文//韓 瀅

試析檔案管理中的幾個(gè)難點(diǎn)問(wèn)題

文//韓 瀅

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的大環(huán)境下，尤其是在信息時(shí)代背景下，檔案管理信息化將成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為油田檔案館，館藏量大、檔案門(mén)類(lèi)多，給檔案管理工作帶來(lái)了諸多困難。另外，油田檔案本身具有的商業(yè)性和保密性的特征，導(dǎo)致其對(duì)專(zhuān)業(yè)性的要求不斷提高?；诖?，本文淺析檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題。

一、檔案管理工作的重要意義與作用

1．重要意義。檔案記錄了企業(yè)與單位發(fā)展過(guò)程中取得的成果，為其今后的發(fā)展提供了所需的準(zhǔn)備資料內(nèi)容，保證了檔案工作開(kāi)展得更為深入，具有積極意義。檔案的科學(xué)管理，能夠有效地衡量企業(yè)與單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。因此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，轉(zhuǎn)變管理方式，通過(guò)對(duì)全新理念與方式的合理利用，將企業(yè)與單位發(fā)展現(xiàn)狀與成果真實(shí)地反映出來(lái)。由于企業(yè)與單位資源取向以及模式等都會(huì)受到檔案管理工作的影響，因而科學(xué)合理的檔案管理工作能夠增強(qiáng)其自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，為其全面發(fā)展提供有力保障。由此可見(jiàn)，做好檔案管理工作具有重要意義。

2．作用。首先，檔案管理是考察企業(yè)的重要依據(jù)。因檔案本身具有佐證歷史的作用，所以不同于其他文獻(xiàn)，同樣也具有一定的法律效應(yīng)。因?yàn)闄n案自身具有的特點(diǎn)，所以檔案記錄也更為客觀(guān)，使人更容易信服。其次，檔案管理為企業(yè)發(fā)展提供參考。因檔案屬于較為可靠的參考材料，而且沒(méi)有被篡改，所以，能夠?qū)ζ髽I(yè)與單位發(fā)展歷史進(jìn)行客觀(guān)地反映。由于檔案參考性較為豐富且內(nèi)容十分廣泛，所以，只要通過(guò)查閱檔案的方式就能夠更深入地了解企業(yè)與單位發(fā)展情況。

二、檔案管理工作難點(diǎn)問(wèn)題分析與解決

1．檔案鑒定方面的問(wèn)題。在檔案管理工作長(zhǎng)期開(kāi)展的過(guò)程中，管理對(duì)象的數(shù)量不斷增加且種類(lèi)也更加多樣化。因此，檔案價(jià)值也呈現(xiàn)出較大的差異。而在同一單位中，應(yīng)當(dāng)明確制定出統(tǒng)一性的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，但是要將多種類(lèi)型檔案融入其中，包含保存價(jià)值不同的檔案鑒定。這就是檔案管理工作首先遇到的難點(diǎn)。具體表現(xiàn)在：檔案的價(jià)值處于動(dòng)態(tài)變化中。在將檔案存入到檔案室的情況下，檔案本身在時(shí)間的作用下，其價(jià)值也會(huì)隨之改變。其中，檔案第一價(jià)值是逐漸減弱的，但是其第二價(jià)值卻在不斷增強(qiáng)。

對(duì)于以上檔案管理工作的難點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先確定檔案保管期限。其中，最重要的就是要確定“立場(chǎng)”，也就是檔案所針對(duì)的對(duì)象。第一，基準(zhǔn)的確定。檔案本身的價(jià)值以及價(jià)值大小都與檔案所有者和利用者存在緊密的聯(lián)系。為此，檔案所有者與利用者就是檔案針對(duì)的對(duì)象，也就是基準(zhǔn)，具備一定的話(huà)語(yǔ)權(quán)。第二，開(kāi)展動(dòng)態(tài)性評(píng)估。因?yàn)闄n案價(jià)值始終處于變化的狀態(tài)，所以，需要重新評(píng)估檔案的機(jī)制，亦或是構(gòu)建具有可行性的評(píng)估機(jī)制，確保檔案保管工作可以更好地為價(jià)值提供服務(wù)。

2．檔案檢索方面的問(wèn)題。在檔案管理工作中，檔案檢索的作用也不容忽視，直接關(guān)系到檔案利用的效果。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化的普及，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理也趨于常態(tài)化。自2011年中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（E6）推廣應(yīng)用以來(lái)，檔案管理方式逐步由手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，檔案檢索方式也由人工查找轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索。然而，在實(shí)踐過(guò)程中，檔案檢索同樣也面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，檔案管理學(xué)研究人員自身計(jì)算機(jī)能力不強(qiáng)。對(duì)檔案檢索展開(kāi)深入研究的過(guò)程中，必須要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平，只有這樣才能夠加深對(duì)于檔案檢索的認(rèn)識(shí)，有效地拓展檔案的檢索范圍。但是，實(shí)際情況卻恰恰相反，研究人員自身的計(jì)算機(jī)能力相對(duì)薄弱，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。其次，歷史數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)的錄入不規(guī)范導(dǎo)致檢索無(wú)法精確查找到目標(biāo)。以管理類(lèi)中文件為例，過(guò)去一些年代久遠(yuǎn)一點(diǎn)的檔案，沒(méi)有將檔案基本信息著錄完整。題名只錄入一部分內(nèi)容，導(dǎo)致在檢索的時(shí)候無(wú)法精確查找。有的文件，在利用時(shí)得將那一年文件都翻查一遍，才能找到。歷史檔案著錄項(xiàng)不完整的情況時(shí)有發(fā)生。例如，文件編號(hào)、文件日期等為空，給檢索帶了很多困難。

對(duì)于上述檔案管理的難點(diǎn)，因檔案數(shù)字化是檔案信息化管理的一種新的管理方式，所以，必須要積極采取相對(duì)應(yīng)的手段，不斷強(qiáng)化和提高檔案管理研究領(lǐng)域的信息化技術(shù)水平。第一，要因地制宜地開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高檔案人員整體素質(zhì)。要根據(jù)油田企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。第二，要加強(qiáng)新知識(shí)新技術(shù)的培訓(xùn)。特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，培養(yǎng)具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。第三，強(qiáng)化檔案管理工作。明確檔案人員各自分工，明細(xì)責(zé)任，從源頭上把好關(guān)，加強(qiáng)收集、整理、歸檔工作的規(guī)范性，確保新的檔案不再出現(xiàn)著錄不規(guī)范這種問(wèn)題，對(duì)于歷史存在的問(wèn)題也要定期自查整改。

3．檔案借閱與催還方面的問(wèn)題。在檔案管理工作長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中，保管和借閱的情況始終存在，并且貫穿工作始終。其中，檔案保管工作具體指的就是實(shí)現(xiàn)檔案的有序化并將其安放在相對(duì)應(yīng)的框架之上，始終處于靜態(tài)。檔案借閱指的則是突破靜態(tài)的束縛，以保證檔案可以在檔案室之外發(fā)揮自身的價(jià)值。檔案管理行為始終處于檔案靜態(tài)與借出動(dòng)態(tài)之間，且具有一定的反復(fù)性。

對(duì)于以上檔案管理的難點(diǎn)，首先，應(yīng)保證始終根據(jù)檔案借閱的程序開(kāi)展工作，借出需要登記并簽字，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理借閱手續(xù)。其次，應(yīng)定期地進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。對(duì)檔案室的檔案流向進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)察，如果超出歸還的期限，要及時(shí)催還，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。再次，貫徹并落實(shí)檔案借閱管理系統(tǒng)，通過(guò)在線(xiàn)方式及時(shí)辦理借閱手續(xù)，提高檔案管理工作效率。

4．檔案利用與保密方面的問(wèn)題。對(duì)于檔案信息的利用所關(guān)注的就是信息的高度共享，確保信息有效利用的最大化。但需要注意的是，檔案利用應(yīng)當(dāng)充分考慮保密的問(wèn)題，因而，檔案信息利用的挑戰(zhàn)也更大。第一，檔案信息不能全部都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索或者是全文瀏覽與下載。如果是非密檔案信息，則可以全文放置在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，便于利用者瀏覽并下載，但是，如果涉及到保密內(nèi)容的信息，不允許放置于網(wǎng)絡(luò)之上，而是要及時(shí)設(shè)置權(quán)限，僅為特定人群瀏覽。這種方式對(duì)于檔案信息的利用產(chǎn)生了一定的限制，所以，這同樣也成為檔案管理研究工作的難點(diǎn)之一。第二，涉及保密信息的檔案保密期界定?，F(xiàn)階段，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，涉密檔案保密期的確定以及脫密管理十分重要，必須要全方位地考慮多種因素。其中，檔案的密級(jí)越高，就代表其保密成本越大。

針對(duì)以上檔案管理的難點(diǎn)，特別是檔案利用和檔案保密問(wèn)題，要遵循具體問(wèn)題具體分析的基本原則。首先，將檔案密級(jí)進(jìn)行細(xì)化。對(duì)于密級(jí)不同的檔案，其利用權(quán)限與保密時(shí)間都存在一定的差異。其次，定期對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行重新鑒定。根據(jù)檔案信息實(shí)際利用的情況與環(huán)境變化，對(duì)于檔案密級(jí)進(jìn)行定期評(píng)選，并確定最佳保密期限，貫徹并落實(shí)動(dòng)態(tài)管理。

三、推進(jìn)檔案管理工作的有效途徑

1．更新檔案管理工作人員思想理念。積極開(kāi)展檔案管理工作，提高重視程度，并且將該工作融入到日常管理工作當(dāng)中。其中，應(yīng)積極開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，在學(xué)習(xí)宣傳的過(guò)程中，強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案管理工作重要作用的認(rèn)識(shí)，并且積極參與到檔案管理工作當(dāng)中。特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)積極帶頭，與實(shí)際情況相結(jié)合，不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2．建立檔案管理組織體系。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司管理范圍內(nèi)的檔案工作。設(shè)置負(fù)責(zé)日常檔案工作的管理機(jī)構(gòu)。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理、集分結(jié)合的檔案管理體系。建立檔案管理責(zé)任體系。確定檔案工作責(zé)任人，將檔案工作列入考核范圍。檔案工作寫(xiě)入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員職責(zé)范圍之中。建立檔案保管體系。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，確保庫(kù)房達(dá)到保存在檔案的環(huán)境。加強(qiáng)檔案專(zhuān)門(mén)技術(shù)處理，確保檔案流動(dòng)過(guò)程中的安全保護(hù)。建立檔案資源的開(kāi)發(fā)、利用體系。建立文檔一體化信息系統(tǒng)。創(chuàng)新服務(wù)形式，便于檔案資源利用。

3．全面改進(jìn)檔案管理機(jī)制。對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效的完善，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。為此，應(yīng)綜合考慮現(xiàn)實(shí)情況，與檔案管理工作開(kāi)展有機(jī)結(jié)合，改進(jìn)檔案管理機(jī)制，以保證管理工作可以根據(jù)規(guī)章制度展開(kāi)。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)層也需要重視檔案管理工作的作用，并全面推進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整與完善，使得檔案管理工作更加科學(xué)與規(guī)范。

4．深入開(kāi)發(fā)并利用檔案資料。開(kāi)展檔案管理工作的目的就是更好地開(kāi)發(fā)并利用檔案資料。所以，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理資料開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的重要性，以保證檔案管理工作效益得以全面發(fā)揮。另外，可以采用多樣化的形式開(kāi)展檔案管理咨詢(xún)服務(wù)，以增強(qiáng)檔案利用的效率。檔案利用工作，可以以檔案原件提供利用。如在檔案館室開(kāi)辟閱覽室，利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下，將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。以檔案復(fù)制品提供利用。如制作各種形式的檔案原件復(fù)制本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽（如珍本）或提供館外使用，編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案，舉辦檔案展覽等。以綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用。如編寫(xiě)各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢(xún)外調(diào)。依據(jù)檔案材料撰寫(xiě)專(zhuān)門(mén)文章和著作、向社會(huì)提供加工的檔案信息。

綜上所述，檔案管理在信息資源系統(tǒng)中的作用不容小覷，同樣與國(guó)家資源管理存在緊密聯(lián)系，在構(gòu)建社會(huì)信息資源系統(tǒng)方面發(fā)揮著重要的作用。為此，必須要高度重視檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的難點(diǎn)，全面提升檔案管理工作的效率。

（作者單位：新疆油田公司檔案中心）