曾靜

（廣西金融職業(yè)技術(shù)學(xué)院南寧530007）

國(guó)外高校檔案館功能評(píng)估項(xiàng)目的特點(diǎn)及啟示

曾靜

（廣西金融職業(yè)技術(shù)學(xué)院南寧530007）

國(guó)外高校檔案館的功能評(píng)估已趨于成熟，并在實(shí)踐中取得了良好的效果，通過介紹國(guó)外成熟的檔案館功能評(píng)估體系，對(duì)其進(jìn)行分析比較，為我國(guó)檔案館功能評(píng)估工作提供參考。

高校檔案館功能評(píng)估檔案館功能

G278

A

2017-07-17

一、檔案館功能評(píng)估的意義

習(xí)近平曾指出，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，規(guī)律的認(rèn)識(shí)，歷史的延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，用戶對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的呼聲越來(lái)越高。在這樣的背景下，實(shí)體檔案館如何轉(zhuǎn)型，成為國(guó)際檔案界的熱門話題。檔案館功能評(píng)估是用定性和定量的方法對(duì)實(shí)體功能實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)和滿足用戶需求程度所進(jìn)行的評(píng)價(jià)和測(cè)度的方法，通過科學(xué)的評(píng)估體系，以最小的成本投入獲取最大的服務(wù)效果，并不斷對(duì)檔案館功能設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化[1]。同時(shí)，檔案館功能評(píng)估又是檔案館信息共享功能、價(jià)值與理念轉(zhuǎn)變的體現(xiàn)，也是檔案館提高服務(wù)水平的有效手段。

二、國(guó)外典型項(xiàng)目及其特點(diǎn)

美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞等國(guó)制定的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的準(zhǔn)則、指標(biāo)、指南等；基于用戶滿意度和成本效益視角的檔案館評(píng)估；檔案館服務(wù)評(píng)估、檔案館項(xiàng)目評(píng)估等。

1.美國(guó)公共檔案館的公共服務(wù)績(jī)效體系。美國(guó)公共檔案館一直是各國(guó)學(xué)習(xí)的典范，其多元化的檔案服務(wù)、收集途徑、整理手段以及檔案捐贈(zèng)體系，構(gòu)成了美國(guó)檔案館豐富的檔案資源與服務(wù)系統(tǒng)。公共服務(wù)是美國(guó)檔案館的重要工作，同時(shí)也是核心評(píng)估指標(biāo)[2]。美國(guó)檔案局認(rèn)為檔案館必須要有公共服務(wù)理念，檔案自身的價(jià)值在于利用，檔案的有效利用率是檔案價(jià)值的體現(xiàn)，也是檔案工作價(jià)值的體現(xiàn)。所以，美國(guó)檔案館把檔案公共服務(wù)水平作為重要評(píng)估指標(biāo)，并且與檔案館獲得的財(cái)政撥款、人力資源、技術(shù)支持等資源掛鉤。旨在引導(dǎo)檔案館不斷提升檔案公共服務(wù)水平，盡可能多地提高檔案利用率。美國(guó)檔案局開展的檔案工作培訓(xùn)課程中，始終貫徹著公共服務(wù)理念，指導(dǎo)檔案館制定公共服務(wù)規(guī)程、公共服務(wù)方法與手段。在美國(guó)檔案界的共同努力下，美國(guó)公眾都形成了良好的檔案意識(shí)，能夠通過檔案館獲取幫助，公眾與檔案館形成了良好的互動(dòng)關(guān)系。檔案館為公眾提供檔案服務(wù)，公眾為檔案館提供原始檔案資料，檔案館的公共服務(wù)已然成為美國(guó)公眾生活中不可或缺的部分。

2.迪肯大學(xué)檔案館的體驗(yàn)變革項(xiàng)目。迪肯大學(xué)始建于1974年，是澳大利亞的頂級(jí)名校之一。然而，即使是世界名校，也暴露出檔案館功能布局的單調(diào)乏味，并存在某些特殊時(shí)期不能滿足用戶需求的問題。正是出于師生對(duì)于檔案館功能變革的呼聲，迪肯大學(xué)意識(shí)到了檔案館功能到了必須改變的時(shí)候，于是在2008年啟動(dòng)了檔案館體驗(yàn)變革項(xiàng)目，目的在于為全校師生創(chuàng)造一個(gè)支持自習(xí)與討論學(xué)習(xí)的開放式功能。

隨著體驗(yàn)變革項(xiàng)目的深入，愈發(fā)需要構(gòu)筑一個(gè)功能價(jià)值評(píng)估體系，以衡量項(xiàng)目階段性的建設(shè)成果，為建設(shè)計(jì)劃指引方向。為此，體驗(yàn)變革項(xiàng)目總結(jié)了歷史階段性的建設(shè)成果，從用戶體驗(yàn)反饋的角度出發(fā)，總結(jié)出了十條檔案館功能評(píng)估指標(biāo)：（1）美觀且富有個(gè)性的建筑外觀；（2）開放式的建筑入口；（3）富有功能性與實(shí)用性；（4）具有靈活性與簡(jiǎn)潔性；（5）能夠滿足多種需求；（6）良好的社交功能；（7）建筑物內(nèi)部具有藝術(shù)性；（8）環(huán)境舒適；（9）具備安全性與隱私保密性；（10）集成優(yōu)化的高新科技。體驗(yàn)變革項(xiàng)目的功能評(píng)估指標(biāo)顯然是從人的感官出發(fā)，特別強(qiáng)調(diào)了功能、科技、實(shí)用、易用等因素，體現(xiàn)了現(xiàn)代實(shí)體檔案館應(yīng)具備的功能特質(zhì)。

3.美國(guó)田納西大學(xué)檔案館聯(lián)通項(xiàng)目。田納西大學(xué)始建于1794年，是田納西州最古老的學(xué)府。圖情系是該校最強(qiáng)的院系，仰仗圖書館開發(fā)的信息管理系統(tǒng)，田納西大學(xué)檔案館提出了檔案館聯(lián)通項(xiàng)目，即檔案館信息管理系統(tǒng)與其他部門信息管理系統(tǒng)之間打造的一條信息聯(lián)通管道。他們認(rèn)為，高校系統(tǒng)內(nèi)存在多個(gè)信息管理系統(tǒng)，隸屬于不同的部門，系統(tǒng)數(shù)據(jù)各行其是，互不通融，導(dǎo)致形成一個(gè)個(gè)信息孤島。通過構(gòu)建不同信息管理系統(tǒng)間的聯(lián)通管道，把各部門間看似聯(lián)系不大的數(shù)據(jù)串聯(lián)起來(lái)，從各個(gè)方面綜合地反映師生在使用檔案館時(shí)的行為軌跡，為研究檔案館資源的使用情況建立線性與非線性函數(shù)關(guān)系，從而體現(xiàn)檔案館在高校中的價(jià)值。

檔案館聯(lián)通項(xiàng)目的提出為檔案館價(jià)值評(píng)估領(lǐng)域帶來(lái)了更為客觀的數(shù)據(jù)支持，檔案館與師生的學(xué)習(xí)活動(dòng)存在著不可分割的聯(lián)系[3]。按照檔案館聯(lián)通項(xiàng)目的理念，檔案館功能評(píng)估指標(biāo)可以簡(jiǎn)化為三點(diǎn)：（1）檔案館功能是否提升師生業(yè)績(jī)；（2）檔案館功能是否支持院校教學(xué)與科研活動(dòng)；（3）檔案館功能是否支持院?？茖W(xué)建設(shè)與戰(zhàn)略目標(biāo)。

4.戴頓大學(xué)檔案館功能整合項(xiàng)目。戴頓大學(xué)始建于1850年，是全美十大天主教大學(xué)之一。戴頓大學(xué)檔案館功能評(píng)估工作建立在館內(nèi)長(zhǎng)期積累的日常數(shù)據(jù)上，檔案館各項(xiàng)服務(wù)的使用時(shí)間、使用頻次以及使用總量都擁有豐富翔實(shí)的歷史數(shù)據(jù)。其次，羅斯奇檔案館擁有對(duì)檔案館服務(wù)進(jìn)行評(píng)估的傳統(tǒng)，并已經(jīng)形成良好的評(píng)估文化。

戴頓大學(xué)檔案館為了對(duì)檔案館功能進(jìn)行優(yōu)化整合，進(jìn)行了一次檔案館功能價(jià)值評(píng)估工作，此次評(píng)估側(cè)重于用戶對(duì)檔案館服務(wù)的感知，以用戶的期望值作為檔案館功能評(píng)價(jià)值的參照值。具體的評(píng)估指標(biāo)可以分為兩點(diǎn)：（1）檔案館功能的使用情況與趨勢(shì)；（2）用戶面訪的滿意度與趨勢(shì)。

三、對(duì)國(guó)內(nèi)檔案館功能評(píng)估工作的啟示

從上文可知，國(guó)外檔案館功能評(píng)估體系可以分成三個(gè)派系來(lái)看；第一，以用戶體驗(yàn)為依據(jù)的功能服務(wù)開始質(zhì)量評(píng)估體系；第二，以大數(shù)據(jù)分析為依據(jù)的功能服務(wù)結(jié)構(gòu)質(zhì)量評(píng)估體系；第三，以使用模式分析為依據(jù)的功能服務(wù)過程質(zhì)量評(píng)估體系。綜上所述，我們可以得出以下幾點(diǎn)啟示。

1.以用戶體驗(yàn)為導(dǎo)向。檔案館是人類社會(huì)進(jìn)入文明時(shí)代的產(chǎn)物，隨著人類文明的發(fā)展，人們對(duì)物質(zhì)體驗(yàn)有了更高的要求，用戶不僅對(duì)檔案信息本身有要求，還對(duì)閱讀檔案的環(huán)境有了更具體的要求。檔案館功能體驗(yàn)是用戶繼續(xù)選擇檔案館作為原始憑證中心的重要依據(jù)，為了向用戶提供更美好的檔案館功能感知，檔案館功能評(píng)估體系一方面要重視物質(zhì)環(huán)境的評(píng)價(jià)，另一方面要重視精神環(huán)境的建設(shè)。在對(duì)用戶開展服務(wù)前，就讓用戶感受到檔案館的吸引力，以高科技與美輪美奐的建筑將用戶吸引到檔案館中來(lái)，以用戶的功能體驗(yàn)作為功能價(jià)值評(píng)估的出發(fā)點(diǎn)與歸宿點(diǎn)，洞悉用戶細(xì)微的變化，發(fā)現(xiàn)用戶潛在的需求，快速而靈巧地感動(dòng)用戶的觀感。

2.以大數(shù)據(jù)為依據(jù)。檔案館在現(xiàn)代社會(huì)不是孤立地存在，尤其是高校檔案館更是院校開展科學(xué)活動(dòng)主陣地，做好檔案館功能價(jià)值評(píng)估必須將檔案館與相關(guān)部門聯(lián)系起來(lái)進(jìn)行分析。大數(shù)據(jù)不僅為檔案館提供了相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)數(shù)據(jù)，還為評(píng)估體系提供了諸如功能使用頻率、功能使用總量、功能服務(wù)滿意度等量化指數(shù)值，全面揭示了檔案館功能在使用過程中的價(jià)值。此外，還要重視對(duì)數(shù)據(jù)間關(guān)系的挖掘，檔案館產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)要仔細(xì)研究其關(guān)聯(lián)性，證實(shí)數(shù)據(jù)間的必然性聯(lián)系，要經(jīng)得起推敲。檔案館功能價(jià)值評(píng)估要構(gòu)建起多維度、全方位的價(jià)值評(píng)估模式。

3.以用戶調(diào)查為輔助。大數(shù)據(jù)分析雖然客觀、準(zhǔn)確，但是缺乏人性，容易唯數(shù)據(jù)論，忽視功能實(shí)現(xiàn)過程。以用戶調(diào)查為輔助，不僅能從用戶體驗(yàn)過程的角度完善檔案館的功能價(jià)值評(píng)價(jià)體系，還能反映出一些難以通過數(shù)據(jù)獲取的指標(biāo)，如用戶的歸屬感、學(xué)習(xí)興趣以及閱讀氛圍偏好等。細(xì)化用戶調(diào)查數(shù)據(jù)還能對(duì)已知的大數(shù)據(jù)進(jìn)行印證，通過非線性的擬合證實(shí)檔案館其他的線性數(shù)據(jù)，用戶的體驗(yàn)過程調(diào)查能進(jìn)一步證實(shí)最終的價(jià)值評(píng)估結(jié)果。將理性的檔案館大數(shù)據(jù)與非理性的用戶感性化信息相結(jié)合的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于用戶來(lái)說更具有說服力。

四、高校檔案館功能評(píng)估方法

1.高校檔案館功能評(píng)估方法。檔案館功能評(píng)估首先要成立專門的評(píng)估管理行政機(jī)構(gòu)，以在組織層面上確保檔案館功能評(píng)估工作的落實(shí)。功能評(píng)估管理行政機(jī)構(gòu)的成員，要充分考慮利益相關(guān)單位以及機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，由此可見，該管理行政機(jī)構(gòu)成員應(yīng)該由檔案館部門代表、檔案學(xué)專家、高校決策部門、檔案主管部門、檔案監(jiān)督部門、檔案上繳部門以及用戶代表等組成，由各個(gè)代表選舉產(chǎn)生機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，成立功能評(píng)估委員會(huì)。功能評(píng)估委員會(huì)對(duì)評(píng)估過程進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，并決議評(píng)估方案、手段、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、原則等問題。評(píng)估工作組由第三方人員組成，嚴(yán)格依據(jù)功能評(píng)估委員會(huì)決議的評(píng)估流程，具體執(zhí)行功能評(píng)估工作，向評(píng)估委員會(huì)上報(bào)評(píng)估結(jié)論，并對(duì)評(píng)估結(jié)果負(fù)責(zé)。

2.高校檔案館功能評(píng)估指標(biāo)。“從深層內(nèi)涵來(lái)看，是對(duì)公共文化產(chǎn)品、公共文化服務(wù)以及文化價(jià)值目標(biāo)和社會(huì)價(jià)值目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的評(píng)價(jià)，也就是文化功能性存在狀況的評(píng)價(jià)。同時(shí)，也是對(duì)文化政策、文化項(xiàng)目、財(cái)政支出等效益的一種評(píng)價(jià)，也是對(duì)管理體制與機(jī)制等有效性的一種評(píng)價(jià)?！盵4]高校檔案館功能評(píng)估指標(biāo)的設(shè)計(jì)，要依據(jù)高校檔案館的職能屬性，但是也要考慮檔案館的社會(huì)效益指標(biāo)，評(píng)估指標(biāo)的設(shè)計(jì)應(yīng)該融合不同屬性的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)[5]。高校檔案館功能評(píng)估指標(biāo)包括：①檔案館組織定位：評(píng)估高校檔案館服務(wù)宗旨，確定檔案館服務(wù)定位，對(duì)外宣傳的效果。②檔案館執(zhí)行能力：評(píng)估檔案館功能設(shè)施，檔案館管理制度，運(yùn)行模式，功能目標(biāo)，人力保障，經(jīng)費(fèi)成本，宣傳活動(dòng)等情況。③檔案館管理效益：評(píng)估檔案館功能設(shè)施利用率，公共服務(wù)活動(dòng)參與率，宣傳活動(dòng)影響力，人才隊(duì)伍建設(shè)，用戶滿意度，社會(huì)評(píng)價(jià)等情況。④檔案館社會(huì)效益：評(píng)估檔案功能服務(wù)，文化產(chǎn)品價(jià)值，媒體反應(yīng)，檔案觀念培育與弘揚(yáng)情況。

3.高校檔案館功能評(píng)估流程。具體評(píng)估流程：①收集數(shù)據(jù)：依據(jù)評(píng)估目標(biāo)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)收集方法，比如問卷調(diào)查、面對(duì)面訪談、聽取匯報(bào)、網(wǎng)絡(luò)問卷、材料審核等。②狀態(tài)評(píng)判：依據(jù)委員會(huì)制定的指標(biāo)權(quán)重，將評(píng)估指標(biāo)分成不同等級(jí)，以等級(jí)高低對(duì)應(yīng)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確反映每一項(xiàng)指標(biāo)的真實(shí)情況。③結(jié)果統(tǒng)計(jì)：權(quán)重的指標(biāo)得分統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)同等級(jí)高校進(jìn)行橫向比較，對(duì)其他檔案館進(jìn)行縱向比較。④問題研究：委員會(huì)聽取評(píng)估小組報(bào)告，成立績(jī)效研究組，對(duì)出現(xiàn)的技術(shù)性問題進(jìn)行改進(jìn)。

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曾靜，廣西金融職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向?yàn)闄n案管理。