文//尹敏聰

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理之我見(jiàn)

文//尹敏聰

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理關(guān)乎民生問(wèn)題，是推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)工作變革的重要力量。在現(xiàn)如今，我國(guó)應(yīng)該走社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、信息化管理路線(xiàn)，確保其能夠更好服務(wù)社會(huì)，最大限度提高檔案管理的利用效率。

一、社保檔案管理體制建設(shè)應(yīng)遵循的基本原則

社保檔案管理體制建設(shè)，若要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化，必須遵循以下四點(diǎn)原則。

第一，文檔一體化。它也是檔案信息化建設(shè)的根本。文檔一體化體現(xiàn)在對(duì)文件向檔案的有機(jī)轉(zhuǎn)換過(guò)程，它要求文件的數(shù)據(jù)能夠在檔案歸檔環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化，主要是管理規(guī)范與使用環(huán)節(jié)的一體化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案工作的有效無(wú)縫銜接，同時(shí)也能達(dá)到信息共享目的。社保檔案在信息化管理過(guò)程中主要被規(guī)劃到部門(mén)辦公自動(dòng)化體系當(dāng)中，因此文件數(shù)據(jù)與檔案的合二為一規(guī)范化管理是極其有必要的。

第二，歸檔雙軌制。這一原則要求社保部門(mén)在信息化文件與紙質(zhì)文件兩方面做到同步歸檔?，F(xiàn)有信息化文件在法律效率上還無(wú)法取代紙質(zhì)文件，因?yàn)樗脑夹匀菀妆毁|(zhì)疑（是否被修改過(guò)），所以要同時(shí)為紙質(zhì)文檔與信息化文檔實(shí)施歸檔雙軌制。

第三，前瞻性原則。社保部門(mén)應(yīng)該基于信息規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)未來(lái)社保檔案體系的周密性構(gòu)架。確保整體軟硬件發(fā)展的可持續(xù)性與前瞻性，隨時(shí)適應(yīng)對(duì)系統(tǒng)軟硬件的升級(jí)應(yīng)用，避免設(shè)備軟硬件升級(jí)進(jìn)度跟不上社會(huì)發(fā)展節(jié)奏而造成不必要的管理工作延誤。

第四，協(xié)作性原則。要基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入庫(kù)管理方面來(lái)對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理提出更高要求。例如，對(duì)各級(jí)檔案部門(mén)的有效溝通、協(xié)調(diào)和配合，確保每個(gè)部門(mén)都將檔案工作重視起來(lái)，并保持檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

二、社保檔案管理體制優(yōu)化建設(shè)的相關(guān)建議

在本著上述社保檔案管理工作原則基礎(chǔ)上，要基于規(guī)范化、信息化來(lái)推進(jìn)工作體制優(yōu)化建設(shè)，提出有建設(shè)性的相關(guān)管理建議，希望為社保業(yè)務(wù)檔案管理工作提供更多有利因素，優(yōu)化社會(huì)民生建設(shè)。

1．強(qiáng)化社保檔案信息化管理法律依據(jù)性。我國(guó)社保檔案信息管理工作量大且法律規(guī)范尚不夠健全，因此在未來(lái)的規(guī)范化、信息化工作體制建設(shè)過(guò)程中一定要首先強(qiáng)化其信息化管理的法律依據(jù)，為社保部門(mén)提出更優(yōu)質(zhì)人才培養(yǎng)機(jī)制，優(yōu)化數(shù)據(jù)報(bào)送過(guò)程和財(cái)政投入規(guī)定。消除傳統(tǒng)社保單位對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理與共享僅僅草簽協(xié)議或口頭協(xié)議的弊病，同時(shí)也要強(qiáng)化數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆ㄖ苹苤七M(jìn)程，將社保檔案管理信息化章程納入到法制化范疇之內(nèi)，促進(jìn)整體社保業(yè)務(wù)檔案管理的健康向上發(fā)展。

2．豐富社保業(yè)務(wù)檔案管理的科技化手段。社保部門(mén)要與時(shí)俱進(jìn)，善用新科技技術(shù)手段，例如，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等等。以云計(jì)算為例，要將該技術(shù)合理納入到保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的計(jì)算模式與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)體系中，為計(jì)算機(jī)信息處理終端提供大數(shù)據(jù)技術(shù)支持，強(qiáng)化技術(shù)人員從云端獲取重要數(shù)據(jù)的速率，并做到統(tǒng)一服務(wù)界面標(biāo)準(zhǔn)，讓用戶(hù)享受到最好的數(shù)據(jù)服務(wù)體驗(yàn)。

另外，也要基于用戶(hù)社保檔案信息價(jià)值來(lái)深度挖掘數(shù)據(jù)，要求在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到對(duì)數(shù)據(jù)的有效采集、管理、處理與整合，做到對(duì)各種復(fù)雜類(lèi)型數(shù)據(jù)的價(jià)值提煉和高效率傳輸共享，利用統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等高端技術(shù)將它們分析整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)規(guī)范化管理過(guò)程，確保社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理井然有序。

3．優(yōu)化成本。社保業(yè)務(wù)檔案管理不但要做到高效率化，也要做到低成本化，因?yàn)閭鹘y(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)會(huì)花費(fèi)相關(guān)管理部門(mén)大量的人力、物力與財(cái)力，這對(duì)當(dāng)前信息處理量越來(lái)越大的社保部門(mén)而言顯然不利。因此，要借助云存儲(chǔ)、云計(jì)算技術(shù)來(lái)提高終端客戶(hù)端服務(wù)質(zhì)量及服務(wù)能力，借助優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供商來(lái)提供維護(hù)軟件，利用云存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存大量社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)在線(xiàn)進(jìn)行軟硬件升級(jí)，最大限度降低社保業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)信息科技專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)的依賴(lài)度，在做到節(jié)約信息技術(shù)及專(zhuān)業(yè)人才投入的同時(shí)，也與用戶(hù)建立了近距離服務(wù)體系，隨時(shí)在線(xiàn)幫助用戶(hù)解決疑難問(wèn)題，體現(xiàn)云計(jì)算、云存儲(chǔ)技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

建立完善的、規(guī)范化的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理體系，是我國(guó)推進(jìn)覆蓋城鄉(xiāng)居民一體化社會(huì)建設(shè)的根本，也是社保及相關(guān)部門(mén)的神圣職責(zé)。信息化社會(huì)，建立信息化社保檔案管理體系已經(jīng)成為必然。相關(guān)部門(mén)一定要抓住全民社保信息化這一工作發(fā)展契機(jī)，充分借助像云計(jì)算、大數(shù)據(jù)這樣的先進(jìn)信息化手段，加速完善社保檔案信息化管理信息數(shù)據(jù)工作，提高社保檔案信息化管理中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，真正做到善政于民，將規(guī)范化、信息化社保業(yè)務(wù)檔案管理道路認(rèn)真走下去。

（作者單位：吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心）