文/賈聚權
大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作發(fā)展途徑分析
文/賈聚權
以往檔案編研工作多以紙質材料為基礎,輔以人工分析,并在一定范圍內傳播利用。多年來,檔案編研較好地支撐了相關工作。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)開發(fā)等多項技術手段不斷涌現(xiàn),給檔案編研工作帶來了新的發(fā)展機遇。同時也對檔案編研的開發(fā)和利用提出了更高的要求。值此歷史契機,應順應大數(shù)據(jù)時代和檔案工作發(fā)展趨勢,提出檔案編研多種發(fā)展途徑,促進檔案編研逐漸走向“大編研”,充分挖掘其潛在價值并提供更優(yōu)質更廣泛的服務。
1.人員素質和技術手段相對落后。當前主要是檔案館原工作人員在從事檔案編研工作,這些人員年齡結構偏大,相對來說學歷水平不高,接納新鮮事物意愿不強。就日常工作而言,這些人員技術水平有限,基本上通過原始檔案材料的積累和匯聚等手段,形成簡單的匯編工作成果,以這種方式進行檔案編研,很難凸顯大數(shù)據(jù)背景下信息技術的優(yōu)勢,很難去深度開展檔案信息挖掘和開發(fā)工作。
2.應用范圍窄。檔案編研工作者基本上只是滿足于編研任務的完成,對編研成果的利用、傳播、推廣普遍重視不夠。例如,目前大部分單位每年都編輯出版年鑒,但是這些年鑒基本上都存放在單位中,而學校網站、招生就業(yè)宣講等對外宣傳活動很少會利用年鑒資料,社會外界也很少會想到通過查閱年鑒來了解一個單位的基本情況??傮w來說,檔案編研成果大多不為人所知,傳播范圍也相當有限。
3.時效性差。檔案工作的重點主要集中在保管和利用上,基本上是在檔案收集到一定程度后才有精力著手開展編研工作。在這種情況下,整理出來的編研成果時效性不強,嚴重滯后于檔案信息利用的需求。以對外經濟貿易大學年鑒出版工作為例,一般上半年收集上一年度的資料,下半年進行編輯整理,要到年底才能出版完成。這樣的編研成果滯后了近一年的時間,很難滿足年底工作總結的需要。
1.根據(jù)利用需求,主動開展檔案編研。檔案利用需求不僅僅局限于對原始檔案的借閱、復制等,而是希望檔案館把自己需要的信息直接從檔案中提煉出來,直接獲得檔案信息的二次開發(fā)成果。檔案編研工作應關注利用者的這種需求,努力提供多種形式的服務。例如,通過收集各種檔案借閱利用信息、利用頻率等,整理出利用規(guī)律、區(qū)域、趨勢等,進而確定編研選題。
2.通過分類編目,形成專題索引??稍谠兄浶畔⒌幕A上,通過增加主題詞、關鍵字等標引,形成多種類型的分類檢索。例如,在照片整理過程中,可以增加對內容的主題標識,即將每張照片按照校園風光、人才培養(yǎng)、學科建設、校友風采等進行分類標注,這樣后期可根據(jù)需要進行相關專題的提取,為照片檔案編研加工提供有力的支持。
3.提高信息化水平,形成數(shù)字資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案館應加大信息化建設,在掌握龐大數(shù)據(jù)的基礎上,努力實現(xiàn)館藏數(shù)字化,并以此為基礎開展檔案編研。首先,搭建信息管理系統(tǒng)。這主要包括構建基于海量數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng),確保對海量信息的管理;特別是要搭建基于內容的檢索方式,確保管理系統(tǒng)具備良好的檢索功能。其次,開展數(shù)字化加工。全面開展館藏檔案數(shù)字化加工,努力實現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化”目標,這是一段時期內檔案工作的重點。這其中包括對紙質檔案、照片檔案進行掃描,轉化為便于利用的電子檔案;對實物檔案進行數(shù)碼拍照,轉化為數(shù)字資源,總之應盡快完成全部館藏檔案的數(shù)字化工作,為檔案數(shù)據(jù)的信息化加工處理提供基礎。最后,要加大對現(xiàn)行數(shù)字資源的收集力度。特別要關注重大活動,不僅收集相關文件等紙質材料,而且要注重照片、錄音、錄像等多種載體和形式的檔案資源,并及時轉化為圖文一體化的數(shù)字資源,為后期檔案編研打下基礎。
4.開展專業(yè)合作,形成學術成果。檔案編研應向學術化、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案部門應積極與相關單位展開合作,通過與專業(yè)人員開展廣泛合作,提升研究水平,使檔案工作人員既熟悉檔案管理知識,又了解相關專業(yè)的學術背景、動態(tài)和最新成果,形成多樣化的編研成果。以書本為主要載體的成果形式早已不能滿足社會公眾的需求,大數(shù)據(jù)時代隨著手機、數(shù)字電視、網絡媒體等新型媒體的飛速發(fā)展,數(shù)字型檔案文獻編研出版物將成為編研成果發(fā)布的主要形式,比如電子圖書、網絡報紙、數(shù)字期刊、手機出版物(微信、手機報紙、手機期刊)等,這都能夠大幅度提高編研成果的傳播范圍和速度,擴大其影響力。
(作者單位:汪清縣檔案局)