徐丹丹

（黑龍江大學信息管理學院哈爾濱150080）

信息時代數(shù)字檔案館發(fā)展探析

徐丹丹

（黑龍江大學信息管理學院哈爾濱150080）

隨著深圳、青島等城市的數(shù)字檔案館普遍建立后，我國的數(shù)字檔案館工作取得初步成功的同時也陷入停滯的現(xiàn)狀，檔案館如何進一步推動數(shù)字化進程，成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的重點。通過對目前我國數(shù)字檔案館與圖書館建設(shè)的現(xiàn)狀進行對比分析，找出數(shù)字檔案館建設(shè)過程中普遍存在的問題，嘗試提出解決的措施，為數(shù)字檔案館未來的發(fā)展建設(shè)提供經(jīng)驗的借鑒。

數(shù)字檔案館 數(shù)字圖書館 經(jīng)驗借鑒 檔案工作

一、我國數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

信息時代，檔案領(lǐng)域廣泛應(yīng)用信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案資源進行信息整合，緊接著數(shù)字檔案館的概念設(shè)想提出。自1994年第二屆國家人文大會上提出了“電子檔案館”的概念后，關(guān)于數(shù)字檔案館的相關(guān)研究迅速在檔案專業(yè)領(lǐng)域傳播，馮慧玲等檔案學者也提出了數(shù)字檔案館的設(shè)想。從我國數(shù)字檔案館概念提出至今，經(jīng)過十幾年的發(fā)展醞釀，全國數(shù)字檔案館事業(yè)也取得了一定的成就，但與此同時，也存在著很大的問題，導致我國檔案事業(yè)的數(shù)字進程停滯不前。

數(shù)字檔案館建設(shè)初期要對館藏檔案進行數(shù)字化處理，數(shù)字化的檔案是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。數(shù)字化進程對于建設(shè)數(shù)字檔案館的重要性毋庸置疑，因此啟動數(shù)字檔案館建設(shè)工程的檔案館都大力推進數(shù)字化進程。然而，隨著數(shù)字檔案館工程的不斷發(fā)展，大部分檔案館都已經(jīng)初步完成了檔案數(shù)字化工作，然而數(shù)字檔案館工程的下一步的工作是什么、怎樣做卻遲遲沒有達成共識，也沒有系統(tǒng)完整的機制和方案來保證數(shù)字檔案館的建設(shè)工作的持續(xù)發(fā)展。數(shù)字檔案館建設(shè)面臨目前這種情況，其背后的原因涉及我國的政治制度、經(jīng)濟發(fā)展水平、技術(shù)應(yīng)用、政策法規(guī)機制等諸多方面的因素。然而，數(shù)字圖書館的建設(shè)過程中同樣面臨著相似的問題，同樣經(jīng)過十年的發(fā)展，數(shù)字圖書館發(fā)展迅速，各類數(shù)字圖書館不斷涌現(xiàn)，其規(guī)模也越來越大。與數(shù)字圖書館如火如荼的發(fā)展現(xiàn)狀不同，在國家檔案局的號召下，雖然各級各類檔案館也啟動了數(shù)字檔案館工程計劃，即使經(jīng)過了十幾年的發(fā)展，大多數(shù)檔案館仍然處于就不溫不火的狀態(tài)，只有少數(shù)檔案館經(jīng)過幾年甚至十幾年建設(shè)才建成數(shù)字檔案館，其種類與規(guī)模也中規(guī)中矩。我國檔案館要進一步發(fā)展，必須了解目前我國數(shù)字檔案的特點和面臨的主要障礙，以分析數(shù)字檔案館未來的發(fā)展趨勢，促進數(shù)字檔案館的建設(shè)[1]16。

二、我國數(shù)字檔案館特點

我國檔案館在數(shù)字化進程中停滯不前，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因與我國檔案館自身的特點有很大關(guān)系。因此，分析我國檔案館自身的特點對于我國數(shù)字檔案館的發(fā)展具有重要意義。

1.公眾對于檔案的需求度不高。公眾的需求是推動檔案館數(shù)字化進程中的重要推動因素，只有強勁的用戶需求才是推動檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最終動力[2]80。以國家圖書館為例，國家圖書館設(shè)有三十余個閱覽室，日均可接待讀者六七千人次。與檔案館相比，圖書館無論從需求的人數(shù)還是需求的范圍都遠遠高于檔案館，其數(shù)字化進程也相對較快。而我國綜合檔案館平均一天只有幾個人來訪，其中最高的南京市檔案館也不過一天80余人次。相比較而言，檔案館需求量就比較少，檔案的利用同樣具有限制性，且目前檔案工作的主要服務(wù)范圍仍然局限在憑證參考方面，沒有針對多樣化的信息需求進行研究利用。檔案的需求度不高極大地限制了數(shù)字檔案館的建設(shè)進程，阻礙檔案館數(shù)字化的進一步發(fā)展。

2.檔案工作本身具有保守性。檔案館工作具有政治性的特點，在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中也體現(xiàn)了出來。檔案館的檔案主要來源于政府部門，與其他信息機構(gòu)相比，對于檔案信息進行開放的同時還需要重視保密工作。近年來隨著民主政治與信息化進程的加快，檔案信息內(nèi)容的開放度加大，檔案的政治性逐漸減弱，檔案開放的形式與內(nèi)容開始呈現(xiàn)出多樣化的特點。但檔案工作的本質(zhì)仍然更加偏向于政治，檔案的利用更多出現(xiàn)在紀念建黨90周年、紀念抗戰(zhàn)勝利70周年、群眾路線教育實踐活動、“三嚴三實”專題教育等政治性傾向鮮明的活動中。其次，檔案信息內(nèi)容的真實性要求更高，這就對檔案信息的來源與利用造成了更大的限制。

3.數(shù)字檔案館的公共性。數(shù)字檔案館的建立是為方便互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作而進行的檔案管理活動，其主要意義是為檔案機構(gòu)的管理與公眾的利用提供便利，受檔案機構(gòu)本身的公共性所影響，檔案工作的大多數(shù)是一種公益性的開發(fā)，提供的是一種被動式的服務(wù)，檔案工作產(chǎn)生的效益具有滯后性。公益性的被動服務(wù)造成檔案工作本身并沒有一套合理的績效評估方法，數(shù)字檔案館的建設(shè)工作不可避免地會出現(xiàn)懈怠的情況。另外，社會對于檔案館的定位是文化事業(yè)機構(gòu)，但其所產(chǎn)生的社會效益在社會中沒有很大的影響力，對于社會公眾而言其是否進行數(shù)字化進程沒有立竿見影的影響，認為其建設(shè)責任主要在政府的身上，公眾沒有對數(shù)字化進程進行監(jiān)督的意識。

三、數(shù)字檔案館發(fā)展障礙

我國數(shù)字檔案館建設(shè)相比于數(shù)字圖書館的發(fā)展面臨著諸多障礙，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)時代的推動，社會對我國數(shù)字檔案館的發(fā)展需求越發(fā)迫切。分析我國數(shù)字檔案館所面臨的發(fā)展障礙，是推動我國數(shù)字檔案館進一步發(fā)展、推進我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措。

1.我國數(shù)字檔案館發(fā)展不均衡。2000年5月,深圳市檔案局在我國率先開展數(shù)字檔案館的建設(shè)工作后，緊接著到2003年青島市數(shù)字檔案館、第一歷史檔案館等相關(guān)機構(gòu)都完成了建設(shè)目標。我國數(shù)字檔案館的建設(shè)遵循先試點后全面運用的建設(shè)規(guī)律，數(shù)字檔案館的試點建設(shè)順利，并相繼完成試點任務(wù)。但隨著試點工作的順利進行，本應(yīng)迅速在全國普及的數(shù)字檔案館卻遲遲沒有進行大面積展開。很多省市往往只有幾家示范機構(gòu)，數(shù)字檔案館的大面積普及工作沒有順利推進。試點完成后，呈現(xiàn)的結(jié)果是經(jīng)濟發(fā)達的沿海城市的數(shù)字檔案館建設(shè)更加順利，而其余經(jīng)濟欠發(fā)達或是對于檔案工作不夠重視的大部分地區(qū)的數(shù)字檔案館工作則仍然遲遲沒有進展。受經(jīng)濟因素影響，不同地區(qū)的檔案館類型與規(guī)模不同，政策實施的情況與經(jīng)濟發(fā)展水平不同，數(shù)字檔案館的建設(shè)難度不同，同樣加劇了這種不均衡性。

2.數(shù)字檔案館理論與實踐研究嚴重脫節(jié)。國家檔案局在2005年就提出要建立一批數(shù)字檔案館，然而到目前為止，真正建成的數(shù)字檔案館卻不多，只有少數(shù)經(jīng)濟發(fā)達或沿海城市有寥寥幾個。楊東權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上指出，以江蘇這樣的經(jīng)濟發(fā)達省份為例，目前全省也只有5A級數(shù)字檔案館室三個，4A、3A級數(shù)字檔案館室各四個，其他省份的建設(shè)情況可想而知。而與慘淡的數(shù)字檔案館實踐正好相反的是繁榮的理論研究，僅2015年就有644篇相關(guān)文獻發(fā)表在中國知網(wǎng)上，其研究內(nèi)容涉及數(shù)字檔案館的建設(shè)、利用、安全、政策法律、管理策略等方方面面的問題，不僅針對目前數(shù)字檔案館的研究進程進行總結(jié)，對數(shù)字檔案館未來發(fā)展預測的內(nèi)容也很多。理論的繁榮讓數(shù)字檔案館的研究迅速成為當今時代檔案學領(lǐng)域的研究熱點，但理論的一味發(fā)展導致理論與實踐的脫節(jié)，使數(shù)字檔案館的實踐成為空中樓閣。

3.數(shù)字檔案館的服務(wù)不夠完善。數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的在于為公眾提供更加便捷與全面的檔案信息服務(wù)。目前我國已經(jīng)建成的數(shù)字檔案館，其建設(shè)工作開始于紙質(zhì)檔案數(shù)字化，同時數(shù)字檔案館建設(shè)也止步于此。檔案館對已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息過分封閉。檔案的信息內(nèi)容具有特殊性，注意對可能涉及國家與政府的機密、企事業(yè)單位商業(yè)機密和個人隱私的檔案信息進行嚴格限制是有必要的，但如果受限于這樣的原因而不對已經(jīng)數(shù)字化的檔案加以利用，甚至連相關(guān)目錄也進行保密就本末倒置了。另外，數(shù)字化的檔案標準也沒有得到統(tǒng)一，地方檔案館與中央檔案館，專業(yè)檔案館與綜合檔案館之間數(shù)字化成果無法共享，各級各類數(shù)字檔案館的工作無法對接，數(shù)字檔案館的服務(wù)優(yōu)勢也因此受限無法得到充分發(fā)揮。

四、信息時代數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢

國際大環(huán)境不斷變化，大數(shù)據(jù)與人工智能的廣泛運用，迫使檔案事業(yè)盡快轉(zhuǎn)型，不斷推進數(shù)字檔案館建設(shè)。為了更好地保證我國數(shù)字檔案館工程的順利進展，我們需要根據(jù)我國目前信息化水平，借鑒國外數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的經(jīng)驗形成一套系統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)機制，這一機制應(yīng)該包括以下幾個方面的內(nèi)容。

1.加大統(tǒng)籌控制的力度，制定全面合理的發(fā)展戰(zhàn)略。與過去僅僅進行檔案數(shù)字化與數(shù)據(jù)建庫的單一性質(zhì)的建設(shè)工作不同，數(shù)字檔案館進一步發(fā)展是一個經(jīng)濟、政策、管理等多方面因素全面立體的過程。這個過程要求檔案機構(gòu)與社會各部門之間的協(xié)同性很高，其中某一方面沒有達到要求都會限制數(shù)字檔案館的發(fā)展水平。只有在檔案主管部門進行統(tǒng)籌控制下，根據(jù)不同檔案館的實際情況制定全面的發(fā)展戰(zhàn)略，才能進一步推進數(shù)字檔案館的進程。深圳數(shù)字檔案館的建設(shè)一直是各地數(shù)字檔案館建設(shè)的榜樣，在其建設(shè)過程中，形成了全面的發(fā)展策略，最終取得了矚目的成就。為了更好地建設(shè)數(shù)字檔案館，在早期規(guī)劃階段，深圳市政府就將檔案館納入到政務(wù)信息化建設(shè)和“十五”期間市信息化重點建設(shè)項目中，以便加強與政府機構(gòu)的聯(lián)系。深圳市人大常委會頒發(fā)的《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了政策支持。在經(jīng)濟方面，深圳作為我國的特別行政區(qū)與港澳相鄰，經(jīng)濟發(fā)達，技術(shù)水平位居全國前列，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了巨大支持。因此，數(shù)字檔案館的建立是政治經(jīng)濟等因素多方面平衡的結(jié)果，需要制定切實的發(fā)展策略保證數(shù)字檔案館建設(shè)的順利開展。

2.重視檔案信息內(nèi)容的整合與開發(fā)力度，合理運用大數(shù)據(jù)開發(fā)手段。大數(shù)據(jù)時代，信息利用涉及公眾生活的方方面面，信息資源的重要性得到確認，檔案作為最可靠的信息源之一具有獨特的作用。隨著大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)迅速普及，數(shù)據(jù)與信息的數(shù)量急劇增長，僅靠公眾本身無法從海量數(shù)據(jù)中選取自己所需要的信息，因此未來的信息利用更加趨向于對整合后的知識的利用。對于檔案信息而言，僅僅依靠檔案的可信度進行單點突破無法迎合公眾復雜多樣、持續(xù)變化的信息需求，最有可能出現(xiàn)的后果是將檔案信息從公眾的視野中邊緣化。根據(jù)公眾的需求對檔案信息進行重新整合加工是大數(shù)據(jù)時代的時代要求，數(shù)字檔案館的檔案信息大部分為數(shù)字化的信息資源，更容易進行加工和利用[3]36。數(shù)字檔案館在信息資源的開發(fā)過程中應(yīng)靈活運用大數(shù)據(jù)的開發(fā)手段，對于檔案機構(gòu)內(nèi)可開放的信息進行重新整合加工，形成更加接近公眾社會生活的信息資源是未來數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢。在這個過程中，檔案館因其具有公益性，在開發(fā)的過程中技術(shù)與經(jīng)濟水平受限，因此檔案機構(gòu)可以在保證檔案信息安全的前提下，將信息資源開發(fā)權(quán)適當放權(quán)給私營的信息開發(fā)商，加速檔案信息資源的整合與開放。

3.完善數(shù)字檔案管理流程，實現(xiàn)與政府信息的數(shù)字對接。2012年，美國行政管理和預算局發(fā)布了《數(shù)字政府:建立一個面向21世紀的平臺來更好地服務(wù)美國人民》的行政指令，旨在提高政府部門信息服務(wù)質(zhì)量。開放政府信息進程的不斷拓展對于信息的質(zhì)量提出了更高的要求，數(shù)字檔案館作為政府信息資源的發(fā)布機構(gòu)能更好地與數(shù)字政府進行對接，實現(xiàn)政府的職能。數(shù)字檔案館下一步的工作就是在數(shù)字化完成的基礎(chǔ)上將各級各類檔案館的數(shù)字化信息進行對接，在不同領(lǐng)域內(nèi)部實現(xiàn)跨平臺的操作與共享。受檔案全程控制原則的影響，其中尤其要注重對于政府數(shù)據(jù)與信息的接收與管理，要對屬于檔案來源的文件進行前端控制，保障數(shù)字檔案館的來源質(zhì)量。同時，完善政府信息數(shù)據(jù)的接收與管理工作可以實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的源頭控制，是發(fā)展數(shù)字檔案館與政府機構(gòu)合作的基礎(chǔ)。

4.開展新型數(shù)字知識服務(wù)，實現(xiàn)資源協(xié)同共享與信息增值服務(wù)。目前，我國大部分數(shù)字檔案館已經(jīng)完成對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，具備了一定的數(shù)字檔案基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館的下一步發(fā)展重點是建立數(shù)字檔案館網(wǎng)，對數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)進行協(xié)同，提供更加全面的數(shù)字檔案服務(wù)。數(shù)字檔案館網(wǎng)是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進行網(wǎng)絡(luò)化與協(xié)作化，這個網(wǎng)絡(luò)的重點不僅在于整合與協(xié)同各級各類檔案館系統(tǒng)，還需要與政府機構(gòu)進行互聯(lián)互通，方便對于檔案文件的前端控制，加強與政府機構(gòu)的協(xié)作，避免出現(xiàn)類似《政府信息公開條例》與《檔案法》之間的公開矛盾，促進我國政治民主與公開的順利進行。檔案館網(wǎng)的形成不僅有利于對我國檔案信息的開發(fā)利用，更方便社會公眾利用更全面的檔案信息幫助公眾進行決策支持，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展[4]111。

與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有著檔案信息資源數(shù)字化、存儲更加方便、檢索與傳輸速度更加便捷、檔案信息的整合加工與開放共享更加容易等特點。數(shù)字檔案館的這些特點更加適應(yīng)信息時代的發(fā)展，因此進行數(shù)字檔案館建設(shè)是我國檔案事業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。然而，數(shù)字檔案館作為新興事物在發(fā)展過程中不可避免地會遇到不同的困難，其建設(shè)過程也不會一帆風順。但數(shù)字檔案館作為檔案事業(yè)未來發(fā)展的核心，我國必須持續(xù)推進數(shù)字檔案館的發(fā)展，不斷解決未來數(shù)字檔案館發(fā)展可能遇到的障礙與難題。

[1]楊冬權(quán).在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上的講話[J].中國檔案，2013（11）.

[2]李澤鋒.基于知識管理的數(shù)字檔案館建設(shè)框架[J].檔案學通訊，2007（02）.

[3]呂元智.我國數(shù)字檔案館服務(wù)能力結(jié)構(gòu)及其優(yōu)化[J].情報科學，2015（01）.

[4]周耀林,朱倩.大數(shù)據(jù)時代我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].信息資源管理學報，2015（02）.

Analysis on the Development of Digital Archives in the Information Era

Xu Dandan
（Information Management School of Heilongjiang University,Harbin 150080,China）

With the establishment of digital archives in cities like Shenzhen and Qingdao,our country′s digital archives work has achieved initial success，but at the same time,falls into a stagnant situation.How to further promote the digitalization process becomes the focus of future archives work.Through the contrastive analysis of the current situation of China′s digital archives and library construction,the article finds out the common problems existing in the process of constructing digital archives,and tries to put forward the countermeasures,thus can provide referential experience for the future construction of digital archives.

digital archives;digital library;experience reference;archives work

G270.7

A

2016-11-20

徐丹丹，黑龍江大學信息管理學院檔案學專業(yè)在讀碩士，研究方向為信息技術(shù)與檔案信息管理。