文/于洋

做好重大活動檔案收集工作的對策

文/于洋

重大活動中形成的檔案資料，真實地記錄了經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的重要歷程及重大歷史面貌，是珍貴的信息資源和歷史財富。一些檔案部門對重大活動檔案收集、整理不到位的情況時常出現(xiàn)，對于檔案部門來說，做好重大活動檔案的收集工作，困難、希望、挑戰(zhàn)與機遇并存。

一、重大活動檔案收集工作中存在的問題

重大活動檔案的收集工作，盡管取得了良好的開端，但是還有少數(shù)部門對此項工作沒有引起足夠的重視。主要體現(xiàn)在：

1.重視不夠，措施不力。一些單位不關(guān)心活動過程中形成的各種檔案，所以他們的資料主要只是頭或尾，并不十分完整。個別單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，行政措施不力，沒有落實具體負責的人員對重大活動過程進行拍攝，重大活動缺少照片、錄音、錄像資料，造成收集的檔案資料形式單一，不能全面地反映重大活動的真實面貌。有的單位在移交檔案時將普發(fā)性上級和本級文件材料移交到了檔案館，涉及到重要的資金、組織、人事等方面的核心檔案留在了本單位。

2.獨立為戰(zhàn)，各自為政。一些單位對重大活動的至始而終的具體活動過程并不關(guān)心，重大活動的主辦單位與協(xié)辦單位之間、同單位主要經(jīng)辦人和檔案收集管理人之間協(xié)調(diào)性、銜接性不夠，對檔案的歸納收集整理缺乏統(tǒng)一性，獨立為戰(zhàn)，各自為政，使重大活動的檔案匯集整理出現(xiàn)殘缺。同時檔案殘缺這種現(xiàn)象在很多機關(guān)單位日常檔案收集工作中也廣泛存在。

3.缺乏整理，工作拖拉?；顒舆^程中形成的大量檔案缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。特別是照片檔案，由于數(shù)碼相機的普及，形成龐雜的照片檔案，這些照片收集范圍廣、整理難度大、缺乏統(tǒng)一整理規(guī)范。許多單位很少認真整理或根本未加整理。部分單位責任人員責任心不強，工作拖拉，沒有落實“活動結(jié)束后1個月內(nèi)向當?shù)貦n案館移交”的規(guī)定，雖經(jīng)檔案部門多次催交，但多數(shù)單位的重大活動檔案資料至今仍不能按要求及時移交。

4.責任不清，移交遲緩。在重大活動中形成的檔案，有單位形成的文件、具體辦事人拍的活動照片等，這些材料大量保存于單位、個人手中。國家的活動、財政的經(jīng)費、個人的工作，形成的資料應(yīng)該是國家的，但許多個人的私自占有思想普遍存在，認為檔案資料凝聚了個人的勞動心血，就是個人的財產(chǎn)。部分存于單位的檔案資料由于單位工作人員不重視，以工作煩忙為理由，遲遲不移交，致使資料散失。

二、做好重大活動檔案收集工作的對策

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)對重大活動檔案的重視。將重大活動檔案征集工作列入重大活動組織承辦單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會討論內(nèi)容。在重大活動中，領(lǐng)導(dǎo)層會定期召開辦公會，總結(jié)和部署階段性工作。檔案收集部門要爭取重要會議的“一席之地”，爭取發(fā)言權(quán)，讓各級領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認可和支持。

（二）建立重大活動告知制度。要建立重大活動告知制度，重大活動舉行前，組織承辦單位要及時通知檔案征集部門，并要求檔案征集部門派員參加重大活動協(xié)調(diào)會，及時介入重大活動當中，最終達到全程參與的目的。要將歸檔制度同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實施。此外還可將歸檔制度同重大活動中的計劃管理制度、標準化管理制度等聯(lián)系起來，并對移交的內(nèi)容、數(shù)量、時間等方面進行規(guī)范，從而確保檔案資料收集的齊全完整。

（三）加強重大活動檔案執(zhí)法力度。由于多種因素導(dǎo)致檔案行政部門出現(xiàn)消極執(zhí)法、執(zhí)法不嚴，甚至違法追究不了的現(xiàn)象。為了做好重大活動檔案征集工作，我們必須擯棄錯綜復(fù)雜的人情觀念，不怕得罪人，加強執(zhí)法，對不重視重大活動檔案管理，造成有關(guān)檔案涂改、偽造、損毀、丟失，不按規(guī)定歸檔、匯交、移交檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀重大活動檔案的以及檔案工作人員其他瀆職行為的單位個人切實依法做出限期改正、通報批評、行政處分、賠償損失，構(gòu)成犯罪的追究刑事責任。同時加強對執(zhí)法行政行為的監(jiān)督，促進檔案執(zhí)法人員對違法行為的查處。執(zhí)法與監(jiān)督雙項并舉對于有效預(yù)防和及時糾正行政執(zhí)法過錯，保證檔案執(zhí)法行為客觀、公正，促進檔案依法行政十分必要。

（四）拓寬重大活動檔案收集渠道。檔案收集部門要積極加強與電視臺、報社等新聞媒體信息發(fā)布部門溝通，建立有效的協(xié)作機制，拓寬收集渠道和方式，確保收集歸檔的重大活動檔案資料全面、真實、詳盡。要通過信息網(wǎng)絡(luò)、檔案利用、調(diào)查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”和“哪里有有用資料”的信息，并根據(jù)這些信息盡早把隨時隨地產(chǎn)生的該收集的資料收集進館；機動靈活地采取接收、訂購、購買、征集、代管、復(fù)制、索要等多種多樣的方式收集資料。

（作者單位：大安市檔案局）