向春華

（廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館南寧530021）

公共檔案館建設(shè)路徑探索：以廣西為例

向春華

（廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館南寧530021）

公共檔案館與其他檔案館的區(qū)別在于“公共”二字。它的根本特征是全方位地為社會(huì)提供服務(wù)，使館藏資源為全體公民所共享。文章簡述了公共檔案館的特征，提出了公共檔案館建設(shè)的路徑。

公共 檔案館 建設(shè)

公共檔案館是指館藏檔案作為社會(huì)的公共資源能全面、準(zhǔn)確地反映社會(huì)的基本歷史面貌，所有開放的信息資源能借助各種媒介暢通傳遞，廣泛地為社會(huì)公眾服務(wù)的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其職能真正體現(xiàn)文化事業(yè)單位的形象：服務(wù)對象大眾化、館藏資源多樣化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化以及檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。英國著名檔案學(xué)者邁克爾·庫克說：“雖然檔案館像博物館和圖書館一樣與純娛樂性機(jī)構(gòu)相比有著更嚴(yán)肅的目的，但是它們有一個(gè)共同點(diǎn)：如果人們愿意，閑之無事時(shí)，就可以去這些由社會(huì)建立起來的機(jī)構(gòu)，按照個(gè)人的興趣進(jìn)行活動(dòng)。”[1]67因此，公共檔案館要突出“以人為本”的服務(wù)理念，在館藏資源上要全面地反映本地區(qū)的社會(huì)歷史面貌，在內(nèi)容上貼近社會(huì)公眾，利用趨于大眾化。

一、公共檔案館的特征

1.文化的積累性。公共檔案館不僅是收藏檔案的場所,不僅關(guān)注國家、社會(huì)的重大歷史記錄,也關(guān)注廣大民眾的普通歷史記載,在更大范圍上保存國家、社會(huì)以及個(gè)人的歷史記憶,承載著國家和地區(qū)的歷史文化積累的保存任務(wù)。公共檔案館“應(yīng)當(dāng)以優(yōu)美的公共文化休閑環(huán)境和反映民族文化的內(nèi)涵,成為社會(huì)民眾的精神圣地”。

2.信息的開放性。公共檔案館的開放性是歷史的必然。開放性要求公共檔案館以各種靈活方式與圖書館、博物館等文化機(jī)構(gòu)合作開發(fā)利用,最大限度地將社會(huì)上的檔案文獻(xiàn)資源納入公共檔案館的館藏資源進(jìn)行開發(fā),從而提高公共檔案館的信息服務(wù)能力。

3.服務(wù)的特色性。公共檔案館奉行公共性的現(xiàn)代服務(wù)理念，即以人為本，以貼近公眾、服務(wù)公眾為根本宗旨，要滿足包括公眾休閑利用在內(nèi)的社會(huì)多方面日益廣泛而長久的需求。公共檔案館的特色性體現(xiàn)在館藏建設(shè)上的豐富多彩，服務(wù)的人性化，館舍建筑設(shè)計(jì)的獨(dú)特化，“我有你無，你有我特，你特我多，你多我?！?。

4.利用的休閑性。休閑代表著檔案館服務(wù)的品位和檔次。高品位服務(wù)的檔案館應(yīng)達(dá)到休閑層面，使檔案與千家萬戶“零距離”接觸，走進(jìn)千家萬戶的心，就要在各方面充分考慮群眾的需要，讓他們在輕松的環(huán)境中利用檔案，查閱信息。

二、公共檔案館的建設(shè)路徑

1.逐步改變現(xiàn)有體制，建設(shè)多元化管理體制。作為我國檔案工作的基本原則和建設(shè)我國檔案管理體制的原則和指導(dǎo)思想——“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，在特定的歷史環(huán)境下，它克服了檔案分散保存和檔案工作各自為政的弊端，但是隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和政治體制改革的推進(jìn)，它也顯示出不夠完善的地方。在“館局合一”的狀態(tài)下，檔案館是獨(dú)立的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)體，又是行政機(jī)構(gòu)的一部分，承擔(dān)著一部分機(jī)關(guān)職能。這一部分機(jī)關(guān)職能在一定程度上為解決檔案館資金的不足提供了可靠來源。因?yàn)闄n案行政部門可以申報(bào)檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)，由此得到檔案館的經(jīng)費(fèi)。在“局館合一”的狀態(tài)下，檔案館人員的工資參照公務(wù)員的標(biāo)準(zhǔn)，一方面檔案工作人員收入穩(wěn)定，在心理上有了保障，但另一方面也會(huì)使一些人覺得抱著個(gè)“鐵飯碗”，安于現(xiàn)狀了。加上職稱不與工資掛鉤，使他們不再熱衷于學(xué)術(shù)理論上的總結(jié)、探索和研究。工資與行政職務(wù)掛鉤，也會(huì)導(dǎo)致一些人為晉升職務(wù)而不擇手段，產(chǎn)生腐敗。

公共檔案館要體現(xiàn)以人為本的服務(wù)理念，就要轉(zhuǎn)變其服務(wù)職能，從單純地為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦嗟貫槔习傩辗?wù)，成為名副其實(shí)的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。實(shí)施檔案館單獨(dú)建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的必然之路，也是創(chuàng)建特色文化的需要。但是，由于我們的檔案工作是實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，從中央到地方都有不同級別的檔案局（館），所以在局館分開的道路上也要根據(jù)具體情況具體分析。對于省級檔案館，大多已具相當(dāng)規(guī)模，局館分開會(huì)更好地轉(zhuǎn)變公共服務(wù)職能；對于縣級或是基層的檔案館應(yīng)視實(shí)際情況而定，逐步過渡，如果局館合一更有利于工作的開展則不急于分開。

2.大力豐富館藏，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。一個(gè)公共檔案館要對廣大公眾產(chǎn)生巨大引吸力，首先必須有豐富而且有價(jià)值的不同層面的檔案資源，這是檔案館存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是檔案館向社會(huì)化、公眾化發(fā)展的前提和條件。加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，一是要從源頭抓起，加大機(jī)關(guān)檔案的進(jìn)館力度。合理確定檔案的接收范圍，尤其注意把各種新型檔案和同人民群眾各方面利益密切相關(guān)的檔案納入接收計(jì)劃。二要加大歷史檔案的征集力度，有針對性地重點(diǎn)收集反映本地自然地理特色、物產(chǎn)資源特色、民族政治特色、旅游資源特色、民風(fēng)民俗特色的檔案資料。三要積極穩(wěn)妥地開展對散失在國外的歷史檔案資料的收集工作。四是積極參與非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)。五是與相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行互通有無。

以廣西為例，目前，在廣西區(qū)檔案館，吸收了很多重大項(xiàng)目檔案進(jìn)館，這對于檔案館的館藏是一個(gè)很大的改善。廣西有壯、漢、瑤、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬12個(gè)民族。作為我國少數(shù)民族人口最多的省區(qū)，在長期的歷史發(fā)展過程中，各民族形成了相互依存、共同發(fā)展的關(guān)系，創(chuàng)造了豐富多彩、特色鮮明的少數(shù)民族文化。比如民間文學(xué)、民間音樂、傳統(tǒng)戲劇、傳統(tǒng)手工技藝、民俗等5大類、19個(gè)項(xiàng)目被列入國家第一批非物質(zhì)文化遺產(chǎn)名錄[2]18。但是，還有很多珍貴的民間文化正在慢慢消失。在這個(gè)方面，作為民族地區(qū)的檔案館，就要關(guān)注少數(shù)民族檔案的收集，如口述檔案、實(shí)物檔案等民間文化遺產(chǎn)。此外，公共檔案館更要關(guān)注具有時(shí)代特點(diǎn)的民生檔案，如家庭檔案、新農(nóng)村建設(shè)檔案、新型合作醫(yī)療檔案、農(nóng)民工檔案、社區(qū)檔案……這些都是體現(xiàn)時(shí)代特征的重要資料，對于以后的社會(huì)研究有重要的利用價(jià)值。

3.整合檔案資源，促進(jìn)信息化發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，一方面要將檔案實(shí)體進(jìn)行整理，包括檔案的基礎(chǔ)性整理和研究性整理；另一方面要將檔案信息進(jìn)行組合，即通過現(xiàn)代信息技術(shù)將區(qū)域內(nèi)各個(gè)獨(dú)立、分散的數(shù)據(jù)庫在邏輯上加以整合，形成區(qū)域內(nèi)社會(huì)所需的完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。如檔案目錄中心建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等，都是檔案信息資源整合的手段。加強(qiáng)對檔案機(jī)構(gòu)組織形態(tài)的整合，逐步使綜合檔案館成為地域內(nèi)唯一的公共檔案館。這樣既可節(jié)省國家建設(shè)資金，避免人、財(cái)、物方面的重復(fù)浪費(fèi)，又有利于檔案資源的合理配置和優(yōu)化組合。

除了整合檔案資源，還要整合文化資源。我國的圖書、檔案和文物均屬于文化資源，作為公共檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與公共圖書館的溝通及資源共享的合作，構(gòu)建我國已經(jīng)開放的檔案資源與圖書資源的整合體系，使我國文化資源能夠更加真實(shí)地反映我國歷史、文化與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，更能達(dá)到強(qiáng)化我國軟實(shí)力的作用。同時(shí)，我們還要加強(qiáng)與國外文化單位的聯(lián)系，進(jìn)行長期的交流合作，使公共檔案館走向國際化。

4.創(chuàng)設(shè)特色文化景觀，力造公共檔案館形象。檔案館應(yīng)盡可能建在文化區(qū)。濃重的文化特色常常使人身不由己地駐足、觀望、探尋。因此,增加檔案館外觀的文化特色,是塑造檔案館文化機(jī)構(gòu)形象、提高知名度的有效手段。針對我國檔案館的具體情況,可以采取相應(yīng)措施來增添其文化色彩。比如,一些建在黨政機(jī)關(guān)院內(nèi)的檔案館可以不走設(shè)崗的機(jī)關(guān)大院的大門，另開一條獨(dú)具特色的小路,裝飾上一座文化色彩濃重的門廊,刻上古樸字體或名人題寫的檔案館館名。也可以利用一些有民族文化特色的古建筑改造成檔案館。如日本北海道公文書館就是直接用舊道政府辦公樓改造成的，此建筑已有一百多年的歷史,外壁是用紅磚砌成的,人稱“紅磚房”,是札幌市最有名的建筑之一,用它作檔案館,就如同給檔案館披上了一層歷史文化的外衣,吸引了大批參觀者。

另外，檔案館應(yīng)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)志,這個(gè)標(biāo)志就如同一個(gè)國家的國徽，用特定的圖案和豐富的內(nèi)涵表達(dá)出檔案館的性質(zhì)、功能等。檔案館標(biāo)志的設(shè)計(jì)，可以通過統(tǒng)一圖形、統(tǒng)一色彩、統(tǒng)一字體宣傳檔案館的形象，也可作為檔案館的路標(biāo)放到各個(gè)城市的重要公共場所、主要路口；檔案館的紀(jì)念品、贈(zèng)品、宣傳品、文具用品、專用車輛等裝飾統(tǒng)一標(biāo)志,也可以對廣大公眾造成一種過目不忘的沖擊效果,達(dá)到提高檔案館知名度的目的。這樣可以使公眾有更多的機(jī)會(huì)了解檔案館。

5.拓寬公共關(guān)系，創(chuàng)新優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案館的公共關(guān)系，是檔案館運(yùn)用公共關(guān)系學(xué)的理念，以傳播為手段，來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部的溝通協(xié)調(diào)，從而建樹自身形象，實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的一種管理活動(dòng)。檔案館公共關(guān)系的目的在于協(xié)調(diào)檔案館內(nèi)部以及檔案館與社會(huì)的種種關(guān)系（尤其強(qiáng)調(diào)與利用者之間的關(guān)系），進(jìn)而建樹自身的良好形象與社會(huì)聲譽(yù)，促進(jìn)自身發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自身社會(huì)價(jià)值。檔案館業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，利用者層次跨度較大，檔案館工作人員的知識背景也不盡相同，涉及的關(guān)系較為復(fù)雜。因此，檔案館應(yīng)重視自身公共關(guān)系活動(dòng)的開展。

首先，檔案館應(yīng)積極進(jìn)行調(diào)查研究，做好公關(guān)策劃。其次，要協(xié)調(diào)好檔案館的公共關(guān)系狀態(tài)，包括外部公共協(xié)調(diào)：（1）協(xié)調(diào)和改善與政府機(jī)關(guān)的關(guān)系；（2）協(xié)調(diào)和改善與利用者的關(guān)系；（3）協(xié)調(diào)和改善與新聞機(jī)構(gòu)的關(guān)系；（4）協(xié)調(diào)和改善與社會(huì)大眾的關(guān)系。另外，檔案館還應(yīng)協(xié)調(diào)和改善與相關(guān)檔案室、檔案館以及其他文化事業(yè)單位的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)館室協(xié)作、館際協(xié)作以及與圖書情報(bào)部門、文物部門、史志部門等的協(xié)作，更好地發(fā)揮社會(huì)文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)的整體功能。

6.加強(qiáng)人文關(guān)懷，創(chuàng)設(shè)溫馨氛圍。以人為本是公共檔案館的宗旨。要把各級綜合檔案館建設(shè)成真正意義上的公共檔案館，很重要的一點(diǎn)是緊跟構(gòu)建和諧社會(huì)的步伐，重視檔案館人文建設(shè)。無論是對檔案利用者和廣大民眾，還是檔案館的工作者，都需要給予他們?nèi)宋年P(guān)懷。

檔案館的價(jià)值在于用戶對它的利用。用戶進(jìn)入檔案館懷著不同的接受心理，有的是為了獲取研究信息，有的是為了查閱取證，有的是為了解決實(shí)際問題。檔案館的人文關(guān)懷就是讓用戶自由、自主地在檔案館得到自己的所需，從而產(chǎn)生自我尊重的滿足感——這應(yīng)該是我們理想中的檔案館大廈[3]1。

7.引進(jìn)高素質(zhì)人才，奠定人力基礎(chǔ)。面對公共檔案館的發(fā)展，不僅需要豐富全面的科學(xué)知識理論、專業(yè)技術(shù)，也需要多學(xué)科的知識，這就對檔案部門的人才需求提出了更高的要求。不僅需要檔案學(xué)專業(yè)人才，也需要管理類、技術(shù)類、法律類等多學(xué)科的高素質(zhì)人才。所以要搞好檔案工作，建設(shè)公共檔案館，人才的引進(jìn)是關(guān)鍵。

首先，檔案人才的評價(jià)指標(biāo)要確定，主要有政策導(dǎo)向、個(gè)人基本信息、技能水平以及家庭關(guān)系。由于檔案工作不是項(xiàng)誘人的工作，而且枯燥乏味，所以要想引進(jìn)高素質(zhì)的人才，在政策上要給予特別的優(yōu)惠待遇和扶持，比如工資待遇、科研經(jīng)費(fèi)、家屬問題等都是吸引優(yōu)秀人才的優(yōu)惠政策點(diǎn)。其次，引進(jìn)人才主要是認(rèn)定三個(gè)目標(biāo)：有效人才、優(yōu)秀人才、有益人才。有效人才就是引進(jìn)的人才必須是符合檔案部門的工作規(guī)劃方向的；優(yōu)秀人才就是在檔案領(lǐng)域作出了優(yōu)秀成績的或者有作出成績的潛能；有益人才就是他們可以為檔案館的建設(shè)帶來良好的效果，產(chǎn)生有利的社會(huì)效應(yīng)。最后，在引進(jìn)人才的過程中，要堅(jiān)持宏觀發(fā)展和微觀發(fā)展相結(jié)合的原則，并將人才的歷史業(yè)績和未來發(fā)展?jié)撃芟嘟Y(jié)合，將工作業(yè)績和對社會(huì)效益的貢獻(xiàn)相結(jié)合。

8.促進(jìn)“公共檔案館”建設(shè)法制化、規(guī)范化。公共檔案館作為一個(gè)新興的概念和提法，還沒有形成統(tǒng)一的共識，在其發(fā)展上會(huì)帶來諸多障礙，因此用法律的形式將這一概念固定下來是檔案工作發(fā)展的必需。公共檔案館的名稱、職責(zé)、館藏范圍、工作人員的素質(zhì)要求、各種規(guī)章制度都要以法律法規(guī)的形式確定下來，使公共檔案館建設(shè)得到法律的保障，才能使公共檔案館的思想轉(zhuǎn)變成現(xiàn)實(shí)提供一個(gè)切實(shí)的基礎(chǔ)。

借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，結(jié)合檔案館的實(shí)際，應(yīng)出臺鼓勵(lì)社會(huì)向檔案館捐贈(zèng)、移交珍貴檔案的政策，使公共檔案館的館藏不斷得到豐富，形成服務(wù)社會(huì)公眾的資源優(yōu)勢。各級檔案局（館）應(yīng)在《檔案法》和開放歷史檔案的方針指導(dǎo)下，研究制定不同性質(zhì)、不同類型、不同內(nèi)容檔案的開放年限和具體辦法，使開放服務(wù)工作有法可依，增強(qiáng)向社會(huì)開放服務(wù)的可操作性。國家檔案行政管理部門應(yīng)對公共檔案館必須具備的基本條件，研究制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使各級國家檔案館有明確的創(chuàng)建目標(biāo)，同時(shí)也有利于測評檢查，促進(jìn)發(fā)展。

[1]彼得·瓦爾納.現(xiàn)代檔案與文件管理選讀[M].檔案出版社，1987.

[2]覃美娟.非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護(hù)[D].廣西：廣西民族大學(xué)，2007.

[3]蘇瑞竹.圖書館與人文關(guān)懷[M].廣西人民出版社，2006

★本文為碩士畢業(yè)論文部分成果。

G279.2

A

2016-03-18

向春華為廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。