黎曉健 賀州市駐梧管理處

信息化背景下如何改進辦公室檔案管理工作

黎曉健 賀州市駐梧管理處

在21世紀的今天，信息技術的普及讓計算機技術已經(jīng)深入到我們生活中的方方面面，同時，機關辦公室的檔案管理工作也同樣全面進入了信息管理時代，為了應對時代潮流的變遷和環(huán)境，機關辦公室的檔案管理工作也必須提高工作效率和質(zhì)量，與時俱進，積極的引進先進的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，跟上時代的步伐?；谝陨显?，本文以信息化背景下如何改進辦公室檔案管理工作為話題，對信息化背景下如何改進辦公室檔案管理工作做出一些闡述和討論，提出幾點思考和探索意見，希望可以對信息化背景下的辦公室檔案管理工作提供一點點幫助和參考。

機關辦公室 檔案管理 互聯(lián)網(wǎng) 信息化背景

辦公室檔案是一個企業(yè)或者機關事業(yè)單位發(fā)展的具體體現(xiàn)，是企業(yè)或者機關事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)和基礎。正因為檔案管理在國家文獻信息管理當中所占據(jù)的重要地位，而如今網(wǎng)絡時代中多媒體和信息技術在生活中的比重又越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的問題也越來越多，為了應對變化的時代所提出的挑戰(zhàn)，必須對信息化背景下的辦公室檔案管理工作做出創(chuàng)新和發(fā)展，為辦公室檔案管理工作尋找更好的發(fā)展之路?；谝陨显颍疚囊孕畔⒒尘跋氯绾胃倪M辦公室檔案管理工作為話題，對信息化背景下如何改進辦公室檔案管理工作做出一些闡述和談論，提出幾點思考和探索意見，希望可以讓信息化背景下的辦公室檔案管理工作提供一點點的幫助和參考。[1]

一、在信息化背景下加快辦公室檔案的信息化建設

首先，辦公室檔案管理工作人員應該轉(zhuǎn)換自身的觀念，適應新時代的發(fā)展。認識到傳統(tǒng)的辦公室檔案管理僅僅用圖片、文字、錄像等工具來進行辦公室檔案管理工作，以此來收集、整理、歸納和保存，已經(jīng)無法滿足當下的需求。在信息化的今天，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作不僅繁瑣、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都無法達到如今的需求。辦公室檔案管理工作應該盡快將實體化的檔案轉(zhuǎn)化為信息化的檔案，引進互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等先進的信息技術。利用現(xiàn)代技術來促進傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，為現(xiàn)代辦公室檔案管理創(chuàng)建良好的基礎。首先，應該普及好現(xiàn)代化的設備，例如電子計算機等，其好處在于占地空間小，儲存信息量大。第二，通過現(xiàn)代化技術建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，建立完整有序的檔案信息管理系統(tǒng)，讓信息檔案能夠方便的整理、歸納、分析和歸檔。同時，現(xiàn)代化的辦公室檔案管理技術可以實現(xiàn)信息的無障礙傳輸，讓信息檔案可以達到高度共享。將傳統(tǒng)的辦公室檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化的現(xiàn)代辦公室檔案管理，是辦公室檔案管理未來的必然趨勢。[3]

二、提高相關的辦公室檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

辦公室檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的高低決定著整個辦公室檔案管理工作的好壞，特別是信息化技術應用于辦公室檔案管理的今天，對于先進技術是否足夠了解，有足夠的認知，是辦公室檔案管理工作的基礎。因此，為了保證信息化的辦公室檔案管理工作能夠順利進行，就必須要求辦公室檔案管理工作人員具備良好的專業(yè)知識素養(yǎng)，從多個方面提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，應該加大人才培養(yǎng)工作，在辦公室檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學習機制和培育機制，對人才的知識能力提出要求，讓辦公室檔案管理工作人員能在學習中進行工作，工作中進行學習，從而運用自己的專業(yè)知識來做好辦公室檔案管理工作。其次應該讓辦公室檔案管理工作人員樹立好良好的服務意識，提高辦公室檔案管理工作人員的入職要求，從而讓辦公室檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進信息化背景下辦公室檔案管理的發(fā)展和進步。[4]

三、建立健全有效的信息化辦公室檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化的辦公室檔案管理工作是建立在健全的辦公室檔案管理系統(tǒng)之上的。隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡安全的問題開始引起我們的思，例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會對現(xiàn)代的辦公室檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高信息化辦公室檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先，在信息化辦公室檔案管理當中，應該建立健全檔案信息儲存安全，在儲存信息上，盡可能的使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應的殺毒軟件和防護技術。同時，為了保證信息化辦公室檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計算機網(wǎng)絡中使用必要的殺毒軟件，并且對信息數(shù)據(jù)庫進行定時的備份和維護，加大用戶訪問的安全驗證，以此來保證信息化辦公室檔案管理的安全。[5]

總結：綜上所述，信息化背景的今天，機關單位檔案管理工作同樣也應該與時俱進?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的應用，即是一種挑戰(zhàn)，同時也是一種機會。因而，在信息化時代的今天，檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新是十分重要的。

[1]劉建華.信息化條件下企業(yè)檔案管理工作的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務, 2017(7).

[2]牛函娟.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應用, 2015(16)：274-274.

[3]何桂霞.淺談信息化條件下如何改進檔案管理工作[J].大眾科技, 2012,14(3)：261-262.

[4]高原.淺議在信息化條件下如何改進人事檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2012(2)：49-49.

[5]包金花.淺談在信息化條件下如何改進檔案管理工作的幾點思考[J].青年時代,2015(19)：283-283.