文//劉 琳

提高行政機(jī)關(guān)檔案管理效率的思考

文//劉 琳

檔案管理是行政機(jī)關(guān)辦公室工作的重要組成部分，檔案管理效率不僅對(duì)辦公室工作效果有直接影響，而且還對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、信息流轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)決策都具有重要影響。為了實(shí)現(xiàn)較高的檔案管理效率，必須不斷運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，不斷革新工作理念，探索實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)行政機(jī)關(guān)檔案管理的高效運(yùn)行。

一、檔案管理要有較高的重視程度

充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，應(yīng)當(dāng)采取各種措施，提高對(duì)檔案管理工作的重視，并對(duì)其形成正確認(rèn)知。一是，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作,給他們提供良好的工作環(huán)境,落實(shí)相關(guān)福利待遇,對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，增強(qiáng)他們?cè)诠ぷ鬟^程中的成就感，以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。二是，提升檔案管理人員對(duì)檔案的重視程度，在工作中自覺認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)全局工作的意義，對(duì)自己所從事的工作有較高的崗位自豪感，對(duì)做好檔案工作具有較強(qiáng)的內(nèi)生動(dòng)力。三是，提升機(jī)關(guān)全體員工對(duì)檔案工作的重視程度，各相關(guān)部門在查詢、調(diào)閱中能夠認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)，重要檔案資料能夠依法依規(guī)及時(shí)移交歸檔，尊重檔案工作人員的工作成果，遵守檔案管理相關(guān)制度。

二、檔案管理必須要有嚴(yán)格的制度流程

科學(xué)嚴(yán)密的制度流程是提升檔案管理效率的基礎(chǔ)條件，行政機(jī)關(guān)的檔案都有一套嚴(yán)格的制度規(guī)范，隨著現(xiàn)代技術(shù)和業(yè)務(wù)的發(fā)展，很多已經(jīng)不能適合當(dāng)前需要，必須要進(jìn)一步結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)制度建設(shè)，改進(jìn)工作流程。一是，要從檔案規(guī)范化入手，在符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的大框架下，制定適合本單位的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，從檔案收集、裝訂、立卷、保存、調(diào)閱、移交、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行規(guī)范。要確保制度不脫離實(shí)際，具有真正的可操作性，真正能夠促進(jìn)行政機(jī)關(guān)檔案管理的進(jìn)步。二是，要采取各種措施，大力提高新制度的執(zhí)行力。這就要進(jìn)一步完善各種激勵(lì)懲戒機(jī)制，建立科學(xué)的制度考核體系，約束和督促檔案管理人員，以更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度處理相關(guān)檔案信息，并自覺保守機(jī)密檔案信息。三是，將檔案管理制度規(guī)范向機(jī)關(guān)全體職工進(jìn)行宣傳，讓機(jī)關(guān)職工知曉。無論是檔案管理人員，還是其他部門崗位的職工，都應(yīng)當(dāng)從思想上樹立起嚴(yán)格遵守檔案管理制度的意識(shí)，使其能夠真正在工作中嚴(yán)格按照制度辦事。

三、檔案管理人員要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)代辦公信息化條件下，檔案管理工作也應(yīng)采用更加便利的信息技術(shù)手段，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向自動(dòng)獲取、程序保存、主觀識(shí)別等方向發(fā)展，提升檔案管理效率。一是，要結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的軟件模塊,提高信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)用性；二是，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全投入，通過強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)證、審核、預(yù)警機(jī)制，強(qiáng)化檔案在信息化條件下能夠保證安全；三是，推進(jìn)檔案庫房管理智能化，為檔案管理能夠更加齊全、完整、準(zhǔn)確,有效地保護(hù)和利用供科技支撐。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案庫房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化管理的歷史性跨越，有效確保檔案實(shí)體和信息的安全。

四、檔案管理要與信息化相適應(yīng)

機(jī)關(guān)檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,面對(duì)新的形勢(shì),迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。一是，強(qiáng)化檔案管理人員的政治思想素質(zhì)。檔案管理人員要具備較高的政治思想覺悟、理論政策水平，在此基礎(chǔ)上形成較強(qiáng)的政治鑒別力和敏銳性，明辨是非，能夠處理解決檔案管理工作中的問題。二是，強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。鼓勵(lì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育，做到自覺學(xué)習(xí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升自身的工作能力，做好本職工作。三是，強(qiáng)化檔案管理人員的工作作風(fēng)。要始終保持雷厲風(fēng)行、積極樂觀的工作心態(tài)和旺盛的工作激情，準(zhǔn)備充分、反應(yīng)迅速，優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。同時(shí)也要做到甘于奉獻(xiàn)，既不怕吃苦，又不怕吃虧，踏踏實(shí)實(shí)，任勞任怨，淡泊名利，服從大局。四是，強(qiáng)化檔案管理人員的道德素質(zhì)。特別是廉潔奉公教育，通過廉潔奉公教育檔案從業(yè)人員，注意抵制外界或內(nèi)部的金錢誘惑，拒絕享樂主義，堅(jiān)守自己的道德。

（作者單位：四平市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心）