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        大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作發(fā)展途徑分析

        2017-03-11 15:45:19賈聚權(quán)
        蘭臺內(nèi)外 2017年1期
        關(guān)鍵詞:編研年鑒成果

        文/賈聚權(quán)

        大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作發(fā)展途徑分析

        文/賈聚權(quán)

        以往檔案編研工作多以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ),輔以人工分析,并在一定范圍內(nèi)傳播利用。多年來,檔案編研較好地支撐了相關(guān)工作。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)開發(fā)等多項技術(shù)手段不斷涌現(xiàn),給檔案編研工作帶來了新的發(fā)展機遇。同時也對檔案編研的開發(fā)和利用提出了更高的要求。值此歷史契機,應(yīng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代和檔案工作發(fā)展趨勢,提出檔案編研多種發(fā)展途徑,促進(jìn)檔案編研逐漸走向“大編研”,充分挖掘其潛在價值并提供更優(yōu)質(zhì)更廣泛的服務(wù)。

        一、檔案編研工作存在的問題

        1.人員素質(zhì)和技術(shù)手段相對落后。當(dāng)前主要是檔案館原工作人員在從事檔案編研工作,這些人員年齡結(jié)構(gòu)偏大,相對來說學(xué)歷水平不高,接納新鮮事物意愿不強。就日常工作而言,這些人員技術(shù)水平有限,基本上通過原始檔案材料的積累和匯聚等手段,形成簡單的匯編工作成果,以這種方式進(jìn)行檔案編研,很難凸顯大數(shù)據(jù)背景下信息技術(shù)的優(yōu)勢,很難去深度開展檔案信息挖掘和開發(fā)工作。

        2.應(yīng)用范圍窄。檔案編研工作者基本上只是滿足于編研任務(wù)的完成,對編研成果的利用、傳播、推廣普遍重視不夠。例如,目前大部分單位每年都編輯出版年鑒,但是這些年鑒基本上都存放在單位中,而學(xué)校網(wǎng)站、招生就業(yè)宣講等對外宣傳活動很少會利用年鑒資料,社會外界也很少會想到通過查閱年鑒來了解一個單位的基本情況。總體來說,檔案編研成果大多不為人所知,傳播范圍也相當(dāng)有限。

        3.時效性差。檔案工作的重點主要集中在保管和利用上,基本上是在檔案收集到一定程度后才有精力著手開展編研工作。在這種情況下,整理出來的編研成果時效性不強,嚴(yán)重滯后于檔案信息利用的需求。以對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)年鑒出版工作為例,一般上半年收集上一年度的資料,下半年進(jìn)行編輯整理,要到年底才能出版完成。這樣的編研成果滯后了近一年的時間,很難滿足年底工作總結(jié)的需要。

        二、檔案編研工作的發(fā)展途徑

        1.根據(jù)利用需求,主動開展檔案編研。檔案利用需求不僅僅局限于對原始檔案的借閱、復(fù)制等,而是希望檔案館把自己需要的信息直接從檔案中提煉出來,直接獲得檔案信息的二次開發(fā)成果。檔案編研工作應(yīng)關(guān)注利用者的這種需求,努力提供多種形式的服務(wù)。例如,通過收集各種檔案借閱利用信息、利用頻率等,整理出利用規(guī)律、區(qū)域、趨勢等,進(jìn)而確定編研選題。

        2.通過分類編目,形成專題索引??稍谠兄浶畔⒌幕A(chǔ)上,通過增加主題詞、關(guān)鍵字等標(biāo)引,形成多種類型的分類檢索。例如,在照片整理過程中,可以增加對內(nèi)容的主題標(biāo)識,即將每張照片按照校園風(fēng)光、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、校友風(fēng)采等進(jìn)行分類標(biāo)注,這樣后期可根據(jù)需要進(jìn)行相關(guān)專題的提取,為照片檔案編研加工提供有力的支持。

        3.提高信息化水平,形成數(shù)字資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案館應(yīng)加大信息化建設(shè),在掌握龐大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,努力實現(xiàn)館藏數(shù)字化,并以此為基礎(chǔ)開展檔案編研。首先,搭建信息管理系統(tǒng)。這主要包括構(gòu)建基于海量數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng),確保對海量信息的管理;特別是要搭建基于內(nèi)容的檢索方式,確保管理系統(tǒng)具備良好的檢索功能。其次,開展數(shù)字化加工。全面開展館藏檔案數(shù)字化加工,努力實現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化”目標(biāo),這是一段時期內(nèi)檔案工作的重點。這其中包括對紙質(zhì)檔案、照片檔案進(jìn)行掃描,轉(zhuǎn)化為便于利用的電子檔案;對實物檔案進(jìn)行數(shù)碼拍照,轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源,總之應(yīng)盡快完成全部館藏檔案的數(shù)字化工作,為檔案數(shù)據(jù)的信息化加工處理提供基礎(chǔ)。最后,要加大對現(xiàn)行數(shù)字資源的收集力度。特別要關(guān)注重大活動,不僅收集相關(guān)文件等紙質(zhì)材料,而且要注重照片、錄音、錄像等多種載體和形式的檔案資源,并及時轉(zhuǎn)化為圖文一體化的數(shù)字資源,為后期檔案編研打下基礎(chǔ)。

        4.開展專業(yè)合作,形成學(xué)術(shù)成果。檔案編研應(yīng)向?qū)W術(shù)化、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案部門應(yīng)積極與相關(guān)單位展開合作,通過與專業(yè)人員開展廣泛合作,提升研究水平,使檔案工作人員既熟悉檔案管理知識,又了解相關(guān)專業(yè)的學(xué)術(shù)背景、動態(tài)和最新成果,形成多樣化的編研成果。以書本為主要載體的成果形式早已不能滿足社會公眾的需求,大數(shù)據(jù)時代隨著手機、數(shù)字電視、網(wǎng)絡(luò)媒體等新型媒體的飛速發(fā)展,數(shù)字型檔案文獻(xiàn)編研出版物將成為編研成果發(fā)布的主要形式,比如電子圖書、網(wǎng)絡(luò)報紙、數(shù)字期刊、手機出版物(微信、手機報紙、手機期刊)等,這都能夠大幅度提高編研成果的傳播范圍和速度,擴大其影響力。

        (作者單位:汪清縣檔案局)

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