徐微微

（吉林化工學院吉林132022）

信息化背景下高校檔案的服務策略

徐微微

（吉林化工學院吉林132022）

在信息化技術的日益發(fā)展和推動下，高校檔案服務管理方式和環(huán)境也在逐漸發(fā)生著變化。傳統(tǒng)的檔案服務管理模式不能滿足當前的需求，基于現(xiàn)狀，本文在信息化的背景下，首先解釋了檔案信息化和信息化檔案服務的基本內(nèi)涵，然后探討了目前高校檔案服務的現(xiàn)狀，筆者針對一系列的問題提出了相應的對策，有利于更好地推動我國高校檔案服務工作的蓬勃發(fā)展。

信息化檔案服務高校檔案

G273

A

2017-06-07

檔案是人類社會在日常的工作和活動中直接形成的信息記錄，檔案作為一種情報，同時也是一種信息。但是“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄是最為原始的信息，可以將其作為第一手資料。這種信息記憶了人類社會活動的整個過程，它既具有原始性，同時具有歷史性。然而在這個信息龐雜的大數(shù)據(jù)時代，檔案及對檔案的管理模式正在發(fā)生著改變，筆者首先為我們厘清信息化中的信息以及檔案在信息化中扮演的角色。

信息化背景下的信息遠遠超越了檔案本身所記錄下來的信息，它還涵蓋了將原始信息進行信息技術加工處理后的信息，該信息是一種更為廣泛的、與社會融合度更高的信息內(nèi)容，并且突破了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。那么，檔案服務工作也會發(fā)生相應的改變，舊有的檔案服務管理模式不能適應當前的需求。為此，在今后的檔案服務工作中要改進管理模式。尤其對于一些高校檔案的服務管理，更應該優(yōu)化檔案服務管理，從而發(fā)揮檔案的最大價值。

一、檔案信息化的基本內(nèi)涵

檔案信息化是檔案管理部門利用現(xiàn)代信息技術手段對檔案的二次加工，涵蓋了對檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。由此可見，檔案信息化的內(nèi)容包括兩個方面，一是狹義上的信息化，就是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容實現(xiàn)信息化的管理，進行電子存檔，即檔案本身的信息化；二是廣義上的信息化，檔案是記錄社會活動內(nèi)容的，那么檔案信息化也必將離不開社會實踐活動，要與社會的政治、經(jīng)濟、文化等各方面相融合，進而對融合后的信息進行信息技術的加工處理。因此，檔案信息化建設在人類社會實踐活動中起著至關重要的作用[1]26。一方面在大數(shù)據(jù)時代的推動和影響下，檔案本身信息在社會交流系統(tǒng)中被人們廣為利用，充分地發(fā)揮了檔案的社會屬性。另一方面檔案中記載的信息與其他形式的信息，例如圖書、情報等融合使用，為社會信息系統(tǒng)提供利用。這兩方面相互聯(lián)系，相互促進。檔案并不是孤立地存在，將檔案進行信息化的過程，也是把狹義上的信息化看作是廣義上的信息化的過程。因此，狹義上的信息化與廣義上的信息化是相通的，只是表現(xiàn)形式上的不同，內(nèi)容本質(zhì)上還是相通的。

二、信息化檔案服務的基本內(nèi)涵

時代的進步和發(fā)展只依靠技術是遠遠不夠的，人類對社會的認知還是要靠信息這一媒介，那么對信息的收集和整理勢必也影響時代前進。簡而言之，檔案服務管理工作就是對信息進行有序化的收集和整理。大數(shù)據(jù)時代是信息化的時代，是人才的時代，對人才的選拔要經(jīng)過查詢檔案和對比信息。在國家政策的規(guī)定和號召下，數(shù)字檔案館的建立很大程度上推動了我國檔案信息服務管理工作逐漸步入數(shù)字化，檔案工作人員借助信息技術手段對紙質(zhì)檔案進行加工和掃描，最后保存在網(wǎng)絡上[2]23。用戶通過網(wǎng)絡系統(tǒng)檢索到自己需要的檔案信息，這種方法方便快捷，操作簡便，能夠使用戶很快地獲取信息，針對性強，能夠為用戶提供非常方便的服務?？傊?，以上內(nèi)容就是在大數(shù)據(jù)和信息化時代環(huán)境下，信息化檔案服務的基本內(nèi)涵，同時也是我國各高校在今后的檔案服務工作中進行策略改革的新理念和新方法。

三、當前我國高校檔案服務現(xiàn)狀分析

目前，我國的科學技術有了一個突飛猛進的發(fā)展和進步，現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術被廣泛地運用到社會的各個工作領域，教育是我國現(xiàn)代化建設的重中之重，高校是集聚人才的地方，同時也是我國教育的一個重要的組成部分。因此，創(chuàng)新高校檔案服務具有一定的必要性和重要性。但是，由于科學技術的運用還未經(jīng)歷一個長期的考驗，尤其是科學技術應用于檔案管理的時間還很短，這樣使得其存在很多的不足，在檔案服務管理工作中還不能充分地發(fā)揮其作用及價值。筆者針對其現(xiàn)狀分析，歸納了以下幾點不足：

1.檔案工作人員的服務理念陳舊。高校檔案管理工作者的工作理念和認知水平還停留在以前的階段，并沒有隨著信息化技術的發(fā)展而更新，服務理念僅限于對紙質(zhì)檔案的管理，信息化檔案服務并沒有引起他們足夠的重視和認識。這導致高校檔案在信息化建設的進程中存在著一些問題，一方面是信息化檔案的建設進程緩慢，重則存在停滯不前的現(xiàn)象，另一方面是高校檔案館的館藏資源匱乏，不能滿足利用者的需求。高校檔案部門在很長一段時間對檔案本身存在的價值沒有足夠的重視，還是以政治服務為中心，這在一定程度上也導致高校檔案的現(xiàn)代化服務意識和服務理念落后，還局限于原來的管理模式。因此，在我國的高校檔案管理工作中即便實現(xiàn)了檔案信息化建設，但是在服務管理工作中也會存在著很多不足的地方。再者，檔案工作者的服務理念跟不上，這勢必會影響到信息化檔案服務的進程，而且出現(xiàn)了相當明顯的重收藏、輕服務的現(xiàn)狀。

2.檔案服務工作形式和管理方法單一。我國高校檔案服務管理工作具有歷史的局限性，年代較為久遠，受到很多客觀因素的影響，高校檔案服務管理工作沒有跟上時代發(fā)展的步伐。工作形式較為單一，管理模式還采用了傳統(tǒng)的方式，以前的工作形式和管理模式主要是針對紙質(zhì)檔案制定的，并不符合現(xiàn)代檔案信息化服務的標準。進入21世紀以來，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，信息技術在不斷更新，但是我國高校檔案服務還處于傳統(tǒng)的面對面的服務模式，很多網(wǎng)絡化的信息平臺還未建立起來。傳統(tǒng)的檔案服務平臺已經(jīng)不能滿足高校師生及社會各界人士的需求，建立完善的網(wǎng)絡服務平臺是當今高校檔案服務面臨的重大挑戰(zhàn)。

3.數(shù)字化程度不夠。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)字化檔案館的逐步建設，我國越來越重視數(shù)字檔案的管理和利用。該趨勢已經(jīng)愈發(fā)地成為一種不可阻擋的潮流。高校檔案信息龐雜，同樣也需要數(shù)字化的管理和利用。但是由于高校所發(fā)揮的職能不同，并未重視數(shù)字化的建設，忽視了對信息化檔案的管理和利用。雖然在高校的檔案服務中也進行了現(xiàn)代化的管理，但主要是利用現(xiàn)代信息技術最為簡單的計算和統(tǒng)計數(shù)據(jù)功能，并未充分地發(fā)揮計算機的作用。信息平臺建設不完善，對檔案管理軟件的開發(fā)沒有足夠的重視，這些因素使得高校檔案管理的數(shù)字化程度相對較低[3]5。

四、優(yōu)化完善高校檔案服務工作的策略

1.提升檔案工作者的服務理念。高校要重視檔案工作者的服務理念，培養(yǎng)他們的檔案管理意識，將被動的服務變?yōu)橹鲃拥姆眨岣邫n案工作者的服務熱情，從而進一步提高高校檔案服務管理的工作效率，提升工作質(zhì)量水平[4]11。為檔案管理工作者訂閱專業(yè)書籍，學習更多的檔案管理知識，并且定期對他們進行培訓，不斷地更新檔案知識。在這個現(xiàn)代化的社會，還要為檔案管理者普及計算機知識，提高他們的計算機使用能力，更好地適應現(xiàn)代化的發(fā)展，為檔案利用者提供專業(yè)的檔案服務。

2.轉(zhuǎn)變檔案工作方式和管理方法。舊的檔案服務工作方式和途徑已經(jīng)不能適應當前的客戶需求,好的檔案工作管理方法是建立在好的管理組織上。因此，要率先加強對高校檔案管理組織的建設，那么就需要建立一套完整的檔案管理制度，并且還要對制度不斷地進行完善和創(chuàng)新。這樣才能確保在檔案服務工作中減少錯誤，保證高校檔案服務與時俱進，跟上時代的步伐。在管理的過程中，還要對一些相關聯(lián)的檔案進行集中收集和整理，防止檔案信息的泄露，進而保護高校信息以及高校師生信息的安全。

3.切實提高檔案數(shù)字化水平。數(shù)字化是當今社會各個領域的發(fā)展趨勢，為了對高校檔案進行現(xiàn)代化的管理，就要充分地采用高新技術手段，并且聘用專業(yè)人才開發(fā)檔案信息服務評價體系，要有專門部門定期對這套服務體系進行嚴格考核，保障檔案數(shù)字化落實到位[5]55。再者，根據(jù)高校檔案的實際情況，依據(jù)相應標準建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，不僅能對檔案進行更好的記錄和儲存，而且方便以后的查找和利用，從而更好地保證信息化背景下高校檔案服務的實現(xiàn)。

綜上所述，信息化技術的飛速發(fā)展推動著高校在檔案服務工作上的不斷革新，一方面促進了高校檔案服務工作的蓬勃發(fā)展，另一方面對高校檔案信息化的建設也有著不容小覷的作用。

[1] 王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務模式研究[D].南京大學，2013（26）.

[2] 白曉春.高校檔案服務信息化發(fā)展策略研究[J].辦公室業(yè)務，2013（23）.

[3] 候海玉.信息化背景下檔案信息服務模式研究[D].黑龍江大學，2007.

[4] 陳奕.提升高校檔案服務功能之我見[J].當代教育理論與實踐，2013（11）.

[5] 倪麗娟.面向社會開發(fā)高校檔案信息資源[J].機電兵船檔案，1999（6）.

Analysis of the Service Strategy of University Archives Under the Background of Informatization

Xu Weiwei
(Jilin Institute of Chemical Technology,Jilin 132022,China)

With the development and promotion of information technology,the management mode and environment of archives service in colleges and universities are changing gradually.The traditional management mode of archives service can no longer meet the current demand.Based on the present situation and under the background of informatization,this paper firstly explains the basic connotation of archives informatization and informatized archives service,and then discusses the current status of university archives service,and puts forward corresponding countermeasures according to a series of problems.This will help to promote the vigorous development of university archives service in our country.

informatization;archives service;university archives