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        淺論街道檔案信息化管理

        2017-03-11 15:45:19孫英敏
        蘭臺內(nèi)外 2017年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設(shè)

        文/孫英敏

        淺論街道檔案信息化管理

        文/孫英敏

        街道辦事處(以下簡稱“街道辦”)作為城市行政管理體制中一個極其重要的基礎(chǔ)管理層次,承擔(dān)著越來越多的工作任務(wù),其檔案管理工作是整體工作的基礎(chǔ)。做好檔案工作,既是街道、社區(qū)自身發(fā)展的需要,又是檔案工作貼近現(xiàn)實(shí)、貼近社會、服務(wù)大局、服務(wù)轄區(qū)、服務(wù)群眾的重要保證,是黨和政府聯(lián)系居民的紐帶,是踐行黨的群眾路線的具體體現(xiàn)。

        一、街道辦檔案管理的基本狀況

        一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。這大大制約了街道辦檔案的科學(xué)管理與有效利用率,無法滿足動態(tài)管理的需要,也無法實(shí)現(xiàn)信息共享。

        二是專業(yè)人才缺乏。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化,必須要有與之相適應(yīng)的專業(yè)人才,檔案信息化管理人員與計(jì)算機(jī)、電子軟件、網(wǎng)絡(luò)等打交道,不僅要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,和獲取判斷運(yùn)用信息的能力,還要精通檔案業(yè)務(wù)知識。從目前看,街道辦現(xiàn)有的部分檔案干部知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平難以應(yīng)對新形勢的挑戰(zhàn),極大地制約了縣級檔案部門檔案信息化建設(shè)工作的開展。

        二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性

        一是方便快捷。無論是在街道建設(shè)中形成的,如衛(wèi)生、計(jì)生、環(huán)境和文化建設(shè)等方面的內(nèi)容,還是在街道服務(wù)工作中形成的,如服務(wù)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、居民家庭、就業(yè)、培訓(xùn)、救助、家政等方面的文件材料,都可以直接登記進(jìn)入計(jì)算機(jī),形成完整的、準(zhǔn)確的街道辦轄區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后,再利用其強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能來建立完整的街道辦檔案管理系統(tǒng),完全可以滿足社會的各項(xiàng)要求,凸現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢,能夠減少人力、物力和時間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備物盡其用,群眾查閱立等可知,辦件事項(xiàng)不再是期盼和無休止的等待。實(shí)踐證明,街道辦檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化運(yùn)行,既提高了城市管理的檔次,又為創(chuàng)建和諧社會提供了服務(wù)保障,給社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了看得見,摸得著的效益和優(yōu)越性。

        二是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)檔案信息化,應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

        三是安全可靠。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。為充分保證檔案信息的安全性,應(yīng)采取物理安全策略;訪問控制策略;信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等,以確保系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。

        三、提高街道辦檔案信息化管理水平的有效途徑

        一是立足管理手段現(xiàn)代化。應(yīng)把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋,要統(tǒng)籌規(guī)劃,科學(xué)分析,有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。搞好工作規(guī)范,確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn),確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

        二是做好檔案編研工作。從了解的情況看,縣級街道辦檔案管理幾乎沒有編研機(jī)構(gòu),這就難以提高信息化建設(shè)水平。街道辦檔案工作必須按照編研工作的原則要求,以需求為核心,以服務(wù)為主體,不斷地、及時地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據(jù)不同的編研內(nèi)容,把分散的資料,按照利用規(guī)律有機(jī)地編制起來,以利于檔案資源的開發(fā)利用。比如轄區(qū)內(nèi)的名勝古跡、市街名稱、名人故居等歷史沿革都具有歷史的考查作用,都可以為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供決策參考。

        三是加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識,尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識,開拓視野,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能做好新時期的檔案管理工作。

        四是要建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代的第一資源和首要依托。街道辦檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。實(shí)現(xiàn)街道辦檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵,是專業(yè)人才建設(shè)。因此,各級領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視建設(shè)一支精通街道辦管理且熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊(duì)伍。為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵他們崗位成才。

        (作者單位:洮南市團(tuán)結(jié)街道辦事處)

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