文/于洋

做好重大活動(dòng)檔案收集工作的對策

文/于洋

重大活動(dòng)中形成的檔案資料，真實(shí)地記錄了經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的重要?dú)v程及重大歷史面貌，是珍貴的信息資源和歷史財(cái)富。一些檔案部門對重大活動(dòng)檔案收集、整理不到位的情況時(shí)常出現(xiàn)，對于檔案部門來說，做好重大活動(dòng)檔案的收集工作，困難、希望、挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。

一、重大活動(dòng)檔案收集工作中存在的問題

重大活動(dòng)檔案的收集工作，盡管取得了良好的開端，但是還有少數(shù)部門對此項(xiàng)工作沒有引起足夠的重視。主要體現(xiàn)在：

1.重視不夠，措施不力。一些單位不關(guān)心活動(dòng)過程中形成的各種檔案，所以他們的資料主要只是頭或尾，并不十分完整。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，行政措施不力，沒有落實(shí)具體負(fù)責(zé)的人員對重大活動(dòng)過程進(jìn)行拍攝，重大活動(dòng)缺少照片、錄音、錄像資料，造成收集的檔案資料形式單一，不能全面地反映重大活動(dòng)的真實(shí)面貌。有的單位在移交檔案時(shí)將普發(fā)性上級和本級文件材料移交到了檔案館，涉及到重要的資金、組織、人事等方面的核心檔案留在了本單位。

2.獨(dú)立為戰(zhàn)，各自為政。一些單位對重大活動(dòng)的至始而終的具體活動(dòng)過程并不關(guān)心，重大活動(dòng)的主辦單位與協(xié)辦單位之間、同單位主要經(jīng)辦人和檔案收集管理人之間協(xié)調(diào)性、銜接性不夠，對檔案的歸納收集整理缺乏統(tǒng)一性，獨(dú)立為戰(zhàn)，各自為政，使重大活動(dòng)的檔案匯集整理出現(xiàn)殘缺。同時(shí)檔案殘缺這種現(xiàn)象在很多機(jī)關(guān)單位日常檔案收集工作中也廣泛存在。

3.缺乏整理，工作拖拉?；顒?dòng)過程中形成的大量檔案缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。特別是照片檔案，由于數(shù)碼相機(jī)的普及，形成龐雜的照片檔案，這些照片收集范圍廣、整理難度大、缺乏統(tǒng)一整理規(guī)范。許多單位很少認(rèn)真整理或根本未加整理。部分單位責(zé)任人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作拖拉，沒有落實(shí)“活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)向當(dāng)?shù)貦n案館移交”的規(guī)定，雖經(jīng)檔案部門多次催交，但多數(shù)單位的重大活動(dòng)檔案資料至今仍不能按要求及時(shí)移交。

4.責(zé)任不清，移交遲緩。在重大活動(dòng)中形成的檔案，有單位形成的文件、具體辦事人拍的活動(dòng)照片等，這些材料大量保存于單位、個(gè)人手中。國家的活動(dòng)、財(cái)政的經(jīng)費(fèi)、個(gè)人的工作，形成的資料應(yīng)該是國家的，但許多個(gè)人的私自占有思想普遍存在，認(rèn)為檔案資料凝聚了個(gè)人的勞動(dòng)心血，就是個(gè)人的財(cái)產(chǎn)。部分存于單位的檔案資料由于單位工作人員不重視，以工作煩忙為理由，遲遲不移交，致使資料散失。

二、做好重大活動(dòng)檔案收集工作的對策

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)對重大活動(dòng)檔案的重視。將重大活動(dòng)檔案征集工作列入重大活動(dòng)組織承辦單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)討論內(nèi)容。在重大活動(dòng)中，領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)定期召開辦公會(huì)，總結(jié)和部署階段性工作。檔案收集部門要爭取重要會(huì)議的“一席之地”，爭取發(fā)言權(quán)，讓各級領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認(rèn)可和支持。

（二）建立重大活動(dòng)告知制度。要建立重大活動(dòng)告知制度，重大活動(dòng)舉行前，組織承辦單位要及時(shí)通知檔案征集部門，并要求檔案征集部門派員參加重大活動(dòng)協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)介入重大活動(dòng)當(dāng)中，最終達(dá)到全程參與的目的。要將歸檔制度同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實(shí)施。此外還可將歸檔制度同重大活動(dòng)中的計(jì)劃管理制度、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度等聯(lián)系起來，并對移交的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等方面進(jìn)行規(guī)范，從而確保檔案資料收集的齊全完整。

（三）加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案執(zhí)法力度。由于多種因素導(dǎo)致檔案行政部門出現(xiàn)消極執(zhí)法、執(zhí)法不嚴(yán)，甚至違法追究不了的現(xiàn)象。為了做好重大活動(dòng)檔案征集工作，我們必須擯棄錯(cuò)綜復(fù)雜的人情觀念，不怕得罪人，加強(qiáng)執(zhí)法，對不重視重大活動(dòng)檔案管理，造成有關(guān)檔案涂改、偽造、損毀、丟失，不按規(guī)定歸檔、匯交、移交檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀重大活動(dòng)檔案的以及檔案工作人員其他瀆職行為的單位個(gè)人切實(shí)依法做出限期改正、通報(bào)批評、行政處分、賠償損失，構(gòu)成犯罪的追究刑事責(zé)任。同時(shí)加強(qiáng)對執(zhí)法行政行為的監(jiān)督，促進(jìn)檔案執(zhí)法人員對違法行為的查處。執(zhí)法與監(jiān)督雙項(xiàng)并舉對于有效預(yù)防和及時(shí)糾正行政執(zhí)法過錯(cuò)，保證檔案執(zhí)法行為客觀、公正，促進(jìn)檔案依法行政十分必要。

（四）拓寬重大活動(dòng)檔案收集渠道。檔案收集部門要積極加強(qiáng)與電視臺(tái)、報(bào)社等新聞媒體信息發(fā)布部門溝通，建立有效的協(xié)作機(jī)制，拓寬收集渠道和方式，確保收集歸檔的重大活動(dòng)檔案資料全面、真實(shí)、詳盡。要通過信息網(wǎng)絡(luò)、檔案利用、調(diào)查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”和“哪里有有用資料”的信息，并根據(jù)這些信息盡早把隨時(shí)隨地產(chǎn)生的該收集的資料收集進(jìn)館；機(jī)動(dòng)靈活地采取接收、訂購、購買、征集、代管、復(fù)制、索要等多種多樣的方式收集資料。

（作者單位：大安市檔案局）