何鋒

（銅陵市人民醫(yī)院檔案館銅陵244000）

新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案服務策略探析

何鋒

（銅陵市人民醫(yī)院檔案館銅陵244000）

醫(yī)院改革任重道遠。醫(yī)院檔案專業(yè)人員應積極承擔改革職責的神圣使命，強化服務意識，加強檔案的規(guī)范化管理，提升檔案的供給側改革水平，充分發(fā)揮檔案的資源信息優(yōu)勢，為管理者出謀劃策，為檔案用戶利用提供優(yōu)質服務，確保檔案工作始終為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革和人民健康事業(yè)服務，為推進健康中國建設和全面建成小康社會奠定堅實基礎。

檔案工作 醫(yī)院改革 服務 探析

為深化醫(yī)改，中共中央辦公廳、國務院辦公廳制發(fā)通知，要求各地區(qū)、各部門結合實際認真貫徹落實國務院深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革領導小組《關于進一步推廣深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革經(jīng)驗的若干意見》（以下簡稱《意見》），《意見》從醫(yī)療、醫(yī)保、醫(yī)藥“三醫(yī)”聯(lián)動工作機制、建立健全公立醫(yī)院運行新機制等八個方面就醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革提出了指導意見，其中醫(yī)院改革涉及更加復雜的利益調整、矛盾凸顯的體制機制，是改革的關鍵，因此確保醫(yī)院改革順利推進，讓廣大醫(yī)務工作者和老百姓得到實實在在的利益，是改革成功與否的試金石。在這次規(guī)模宏大、前無先例的醫(yī)院改革洪流中，檔案專業(yè)人員應勇立潮頭，責無旁貸地承擔“為黨管檔，為國守史，為民服務”的神圣使命，充分發(fā)揮檔案的資源信息優(yōu)勢，為管理者出謀劃策，為檔案用戶利用檔案提供優(yōu)質服務，確保檔案工作始終為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和人民的健康事業(yè)服務，為推進健康中國建設和全面建成小康社會奠定堅實基礎。

一、強化服務意識，變被動應付為主動出擊

醫(yī)改前的醫(yī)院檔案工作，多數(shù)是處于看門守攤狀態(tài)，日常工作都集中在檔案保存、檔案分類以及查閱咨詢上，被動服務的成分較多，對檔案的編研以及檔案信息化建設領域很少涉足，其作用未得到充分的發(fā)揮，檔案部門也未得到相應的重視。隨著新醫(yī)改的深入實施，檔案工作應當變被動為主動，積極找準位置，主動出擊，改進工作作風，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。醫(yī)改給醫(yī)院的發(fā)展帶來了機遇，但同時也賦予更大的挑戰(zhàn)，要將風險降到最低，就要科學地決策，決策的根據(jù)是信息，信息的來源是檔案，是日常檔案工作過程中收集和加工的有價值的材料。沒有檔案的參考，決策的依據(jù)就成為無源之水、無本之木，因此快速有效的開發(fā)蘊藏在檔案室中的信息資源，是檔案專業(yè)人員的當務之急。檔案專業(yè)人員首先應當熟悉館藏結構、數(shù)量，在總結以往檔案利用經(jīng)驗的基礎之上，掌握檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準確性、針對性，避免做無用之功。檔案專業(yè)人員應主動參與醫(yī)改工作的全過程，預測醫(yī)改過程中檔案利用的方向和領域，盡早開發(fā)相應的檔案資源，變“死檔案”為“活信息”，為新醫(yī)改提供多角度、全方位、有價值的服務，變檔案資源為現(xiàn)實生產(chǎn)力。醫(yī)改工作啟動以來，我院檔案工作超前謀劃，組織學習了《意見》的內容和精神實質，深刻領會《意見》對檔案工作的新要求，快速編制了《醫(yī)院規(guī)章制度和各類人員崗位職責》、《醫(yī)院工作流程圖集》并分發(fā)給各科室，要求嚴格按照制度和流程辦事，避免醫(yī)改過程中的銜接不到位導致管理、日常工作的混亂，同時在本年度全省等級醫(yī)院的考核中，快捷、準確地提供考核組需要的各類檔案167（卷）件，取得優(yōu)秀的成績，其中檔案工作獲滿分，得到院領導和兄弟科室高度的肯定。

二、健全檔案工作制度，提升檔案管理水平

1.完善醫(yī)院檔案收集、征集制度，豐富檔案資源。樹立“大檔案”的理念[1]27，對醫(yī)院各門類和載體的檔案實行檔案管理體制、檔案規(guī)章制度和檔案實體的集中統(tǒng)一管理，并據(jù)醫(yī)院發(fā)展實際拓展檔案資源來源范圍，廣泛搜集與醫(yī)院有關的各種信息資料，要做到“拿來主義”，應收盡收，避免出現(xiàn)“檔案用時方恨少”的現(xiàn)象，對散落在民間和其他單位的珍貴檔案，應鼓勵其主動交付，在條件許可的情況下，實行物質獎勵。要著力于實現(xiàn)供給側結構的優(yōu)化，改變以往普遍存在的文件多、材料少狀況。開拓收藏領域，在增大醫(yī)療、科研、基建等檔案的比重上下功夫，切實為臨床醫(yī)療、醫(yī)學科研、后勤保障等項目服務打下堅實的基礎。檔案專業(yè)人員要針對性地開發(fā)臨床先進技術、典型病例等信息，指導臨床實踐，制作專版圖書，固化檔案成果。編輯每年的重要專題文件匯編，為醫(yī)院管理活動及領導決策服務。開發(fā)各科室專家、學科帶頭人等檔案，編輯他們的獲獎成果、事跡、風采，制作醫(yī)院檔案文化精品。構建多種形式的查閱載體，滿足廣大醫(yī)護員工對檔案的需求。編制組織機構沿革、大事記、基礎數(shù)據(jù)匯編、各類獲獎索引等，延續(xù)檔案的脈絡，增強檔案的公共服務能力。

2.完善檔案規(guī)范、標準，方便檔案利用。2006年，國家檔案局發(fā)布了文件的收集范圍和保管期限規(guī)定，規(guī)定是個綱領性文件，各單位按照實際情況參照執(zhí)行。由于醫(yī)改工作是新的國家行為，是新生事物，意味著以前的許多法律、制度、規(guī)范都要重新制訂。新業(yè)務的開展、新類型會議的召開、新的檔案資料的形成等，加之近年來層出不窮的新載體檔案，如電子文件、紙質檔案電子化、數(shù)碼照片等的出現(xiàn)，以前的檔案規(guī)定顯然不能適應需要，要適時修訂和補充，但修訂補充的前提是為了更加簡捷、明了，方便檔案的使用。為此，檔案專業(yè)人員要嚴格制訂檔案業(yè)務的新標準、新細則，確保醫(yī)改后的檔案做到收集齊全、分類科學、排列有序、編號正確、編目清晰、裝訂整齊、排架合理。要完善檔案檢索體系，簡化檔案的服務流程，方便檔案的利用，提高檔案的利用效率。

3.加強檔案人員專業(yè)技能培養(yǎng)，加快信息化步伐?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，科技檔案作為重要的信息資源，推動著醫(yī)學科學研究、成果轉化等工作的深入開展，是促進醫(yī)院各項工作發(fā)展和進步的重要支撐[2]71。新醫(yī)改工作面臨繁重的任務和工作壓力，要以提高檔案專業(yè)人員的信息化水平為抓手，提高檔案專業(yè)人員的責任意識和專業(yè)技能。隨著醫(yī)院文檔一體化管理，檔案信息量的不斷增多，檔案信息載體的日益多樣化，檔案信息利用網(wǎng)絡化，檔案的利用越來越頻繁，傳統(tǒng)的管理理論、管理模式和工作方式已越來越不適應新形勢發(fā)展的需要。為此，檔案專業(yè)人員要從“紙與鐵”時代走出來，熟悉當今的“數(shù)與網(wǎng)”環(huán)境，補齊知識空白、經(jīng)驗盲區(qū)、能力弱項的短板，有針對性地參加檔案專業(yè)人員的在職培訓教育[3]21。同時檔案專業(yè)人員也要再學習，培養(yǎng)自身知識創(chuàng)新，提高綜合學習的能力，掌握更多的檔案新知識、新理論、新技術，熟悉有關信息處理的基礎和方法，能熟練利用計算機和數(shù)字化等信息技術，將醫(yī)院檔案管理部門收集的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉化成電子檔案，盡可能縮短電子檔案管理上的“真空期”。同時還要加快現(xiàn)存檔案的數(shù)字化轉換步伐，縮短現(xiàn)存檔案的“休眠期”，做到“存量數(shù)字化，增量電子化”[4]45，適時通過醫(yī)院建立的局域網(wǎng)提供利用。

三、創(chuàng)新服務方式，推動醫(yī)院改革與發(fā)展

1.把促進醫(yī)院改革作為檔案工作的重點，圍繞改革促服務。檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史憑證，詳細真實地反映了一所醫(yī)院的歷史全貌和發(fā)展軌跡，因此，檔案專業(yè)人員要在醫(yī)院改革的過程中，與時俱進，將檔案工作置身于醫(yī)院改革、發(fā)展的大局中，圍繞中心工作去謀劃、去服務。隨著新醫(yī)改的推動，新的醫(yī)療體制將替代舊的體制，新舊制度的碰撞，難免觸及集體和一些個人的既得利益，必然受到方方面面的阻礙，檔案專業(yè)人員應及時提供政策、法律、事實等依據(jù)，為管理者分憂，為猶豫者解難。新醫(yī)改施行后，各醫(yī)院將按照醫(yī)改政策的要求，建立新的規(guī)章制度和醫(yī)療行業(yè)規(guī)范，有的制度和規(guī)范很可能是顛覆式的。這就要求檔案專業(yè)人員全程參與醫(yī)改進程，提供有價值的檔案信息，參加新規(guī)章制度和行業(yè)規(guī)范的修改和制定，為改革獻計獻策。檔案部門應當整合骨干力量，集中人力、物力，主動服務，同時借醫(yī)改之機遇，積極推廣檔案管理新標準、新技術，用創(chuàng)新思維指導醫(yī)改工作，加大對檔案工作的整合力度，提高檔案工作的核心競爭率。新醫(yī)改推動以來，我院檔案工作有了長足進步，僅兩個月時間，就在崗位設置、人員調整、工資和養(yǎng)老金改革等方面提供300余卷（件）檔案，無一差錯，維護了單位和職工的合法權利，得到查檔者好評。

2.把服務于臨床一線作為切入點和突破口，滿足醫(yī)護人員對檔案信息的需求。醫(yī)療檔案是歷代醫(yī)護員工智慧的結晶，為科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱評聘等方面提供信息和依據(jù)，沒有檔案作用的充分發(fā)揮，醫(yī)療、科研活動就失去證據(jù)的支撐，檔案工作就失去了存在價值。新醫(yī)改要求廣大醫(yī)護人員樹立以患者為中心的思想理念，提升醫(yī)療水平和服務質量，降低醫(yī)療成本，滿足更多、更高的醫(yī)療需求，這就要求廣大醫(yī)護人員努力學習醫(yī)療新知識、新技術，而新知識、新技術的源泉來源于日常醫(yī)療、科研活動記錄，來源于收藏的醫(yī)療檔案。為此，檔案專業(yè)人員應當急醫(yī)護人員之所急，想醫(yī)護人員之所想，除及時、準確地提供所需的檔案外，還應當走出檔案館，不定期召開醫(yī)務、科教、臨床科室、信息、病案室等負責人參加的檔案協(xié)調會，通報檔案館藏情況和當年檔案工作進展，了解臨床醫(yī)護人員對檔案的需求。在每年的職稱評審過程中，檔案的使用量和頻率最大和最集中，這就要求檔案專業(yè)人員早做準備，對需要的檔案記錄造冊，分開存放，對不需要提供檔案原件的，可通過醫(yī)院局域網(wǎng)傳輸電子文件，確保醫(yī)護人員能及時獲得他們急需的檔案，讓他們把有限的時間和精力用于臨床，為患者提供更好的治療。

3.以患者的需求為最高目標，及時提供優(yōu)質檔案服務。醫(yī)院檔案的內容更多來源于患者，最終服務于患者，其最高目標就是為患者提供服務。新醫(yī)改的初衷就是為了方便患者就醫(yī)，減輕患者的負擔，為此，檔案專業(yè)人員應當牢固樹立患者至上的理念，簡化查檔手續(xù)，提供一站式服務，開辟綠色通道，在患者閱覽摘抄、檔案借閱、提供復印件、開具證明等環(huán)節(jié)上給予方便，對老弱病殘、行動不便的患者，可通過委托捎帶、快遞、郵寄等方式，免除他們的勞頓之苦。同時建立查不到檔案的登記、定期反饋制度，給患者一個明確交待。新醫(yī)改工作啟動后，我院檔案工作相繼推出快遞醫(yī)療檔案、微信查閱個人健康信息檔案、節(jié)假日預約查詢檔案、電話查詢檔案等新舉措，極大地方便了患者，取得了一定的社會效益。

四、加強醫(yī)院檔案工作的宣傳，提高檔案知名度

不可否認的是，醫(yī)院的檔案部門是“冷門”，與門診、住院部的醫(yī)護等前臺工作相比差別很大，沒有轟轟烈烈的舉措，只有幕后默默無聞的服務工作，清貧單調、遠離繁華。但是檔案工作又是不可或缺的，有時取得的成績和效果是無可替代的。如何使“冷門”不冷，只有通過自身的努力“捂熱”，為此，檔案專業(yè)人員應當走出象牙塔，讓檔案褪去“鎖在深閨人不識”的面紗[5]18，使之更加貼近社會，貼近人民群眾。要充分利用“6·9”國際檔案日，開辟專欄宣傳《檔案法》，普及檔案知識，適時地報道醫(yī)療檔案利用事例，特別是對具有典型意義并帶來社會和經(jīng)濟價值的醫(yī)療檔案。在醫(yī)院內部，可以進一步將醫(yī)護人員和患者利用檔案的效果匯編成冊加以宣傳推廣，還可通過網(wǎng)站、微信等平臺登載諸如介紹醫(yī)院歷史的“文獻遺產(chǎn)”、“記憶遺產(chǎn)”等內容[6]38,使醫(yī)院領導、有關科室和廣大職工更深地接觸檔案平臺，熟知檔案的重要性，認同檔案是醫(yī)院建設和發(fā)展不可或缺的資源寶庫。檔案專業(yè)人員要用現(xiàn)實的成果說話，讓大家覺得檔案有用！檔案工作重要！檔案部門靠譜！

醫(yī)院改革工作已經(jīng)啟動，任重而道遠。作為醫(yī)院的檔案專業(yè)人員的我們，應當加強學習，不僅學習檔案專業(yè)知識，也應學習和熟悉醫(yī)改中的醫(yī)院運行體制、醫(yī)療管理制度、人員錄用、崗位設置、工資報酬、后勤設備、獎懲細則等系列規(guī)章制度的改革，思考和探索檔案現(xiàn)代化的管理模式，提升專業(yè)技術水平和能力，為醫(yī)院的改革出謀劃策，為醫(yī)院的醫(yī)療技術和服務水平提供支持，進一步促進醫(yī)院檔案工作的全面發(fā)展。

[1].楊保章.河南檔案資源建設“百花齊放”[J].蘭臺世界，2012（07）.

[2]徐建軍.醫(yī)科院校檔案管理作用發(fā)揮的實踐與思考[J].蘭臺世界，2016（05）.

[3]李明華.在全國檔案工作會議上的講話[J].中國檔案，2016（11）.

[4]江佩珊.創(chuàng)新督導方式，提高管理成效[J].中國檔案，2016（12）.

[5]閻曉峰.大數(shù)據(jù)與檔案資源開發(fā)[J].中國檔案，2015（11）.

[6]王天泉.淺談世界記憶工程的傳播與推廣[J].中國檔案，2016（12）.

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2016-12-30