文/李雪梅

淺談做好基層民政檔案管理工作的對策

文/李雪梅

隨著民政工作領(lǐng)域的不斷拓展，民政業(yè)務(wù)工作呈現(xiàn)出多樣化趨勢，工作中形成的檔案數(shù)量日益增多?；鶎用裾n案管理越來越與人們最關(guān)心的、最現(xiàn)實(shí)的切身利益息息相關(guān)。為了適應(yīng)民政業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，更好地發(fā)揮民政業(yè)務(wù)檔案的作用，現(xiàn)結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，談點(diǎn)個(gè)人的體會(huì)。

一、當(dāng)前民政檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作對民政各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的作用。一些基層民政部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，重“藏”輕“用”；檔案人員對檔案信息資源開發(fā)力度不夠，造成民政檔案利用率不高，服務(wù)性不強(qiáng)。

2.檔案管理制度不健全。檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的單位雖然建立了一些管理制度，卻流于形式、執(zhí)行不嚴(yán)。檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時(shí)有發(fā)生，時(shí)間一長檔案資料就不知去向；嚴(yán)重?fù)p害了民政檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。基層民政部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。民政檔案室建設(shè)不達(dá)標(biāo)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

4.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高?；鶎用裾n案人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，檔案專業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，高層次的檔案專業(yè)人才較少，已不適應(yīng)新形勢下的民政檔案事業(yè)發(fā)展。

二、提高民政檔案管理水平的建議

1.提高各部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)?；鶎用裾块T的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對促進(jìn)民政發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好民政檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)民政檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化民政檔案管理體系。

2.創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是要具備運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制定相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。檔案人員首先要敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.建立健全民政檔案管理制度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與民政工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展民政檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。建立和健全檔案管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。建立檔案管理的約束和激勵(lì)機(jī)制，約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

4.強(qiáng)化民政檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)?；鶎用裾块T要高度重視檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案管理創(chuàng)造必要的條件。檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)主要包括兩個(gè)方面：一是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，包括建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)范，對檔案實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，充分發(fā)揮檔案的作用等軟件方面的建設(shè)。二是檔案設(shè)施建設(shè)，包括設(shè)置檔案標(biāo)準(zhǔn)庫房，配備檔案、專用設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)裝具等硬件方面的建設(shè)。

5.實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向?；鶎用裾块T應(yīng)當(dāng)積極采取措施，把應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案納入本單位的辦公自動(dòng)化進(jìn)程。民政檔案工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，以逐步實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的現(xiàn)代化。

（作者單位：白城市殘疾人就業(yè)服務(wù)中心）