(qū)檔案管理為社區(qū)工作的順利開展提供了有力保障。

二、社區(qū)檔案工作存在的主要問題及原因

一是檔案收集整理工作不規(guī)范。社區(qū)業(yè)務窗口各自收集、整理、保管分管口形成的檔案，多數社區(qū)既沒有安排專人負責，也沒有形成專門的檔案管理制度，為檔案集中統一管理埋下了隱患。二是檔案管理人員變動頻繁。導致檔案工作無法有固定的人員去做，直接影響檔案工作各環(huán)節(jié)的連續(xù)性和規(guī)范化。三是檔案工作資金保障不充裕。制約了檔案安全保管、數字化等項工作的開展，嚴重影響檔案工作適應新形勢、新變化、新發(fā)展的步伐。四是檔案裝具用具不統一。不利于社區(qū)檔案的存放管理，檔案的安全保管存在極大隱患。五是檔案培訓工作延伸不到位。多數社區(qū)檔案工作人員未能接受檔案業(yè)務知識培訓，對檔案業(yè)務掌握不夠，既不熟悉《城市社區(qū)檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作的業(yè)務流程，造成檔案收集、整理、保管、利用不規(guī)范。

社區(qū)檔案工作存在問題的原因是多方面的，綜合起來主要有以下幾個方面：一是責任意識較弱。部分社區(qū)領導沒有真正認識到檔案工作的重要性，沒有把檔案工作列入重要議事日程和崗位目標責任制，加之社區(qū)工作千頭萬緒，人員少、任務重、壓力大，造成檔案工作“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。二是人員配備缺少硬機制。目前看，全州社區(qū)檔案管理人員絕大多數是兼職，加之檔案行政管理部門缺乏經常性培訓和指導，對社區(qū)檔案人員配備缺乏有效、規(guī)范性要求，導致社區(qū)檔案工作隊伍不穩(wěn)。三是經費保障缺預算。社區(qū)檔案工作的正常開展，需要一定的資金投入。特別是檔案工作向電子化、數字化方向邁進的現階段，更需要一定的資金支持。但從目前情況看，各級財政預算安排的社區(qū)辦公經費普遍不足，無法安排檔案工作專項經費，直接影響了社區(qū)檔案工作的正常開展。四是部門重視程度不夠。盡管近幾年民政、檔案、街道等相關部門都為社區(qū)檔案工作做出了各自的努力，但由于編制、財力等方面限制，各部門在忙于自身業(yè)務的同時，很難向社區(qū)檔案工作傾斜更多的力量。

三、加強社區(qū)檔案工作的幾點建議、

社區(qū)檔案工作是社區(qū)發(fā)展的一項重要基礎性工作，已成為社區(qū)建設的重要組成部分，社區(qū)檔案工作水平將直接影響社區(qū)建設的整體水平。社區(qū)和各相關部門要充分認識加強社區(qū)檔案工作的重要性和緊迫性，本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態(tài)度，提高認識，增強責任感，切實抓好社區(qū)檔案工作，更好地為社區(qū)全面健康發(fā)展服務。

第一，加強領導，納入日程。街道、社區(qū)要充分認識檔案工作的重要性，依法將檔案工作列入重要議事日程，并在人、財、物等方面給予檔案工作充分的保障，確保社區(qū)檔案工作正常開展。一是要建立檔案工作協調機制。街道、社區(qū)要建立與民政、社保、司法等各入駐部門的檔案工作協調機制，明確各部門派出機構工作人員的檔案工作職責，定期分析和解決問題，推動檔案工作順利開展。二是要明確檔案工作人員。按照《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等法規(guī)要求，社區(qū)檔案要實行集中統一管理，選派素質高、責任心強，相對穩(wěn)定的正式職工負責檔案管理工作。如社區(qū)因工作人員太緊張無法安排檔案人員，政府要從檔案事業(yè)發(fā)展大局著想統一給每個社區(qū)配備一名檔案協理員，以滿足檔案工作的需要。三是要合理設置檔案庫房。檔案是不可再生的重要信息資源。按照相關規(guī)定，各社區(qū)都要想方設法設置大小適中且能夠滿足工作需要的檔案庫房，購置檔案柜，落實檔案管理“八防”措施，以確保檔案實體的安全。四是要及時解決檔案工作經費。按照《城市社區(qū)檔案管理辦法》的規(guī)定，社區(qū)檔案工作經費應從社區(qū)辦公經費中列支。各社區(qū)在安排辦公經費時，一定要保證檔案工作必要的經費，以滿足檔案工作正常開支。有條件的社區(qū)還應給檔案工作人員配備計算機，購買檔案管理軟件，建立目錄及全文數據庫和電子查詢系統，開展社區(qū)檔案信息化工作，促進社區(qū)檔案管理現代化。

第二，加強宣傳，增強意識。開展社區(qū)檔案工作要堅持從提高社區(qū)干部的思想意識入手，開展形式多樣、廣泛持久的檔案普法教育活動，大力宣傳《檔案法》、《城市社區(qū)檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)規(guī)范，增強社區(qū)工作人員對檔案及其法律法規(guī)的認知意識，使社區(qū)領導和工作人員充分認識社區(qū)檔案在社區(qū)建設中的重要意義，以及社區(qū)檔案在社區(qū)發(fā)展中的重要地位和作用。要取得社區(qū)工作人員對檔案工作的支持，并為社區(qū)居民提供多種形式的現行文件和檔案信息服務，使人民群眾了解檔案，支持檔案工作，能夠利用檔案解決工作生活中遇到的問題，營造人人關心支持檔案工作的良好氛圍。要充分利用檔案工作平臺，增強社區(qū)各項政策的透明度，維護廣大居民的合法權益。

第三，加強培訓，提高素質。開展社區(qū)檔案工作，發(fā)揮檔案作用，關鍵在于提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務素質。針對社區(qū)檔案管理人員存在層次復雜、受教育程度和能力參差不齊等實際問題?？h（市）檔案局（館）要有計劃、有步驟地對社區(qū)專、兼職檔案人員進行業(yè)務培訓，提高其檔案工作能力，增強事業(yè)心、責任感，完成檔案管理工作；要加強業(yè)務指導力量，深入社區(qū)，發(fā)現問題，及時解決，尤其要指導在社區(qū)服務大廳各業(yè)務部門（如民政、社保、司法等）的檔案人員及時收集、分類、整理和歸檔，以確保社區(qū)檔案的完整性和準確性。

第四，加強指導，提升水平。檔案行政管理部門要加強與街道、社區(qū)的聯系、溝通與協調，齊抓共管，形成合力，共同提升社區(qū)檔案管理整體水平。一要協助社區(qū)建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，依法管理檔案；二要指導社區(qū)檔案的收集、整理、保管，做到統一規(guī)范，符合標準；三要督促社區(qū)檔案工作人員注重各種文件材料收集的齊全完整，確保檔案的依據和參考作用；四要積極推進檔案管理現代化建設，改革傳統的檔案整理和管理方式，進一步實現社區(qū)檔案管理的科學化、規(guī)范化；五要對社區(qū)建檔情況進行定期檢查，針對問題，及時改進，促進社區(qū)檔案工作健康、穩(wěn)步發(fā)展。

第五，服務為本，突出特色。要找準檔案工作為社區(qū)建設服務的結合點和切入點，構建新形勢下檔案服務社會新體系，切實突出為社區(qū)管理工作服務和為社區(qū)居民服務這兩個著力點。只有這樣，社區(qū)檔案工作才能得到認可和快速發(fā)展。在開展社區(qū)檔案工作中要注重突出社區(qū)特色，深入調查研究，對有關本社區(qū)范圍內的民俗風情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷的檔案，發(fā)生過的重要事件、重大活動的檔案，出現過的著名人物、新鮮事物的檔案等，要加大收集、整理、歸檔力度，以提高社區(qū)檔案的含“金”量，強化利用效果。要著重抓好下崗職工、特困家庭、孤寡老人、殘疾人、居民健康、社區(qū)名人等檔案。要根據各社區(qū)自身特點，多提供居民最需要的社區(qū)信息服務。

課題負責人：秦洪葉

課題組成員：李范俊、高威、王兆偉

執(zhí)筆人：李范俊、高威