向春華

（廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館南寧530021）

公共檔案館建設(shè)路徑探索：以廣西為例

向春華

（廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館南寧530021）

公共檔案館與其他檔案館的區(qū)別在于“公共”二字。它的根本特征是全方位地為社會提供服務(wù)，使館藏資源為全體公民所共享。文章簡述了公共檔案館的特征，提出了公共檔案館建設(shè)的路徑。

公共 檔案館 建設(shè)

公共檔案館是指館藏檔案作為社會的公共資源能全面、準(zhǔn)確地反映社會的基本歷史面貌，所有開放的信息資源能借助各種媒介暢通傳遞，廣泛地為社會公眾服務(wù)的文化事業(yè)機構(gòu)，其職能真正體現(xiàn)文化事業(yè)單位的形象：服務(wù)對象大眾化、館藏資源多樣化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化以及檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。英國著名檔案學(xué)者邁克爾·庫克說：“雖然檔案館像博物館和圖書館一樣與純娛樂性機構(gòu)相比有著更嚴(yán)肅的目的，但是它們有一個共同點：如果人們愿意，閑之無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構(gòu)，按照個人的興趣進行活動?！盵1]67因此，公共檔案館要突出“以人為本”的服務(wù)理念，在館藏資源上要全面地反映本地區(qū)的社會歷史面貌，在內(nèi)容上貼近社會公眾，利用趨于大眾化。

一、公共檔案館的特征

1.文化的積累性。公共檔案館不僅是收藏檔案的場所,不僅關(guān)注國家、社會的重大歷史記錄,也關(guān)注廣大民眾的普通歷史記載,在更大范圍上保存國家、社會以及個人的歷史記憶,承載著國家和地區(qū)的歷史文化積累的保存任務(wù)。公共檔案館“應(yīng)當(dāng)以優(yōu)美的公共文化休閑環(huán)境和反映民族文化的內(nèi)涵,成為社會民眾的精神圣地”。

2.信息的開放性。公共檔案館的開放性是歷史的必然。開放性要求公共檔案館以各種靈活方式與圖書館、博物館等文化機構(gòu)合作開發(fā)利用,最大限度地將社會上的檔案文獻資源納入公共檔案館的館藏資源進行開發(fā),從而提高公共檔案館的信息服務(wù)能力。

3.服務(wù)的特色性。公共檔案館奉行公共性的現(xiàn)代服務(wù)理念，即以人為本，以貼近公眾、服務(wù)公眾為根本宗旨，要滿足包括公眾休閑利用在內(nèi)的社會多方面日益廣泛而長久的需求。公共檔案館的特色性體現(xiàn)在館藏建設(shè)上的豐富多彩，服務(wù)的人性化，館舍建筑設(shè)計的獨特化，“我有你無，你有我特，你特我多，你多我?！?。

4.利用的休閑性。休閑代表著檔案館服務(wù)的品位和檔次。高品位服務(wù)的檔案館應(yīng)達到休閑層面，使檔案與千家萬戶“零距離”接觸，走進千家萬戶的心，就要在各方面充分考慮群眾的需要，讓他們在輕松的環(huán)境中利用檔案，查閱信息。

二、公共檔案館的建設(shè)路徑

1.逐步改變現(xiàn)有體制，建設(shè)多元化管理體制。作為我國檔案工作的基本原則和建設(shè)我國檔案管理體制的原則和指導(dǎo)思想——“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，在特定的歷史環(huán)境下，它克服了檔案分散保存和檔案工作各自為政的弊端，但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和政治體制改革的推進，它也顯示出不夠完善的地方。在“館局合一”的狀態(tài)下，檔案館是獨立的文化事業(yè)機構(gòu)實體，又是行政機構(gòu)的一部分，承擔(dān)著一部分機關(guān)職能。這一部分機關(guān)職能在一定程度上為解決檔案館資金的不足提供了可靠來源。因為檔案行政部門可以申報檔案建設(shè)經(jīng)費，由此得到檔案館的經(jīng)費。在“局館合一”的狀態(tài)下，檔案館人員的工資參照公務(wù)員的標(biāo)準(zhǔn)，一方面檔案工作人員收入穩(wěn)定，在心理上有了保障，但另一方面也會使一些人覺得抱著個“鐵飯碗”，安于現(xiàn)狀了。加上職稱不與工資掛鉤，使他們不再熱衷于學(xué)術(shù)理論上的總結(jié)、探索和研究。工資與行政職務(wù)掛鉤，也會導(dǎo)致一些人為晉升職務(wù)而不擇手段，產(chǎn)生腐敗。

公共檔案館要體現(xiàn)以人為本的服務(wù)理念，就要轉(zhuǎn)變其服務(wù)職能，從單純地為黨政機關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟貫槔习傩辗?wù)，成為名副其實的文化事業(yè)機構(gòu)。實施檔案館單獨建設(shè)，是實現(xiàn)這一目標(biāo)的必然之路，也是創(chuàng)建特色文化的需要。但是，由于我們的檔案工作是實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，從中央到地方都有不同級別的檔案局（館），所以在局館分開的道路上也要根據(jù)具體情況具體分析。對于省級檔案館，大多已具相當(dāng)規(guī)模，局館分開會更好地轉(zhuǎn)變公共服務(wù)職能；對于縣級或是基層的檔案館應(yīng)視實際情況而定，逐步過渡，如果局館合一更有利于工作的開展則不急于分開。

2.大力豐富館藏，加強檔案資源建設(shè)。一個公共檔案館要對廣大公眾產(chǎn)生巨大引吸力，首先必須有豐富而且有價值的不同層面的檔案資源，這是檔案館存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是檔案館向社會化、公眾化發(fā)展的前提和條件。加強檔案資源的建設(shè)，一是要從源頭抓起，加大機關(guān)檔案的進館力度。合理確定檔案的接收范圍，尤其注意把各種新型檔案和同人民群眾各方面利益密切相關(guān)的檔案納入接收計劃。二要加大歷史檔案的征集力度，有針對性地重點收集反映本地自然地理特色、物產(chǎn)資源特色、民族政治特色、旅游資源特色、民風(fēng)民俗特色的檔案資料。三要積極穩(wěn)妥地開展對散失在國外的歷史檔案資料的收集工作。四是積極參與非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護。五是與相關(guān)機構(gòu)進行互通有無。

以廣西為例，目前，在廣西區(qū)檔案館，吸收了很多重大項目檔案進館，這對于檔案館的館藏是一個很大的改善。廣西有壯、漢、瑤、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬12個民族。作為我國少數(shù)民族人口最多的省區(qū)，在長期的歷史發(fā)展過程中，各民族形成了相互依存、共同發(fā)展的關(guān)系，創(chuàng)造了豐富多彩、特色鮮明的少數(shù)民族文化。比如民間文學(xué)、民間音樂、傳統(tǒng)戲劇、傳統(tǒng)手工技藝、民俗等5大類、19個項目被列入國家第一批非物質(zhì)文化遺產(chǎn)名錄[2]18。但是，還有很多珍貴的民間文化正在慢慢消失。在這個方面，作為民族地區(qū)的檔案館，就要關(guān)注少數(shù)民族檔案的收集，如口述檔案、實物檔案等民間文化遺產(chǎn)。此外，公共檔案館更要關(guān)注具有時代特點的民生檔案，如家庭檔案、新農(nóng)村建設(shè)檔案、新型合作醫(yī)療檔案、農(nóng)民工檔案、社區(qū)檔案……這些都是體現(xiàn)時代特征的重要資料，對于以后的社會研究有重要的利用價值。

3.整合檔案資源，促進信息化發(fā)展。實現(xiàn)檔案資源的整合，一方面要將檔案實體進行整理，包括檔案的基礎(chǔ)性整理和研究性整理；另一方面要將檔案信息進行組合，即通過現(xiàn)代信息技術(shù)將區(qū)域內(nèi)各個獨立、分散的數(shù)據(jù)庫在邏輯上加以整合，形成區(qū)域內(nèi)社會所需的完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。如檔案目錄中心建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等，都是檔案信息資源整合的手段。加強對檔案機構(gòu)組織形態(tài)的整合，逐步使綜合檔案館成為地域內(nèi)唯一的公共檔案館。這樣既可節(jié)省國家建設(shè)資金，避免人、財、物方面的重復(fù)浪費，又有利于檔案資源的合理配置和優(yōu)化組合。

除了整合檔案資源，還要整合文化資源。我國的圖書、檔案和文物均屬于文化資源，作為公共檔案館應(yīng)當(dāng)加強與公共圖書館的溝通及資源共享的合作，構(gòu)建我國已經(jīng)開放的檔案資源與圖書資源的整合體系，使我國文化資源能夠更加真實地反映我國歷史、文化與經(jīng)濟的發(fā)展，更能達到強化我國軟實力的作用。同時，我們還要加強與國外文化單位的聯(lián)系，進行長期的交流合作，使公共檔案館走向國際化。

4.創(chuàng)設(shè)特色文化景觀，力造公共檔案館形象。檔案館應(yīng)盡可能建在文化區(qū)。濃重的文化特色常常使人身不由己地駐足、觀望、探尋。因此,增加檔案館外觀的文化特色,是塑造檔案館文化機構(gòu)形象、提高知名度的有效手段。針對我國檔案館的具體情況,可以采取相應(yīng)措施來增添其文化色彩。比如,一些建在黨政機關(guān)院內(nèi)的檔案館可以不走設(shè)崗的機關(guān)大院的大門，另開一條獨具特色的小路,裝飾上一座文化色彩濃重的門廊,刻上古樸字體或名人題寫的檔案館館名。也可以利用一些有民族文化特色的古建筑改造成檔案館。如日本北海道公文書館就是直接用舊道政府辦公樓改造成的，此建筑已有一百多年的歷史,外壁是用紅磚砌成的,人稱“紅磚房”,是札幌市最有名的建筑之一,用它作檔案館,就如同給檔案館披上了一層歷史文化的外衣,吸引了大批參觀者。

另外，檔案館應(yīng)有一個統(tǒng)一的標(biāo)志,這個標(biāo)志就如同一個國家的國徽，用特定的圖案和豐富的內(nèi)涵表達出檔案館的性質(zhì)、功能等。檔案館標(biāo)志的設(shè)計，可以通過統(tǒng)一圖形、統(tǒng)一色彩、統(tǒng)一字體宣傳檔案館的形象，也可作為檔案館的路標(biāo)放到各個城市的重要公共場所、主要路口；檔案館的紀(jì)念品、贈品、宣傳品、文具用品、專用車輛等裝飾統(tǒng)一標(biāo)志,也可以對廣大公眾造成一種過目不忘的沖擊效果,達到提高檔案館知名度的目的。這樣可以使公眾有更多的機會了解檔案館。

5.拓寬公共關(guān)系，創(chuàng)新優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案館的公共關(guān)系，是檔案館運用公共關(guān)系學(xué)的理念，以傳播為手段，來實現(xiàn)內(nèi)部與外部的溝通協(xié)調(diào)，從而建樹自身形象，實現(xiàn)社會價值的一種管理活動。檔案館公共關(guān)系的目的在于協(xié)調(diào)檔案館內(nèi)部以及檔案館與社會的種種關(guān)系（尤其強調(diào)與利用者之間的關(guān)系），進而建樹自身的良好形象與社會聲譽，促進自身發(fā)展，實現(xiàn)自身社會價值。檔案館業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，利用者層次跨度較大，檔案館工作人員的知識背景也不盡相同，涉及的關(guān)系較為復(fù)雜。因此，檔案館應(yīng)重視自身公共關(guān)系活動的開展。

首先，檔案館應(yīng)積極進行調(diào)查研究，做好公關(guān)策劃。其次，要協(xié)調(diào)好檔案館的公共關(guān)系狀態(tài)，包括外部公共協(xié)調(diào)：（1）協(xié)調(diào)和改善與政府機關(guān)的關(guān)系；（2）協(xié)調(diào)和改善與利用者的關(guān)系；（3）協(xié)調(diào)和改善與新聞機構(gòu)的關(guān)系；（4）協(xié)調(diào)和改善與社會大眾的關(guān)系。另外，檔案館還應(yīng)協(xié)調(diào)和改善與相關(guān)檔案室、檔案館以及其他文化事業(yè)單位的關(guān)系，實現(xiàn)館室協(xié)作、館際協(xié)作以及與圖書情報部門、文物部門、史志部門等的協(xié)作，更好地發(fā)揮社會文獻信息服務(wù)系統(tǒng)的整體功能。

6.加強人文關(guān)懷，創(chuàng)設(shè)溫馨氛圍。以人為本是公共檔案館的宗旨。要把各級綜合檔案館建設(shè)成真正意義上的公共檔案館，很重要的一點是緊跟構(gòu)建和諧社會的步伐，重視檔案館人文建設(shè)。無論是對檔案利用者和廣大民眾，還是檔案館的工作者，都需要給予他們?nèi)宋年P(guān)懷。

檔案館的價值在于用戶對它的利用。用戶進入檔案館懷著不同的接受心理，有的是為了獲取研究信息，有的是為了查閱取證，有的是為了解決實際問題。檔案館的人文關(guān)懷就是讓用戶自由、自主地在檔案館得到自己的所需，從而產(chǎn)生自我尊重的滿足感——這應(yīng)該是我們理想中的檔案館大廈[3]1。

7.引進高素質(zhì)人才，奠定人力基礎(chǔ)。面對公共檔案館的發(fā)展，不僅需要豐富全面的科學(xué)知識理論、專業(yè)技術(shù)，也需要多學(xué)科的知識，這就對檔案部門的人才需求提出了更高的要求。不僅需要檔案學(xué)專業(yè)人才，也需要管理類、技術(shù)類、法律類等多學(xué)科的高素質(zhì)人才。所以要搞好檔案工作，建設(shè)公共檔案館，人才的引進是關(guān)鍵。

首先，檔案人才的評價指標(biāo)要確定，主要有政策導(dǎo)向、個人基本信息、技能水平以及家庭關(guān)系。由于檔案工作不是項誘人的工作，而且枯燥乏味，所以要想引進高素質(zhì)的人才，在政策上要給予特別的優(yōu)惠待遇和扶持，比如工資待遇、科研經(jīng)費、家屬問題等都是吸引優(yōu)秀人才的優(yōu)惠政策點。其次，引進人才主要是認定三個目標(biāo)：有效人才、優(yōu)秀人才、有益人才。有效人才就是引進的人才必須是符合檔案部門的工作規(guī)劃方向的；優(yōu)秀人才就是在檔案領(lǐng)域作出了優(yōu)秀成績的或者有作出成績的潛能；有益人才就是他們可以為檔案館的建設(shè)帶來良好的效果，產(chǎn)生有利的社會效應(yīng)。最后，在引進人才的過程中，要堅持宏觀發(fā)展和微觀發(fā)展相結(jié)合的原則，并將人才的歷史業(yè)績和未來發(fā)展?jié)撃芟嘟Y(jié)合，將工作業(yè)績和對社會效益的貢獻相結(jié)合。

8.促進“公共檔案館”建設(shè)法制化、規(guī)范化。公共檔案館作為一個新興的概念和提法，還沒有形成統(tǒng)一的共識，在其發(fā)展上會帶來諸多障礙，因此用法律的形式將這一概念固定下來是檔案工作發(fā)展的必需。公共檔案館的名稱、職責(zé)、館藏范圍、工作人員的素質(zhì)要求、各種規(guī)章制度都要以法律法規(guī)的形式確定下來，使公共檔案館建設(shè)得到法律的保障，才能使公共檔案館的思想轉(zhuǎn)變成現(xiàn)實提供一個切實的基礎(chǔ)。

借鑒國外的成功經(jīng)驗和做法，結(jié)合檔案館的實際，應(yīng)出臺鼓勵社會向檔案館捐贈、移交珍貴檔案的政策，使公共檔案館的館藏不斷得到豐富，形成服務(wù)社會公眾的資源優(yōu)勢。各級檔案局（館）應(yīng)在《檔案法》和開放歷史檔案的方針指導(dǎo)下，研究制定不同性質(zhì)、不同類型、不同內(nèi)容檔案的開放年限和具體辦法，使開放服務(wù)工作有法可依，增強向社會開放服務(wù)的可操作性。國家檔案行政管理部門應(yīng)對公共檔案館必須具備的基本條件，研究制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使各級國家檔案館有明確的創(chuàng)建目標(biāo)，同時也有利于測評檢查，促進發(fā)展。

[1]彼得·瓦爾納.現(xiàn)代檔案與文件管理選讀[M].檔案出版社，1987.

[2]覃美娟.非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護[D].廣西：廣西民族大學(xué)，2007.

[3]蘇瑞竹.圖書館與人文關(guān)懷[M].廣西人民出版社，2006

★本文為碩士畢業(yè)論文部分成果。

G279.2

A

2016-03-18

向春華為廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館館員，研究方向為檔案管理。