徐潔

（西北民族大學(xué) 蘭州 730030）

“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案工作中的應(yīng)用研究

徐潔

（西北民族大學(xué) 蘭州 730030）

“互聯(lián)網(wǎng)+”指的是利用信息通訊技術(shù)，搭乘互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)滲入到傳統(tǒng)行業(yè)中并與之深度整合，從而創(chuàng)新發(fā)展，助力傳統(tǒng)行業(yè)開創(chuàng)更具特色的形態(tài)。實(shí)際上，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及數(shù)字信息工具的多樣，我們已處于被大數(shù)據(jù)包圍的數(shù)字信息時(shí)代，作為這個(gè)時(shí)代的弄潮兒，我們應(yīng)當(dāng)順勢而為，借力發(fā)展，為更多傳統(tǒng)工作業(yè)態(tài)注入新鮮的活力，其中就包括了高校的檔案工作。本文正是基于這一時(shí)代背景，將高校的檔案工作作為研究對象，從應(yīng)用價(jià)值與開展策略這兩個(gè)方面入手去闡述“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案工作中的應(yīng)用這一話題。以期通過這種拋磚引玉的方式，可以為高校的檔案工作帶來更多富有建設(shè)意義的參考價(jià)值。

“互聯(lián)網(wǎng)+” 時(shí)代 高校 檔案 工作

檔案工作是學(xué)校行政管理工作中一個(gè)非常重要的組成部分，它既包括了高校師生的人才檔案工作，又包括了記錄學(xué)校相關(guān)活動、事件等重要信息的事務(wù)檔案工作，它是一項(xiàng)涉及范圍廣、著力點(diǎn)細(xì)、跨越時(shí)間長，心思要求縝密的工作。隨著整個(gè)時(shí)代信息化發(fā)展步伐的加快，我們已然處于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，而這個(gè)時(shí)代不可置疑地也給高校的檔案工作帶來了富有改革意義的新鮮景象。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案工作中的應(yīng)用價(jià)值

1.提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性。在傳統(tǒng)的檔案工作中，僅僅是數(shù)據(jù)的采集與錄入，就要耗費(fèi)不少的時(shí)間，加之全部是人力操作，期間也更加容易產(chǎn)生疲憊感，但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，信息的采集與輸入都通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。一方面，可以減少人力的投入使用成本；另一方面，也可以避免人力操作時(shí)可能出現(xiàn)的失誤、無序、紊亂等問題。與此同時(shí)，當(dāng)檔案的形式從書面轉(zhuǎn)向數(shù)字時(shí)（即由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案），不論是在紙張的使用與印刷，還是在檔案的存儲與安置上，都節(jié)約了不少的成本與空間，由此可見，將數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用到高校的檔案工作后，其整體的管理經(jīng)濟(jì)性有所提高。

2.提高檔案使用工作的多元性。在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于每一份檔案都是以紙質(zhì)書面的形式存放在檔案室里，但眾所周知，整個(gè)高校所涉及的檔案非常多，因此，一般都是在有特定查找需要，比如教師要查閱學(xué)生的歷史檔案，學(xué)校管理人員要查找學(xué)校發(fā)展的歷史檔案等時(shí)才會去調(diào)用。因此，檔案被查閱和使用的頻率比較低，但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，由于檔案的調(diào)取變得更加方便，一方面對于管理者來講，檔案的補(bǔ)充更新變得簡單便捷（比如學(xué)生在大學(xué)生四年中獲得的獎勵，參加的實(shí)踐等，都是學(xué)生的學(xué)習(xí)軌跡，應(yīng)當(dāng)定期更新，記錄在冊）；另一方面，對于使用者來講，檔案的調(diào)取查閱變得方便直接，因此，不論是人事檔案還是事務(wù)檔案，它對于評判或了解某一件事情或者某一個(gè)人的價(jià)值將更大，這無疑是提高了檔案使用工作的多元性。

3.提高檔案對接工作的緊密性。一般認(rèn)為，檔案的建成、管理、存儲工作都是長期性的，特別是對于建校時(shí)間悠久，人員數(shù)量多的高校來講，其檔案中不乏一些時(shí)代比較久遠(yuǎn)的，而高校的人員卻不是固定不變的，這意味著檔案工作會有一個(gè)交接更替的時(shí)機(jī)，比如檔案室內(nèi)人員的調(diào)遷、新增等，就會涉及人員之間對于檔案工作的交接。在傳統(tǒng)的檔案工作里，由于都是紙質(zhì)檔案，且存放位置固定，因此當(dāng)涉及數(shù)量越多時(shí)，人員在交接管理時(shí)就容易出現(xiàn)紕漏。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案的管理與存儲等都更加有序和直接，且可以通過計(jì)算機(jī)來操作，只要重視加強(qiáng)人才的培養(yǎng)（下文將著重分析），那么相互之間的交接就會非常順利自然。與此同時(shí)，如果檔案需要外借，通過數(shù)字信息的軌跡跟蹤流程，也可以避免檔案的丟失或損壞等?？偟膩碇v，將數(shù)字信息技術(shù)運(yùn)用到高校的檔案工作后，其對接工作的緊密性得到加強(qiáng)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案工作的開展策略

1.更新管理觀念，創(chuàng)新工作思路。思想意識影響行為選擇，當(dāng)下的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代與過去傳統(tǒng)的時(shí)代是截然不同的。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下開展檔案工作時(shí)，高校的檔案管理人員首先要更新管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作思路。比如，過去當(dāng)有新生來學(xué)校報(bào)道時(shí)，學(xué)校除了接收新生從畢業(yè)學(xué)校遞交過來的檔案外，還會以手動填寫的方式為新生創(chuàng)建檔案或者補(bǔ)充更新檔案等，但是現(xiàn)在，更多的都是將新生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，以建立電子檔案的方式來存儲，這就是工作方式、作業(yè)工具的一種變革。又比如，不同的檔案是具有不同程度的保密性，人事檔案、文書檔案、事務(wù)檔案等，它們在管理、外借、查閱時(shí)都應(yīng)當(dāng)區(qū)分對待，針對性管理。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校所創(chuàng)建的電子檔案管理系統(tǒng)、管理章程方法等，在滿足檔案管理基本要求的前提下，也應(yīng)當(dāng)遵循數(shù)字信息管理的相關(guān)規(guī)則（比如創(chuàng)建用戶名、設(shè)置登陸密碼、設(shè)置管理員、針對檔案使用需求或者人員的身份進(jìn)行不同的權(quán)限設(shè)置等），相對于傳統(tǒng)的高校檔案工作來講，這些思路與方法都是具有變革性、創(chuàng)新性的，需要高校自上而下地去推動思維的更新。

2.打通互聯(lián)渠道，推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的高校檔案工作不是單純地將書面檔案變成紙質(zhì)檔案（書面檔案仍然存在，并不是完全被紙質(zhì)檔案所取代），也不是單純地將作業(yè)工具從紙張筆墨變成計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)，它應(yīng)當(dāng)是一個(gè)數(shù)字資源整合的過程，因此，高校應(yīng)當(dāng)重視打通互聯(lián)渠道，推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程。比如，上文舉例提到的，新生從畢業(yè)學(xué)校來大學(xué)報(bào)道時(shí)，其人事檔案也隨之發(fā)生變動，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，學(xué)校之間、各地教育部門、教育機(jī)構(gòu)之間應(yīng)當(dāng)是協(xié)同作業(yè)的，在互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺上，讓每一個(gè)學(xué)生的檔案都可以隨著學(xué)生的學(xué)習(xí)成長軌跡得到融合與更新，也就是說每一個(gè)學(xué)校的檔案工作并不是完全封閉式的，而是有一個(gè)共享的區(qū)域（下文將著重分析）。除此以外，檔案工作還應(yīng)當(dāng)考慮到被管理者的個(gè)體差異性，在創(chuàng)建、生成、補(bǔ)充、更新、修改、優(yōu)化等過程中，各種檔案數(shù)據(jù)信息的處理都不能千篇一律的“一刀切”，特別是在檔案需要被外調(diào)、外借、查閱時(shí)，其開放程度、查閱方式等等，都應(yīng)當(dāng)有針對性。因此，檔案工作是一個(gè)不斷推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的過程，而不是停滯和封閉的過程。

3.推行便民服務(wù)，共享有效信息。檔案是一種記錄人物或事件發(fā)展軌跡與進(jìn)程的重要工具，除了記錄外，被查閱與使用也是另外一項(xiàng)非常重要的功能，由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案的管理工作變得更加方便快捷，因此，高校也可以考慮適當(dāng)、適時(shí)地推行便民服務(wù)，讓信息可以得到有效的共享。比如，在事務(wù)檔案、文書檔案上，如記錄學(xué)校某一件事情、某一項(xiàng)活動或者是學(xué)校從創(chuàng)建到發(fā)展至今整個(gè)過程的一些檔案資料，學(xué)?？梢詫⑵浯娣旁趯W(xué)校的圖書館信息系統(tǒng)上，給本校的師生有機(jī)會增加對學(xué)校的了解，尤其是當(dāng)學(xué)生要開展某個(gè)項(xiàng)目的研究調(diào)研時(shí)，如果能夠方便快捷地查閱到相關(guān)的檔案資料，無疑是推進(jìn)項(xiàng)目研究的利好工具。除此以外，高校也應(yīng)當(dāng)搭建用人單位與學(xué)生的一個(gè)溝通平臺。比如，當(dāng)用人單位在未招聘或者剛招聘學(xué)生時(shí)，可以通過查閱學(xué)生的檔案了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，從而更加全面、客觀、公正地去評價(jià)學(xué)生，這對學(xué)生的就業(yè)來講也是一個(gè)利好的工具與方式?？梢越梃b的是，目前國家檔案局已經(jīng)開通了“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，這實(shí)際上就是檔案信息的有效共享。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，構(gòu)建安全環(huán)境。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，由于信息多是在開放的互聯(lián)網(wǎng)空間下流動，因此，必須引起高度重視的就是關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)安全性的問題，這一點(diǎn)在高校的檔案工作中同樣適用。因此，高校應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，構(gòu)建安全環(huán)境。尤其是對于檔案這一種對保密性有非常高要求的事物來講，高校更加應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)信息泄露的問題。筆者認(rèn)為，除了配置相關(guān)的硬件、軟件、技術(shù)，保證檔案信息在日常中能夠有序、安全地得到妥善地管理與定期地維護(hù)以外，對檔案使用者的權(quán)限設(shè)置是極其關(guān)鍵的。比如，將檔案使用者的身份證信息與其本人進(jìn)行有效匹配，在查詢、借閱、征用檔案時(shí)，需要進(jìn)行實(shí)名登記，過程監(jiān)督、軌跡記錄等。具體來講，高校應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制、計(jì)算機(jī)病毒的消除與防護(hù)、檔案訪問的權(quán)限與審核等方面入手去構(gòu)建一個(gè)安全的檔案管理環(huán)境。

5.重視人才儲備，加強(qiáng)人才培訓(xùn)。最后要提到的一點(diǎn)就是對于人才的儲備與培訓(xùn)。由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案的管理工作對比過去發(fā)生了較大的變化，其中涉及到不少基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識、互聯(lián)網(wǎng)知識等，都需要高校去加強(qiáng)人員在知識上的培訓(xùn)，尤其是對于年紀(jì)比較大的檔案工作者，更是要給予足夠充分的培訓(xùn)讓其能夠完全掌握相關(guān)的工作技能。除此以外，上文也提到了，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，運(yùn)用數(shù)字信息來管理檔案，并不是單純地變換檔案的存儲形式、呈現(xiàn)形式，而是應(yīng)當(dāng)逐漸地構(gòu)建一個(gè)立體、多元、互聯(lián)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，因此，它又需要工作人員除了具備基礎(chǔ)的軟硬件知識外，在數(shù)字化構(gòu)建與推進(jìn)領(lǐng)域，也應(yīng)當(dāng)具有一定的能力，這些都是根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，根據(jù)工作的需要，在后期中去培訓(xùn)與加強(qiáng)的。具體來講，高校除了選拔更多的專業(yè)人才外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建機(jī)會，提供舞臺，讓檔案工作者可以接觸、學(xué)習(xí)、了解到國外高校的一些優(yōu)秀先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、管理方法等。同時(shí)，也積極主動地思考如何將檔案工作更好地與高校日常的教學(xué)互動、行政活動有機(jī)融合，協(xié)同配合等，由此才能在不斷地壯大檔案信息管理人才隊(duì)伍的同時(shí)，更好地發(fā)揮與享用“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代紅利。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下各種信息技術(shù)的進(jìn)步必然會推動包括高校檔案工作在內(nèi)的各種傳統(tǒng)人力勞作型、書面管理型工作的變革創(chuàng)新。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校檔案工作的管理經(jīng)濟(jì)性、使用多元性、對接緊密性都得到了不同程度的提高與優(yōu)化。對此，我們更加應(yīng)當(dāng)搭載時(shí)代快車，巧借數(shù)字東風(fēng)，通過跟新管理觀念、創(chuàng)新工作思路，打通互聯(lián)渠道、推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程，推行便民服務(wù)、共享有效信息，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、構(gòu)建安全環(huán)境，重視人才儲備、加強(qiáng)人才培訓(xùn)等多個(gè)方面去推動高校檔案工作開啟新的篇章，從而有效提高整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。

[1]田忠強(qiáng),陳江鴻.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案O2O服務(wù)模式研究[J].北京檔案,2016（1）.

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[3]陸瑤.電子檔案的特點(diǎn)及在檔案工作中的應(yīng)用研究[J].赤子(上中旬),2015（1）.

[4]胡海敏.淺談檔案在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的安全管理[J.]辦公室業(yè)務(wù), 2014（2）.

G270.7

A

2017-05-10

徐潔，碩士研究生，館員?，F(xiàn)工作于西北民族大學(xué)檔案館，主要研究方向：檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.04