許晶晶 徐辛酉 覃艷超

（廣西教育學(xué)院南寧530023廣西民族大學(xué)南寧530006玉林師范學(xué)院玉林537000）

論信息時代電子文件管理社會化

許晶晶 徐辛酉 覃艷超

（廣西教育學(xué)院南寧530023廣西民族大學(xué)南寧530006玉林師范學(xué)院玉林537000）

信息時代，電子文件管理社會化建立在相關(guān)技術(shù)、自身特性、觀念、信息環(huán)境等基礎(chǔ)上，要求注重檔案社會公關(guān)工作，引入和踐行市場意識，推行檔案工作標準化。

信息時代 電子文件 管理 社會化

電子文件管理的服務(wù)對象是產(chǎn)生電子文件的機構(gòu)、組織或個人，甚至是整個社會，應(yīng)追求最大社會效益，探索社會化之路。為此，電子文件管理社會化可以理解為，在信息時代，電子文件管理體現(xiàn)為一項普遍性的社會工作，它要求管理與社會其他相關(guān)要素彼此相互影響、相互制約、相互促進。

一、信息時代電子文件管理社會化的推動因素

信息時代的一大特征是電子信息大量的產(chǎn)生和應(yīng)用，其中就包括電子文件廣泛滲透在社會各個角落，電子文件以其獨有的原始記錄性被社會廣泛管理。這種社會化管理具備下列推動因素。

1.技術(shù)因素。主要是電子文件借助網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的日益普及和應(yīng)用實現(xiàn)社會化管理。當(dāng)今世界，各國普遍建設(shè)信息高速公路，搭建國家信息資源網(wǎng)，甚至國際互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的系統(tǒng)，一個信息集合體。它具有互聯(lián)性強，界面友好，操作簡單，信息傳遞快，人員參與少限制等特點。這為電子文件管理社會化掃除了許多人為和技術(shù)上的障礙。

在這樣的背景下，先天即產(chǎn)生于技術(shù)環(huán)境中的電子文件管理就可以借助網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)實現(xiàn)自動、高效、快速、遠程化、虛擬化管理，實現(xiàn)管理社會化，具體表現(xiàn)為：在國家鋪通聯(lián)結(jié)各地的通信光纖電纜前提下，通信技術(shù)的發(fā)達，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，使電子文件管理打破地區(qū)限制，可異地隨時控制電子文件，實現(xiàn)電子文件管理社會化；網(wǎng)絡(luò)基于共同通信協(xié)議，如T C P/I P協(xié)議，未來還將進一步標準化，電子文件在網(wǎng)絡(luò)通信高度標準化中，其傳輸、利用乃至整個管理將突破因信息組織格式的不統(tǒng)一而阻礙共享的技術(shù)瓶頸，實現(xiàn)社會化管理；網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的進一步結(jié)合實現(xiàn)了人們無視地域限制的活動環(huán)境，擴大了人類活動空間至整個社會，電子文件適應(yīng)這種環(huán)境的管理模式也將社會化。

2.自身特性因素。電子文件是依托現(xiàn)代信息技術(shù)而產(chǎn)生和利用，其社會化管理因這些特性而與社會廣泛接觸，具體表現(xiàn)為：其信息的非人工識讀性，需借助特定識讀設(shè)備，如電腦、D V D等,方可顯示人眼可理解的字符；其系統(tǒng)依賴性，使缺少特定軟件系統(tǒng)（如應(yīng)用系統(tǒng)）的電子文件不能產(chǎn)生、流通和利用；其依附的存儲介質(zhì)，是現(xiàn)代高科技產(chǎn)物，隨技術(shù)進步不斷更新?lián)Q代，存在被淘汰的風(fēng)險；其具有易變性，為維護電子文件的本質(zhì)特性——原始記錄性，必須有技術(shù)、管理、法律、標準、倫理道德等諸方面的保證。以上特點決定：電子文件的管理與其他行業(yè)息息相關(guān)，與社會緊密結(jié)合，電子文件的管理工作非檔案界本身就能解決。它的最佳管理模式是檔案界、技術(shù)界、法律界、行政界等社會諸領(lǐng)域的合作，要求實現(xiàn)其管理的社會化。

3.觀念因素。信息社會諸多新觀念的涌現(xiàn)推動著電子文件管理社會化，突出表現(xiàn)為：一是把信息視為一種資源，與物質(zhì)、能源并列，共同構(gòu)筑支撐現(xiàn)代社會的三大支柱。其肯定信息地位的社會化效用，自然帶動了電子文件也作為一種信息資源的管理社會化；二是網(wǎng)絡(luò)信息的分散性，造成各類信息格式的可能不統(tǒng)一及對它們相對封閉式的管理，與人們渴求統(tǒng)一方便獲取信息的愿望相矛盾。由此，人們提出了信息整合思想，追求采用統(tǒng)一標準、實行積極開放、借助網(wǎng)絡(luò)通信數(shù)據(jù)庫技術(shù)把各類信息納入統(tǒng)一平臺，從而使用戶從一個端口即可利用整個社會可公開的信息管理模式。這為建立電子文件管理社會化的模式提供了方案。三是信息生命周期理論支撐電子文件管理社會化。因為信息生命周期倡導(dǎo)信息在各運動階段適時發(fā)揮最大化社會效用，特別是在信息處于對本機構(gòu)效用削減但社會效用放大時期，它強調(diào)信息的社會化利用。在檔案領(lǐng)域，就表現(xiàn)為要求縮短檔案封閉期限，擴大開放范圍，實施社會化利用。這些觀念推動著電子文件管理的社會化。四是人們信息能力的提升推動著電子文件管理社會化。信息社會強調(diào)人們在全社會范圍內(nèi)的信息發(fā)現(xiàn)能力、獲取能力、挖掘能力、使用能力、創(chuàng)造能力等，以充分利用廣泛社會化管理的各類電子信息。所有這些信息時代帶來的人類信息能力的轉(zhuǎn)型，從根本上要求加強電子文件社會化管理，使其融入社會，實現(xiàn)利用最大化，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。

4.信息環(huán)境因素。國家信息高速公路建設(shè)的趨于完善，信息設(shè)施的日益普及，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)的便利等，使社會各類組織、個人甚至地區(qū)信息化環(huán)境得到了極大改善，移動辦公、無紙化辦公、虛擬辦公已不是夢想；政府實施電子政務(wù)，商界利用電子商務(wù)等在轟轟烈烈進行；各地興建數(shù)字社區(qū)或數(shù)字城市，如數(shù)字北京、數(shù)字化社會逐步形成；甚至國際間繼續(xù)搭建網(wǎng)絡(luò)地球村等，都預(yù)示著現(xiàn)代社會運行環(huán)境將進一步電子化。在這樣背景下，人類處理各類事物和業(yè)務(wù)交流的工具將越來越多地傾向于電子文件。電子文件將大量產(chǎn)生，其管理工作將是一項社會化事業(yè)。

二、電子文件管理社會化的啟示

信息時代電子文件管理社會化說明：電子文件工作離不開社會，與社會各方面的合作是其賴以存在的土壤；同時，其自身也具備社會化條件，缺乏電子文件支持的社會是不和諧的。電子文件管理社會化呈現(xiàn)出電子文件管理與社會其他相關(guān)要素彼此相互影響、相互制約、相互促進的關(guān)系。要求把電子文件工作納入社會整體環(huán)境，成為社會平等一員。為此，在其社會化進程中，應(yīng)重視以下幾個問題。

1.注重公關(guān)工作。公關(guān)工作源自事物間的合作，需要協(xié)調(diào)和溝通。電子文件管理社會化是一項與社會其他相關(guān)因素密切配合、相互支持的系統(tǒng)工程，公關(guān)手段自然必不可少，以爭取相關(guān)社會主體的支持與配合。它小至電子文件存檔意識的提高，與社會的重視，人們對檔案憑證和參考價值的認可，及相關(guān)部門普及檔案管理基礎(chǔ)知識等相關(guān)；中至企事業(yè)單位電子文件管理，它需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，需相關(guān)業(yè)務(wù)人員支持電子文件的形成、積累與歸檔，以及在信息管理系統(tǒng)中嵌入電子文件管理模塊等，并提供相應(yīng)的設(shè)備及人員配套等；大至國家各級各類檔案館，它需要國家財政支持，需要各級各類單位的檔案移交及社會對其科學(xué)文化事業(yè)單位的肯定和國家完整檔案規(guī)章制度的約束，甚至檔案工作者協(xié)會等民間組織的協(xié)調(diào)等；國際間檔案工作，也需要各國進行聯(lián)合課題攻關(guān)，制定參照規(guī)則、標準，發(fā)起倡議等。這都說明檔案工作在某種程度上是一種“依附性”事物，需要社會各方面的支持。為此，需要做好社會公關(guān)工作。公關(guān)是指社會組織運用各種信息傳播手段，在其內(nèi)部和外部形成雙向的信息流通網(wǎng)絡(luò)，從而不斷地改善管理和經(jīng)營，贏得公眾的信任與支持，取得自身效益與社會效益完美統(tǒng)一的政策和行動[1]1-2。其中，公關(guān)的主體是電子文件管理機構(gòu)，公關(guān)的對象是相關(guān)的社會各類主體甚至電子文件管理機構(gòu)本身，公關(guān)手段包括新聞媒介、活動策劃、編書著說、私自間互動等，公關(guān)的內(nèi)容包括大力宣傳電子文件的價值及其重要性，其中尤要使用戶從切身經(jīng)歷中感受電子文件工作的存在及其必要性，從而贏得社會支持。由于電子文件管理中的公關(guān)工作在實踐中尚未摸索出一條有效途徑，可以參照企業(yè)界做法，適當(dāng)以市場化手段操作。

2.引入市場意識。因為受傳統(tǒng)管理思想影響，我國檔案事業(yè)主體——各級各類檔案館，及各類機關(guān)檔案室，仍以政要部門、機要部門自居，是“施工重地，閑人莫進”，檔案利用社會化效益普遍有待提高。另一方面，檔案事業(yè)以公益性為主，不以盈利為目的，一定程度缺乏激勵性，束縛了相關(guān)人員的積極性。這些均不利于電子文件管理社會化的開展。形勢發(fā)展要求轉(zhuǎn)換工作思路，其中引入市場意識不失為一條有效途徑，因為市場意識強調(diào)提供產(chǎn)品或服務(wù)給更多的人利用。它要求走出去，走向社會，以開放姿態(tài)迎接每一位消費者，從而形成與社會的無縫銜接。電子文件管理引入市場意識，可通過把部分可產(chǎn)業(yè)化的業(yè)務(wù)，如檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)、珍貴歷史檔案的數(shù)字化搶救等服務(wù)推向社會，從而吸引更多的人和資金流向電子文件管理領(lǐng)域，并引導(dǎo)社會廣泛的關(guān)注，自然拉近了相關(guān)工作與社會的距離，有利于進一步加快其社會化進程。

值得注意的是：電子文件管理中市場意識的引入和踐行并沒有否定或動搖檔案事業(yè)的公益性主體地位。因為進行市場化的部分業(yè)務(wù)只是檔案事業(yè)的局部工作，根本一點是沒有動搖檔案資源，包括電子文件資源的國家所有制及檔案集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)體制。相反，電子文件管理中市場意識的引入和踐行可以激活電子文件管理工作，推動其管理社會化。

3.推行管理標準化。電子文件管理社會化的前提是一些工作環(huán)節(jié)標準化，如文件格式的統(tǒng)一、著錄標引規(guī)范化、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理平臺等。統(tǒng)一標準才能使電子文件管理在統(tǒng)一平臺基礎(chǔ)上實現(xiàn)共存、共用和共享，實現(xiàn)利用社會化。

電子文件管理標準化的基礎(chǔ)是制定各項制度規(guī)范供各檔案機構(gòu)參照執(zhí)行。在我國，電子文件管理標準已初步形成體系，分為管理標準和技術(shù)標準，如《全國革命歷史檔案采集標準》、《檔案著錄規(guī)則》、《國際標準——檔案著錄規(guī)則（總則）》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》、《縮微攝影技術(shù)用35卷片拍攝技術(shù)圖樣和技術(shù)文件的規(guī)定》等，涉及國際標準、區(qū)域性標準、國家標準、專業(yè)標準甚至企業(yè)標準。但隨著國家檔案事業(yè)發(fā)展，特別是電子文件管理社會化進程的加快，電子文件管理工作與更多學(xué)科交叉發(fā)展，對其標準的通用性要求更強，而目前已經(jīng)制定的標準已不能完全滿足實際需要。如電子文件管理與計算機的進一步結(jié)合要求電子文件管理標準與計算機有關(guān)標準接軌；電子文件與圖書、情報一體化發(fā)展要求電子文件管理標準與整個信息工作標準接軌；電子文件管理工作日益融入單位管理工作要求與單位宏觀管理標準接軌等。它要求在電子文件管理社會化新形勢下，立足標準化制定工作，再結(jié)合一些通用標準，如《國際通用機讀目錄格式》、《I S O 2790信息交換格式》、《G B 2910書目信息交換用磁帶格式》等，加緊制定一套適用的標準體系。

[1]孫寶杰.公共關(guān)系基礎(chǔ)[M].北京:高等教育出版社，2002.

★2013年玉林師范學(xué)院一般項目立項“政府信息公開環(huán)境下檔案開放目錄編制研究——以廣西為例”（編號:2013YJYB38）成果。

G270

A

2016-03-04

許晶晶，檔案學(xué)碩士，廣西教育學(xué)院人事處；徐辛酉，副研究館員，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院；覃艷超，玉林師范學(xué)院。