文/孟凡秀

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探究

文/孟凡秀

隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn)，信息化時代的到來，干部人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題，應(yīng)該采取合理的改革措施，解放思想、更新觀念、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位的檔案管理具有保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，一般是由國家設(shè)置的，雖不屬于政府機(jī)構(gòu)，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機(jī)關(guān)提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，履行參與社會事務(wù)管理的職責(zé)，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面，包括國家各個行業(yè)機(jī)密文件的保存，具有保密性。

事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性。事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各行業(yè)的信息收集匯總。這些信息因?yàn)闊o法讓社會市場自動參與資源調(diào)配，需要借用事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理。這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì)，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄。檔案是在社會實(shí)踐活動中直接形成的，而非后人編造的，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對事業(yè)單位而言，首先，檔案是檔案人一生的真實(shí)記述，是第一手參考材料。其次，它是事業(yè)單位本身的成長記錄，是單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄，完整地反映了單位發(fā)展變化的歷程。

檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進(jìn)行科學(xué)合理地評價。檔案記錄著單位發(fā)展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果。單位管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，做出科學(xué)合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的政策。

檔案可以提供便利的查詢服務(wù)。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項(xiàng)重要用途和事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)的一項(xiàng)新服務(wù)內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務(wù)，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時會發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務(wù)必須要有嚴(yán)格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權(quán)益，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)和管理的作用，始終把做好各種載體檔案的利用服務(wù)作為宗旨，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，才能促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，強(qiáng)化服務(wù)。隨著時代的進(jìn)步，社會各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)管理責(zé)任，明確領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和督促。結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立有效的考核機(jī)制，完善管理體系，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.注重對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)。有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識及敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。

3.加大資金投入，提升檔案工作保障力度。我國檔案管理已進(jìn)入電子化時代，實(shí)行電子化管理是必然的發(fā)展趨勢。檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提高管理水平，加快辦事效率。因此，各單位要配置專門的檔案室、檔案柜、照相機(jī)、專用微機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等，防止檔案丟失和損壞，維護(hù)檔案的完整性和安全性，提高檔案工作保障力度。

4.完善檔案管理制度，推進(jìn)科學(xué)信息化管理。檔案信息是社會信息資源的重要組成部門，有著不可替代的原始性、真實(shí)性等特點(diǎn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與檔案管理工作相結(jié)合，能夠提升檔案管理工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳遞信息，通過信息化建設(shè)，才能達(dá)到真正意義上信息共通共享，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理，要通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。其次，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。通過網(wǎng)絡(luò)，將不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而大大提高檔案信息的利用率。

（作者單位：吉林日報社）