孫立

（山東省曹縣紅十字會(huì)辦公室，山東曹縣 274400）

紅十字會(huì)作為我國(guó)重要的群眾社團(tuán)組織，在《中華人民共和國(guó)紅十字會(huì)法》《中國(guó)紅十字會(huì)章程》等法律法規(guī)的指導(dǎo)下，擔(dān)負(fù)著開(kāi)展備災(zāi)救災(zāi)工作，興建和管理備災(zāi)救災(zāi)設(shè)施，在自然災(zāi)害和突發(fā)事件中，開(kāi)展對(duì)受害者的救助和救護(hù)，開(kāi)展人道領(lǐng)域的社會(huì)公益服務(wù)活動(dòng)和衛(wèi)生救護(hù)，衛(wèi)生防病知識(shí)的宣傳、普及及學(xué)術(shù)交流，組織社會(huì)捐助，進(jìn)行初級(jí)衛(wèi)生救護(hù)培訓(xùn)，組織群眾參加現(xiàn)場(chǎng)救護(hù)等重要職責(zé)?？芍^是使命重大。作為縣級(jí)紅十字會(huì)組織要努力工作，為人民群眾提高更好地服務(wù)，尤其表現(xiàn)在檔案建設(shè)方面，加快采用數(shù)字信息技術(shù)，加快從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化的信息化管理方式轉(zhuǎn)變，從而為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保人民群眾生命健康。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

紅十字會(huì)擔(dān)負(fù)著多個(gè)方面的職責(zé)，形成的檔案眾多，這些在工作中形成的檔案具有一定的保存價(jià)值，并且以各種形式和載體記錄。管理難度加大，必須采用科學(xué)的管理方式，因此，對(duì)紅十字會(huì)檔案工作來(lái)說(shuō)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)具有一定的必要性。

1.1 信息化是提高紅十字會(huì)服務(wù)水平的保證

近年來(lái)各地紅十字會(huì)都非常重視檔案管理建設(shè)，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)新形勢(shì)下紅十字會(huì)檔案工作提出了新的要求，要求按照人口健康信息化建設(shè)實(shí)際需要，加快實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)整合，建立統(tǒng)一的信息互聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建全人群健康大數(shù)據(jù)平臺(tái)，并依托大數(shù)據(jù)分析，為健康管理提供更加精準(zhǔn)的診療意見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵是要進(jìn)一步加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案的信息化管理，整合全員人口信息、電子健康檔案和電子病案等資料建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.2 信息化管理是紅十字會(huì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

在信息化管理日益普及的今天，對(duì)于紅十字會(huì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，更需要轉(zhuǎn)變?cè)袀鹘y(tǒng)的檔案管理模式，以全新的管理理念為指導(dǎo)，運(yùn)用先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)開(kāi)展檔案工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)各類(lèi)紅十字會(huì)檔案資料的及時(shí)歸集整理，并且更有利于實(shí)現(xiàn)紅十字會(huì)檔案的動(dòng)態(tài)更新，進(jìn)一步提升紅十字會(huì)檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)紅十字會(huì)檔案管理工作的不斷發(fā)展提升。

1.3 信息化管理是提高紅十字會(huì)檔案價(jià)值利用的關(guān)鍵手段

紅十字會(huì)檔案管理一個(gè)重要工作內(nèi)容是不斷提升檔案服務(wù)水平，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步建立健全檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系，不僅可以加強(qiáng)對(duì)疾病預(yù)防控制、災(zāi)害預(yù)防等專(zhuān)業(yè)檔案的收集管理，而且依托信息化技術(shù)容易實(shí)現(xiàn)檔案的深度開(kāi)發(fā)，更好地發(fā)揮檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，提高檔案的服務(wù)水平。

2 紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不科學(xué)

檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，保證各項(xiàng)工作的規(guī)范有序推進(jìn)，需要健全完善的檔案管理制度作為保障。但目前紅十字會(huì)檔案管理方面的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則還不夠完善，具體如何開(kāi)展紅十字會(huì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以及對(duì)紅十字會(huì)檔案的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)如何要求，如何進(jìn)行檔案資料的有效開(kāi)發(fā)利用等方面，缺少科學(xué)的指導(dǎo)，造成紅十字會(huì)檔案管理信息化水平不高。

2.2 檔案開(kāi)發(fā)利用程度不夠

目前不少紅十字會(huì)檔案部門(mén)還沒(méi)有建立完善的信息管理系統(tǒng)，檔案資料還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的及時(shí)錄入、更新和調(diào)閱，這造成紅十字會(huì)電子檔案信息內(nèi)容不夠全面，再加上檔案的開(kāi)放程度不夠高，很多檔案資料的價(jià)值沒(méi)有得到充分的挖掘利用，造成了檔案整體服務(wù)質(zhì)量不高，很多有價(jià)值的檔案資料浪費(fèi)損失。

2.3 信息化管理基礎(chǔ)不牢固

現(xiàn)階段紅十字會(huì)檔案信息化管理出現(xiàn)的突出問(wèn)題是基礎(chǔ)工作較為薄弱。一方面，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有待加強(qiáng)，特別是檔案關(guān)系到健康管理和疾病診療情況的重要依據(jù)，對(duì)于檔案資料的準(zhǔn)確性有非常高的要求，在這方面很多檔案管理機(jī)構(gòu)做得不夠；紅十字會(huì)檔案資料在信息化的管理過(guò)程中對(duì)檔案安全性關(guān)注不夠，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行必要的備份處理，有的檔案資料管理信息系統(tǒng)中存在漏洞，容易影響資料安全。

3 信息化視角下的紅十字會(huì)檔案建設(shè)

基于以上所述，縣級(jí)紅十字會(huì)檔案部門(mén)要正視工作中存在的問(wèn)題，采取針對(duì)性措施，加快檔案信息化建設(shè)。

3.1 明晰信息化建設(shè)內(nèi)涵

紅十字會(huì)檔案信息化可以對(duì)紅十字會(huì)相關(guān)的工作進(jìn)行橫向覆蓋，形成基于電子檔案的檔案信息化體系，從而實(shí)現(xiàn)紅十字會(huì)檔案的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，并逐步加快與其他相關(guān)職能部門(mén)的協(xié)同。紅十字會(huì)檔案建設(shè)本身包含廣泛內(nèi)容，不僅包括疾病預(yù)防、災(zāi)害救治等檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、有序整理資源開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和資源開(kāi)發(fā)利用，也包括做好相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的制定。檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展而有所變化，當(dāng)前紅十字會(huì)檔案建設(shè)融合了信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行綜合處理、開(kāi)發(fā)和管理，從而建成一個(gè)不同地域都能夠互聯(lián)互通的紅十字會(huì)檔案體系。

3.2 完善紅十字會(huì)檔案信息化管理體系

信息化對(duì)于促進(jìn)提高紅十字會(huì)檔案管理整體水平具有非常重要的作用，縣級(jí)紅十字會(huì)應(yīng)該高度重視信息化的重要性，積極主導(dǎo)推動(dòng)檔案管理工作向信息化的方向發(fā)展。在這方面，首要工作應(yīng)該是進(jìn)一步健全紅十字會(huì)檔案信息化管理工作機(jī)制，特別是應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家對(duì)于檔案信息化建設(shè)管理的有關(guān)規(guī)定要求，對(duì)紅十字會(huì)檔案管理方面的資料歸集整理、檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)、檔案管理權(quán)限控制等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，為紅十字會(huì)檔案管理工作的有序開(kāi)展提供良好的制度保障。

3.3 提高基礎(chǔ)化管理水平

在紅十字會(huì)檔案管理信息化建設(shè)方面，必須注意進(jìn)一步完善相關(guān)的基礎(chǔ)工作。紅十字會(huì)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，增加在紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)方面的相關(guān)投入，特別是配備齊全的軟硬件設(shè)施，并完善紅十字會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為紅十字會(huì)檔案管理信息化提供良好的基礎(chǔ)；應(yīng)注重紅十字會(huì)檔案管理工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，重點(diǎn)是對(duì)紅十字會(huì)檔案相關(guān)的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)檔案資料的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)應(yīng)用、檔案信息系統(tǒng)登錄、電子建檔、信息查詢(xún)、數(shù)據(jù)上傳等具體流程，進(jìn)行細(xì)化規(guī)范完善；注重加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案的檢索查詢(xún)使用，依托檔案管理軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范的分類(lèi)、編目、排序，同時(shí)通過(guò)局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的檔案資料，及時(shí)提供給有信息需求的單位或者個(gè)人，提高紅十字會(huì)檔案資料的利用水平。

3.4 加強(qiáng)信息系統(tǒng)功能整合

數(shù)字信息時(shí)代的紅十字會(huì)檔案管理要順應(yīng)時(shí)代要求，首要工作是加強(qiáng)對(duì)紅十字會(huì)內(nèi)部各類(lèi)檔案信息資源的有效整合。檔案管理工作部門(mén)應(yīng)該注重加強(qiáng)內(nèi)部的信息歸集控制，尤其是加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案管理的前端控制和全程控制，按照檔案目錄，對(duì)需要?dú)w檔整理的有關(guān)數(shù)據(jù)、音頻視頻圖像、電子文檔等各類(lèi)資料，在檔案數(shù)據(jù)資料形成階段即進(jìn)行有效的整合，提高紅十字會(huì)檔案管理工作的主動(dòng)性、前瞻性；進(jìn)一步完善紅十字會(huì)內(nèi)部的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，依托檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，將各部門(mén)需要?dú)w集整理的檔案資料及時(shí)傳遞至檔案管理部門(mén)，通過(guò)檔案資源的共享利用，提高信息采集的效率和準(zhǔn)確性。

3.5 提高檔案員素質(zhì)

加快推進(jìn)紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平至關(guān)重要。信息化模式下的檔案管理工作，需要檔案管理工作人員精通檔案管理業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，需要檔案管理人員熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理以及衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)等方面的相關(guān)知識(shí)。紅十字會(huì)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)教育，重點(diǎn)是圍繞復(fù)合型的檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，既要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)也要開(kāi)展檔案信息化管理有關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、辦公自動(dòng)化等方面的培訓(xùn)；應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員檔案法、檔案保密管理等方面的系統(tǒng)培訓(xùn)，保證整個(gè)檔案管理工作規(guī)范有序高效的開(kāi)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，紅十字會(huì)作為我國(guó)重要的群眾社團(tuán)組織要順應(yīng)數(shù)字信息時(shí)代發(fā)展要求，在檔案建設(shè)方面，加快采用數(shù)字信息技術(shù)，加快從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化的信息化管理方式轉(zhuǎn)變，從而為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保人民群眾生命健康。

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