徐茵

（山西水利職業(yè)技術(shù)學院 運城 044004)

新時期高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思考

徐茵

（山西水利職業(yè)技術(shù)學院 運城 044004)

當前，為了適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，拓展檔案管理工作服務(wù)空間、提升其工作效率與資源利用率，高校正不斷加強檔案管理工作的信息化建設(shè)。有效推進高校檔案信息化管理工作，應(yīng)該成為高校各項工作的重中之重。因此，高校必須要結(jié)合自身實際，加快該項工作的現(xiàn)代化進程，以推動新時期檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

高校檔案 信息化管理 現(xiàn)狀 服務(wù)效率

信息化時代，高校檔案工作也在不斷進行著自身的信息化建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化管理是當前高校檔案辦公自動化的必然趨勢，也是提升該項工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。本文將通過具體分析當前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，為新時期高校檔案信息化建設(shè)提供一些思路。

一、高校檔案信息化管理的必然性

1.高校檔案辦公自動化的必然趨勢。隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。目前，我國高校都開始運用信息技術(shù)著力建設(shè)數(shù)字化校園，校園網(wǎng)的建立，也使得檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接。信息化技術(shù)水平的高低已經(jīng)是衡量我國高校檔案管理工作現(xiàn)代化進度的最重要依據(jù)。由此可見，當下高校檔案信息化管理是高校檔案辦公自動化的必然趨勢。在信息化大環(huán)境下，利用新的管理方式將紙質(zhì)文件資源和電子文件資源進行有效、有序歸檔，并將處理完成的資源輸入到檔案信息化管理軟件中生成數(shù)字檔案，已是高校檔案信息化管理工作的最基本和最日常的內(nèi)容。

2.提升高校檔案工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。新時期高校檔案信息化將能夠為高校乃至社會提供大量必須的、可靠的、公共性的、基礎(chǔ)性的原生信息，從而有效實現(xiàn)信息共享，并為開發(fā)和運用社會公共信息資源提供了基本條件[1]189。更重要的是，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)存儲的所有檔案信息，更方便被開發(fā)運用和發(fā)揮出更為廣泛的社會效益，從而有效開拓了高校檔案信息化管理工作的服務(wù)空間和提升了其服務(wù)效率。而且在具體的檔案管理工作中，工作人員在檢查和驗收數(shù)據(jù)的時候，可以借助檔案信息化管理系統(tǒng)來自動完成歸檔工作，這就大大降低了抄錄的工作量，減少了檔案生成和被運用的周期，因此從這點看，也提升了高校檔案工作的服務(wù)效率。

二、當前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.高校檔案信息化程度偏低，功能單一。雖然，這幾年高校檔案信息化管理工作在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷驅(qū)動下，取得了一定的成績，然而從總體上來看，高校檔案信息化的發(fā)展進程還比較緩慢，也不夠全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能過于單一，僅僅能實現(xiàn)簡單的檔案管理和存儲工作，已無法滿足高校乃至社會對該類資源的需求，使得其工作效率和服務(wù)效率并未取得較大提升。這導致很多高校在檔案管理工作的具體工作模式和具體技術(shù)方面，仍然遵循的是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源檔案管理范式，其具體工作內(nèi)容對象仍是實體檔案，信息化技術(shù)也只發(fā)揮了最基本的輔助功能，僅僅實現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化，尚無法實現(xiàn)檔案全文管理的信息化。由此可見，當前高校檔案信息化管理工作還不能與時俱進，其信息化程度還有待進一步提高，其功能也需要不斷去完善和更新。

2.高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層。高校檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容分別有，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源的運行機制建設(shè)、檔案信息資源的人才隊伍建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與運用建設(shè)。然而，雖然一些高校在不斷對它們進行投入，一些硬件設(shè)施、人才隊伍、培訓機制、運行機制、管理制度等等被一一完善和建設(shè)起來，但是在檔案管理理念上，卻依然遵循的是傳統(tǒng)的實體檔案資源管理思維，這也意味著高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層，檔案管理模式依然落后[2]154。根據(jù)相關(guān)機構(gòu)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些高校檔案室依然采用抄錄、歸類、統(tǒng)計的方式來處理檔案信息資源，這不但工作效率不高，而且還容易出現(xiàn)問題。高校檔案管理理念落后，也造成其不注重工作隊伍，因此一些高校檔案管理工作者極度缺乏基礎(chǔ)的信息化技術(shù)，專業(yè)素質(zhì)偏低，幾乎都沒有接受過正規(guī)的檔案信息化管理工作培訓，他們一直沿襲著傳統(tǒng)的工作模式，這造成高校檔案信息化管理模式無法成為當前檔案管理工作的主體。

3.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。盡管大部分高校都在不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不斷完善和更新硬件、軟件的環(huán)境條件，但是總而觀之，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍有不足。甚至一些高校由于檔案管理意識不足和后期資金不足，造成檔案管理部門的一些基礎(chǔ)設(shè)施尚未建設(shè)完善[3]125，檔案資源的安全方面項目建設(shè)也被擱淺，這嚴重阻礙了檔案管理工作的正常運行，影響了其服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)安全?？傊?，當前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，成為制約高校檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化、規(guī)范化、創(chuàng)新化、標準化的最現(xiàn)實障礙。

三、新時期高校檔案信息化建設(shè)思路

1.信息整合，打造高校數(shù)字化檔案資源體系。要想實現(xiàn)高校檔案信息化管理，那么首先要進行信息整合，打造出高校數(shù)字化檔案資源體系。具體操作是：第一，要打造出檔案信息資源的數(shù)字化資源體系。首先，要注重收集、歸納、統(tǒng)計有重要價值的高校檔案信息資源，而后經(jīng)過調(diào)查分析來找到信息資源源頭，以后再定期從相關(guān)部門去收納早前就制定好的這類檔案信息資源。在這里需要注意的是，高校檔案室要通過監(jiān)督、指導、行政指令讓下屬單位將信息采集工作生成制度化流程，全面輻射到每個工作重點之處，從而有效收集到各個部門在自己具體工作中生成的極具價值的檔案信息資源，在進行歸檔的時候，還要注意將有關(guān)黨群、教學、行政、人事等類型的檔案資源進行有效的信息整合，歸納到一起，從而確保該類工作的高效性和完整性；其次，對學生類、人事類等一些檔案信息資源進行信息整合，再歸檔；再次，要不斷強化對電子檔案資源的管理與歸檔。最后，要借助信息化技術(shù)將檔案室存儲的檔案文獻資源數(shù)字化，如將紙質(zhì)檔案信息資源輸入計算機檔案管理系統(tǒng)中等[4]33。第二，要打造出檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫資源體系。即根據(jù)已有的電子文件檔案資源來建設(shè)數(shù)據(jù)庫：一開始應(yīng)不斷建設(shè)和完善目錄資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而后對重要檔案資源進行數(shù)字化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案文獻資源的全文信息數(shù)據(jù)化。這樣將極大方便對檔案資源的開發(fā)與運用。在檔案資源數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)中，學生的學籍信息、教師的業(yè)績信息都能納入其中，這將對高校的教學工作發(fā)揮重要意義，從而提升了高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。第三，以檔案室作為基點和中心，來架構(gòu)一個輻射到高校所有部門的檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)資源體系，這將方便檔案室對其他部門提供的檔案資源的收集、加工、開發(fā)和管理，而且也有效實現(xiàn)了信息資源的共享。

2.平臺建設(shè)，注重高校檔案系統(tǒng)建設(shè)及服務(wù)延伸。在新時期，高校檔案信息化管理工作必須要注重對其管理平臺的建設(shè)。首先，建設(shè)基礎(chǔ)平臺。要不斷加大對其基礎(chǔ)設(shè)施的投資，不斷添加和更新硬、軟件設(shè)施，例如購置計算機，架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，采購圖像識別、復印機、數(shù)碼相機等物件，除此之外還要購買或者自行開發(fā)一些先進的檔案信息化管理軟件程序，來提升該項工作的信息化水平。值得注意的是，在基礎(chǔ)管理平臺建設(shè)中，要確保檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，以使得平常各部門對各種信息資料的處理工作與高校檔案管理工作對接起來。當然還要做好平臺系統(tǒng)的安全維護工作，以保證檔案信息資源的完善性、客觀性、安全性。其次，建設(shè)檔案信息資源的社會共享服務(wù)平臺。具體做法是要不斷更新和優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而滿足社會各界的需求，如主動為一些合作企業(yè)推薦優(yōu)秀的學生信息檔案資源等[5]20。同時還應(yīng)該逐漸建設(shè)起電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)資源共享，甚至是上門服務(wù)等服務(wù)平臺項目。當然還要借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷建設(shè)自身的各種資源數(shù)據(jù)庫，從而方便對檔案資源的檢索，提升其服務(wù)質(zhì)量。再次，建設(shè)更廣泛的檔案信息資源管理共享網(wǎng)絡(luò)。如何研究單位、合作企業(yè)、其他高校等建立一個網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，從而讓高校的檔案信息資源分享到社會信息網(wǎng)絡(luò)中，這不但能提升其利用率，延伸其服務(wù)，也有利于對其進行資源優(yōu)化與開發(fā)。

3.人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。在高校檔案信息化建設(shè)中，要注重人才隊伍建設(shè)，從而打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。具體措施是，第一，檔案管理人員要與時俱進，具備檔案信息化管理理念[6]251，努力摒棄重藏輕用的傳統(tǒng)檔案管理思想，要不斷學會借助信息化技術(shù)完成各項檔案管理工作，以提升該項工作的信息化水平，而且在服務(wù)中，要改變傳統(tǒng)的服務(wù)習慣與服務(wù)態(tài)度，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，來滿足新時期高校乃至社會對該項工作的服務(wù)需求；第二，高校相關(guān)部門應(yīng)該不斷對人才隊伍進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓，例如通過講座、研討會、繼續(xù)教育甚至學術(shù)交流的方式來不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。尤其要注重對信息化技術(shù)和檔案學專業(yè)知識這兩方面的培訓，要讓工作人員起碼具備最基本的信息搜集、篩選、交流、輸出、加工等專業(yè)信息技術(shù)能力，并掌握檔案管理工作的最基本步驟、其重點內(nèi)容與該項工作具體價值；第三，要不斷完善規(guī)章制度，明確工作人員的工作任務(wù)、工作目的，并建設(shè)工作激勵機制和福利待遇機制，以激發(fā)工作人員的工作積極性、學習積極性；第四，要打造一支以管理人才為中心，以信息化技術(shù)人才為主體，以綜合型人才為基礎(chǔ)的高校檔案信息化管理工作精英人才團隊，從而為新時期高校檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)化、結(jié)構(gòu)合理化的人才資源。

4.安全維護，建立科學化的高校檔案安全保障機制。高校必須要注重檔案信息資源的規(guī)范化和標準化建設(shè)，要嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和按照我國教育部下達的《教育管理信息化標準》，來開展檔案信息化管理工作。如此才能建立科學化的高校檔案安全保障機制，以確保檔案資源的安全。具體措施是，第一，高校應(yīng)與社會其他相關(guān)部門或單位進行協(xié)調(diào)合作，從而制定出檔案信息化管理的具體標準[7]140。這包括硬軟件設(shè)施的建設(shè)標準、數(shù)據(jù)庫資源的格式標準，以及相關(guān)軟件資源的使用標準和開發(fā)標準等等。如此才能統(tǒng)一檔案信息資源標準，打破其五花八門、各成體系的混亂格局，從而有效維護了檔案信息資源的安全。第二，高?？梢詮淖约旱膶嶋H出發(fā)，依據(jù)相關(guān)政策和權(quán)威標準，來不斷建設(shè)和完善檔案信息化資源的搜集、輸出、處理、運用、加工、銷毀體制，并做到對現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的及時補充與更新，以滿足高校檔案信息化建設(shè)的實際需要。第三，高校要建立具體的高校檔案安全保障機制[8]6。首先，要制定嚴格的管理制度來做好檔案信息資源的保密工作，要嚴厲禁止非工作人員來操作與破壞相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源系統(tǒng)，并執(zhí)行用戶身份實名認證等舉措；其次，要對重要的檔案信息資源生命周期進行全程監(jiān)督，并用紙質(zhì)載體對其做好備份工作；再次，要確保網(wǎng)絡(luò)平臺安全，利用先進的防火墻和殺毒軟件來杜絕黑客與病毒攻擊，要定期對系統(tǒng)進行漏洞檢查，一旦發(fā)現(xiàn)隱患，必須立即處理，升級系統(tǒng)安全級數(shù)；最后，要建立應(yīng)急機制。這樣一旦出現(xiàn)安全問題，就能迅速開啟應(yīng)急方案，從而來有效解決危機。

5.科學評價，做好高校檔案信息服務(wù)評價工作。高校檔案信息服務(wù)評價工作能有效保障高校檔案信息化管理工作的服務(wù)質(zhì)量。因此高校應(yīng)該建立一個科學化、標準化、規(guī)范化的檔案信息管理工作服務(wù)評價機制。具體措施是，第一，高校要明確服務(wù)標準，界定自己的具體服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)權(quán)限；第二，要實現(xiàn)服務(wù)流程的清晰化、合法化、科學化、規(guī)范化、高效化；第三，要為自身的服務(wù)制度提供保障，要為自己的各項服務(wù)制度提供合法性、合理性以及可操作性的依據(jù)[9]12；第四，實現(xiàn)自身服務(wù)行為及時性、高效性、充分性、系統(tǒng)性；第五，實現(xiàn)服務(wù)方式多元化、合法化、高效化、合理化；第六，建立科學化、規(guī)范化、客觀化、標準化服務(wù)滿意度評價制度。

高校檔案信息化建設(shè)已是大勢所趨，在當前時期，高校檔案管理工作的信息化水平將決定著該項工作的現(xiàn)代化程度。因此高校在檔案管理工作方面，必須不斷加大信息化技術(shù)方面的各項投入，從而保證該項工作的與時俱進，有效提升其服務(wù)效率和拓展其服務(wù)范圍。

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G271

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2017-03-13

山西省教育科學“十三五”規(guī)劃課題“基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)研究”（課題編號：GH-16213）?！镒髡吆喗椋盒煲穑轿魉殬I(yè)技術(shù)學院館員，研究方向為檔案信息化建設(shè)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.15