文/高儷瑕

國土檔案數字化建設現狀及體系構架研究

文/高儷瑕

檔案數字化是利用計算機信息技術與專業(yè)的檔案管理技術相結合，將傳統的檔案進行數字化處理，并收集整理為數字形態(tài)的電子檔案，最終形成綜合性的檔案信息資源管理體系。隨著國土資源開發(fā)工作的快速發(fā)展，國土檔案越來越多，依靠原有的手工檢索難以滿足現實需要；必須要土地登記、財務檔案等孤本容易在借閱中損壞，因此，做好國土檔案實體數字化。這樣既能方便快捷地進行管理和查閱，又能夠保證檔案信息的可靠、準確。

一、國土檔案數字化現狀

1.數量大、種類多。國土檔案，從卷宗種類來看，主要有文書類、計劃財務類、地籍管理類、土地利用計劃類、建設用地類、土地監(jiān)察類、資產管理類等，每年需要入卷歸檔的國土檔案數以萬計。隨著城市發(fā)展進程的加快，各種用地規(guī)模的不斷擴大，僅僅依靠傳統的紙質檔案管理不僅影響檔案的利用效率，也不利于國土檔案的安全管理。

2.“軟硬件”有待強化。目前，一些省、市國土檔案管理部門紛紛建立了屬于自己的國土檔案管理信息中心，并配置有專門的服務器，建立了基本農田、地災點分布、土地利用規(guī)劃等主要檔案類別的數據庫，實現了部分功能的網上作業(yè)和信息上下級之間的共享，但與數字化管理的現實要求還有一定差距，尤其是大量紙質檔案存放后占用了過多的庫房面積，計算機數量少，軟件配置不高，容量較小，難以滿足大功率計算和轉存需要。

3.資源共享和利用效率低。目前，雖然一些國土部門的檔案在上下級之間實現了檔案數據信息的共享和傳輸，但平級之間部門檔案的查詢共享則沒有實現。例如，同在一個市下的A縣與B縣之間，雖然各自建立了相應的數字化檔案管理，但彼此之間沒有實現網絡傳輸，查詢人往往需要穿梭于A、B兩縣之間，浪費了大量的人力、物力和財力，不利于國土檔案服務經濟社會發(fā)展的價值發(fā)揮。

二、國土檔案數字建設及管理體系構架內容

1.建立完備的國土檔案“數字化”管理系統。國土檔案的數字化建設要體現國土行業(yè)特點，開發(fā)滿足國土檔案管理需要的數字化管理系統。具體來說，就是要從檔案軟件開發(fā)、國土檔案甄選、數字化信息錄入、備份、查詢管理設計以及檔案安全措施等，建成一套完備的管理系統。例如，在服務器的設備選擇方面，要選擇大容量并配有備份功能的服務器；在檔案掃描方面，要統一檔案掃描的保存格式（或JPG或PDF）；在管理方面，要在系統中設立詳細的人員權限和保密等級管理等。此外，要結合日常國土檔案的需要，積極做好國土檔案管理軟件的研發(fā)和推廣，建設專門的數據庫系統。

2.搭建國土檔案“數字化”共享平臺。檔案的價值在于利用。檔案數字化加工的目的也主要是實現檔案信息和數據的共享，便于用戶輕點鼠標即可完成查詢和利用的目的和效果。要根據《土地登記資料公開查詢辦法》的相關規(guī)定，確定檔案數字化的開放范圍和內容，建立國土檔案管理網站（可以在國土部門門戶網站設立相應的子欄目），與地方政府的政務網實現互聯，及時將土地登記等需求量大的檔案實時向公眾開放。加強并完善國土部門局域網建設，利用專網和互聯網平臺，實現國土檔案數字信息的全覆蓋。

3.完善國土檔案“數字化”長效機制。檔案數字化是一項復雜而龐大的系統性工程，需要一套完善的管理制度予以保障和規(guī)范。例如：國土檔案文件保密制度、國土檔案數字化審核制度、電子文件歸檔和分類保管制度、國土檔案的日常查閱制度以及檔案數字的信息安全制度等。尤其是要制定完善的數字化國土檔案的著錄標引規(guī)則，使檔案數字化規(guī)則始終有章可循、有法可依。為了保證檔案數字化的安全，有的國土部門在檔案信息數字化錄入過程中采取自動異質和異地備份，并將數據壓縮后刻錄到光盤中予以保存。

4.增強國土檔案“數字化”服務職能。隨著城市的發(fā)展、土地出讓、轉讓等交易活動日益頻繁，土地登記查詢需求量與日俱增。司法部門的執(zhí)法、公民個人的需求以及企業(yè)的市場交易等都涉及國土檔案相關信息的查詢和利用。為此，需要將歷年的國土檔案卷宗進行認真梳理和整理，推出一套完善地數字化編研材料，以滿足檔案咨詢、查詢和檢索需要，積極更新和維護國土檔案編研成果，完善國土專題檔案庫的開發(fā)和使用，努力在部門之間、人員之間的信息資源共享，消除信息孤島。

（作者單位：白山市國土資源局渾江分局）