李麗

（西藏民族大學圖書館 咸陽 712082）

西藏民族大學檔案工作情況調(diào)查分析

李麗

（西藏民族大學圖書館 咸陽 712082）

論文以西藏民族大學的檔案工作為分析對象，對調(diào)研背景以及檔案管理中心的基本情況、組織管理、業(yè)務建設(shè)、開發(fā)利用、人才隊伍建設(shè)等方面進行調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查情況重點分析查找檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定今后整改措施以更好的履行機構(gòu)職能，提升檔案利用的服務效果。

西藏民族大學 檔案工作 調(diào)查分析 整改措施

一、調(diào)研背景

2015年4月28日，西藏民族學院經(jīng)國家教育部批準，更名為西藏民族大學。更名前后的西藏民族大學無論從辦學規(guī)模、校園建設(shè)、硬件設(shè)備、學校名譽、科研軟實力方面都有了長足的進步和提升，在建設(shè)有中國特色、西藏特點的高水平綜合性民族大學的過程中有關(guān)規(guī)章制度、組織分工、招生計劃、學籍登記、教師情況統(tǒng)計、校企合作、對外交流、學生參賽、學術(shù)科研會議等方面的文檔資料日新月異、不斷變化，這無疑對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。因此，此次對學校檔案工作的調(diào)查分析，旨在摸清目前學校檔案工作的真實情況，梳理當前檔案管理工作的思路，為規(guī)范整改學校檔案管理工作起到拋磚引玉的作用[1]。

二、檔案管理中心建設(shè)基本情況

2013年1月，西藏民族大學經(jīng)過機構(gòu)改革，成立了檔案管理中心，并歸屬圖書館管理。為了做好檔案管理中心建設(shè)與發(fā)展工作，圖書館領(lǐng)導班子認真學習教育部、國家檔案局27號令與《高等學校檔案管理辦法》，并結(jié)合我校實際，圍繞檔案館舍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)與檔案管理等問題，通過對陜西省檔案館、陜西師范大學等多家檔案館進行實地考察、學習后，提出我校檔案管理中心建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，報學校審批。

目前，檔案管理中心總面積1230平方米，劃分為庫房、辦公、閱覽與技術(shù)用房等功能區(qū)，有檔案專用庫房6個，面積充足、安全適用，配備高質(zhì)量密集架和無酸紙檔案盒，采取了防火、防盜、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了滅火器等消防設(shè)施。檔案管理中心收藏自1957年的3個全宗檔案，即西藏公學全宗、西藏民族學院全宗、西藏民族大學全宗均妥善保管。截至2014年，中心所藏檔案資料共計38050卷（盒），其中綜合檔案22050卷（盒），人事檔案（含學生檔案）16000卷[2]。

三、各級領(lǐng)導高度重視，加強組織管理，明確崗位職責，強化管理機制

學校各級領(lǐng)導高度重視檔案館的建設(shè)工作，加強對檔案工作的組織保障，于2013年1月進行機構(gòu)改革調(diào)整，成立檔案管理中心，由圖書館管理，為科級建制。并多次召開檔案工作專題會議，經(jīng)過反復論證，決定把當時正在新建的綜合實驗樓C座一層作為檔案館的庫房及辦公閱覽場所，并根據(jù)檔案館建設(shè)相關(guān)標準要求，對地基、地面進行了加強處理，達到了檔案存放的規(guī)定要求。圖書館領(lǐng)導班子非常關(guān)心和重視檔案管理工作，成立了檔案工作領(lǐng)導小組，確定了領(lǐng)導分工責任制，明確了專門管理工作人員，并且劃定了階段性任務、目標。

近幾年來，在檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)方面，采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)步伐，不斷提高檔案工作業(yè)務水平。一是，建立健全了檔案工作各項規(guī)章制度。根據(jù)自治區(qū)檔案工作文件精神的要求和學校領(lǐng)導批示精神，圖書館代擬了學校檔案工作管理辦法，下發(fā)全校各單位。為不斷豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，研究制定黨群、行政、教學、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會十個重點領(lǐng)域檔案歸檔范圍和管理辦法，建立和完善了檔案歸檔、保管、保密、統(tǒng)計、利用等制度體系，制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關(guān)于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《檔案管理條例》等文件和檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、保密工作與檔案庫房管理等項規(guī)定，使檔案工作有規(guī)可遵、有章可循，有法可依[3]。二是，重視了檔案的完整、準確、系統(tǒng)。由于各級領(lǐng)導重視，檔案管理人員認真負責，制度保障有力，近年來較好地完成了學校各門類檔案的立卷歸檔任務。1998年以來各類檔案歸檔率達到了90%以上，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準確率達到90%以上。三是，案卷質(zhì)量嚴格按國家標準執(zhí)行。

四、重視檔案管理隊伍建設(shè)，設(shè)立兼職檔案員，建立并形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

在專業(yè)隊伍建設(shè)方面，已經(jīng)配備4名專職檔案管理人員，明確了各崗位職責，除此之外，還組織檔案管理人員認真學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，積極在校內(nèi)開展“國際檔案日”的宣傳和檔案意識普及工作，并系統(tǒng)性的進行兼職檔案員業(yè)務培訓，積極主動的對各歸檔單位進行檔案業(yè)務指導。為了使學校各二級學院、職能部門高度重視和支持檔案管理工作，便于開展檔案各項業(yè)務工作，要求全校各二級學院及職能部門專門有一名負責人分工主管檔案工作，并指定專人兼職從事檔案歸檔工作，確保檔案資料應歸盡歸、應收盡收，并按照有關(guān)檔案管理規(guī)定，建立完善檔案文件歸檔制度，制定和修訂本部門各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，逐步建立并形成由主管校長→檔案管理中心→二級學院、處（部、室）的三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系。

五、在業(yè)務建設(shè)上，嚴格管理，全面完成檔案整理、安全和宣傳工作

在檔案收集方面，我校建校以來的文書檔案收集較為齊全，保存較為完整，各類檔案按年度整理，有專門的庫房進行保管，所藏檔案如實反映了學校的基本職能活動。在檔案移交方面，基本能夠按照檔案移交計劃在每年7月底按時完成移交檔案任務。

在歸檔整理方面，已經(jīng)制定了《西藏民族大學檔案實體分類表》、《西藏民族大學檔案歸檔范圍與保管期限表》、《西藏民族大學歸檔文件整理規(guī)范》等歸檔制度和整理規(guī)范，明確了文件材料歸檔、不歸檔范圍和檔案保管期限表，對全校綜合檔案、學生檔案、干部人事檔案、財務檔案實行集中統(tǒng)一管理。

在文書檔案整理方面，學校2014年前檔案以“卷”為單位整理組卷，2014年后除學生成績、高考錄取花名冊外，其余實行以“件”為單位整理。文書檔案案卷整理的質(zhì)量符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號），按件整理質(zhì)量符合《歸檔文件整理規(guī)則》（檔發(fā)〔2015〕6號），切實做到了組卷較為合理、案卷題名簡明扼要，劃分保管期限準確，案卷封面、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫較規(guī)范，案卷、文件裝訂美觀，結(jié)實。在庫房管理方面，我校在2015年3月已實現(xiàn)了檔案庫房的搬遷、升級，庫房布局合理，檔案排列有序，柜架擺放整齊，指引標記明顯，庫房的溫、濕度符合國家規(guī)定。每季定期檢查檔案并做好記錄，及時修復破損檔案，杜絕檔案霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立各類檔案統(tǒng)計臺賬，做到數(shù)據(jù)準確，帳實相符。

在檢索工具方面，我?，F(xiàn)實行計算機檢索和手工檢索相結(jié)合的檢索方法，手工檢索工具主要有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄等；計算機檢索則采用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)進行網(wǎng)絡(luò)檢索。及時完成文件歸檔入庫和分類整理工作。對于各類檔案，嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。同時，將人事檔案與業(yè)務檔案分離，嚴格執(zhí)行《借閱規(guī)則》，做好保密工作。主動接受主管部門的業(yè)務指導和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。

在檔案安全方面，檔案管理人員自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，時刻牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

六、在開發(fā)利用上，建立檔案借閱與利用登記

我校檔案管理中心所提供的檔案利用服務主要是檔案原件信息的查、借、閱服務，服務對象主要是校內(nèi)各職能部門、各級校友、教職工，以及持介紹證明的校外部門或人員，主要用于查考輔證、宣傳教育、修史編志等，其中大部分為校內(nèi)的工作查考利用。檔案工作人員業(yè)務熟練，調(diào)卷快速、準確，檔案借閱登記制度完善，檔案利用效果回訪數(shù)據(jù)真實、有效。檔案文獻資源的編研開發(fā)則為自2013年每年編制大事記、組織機構(gòu)沿革和重要會議簡介，在評估、校慶等特殊時期參與學科文獻資料的整理及校史校慶展覽建設(shè)方面的工作。

七、在信息化建設(shè)上，引進檔案管理軟件，逐步實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理

通過對陜西兄弟院校與對口支援高校檔案管理工作的考察、學習，我校購買和安裝了“南大之星”檔案管理軟件。下一步按照檔案“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，將檔案管理軟件與二級學院、各職能部門對接，共同做好檔案的收集、整理和利用工作。一方面利用“南大之星”檔案管理軟件進行檔案文件的電子著錄；另一方面借鑒陜西師范大學、西北農(nóng)林科技大學檔案館的成功經(jīng)驗，以外包形式將對利用較為頻繁、損毀較為嚴重的新生錄取名冊、學生成績、照片檔案等進行數(shù)字化掃描加工，力爭在較短的時間內(nèi)完成重要檔案資料的信息化、數(shù)字化管理，提高檔案工作的服務質(zhì)量和效率。

八、存在不足

我校檔案管理工作經(jīng)過近幾年的不懈努力，取得了一定成績，但還存在一些不足。

1.經(jīng)費支持方面。為便于開展檔案管理中心各項工作，希望學校在經(jīng)費預算時劃撥檔案管理中心工作正常運行經(jīng)費予以支持，增大在檔案管理方面的投入，解決檔案管理工作中的一些實際困難。

2.檔案信息化、數(shù)字化管理方面。在檔案資料數(shù)字化建設(shè)過程中，借鑒陜西師范大學、西北農(nóng)林科技大學檔案館的成功經(jīng)驗，以外包形式將對我校建校以來新生錄取名冊、學生成績、畢業(yè)生照片等檔案資料進行掃描，著錄加工等數(shù)字化處理。力爭在較短的時間內(nèi)完成檔案資料信息化、數(shù)字化管理，進一步提高服務質(zhì)量和效率。這項希望學校劃撥專項經(jīng)費予以支持。

3.專業(yè)隊伍建設(shè)方面。做好檔案資料管理與服務工作，必須要有一支較強的專業(yè)人員作支撐，目前，檔案管理中心工作人員僅有4人，只有1名是檔案專業(yè)人員，希望學校引進和配備檔案專業(yè)人員，并對檔案專職人員和兼職人員進行相關(guān)業(yè)務培訓等，強化專業(yè)隊伍建設(shè)。

4.消防安全設(shè)施建設(shè)方面。目前，檔案管理中心庫房消防設(shè)施為噴淋滅火系統(tǒng)，為使檔案管理中心建設(shè)符合國家規(guī)范，確保檔案資料安全管理，控制噴淋滅火系統(tǒng)，暫時采取常規(guī)消防措施，配備簡易干粉或氣體滅火器。以后將改造氣體消防系統(tǒng)列入學校經(jīng)費預算，逐步實施改造。

5.進一步加強各類檔案的歸檔力度，保證學校檔案的完整性。為了提高學校檔案工作管理水平，學校有關(guān)部門對檔案工作多次進行專題研究，認真解決檔案工作實際中遇到的問題，檔案管理部門重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務工作的辦法措施。這推動著我們進一步做好檔案管理工作，更好地為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

[1]徐昭穎.關(guān)于廈門理工學院檔案管理工作的調(diào)研報告[J].教育教學論壇，2015（15）．

[2]西藏民族大學圖書館．檔案管理中心簡介[DB/OL].http://lib. xzmu.edu.cn/pageinfo?cid=83，2016-03-25

[3]中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法[M].2008.

G271.4

A

2017-04-07

西藏民族大學校內(nèi)科研青年項目（17MDQ09）。

李麗，西藏民族大學圖書館館員，研究方向為高校綜合檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.18