文/呂建平

改善檔案信息化建設現(xiàn)狀的策略

文/呂建平

隨著我國經(jīng)濟和社會的日益發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案信息，各類檔案信息在人們的工作和生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。

近年來，我國檔案信息化建設取得了較好的成效，信息化檔案管理水平有了大幅度的提高，為檔案信息化建設打下了堅實的基礎。但是，檔案信息化建設中仍然有很多問題亟待解決。

一、目前檔案信息化建設存在的問題

1.檔案信息化建設缺少整體規(guī)劃。往往是各個地方各自為政，缺少相關的協(xié)調推進組織，尤其是在長期發(fā)展規(guī)劃上缺少明確的目標，很多檔案館在檔案信息化建設上都是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”。在檔案信息化建設中相關的標準和規(guī)范也沒有完全統(tǒng)一，不同檔案館之間使用的數(shù)據(jù)標準、安全標準等各不相同，相關的硬件、網(wǎng)絡系統(tǒng)不夠完善，等等，這些都阻礙了檔案信息化的建設，影響了檔案和檔案工作服務社會的能力和水平。

2.人才隊伍建設有待加強。整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復合型人才短缺，整體素質有待提高。檔案的信息化管理是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人員，才能滿足工作的需求，但現(xiàn)在的實際情況還沒有達到。很多檔案工作人員在單位兼職較多，工作內(nèi)容繁鎖，使得他們沒有時間學習和研究檔案信息化管理的方法和技能。檔案部門也很難引進信息化復合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失，加劇了檔案部門信息化人才的匱乏。特別是在中小城市，這種的現(xiàn)象尤為突出。檔案行政管理部門，對現(xiàn)有檔案人員缺少規(guī)范有序的培訓機制，不能及時向檔案人員傳授信息化方面的知識。

3.檔案服務意識、服務方式落后。我國檔案管理相關工作，在很長的一段時間內(nèi)，處于相對較為封閉的狀態(tài)，在檔案信息的開發(fā)利用上存在明顯的缺失，服務意識落后。常常都是坐等利用者上門查詢，完全是被動式的服務。在檔案管理中也存在著重管理輕利用的問題，沒有主動服務的意識，更沒有主動服務的方法，這是檔案服務方式落后的突出表現(xiàn)。

二、完善檔案信息化建設的措施

現(xiàn)代社會，檔案信息化建設是檔案工作的一項重點任務，能夠有效的提升檔案管理工作的效率和服務水平。但是，由于其工作的復雜性，我國的檔案信息化建設仍然存在很多問題，這些問題很難在短時間內(nèi)得到解決，我們必須在人才隊伍建設、出臺規(guī)范化的管理辦法以及利用服務這三個關鍵環(huán)節(jié)上多下功夫，打好檔案信息化建設的基礎。

1.做好檔案信息化建設的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。檔案信息化建設的目的，是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地為各級領導和機關服務，為社會各界服務，為廣大公民服務。為此，檔案信息化建設在當前新一輪深入發(fā)展的關鍵時刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準和規(guī)范，克服各自為政。把握適合檔案工作規(guī)律和特點的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作。

2.提升檔案信息化建設人員的能力素質。一是通過招聘，吸收檔案信息化建設相關的專業(yè)人才，從入門上就提高檔案信息化建設人才隊伍的層次，保障檔案信息化建設基礎的智力支持。二是強化對負責檔案信息化建設的人員進行培訓，無論是新招聘的工作人員，還是從事檔案工作多年的工作人員，都應當自覺地學習檔案信息化建設的新知識，豐富自己的理論與實踐經(jīng)驗。檔案管理部門也應當依據(jù)檔案工作的實際情況，有計劃地對檔案信息化建設的相關人員進行集中培訓，保證檔案信息化建設人員能力素質的穩(wěn)步提升。

3.改變服務意識和方式。檔案信息化建設從本質上來說主要是圍繞檔案信息化數(shù)據(jù)庫來進行的，但其最終的目的是為了向社會大眾提供更好的檔案服務。也就是說，檔案管理部門的任務是能夠及時、準確地提供利用者想要找到的檔案信息。要做到這一點，相關部門應當首先改變被動服務的意識，樹立起主動服務意識，積極宣傳檔案部門的職能，推廣自己的檔案數(shù)據(jù)庫，讓更多的人了解在檔案部門可以得到哪些服務。這樣就會擴大檔案部門的社會價值，最大化提高檔案資料的利用效率。

（作者單位：山東省德州市慶云縣社會保險中心）